大型企業財務報銷數字化建設研究

鄭芳 閆紅梅 曹夢濤（中興通訊股份有限公司 陜西西安 710075）

一、研究背景

根據IBM商業價值研究院的調查數據顯示，財務報銷屬于集中化、標準化程度相對較高的財務業務循環，此外，財務報銷業務在財務會計核算中占比較大，工作量大、耗時耗力，因此在新形勢下，實現財務報銷數字化轉型對于大型企業提高費用管控質量、控制財務風險、提升效率來說尤為重要。財務報銷數字化有利于企業實現發票數據的主動管理，簡化查驗、認證、抵扣、報銷等流程，從而顯著提升發票的數據價值和企業的運營效率。

近年來，我國積極推進稅制改革，全面升級金稅三期工程，將稅務數字化作為國家信息化發展的戰略之一，全力推進發票電子化。此外，現代技術的發展為財務報銷數字化建設鋪平了道路。通過云服務平臺可以滿足各方通過網絡實現連接，完成發票報銷全流程數字化操作的要求，實現發票數據云端存儲和集中管理等功能。采用光學字符識別（OCR）技術，通過拍照、掃描等光學輸入方式，能夠將發票信息自動識別、錄入、存儲在企業發票信息庫中，以及將待驗證的發票上傳至稅務網站查驗發票真偽，減少人工參與和手工錄入的差錯。隨著人工智能技術的發展，可以將企業級交易數據經過大量數據投喂和大數據模型糾偏，使財務報銷數字化產品具備一定的機器學習能力，進而推動發票識別自動化、財務報銷智能化發展。

二、傳統財務報銷流程中存在的問題

（一）報銷人角度存在的問題。

1.報銷資料繁多，保管麻煩，投遞費時。紙質發票時代，員工在業務活動中會積累很多需要報銷的實物發票和其他報銷要件。一方面，紙質報銷資料易磨損、丟失風險高，存在一定的保管難度和保管風險。紙質票據一旦丟失，員工需要聯系開票方重新開票，報銷時限將被進一步拉長。另一方面，在傳統財務報銷流程中，員工投遞實物票據后，需要手工在票據簿中記錄提單部門、報銷人、單據號、日期等信息，無法實現與線上所提交單據的一鍵關聯，費時費力。

2.填單信息繁瑣，系統操作復雜。比如在Z公司傳統的財務報銷系統中，可供選擇的單據類型有6種，每種單據類型所要求的附件資料不盡相同，員工經常會出現錯傳或漏傳附件的問題，從而影響后續的報銷進展。此外，由于內部管理等方面的要求，員工提單時平均需要填寫24個字段，其中與發票相關的信息就高達6項。根據Z公司員工服務平臺發布的運營月報，咨詢在線提單的熱線占全部熱線的39%，這表明傳統的員工提單方式急需簡化。

3.財務報銷流程不可視，審核時效較長。在傳統財務報銷系統中，由于財務報銷流程不可視，員工在提單后無法查看單據后續的報銷流程、知曉單據的確切進展。此外，根據Z公司針對員工報銷的問卷調查顯示，員工意見反饋中1/3聚焦在報銷時限較長方面，低效的人工審核流程亟待改進。

（二）企業財務角度存在的問題。

1.人工處理關注點多、易出錯。鑒于內控、合規等要求，對于每張費用報銷單據，Z公司財務人員需要審核3—6項報銷資料，每項報銷資料下又有諸多的審核要點，財務人員的關注點非常多。以國內差旅費報銷單為例，每個審核會計審單時需要關注的審核點有24個，僅發票審核的關注點就達8個。審核關注點過多難以保證審核質量。

2.效率提升受限。首先，財務人員需要花費較多的時間精力與報銷人溝通，如幫助報銷人解決不清楚提單操作、缺少或提錯必要的報銷資料等問題。而報銷人不清楚單據報銷進展也會頻繁催促財務人員，無效的溝通給財務人員帶來了困擾。其次，傳統財務報銷系統未與外部國家稅務系統對接，也未將報銷發票信息形成一個數據庫。為了避免虛假報銷，財務人員需要在稅務網站查驗發票真偽，限制了審核效率的提升。此外，以Z公司為例，針對財務共享服務中心負責審核的160多家國內外子公司，財務人員每天人均需要耗時20分鐘時間完成從FOL到ERP系統的記賬流程，導入ERP過程中需要依靠人工記憶審核的子公司數量和單據量，且需逐個公司完成記賬，耗時久且無法及時發現操作中的疏忽點。

3.無法快速響應政策變化。近年來稅收政策變動頻繁，每次調整都需要報銷人根據國家政策的變動填寫不同的發票信息，以備后續進行發票的檢查。隨著電子發票越來越多，如何規避重復和虛假報銷已成為企業財務部門需要應對的重要問題。

（三）企業管理角度存在的問題。傳統財務報銷流程給企業管理造成的困擾包括：一是高度依賴人工的傳統財務報銷流程會給企業管理帶來極大的合規和內控風險。傳統的財務操作不留痕，且人員流動性增強，對財務部門的專業性和責任感會產生負面影響，使企業暴露在合規和內控風險之中。二是報銷及審核效率低下，影響企業人力成本。在傳統財務報銷流程中，無論是員工提單報銷還是審核會計審單的效率均較為低下，管理學視角的“大企業病”并未完全根除，存在較大的效率提升空間。三是數據利用率低。數據的價值沒有得到充分挖掘，缺乏對補貼、商旅、通訊、采購等業務的全面規劃，未形成多維度、多視角、明細化的數據對企業管理進行指導。四是無法快速適應無紙化的管理需求。傳統的財務報銷系統需要保管大量的紙質文件，如紙質發票、紙質合同等，依賴于檔案人員的手工收集和整理，不僅工作量大，而且需要占用大量的物理空間，檔案的查詢和利用也不方便。

三、財務報銷數字化的總體目標及框架

（一）總體目標。財務報銷數字化總體框架覆蓋員工提單、財務審核與記賬、檔案管理的全流程，對內依靠商旅、采購等企業內部系統的強大支撐，對外要加強與微信、支付寶等外部系統的關聯，內外部協同共同打造財務報銷數字化。財務報銷數字化確立了如下三大總體目標：（1）自動提單。完善移動端發票采集和發票報銷功能；通過OCR發票解析識別技術實現提單界面發票信息自動填充；優化提單界面，根據業務場景引導員工報銷。（2）智能審核。設置自動校驗點，將可規則化的審核邏輯內嵌至系統，由系統進行自動校驗。系統無法校驗的復雜場景轉入人工干預。（3）無紙化報銷。內外部協同，對內打通移動報銷APP、商旅系統、采購管理系統、資產管理系統等內部系統，對外連接微信、支付寶、攜程、滴滴等第三方平臺，達到耦合效應，實現無紙化報銷、端到端管理。

（二）總體框架。在總體目標的指引下確立如下總體框架（如圖1所示）。

圖1 財務報銷數字化的總體框架

四、財務報銷數字化建設的具體措施

（一）智能解析識別發票信息，簡化提單操作。一方面，引進OCR發票解析識別技術。OCR技術能夠自動提取發票中的購買方名稱、納稅人識別號、發票代碼、貨物名稱、金額、發票專用章等信息，并將其上傳至電子發票公共服務平臺查驗發票真偽。通過將發票信息轉化為財務數據并保存于電子檔案系統中，可以實現發票的自動查重功能，從而避免重復報銷。另一方面，完善移動報銷手段。在移動互聯網時代，PC端的功能被弱化，財務報銷數字化應大力開發移動端報銷功能，具體包括以下手段：員工通過移動端可實現發票信息的采集，從而方便員工在報銷時上傳和關聯相關發票，生成報銷信息。同時系統化實現發票的查重和驗真功能。

（二）優化界面設計，財務報銷流程可視。員工提單所顯示的報銷界面直接關系到員工的報銷體驗，因此完善智能財務報銷系統的界面設計至關重要。一是實時展示報銷資料。在提單環節，報銷界面會自動根據員工所報賬的科目提示報銷所需的資料附件，避免漏傳或錯傳，影響后續報銷。二是報銷異常詳盡提示。比如，當員工出現重復報銷同一張發票的情況時，系統不僅會彈出提示，而且能夠顯示該發票在哪張單據中已做報銷，通過設置鏈接的方式，員工可以一鍵查看該單據的詳細信息。三是報銷狀態全程可見。員工提單后能夠直接看到報銷的每個節點和狀態，方便和當前處理人溝通。

（三）打通相關系統，信息全程共享。將外部、內部系統中的關鍵信息對接至智能財務報銷系統，能夠打破信息孤島，實現信息一鍵錄入，數據全程共享，進而在員工提單時，減少所需錄入的信息。比如員工個人報銷信息可以通過人事管理系統自動導入；與外部國家稅務系統對接，能夠實現發票的驗真和管理；與微信卡包、個人郵箱對接，能夠實現對發票等報銷要件的上傳和關聯；與內部商旅系統以及攜程、滴滴等第三方平臺對接，能夠實現消費信息同步和關聯，進而實現一鍵提單。

（四）報銷資料線上傳遞，方便跟蹤檢索。一方面，建立企業發票池，方便票據電子傳遞。電子發票時代的來臨，意味著發票的流轉更多地通過線上的方式進行，因此，有必要建立線上發票池。無論是員工通過移動端上傳的發票，亦或是掃描員掃描上傳的發票，最終都會被儲存在企業的發票池中，從而為票據線上的流轉和管理提供便利。另一方面，完善紙質票據流，快速跟蹤物流狀態。對于紙質報銷資料，比如尚未實現電子化的發票，依然需要通過線下的方式實現流轉和傳遞。在傳統財務報銷流程中，投遞實物票據后，員工需要手工在票據簿中記錄各種信息。而在智能財務報銷流程下，員工和財務人員均可以利用二維碼技術，實現實物報銷資料的定位和狀態查詢。

（五）審核智能化。即將傳統財務報銷流程中大量的手工操作交給智能財務報銷系統處理。具體做法如下：

1.拆分審核要點，設置自動校驗。審核智能化首先要將審核要點做結構化拆分，包含審核要點的信息主要來源于三方面：發票信息、報銷信息、業務系統。發票審核要點可以拆分為：購買方及銷售方名稱、納稅人識別號、開票日期、貨物名稱、金額等。員工所提單據的報銷信息可以拆分為：費用類型、開支日期、收款信息等。在智能財務報銷系統中，能夠自動校驗開票日期是否與開支日期一致、發票中貨物名稱是否與報銷的業務類型相匹配、發票金額及銷售方信息是否與付款信息一一對應等。除此之外，業務系統與財務報銷系統之間可以搭建自動校驗點，比如對于員工差旅費的報銷，由系統自動比對以下信息：員工報銷標準是否與人事管理系統中員工的級別相匹配、開票日期與商旅系統中所審批的出差日期是否相匹配等。通過設置自動校驗點，自動處理可規則化的審核邏輯，減少人工判斷，能夠更好地控制系統風險、提升審核效率。

2.無法自動校驗，轉入人工干預。對于規則比較復雜的報銷信息，啟動人工干預。比如當信息無法與開票時間相印證時，系統自動預警，并傳遞至人工環節，由人工線下溝通解決。

（六）完善檔案系統，提升數據價值。財務報銷數字化的背后需要高效、完整的檔案系統作為支撐，為了更好地適應智能財務報銷系統的應用，需要梳理線上線下檔案管理流程，建立適應智能財務報銷系統的電子檔案系統，對財務報銷的所有電子發票、紙質發票、其他電子報銷附件進行統一的歸檔、管理以及匹配賬務系統，在節約辦公成本的同時，財務數據和檔案更易于取閱使用，推動檔案管理從以“存”為主向以“用”為主轉變，充分發揮企業數據的預測價值。

五、財務報銷數字化的實施成效

（一）簡化員工提單，提升員工滿意度。隨著電子發票時代的到來以及發票池的搭建落地，員工可以在移動端個人發票夾存儲大量的個人發票，并實時跟蹤查看發票的最新報銷狀態，保管和投遞的問題將不復存在。此外，根據報銷的業務類型顯示報銷所需的資料，可以有效避免員工因不清楚需要上傳附件的具體要求而導致報銷失敗，將提升員工報銷的效率。發票的解析功能，能夠自動識別和錄入發票字段，進而實現員工快捷提單，減少提單時間。據統計，發票的自動解析功能將縮短10%的報銷時間。外圍系統信息的自動同步，將進一步提升提單速度。財務報銷流程可視化將方便員工實時查看報銷單據的最新狀態和處理人，節約溝通時間。總之，自動提單的實現在一定程度上解決了員工財務報銷中填報信息繁雜、報銷流程長、移動端使用范圍受限等“痛點”，改善了員工的報銷體驗。

（二）提升財務審核效率，保證審核質量。發票信息由系統精準識別和錄入，一方面精準識別虛假發票，另一方面有助于減少后續由信息錯誤導致的溝通成本，極大地提高了審核效率。此外，智能財務報銷系統將審核要素進行切片，然后通過RPA對切片后的信息要素進行審核，減少了人工判斷的事項，財務人員從最高25個關注點到只需對關鍵的審核要素和節點進行控制，如發票七要素等信息會在審核界面自動出現校驗結果，只需關注校驗結果，無需再逐點審核，實現了發票信息系統自動審核和入賬。同時系統替代手工，極大地提升了審核質量，減少了人為疏忽導致的差錯。以Z公司為例，發票解析、驗真和發票信息校驗功能上線后，將發票的審核要點規則化，實現系統智能審核，提升了20%—30%的審核效率。

（三）降低企業經營成本，提升內部管理水平。財務報銷數字化在提單環節即可實現發票的驗真和查重，可以保證發票的合法性，進而規避虛假報銷或重復報銷，提升企業內控和合規水平，降低企業的費用支出風險。財務共享服務中心的理念之一就是把低附加值的工作整合起來，利用信息化手段提高資源利用效率，從而將企業的精力集中于高附加值的業務。數字技術將進一步幫助企業釋放更多的資源，降低企業的人力成本。根據Z公司內部的審核時效分析，財務報銷數字化實現后，理論上全年可以智能化處理約65%的差旅費單據，節約了大量的人力物力。此外，還可以根據企業發票庫分析員工行為，將數據和應用場景連接起來，通過數據保存、清洗、管理和分析，實現數據精細化管理和會計信息的高度共享、快速整合。通過橫向對比和縱向比較，可為企業內部管理決策提供依據。

（四）緊跟國家形勢，承擔社會責任。財務報銷數字化有助于企業緊跟國家形勢，為電子發票時代全面來臨后的無紙化報銷奠定基礎。電子發票的推廣和普及，國家稅務總局對電子發票的歸檔保管要求，以及低碳無紙化管理理念的深入，正好和財務報銷數字化的出發點和落腳點相印證。財務報銷數字化全面落地將成為企業節能減排、踐行低碳理念的重要行為表現，為企業帶來更大的品牌價值。