新時期血站檔案管理的關鍵點及完善對策探討

胡 瑤

（臨汾市中心血站，山西 臨汾 041000）

引言

目前，藉由公益性獻血事業不斷的發展以及臨床患者不斷的增多、血液需求量不斷增加，血液在供應方面也具有較大的變化，其范圍不斷的增加以及血液質量需求的提升，對血站的采集以及檔案管理工作產生了一定的工作負擔，確保科學、完整的血液采集流程以及詳細的血液數據已經成為血站檔案管理工作的重點內容，保障臨床患者的用血安全性，已經成為血站工作的主要管理內容。但由于目前血站中經費不足、管理意識薄弱等現象，促使血站無法體現檔案管理的優勢[1]。由此提示工作人員需不斷加強自身的工作水平，于血站檔案管理中充分體現自身的優勢，并尋找有效的治理對策，確保血站工作持續有效的信息，促使血站檔案服務可更具科學性地服務于血液供應和采集中，推進其科學發展。

一、新時期血站檔案管理過程中的關鍵因素

1．檔案管理意識薄弱

即便血站檔案管理對血站的持續性發展具有重要的作用，但在血站的整體管理過程中仍存在部分管理人員對檔案管理意識不強的現象，在進行血站工作期間通常會忽視對檔案的科學管理，且在未能建立檔案管理庫房的情況下，部分血液的關鍵檔案會直接分散于多個工作人員手中。在進行管理過程中未設立專項管理人員進行歸檔也是影響管理意識薄弱的重要環節，促使檔案的使用率降低、檔案管理混亂等現象形成。而該情況的產生則會影響血站檔案的管理優勢性，會引起檔案管理混亂，無法保證血液的質量以及使用安全。

2．檔案人員的工作職責劃分不清

血站在建立初期未能設置專門的血站檔案儲存庫以及檔案資料的專項管理人員，導致血站的關鍵性資料以及檔案無法獲得匯總，即便在具有專項檔案管理人員的情況下，管理人員的工作職責不清晰也會影響后期血液使用情況，部門關鍵檔案的管理意識也無法進行有效的追蹤，繼而導致檔案在管理期間的混亂現象[2]。

3．工作經費不足，管理水平偏低

血站工作人員在對檔案管理重視程度不足的情況下，檔案管理工作則極有可能未被納入血站管理的日常工作計劃內，由此導致檔案管理的相關資金也無法被納入行政資金計劃過程中，最終導致相關部門對血站管理工作的資金投入下降，而血站檔案管理的網絡化投入、人員補償不足的情況下會進一步加重人員心理狀態的變化，促使血站檔案管理的新時期進展程度滯后，整體的現代管理水平也會逐漸降低，進一步導致檔案管理制度的滯后，促使檔案管理效率下降，目前藉由新時期大數據時代的不斷發展，部分血站仍然沿用傳統單機管理的方式進行檔案整理，而該方式在新時代下并不利于檔案的迅速整合和整體歸納。

4．檔案管理人員的工作素質不高

在血站工作的檔案管理人員部分為兼職工作，工作效率不穩定，且自身能力水平差異對血站檔案管理的質量也會產生一定的影響，兼顧的血站管理人員無法以全力投入至檔案的管理工作過程中，無法在維持血站檔案管理期間兼顧自身的工作。另外，即便血站檔案管理人員對業務的管理工作具備一定的熟練度，但仍屬于非專業性人員，無法憑借自身的專業水平高效率進行檔案的管理工作，由此促使檔案管理工作人員的整體業務水平偏低，無法充分發揮血站檔案管理對血站的積極作用。

5．血站檔案管理制度不完善

由于血站的發展歷史相對于其他國家來說較淺，血站的部分相關領導也未引起對血站檔案管理的重視程度，多以血站檔案管理可有可無、無足輕重的態度進行處理。血站成立至今，檔案管理的意識才逐漸引起工作人員和領導人員的重視，部分血站檔案管理制度并不完善，促使血站在產生輸血糾紛期間無法通過原檔案證據進行調查，引起血站經濟的損失。部分血站管理人員在受到檔案遺失或損壞的情況下才逐漸意識到檔案管理的重要作用，由此促使血站檔案資源二次開發利用時的技術缺陷。另外，血站檔案管理仍存在貯存使用的現象，對于檔案的收集、整理、歸納以及保存等缺少技術支持，使得血站檔案的利用率偏低，無法發揮檔案的準確效益[3]。

二、針對血站檔案管理關鍵點的對策措施

1．加強檔案管理意識

血站管理人員不僅需加強對血站檔案管理的整理和歸納，同時需加強對檔案工作的宣傳和管理，提高全員的檔案管理意識，將檔案管理納入血站管理日常工作過程中，并投入足量的物力、財力以及人力進行支持；全面加強工作人員對血站檔案管理的重視程度，逐步完善檔案管理的基礎建設，進而促使血站檔案管理可形成規范的工作流程，提高檔案管理工作的水平以及利用效率，實現檔案管理的科學化和規范化；加強血站檔案管理對血站的積極作用，為臨床用血提供強大的數據支持，確保血液利用的安全性和高效性。

2．明確工作責任制度，建立專項崗位

針對檔案管理人員責任不清晰的情況，血站管理人員需明確相關負責人的工作責任制度，全面建立檔案管理工作理念以及安全意識，依照國家相關法律法規以及臨床用血的安全使用規范建立崗位責任的章程，建立全面的檔案管理制度，同時加強對管理人員的責任負責意識，促使血站檔案在相關制度的支持下具有有效的途徑，形成血站檔案的規范、科學化管理，保證患者用血的安全性。

3．強化血站檔案管理的硬件和信息化建設

為確保血站檔案管理工作整體效率的提升和管理質量，血站管理人員除基本的檔案管理制度和責任人要求外，同時還需要在管理設備以及技術等方面提供支持，管理人員應結合長遠目標支持血站檔案管理工作，加大對血站財力、人力的投入，并及時補充硬件設備，實現現代化的網絡系統管理，促進信息化建設。而在信息建設過程中，還需要從兩方面進行考慮。第一，軟件建設，血站檔案管理通常需引入相應的專業化檔案管理軟件，或與相關開發商進行合作，開設符合血站檔案管理的相關軟件或平臺，以確保工作人員可及時進行記錄、統計。另外，做好紙質檔案的管理工作，實現血站紙質檔案與電子檔案的雙重管理方法。第二，基于硬件需要更新，如溫度記錄儀、攝像機、濕度記錄儀、復印機等，依照現代化的資料需求提供相應的網絡或紙質數據，并做好各個檔案的規范收納，提高信息化水平[4]。

4．提高管理人員的工作素質

部分血站檔案管理人員由于兼顧多項職責，在管理過程中常出現管理專業度、水平欠佳的情況。而針對該情況，血站管理人員需提高兼職工作人員的工作責任心，并傳授相關的工作經驗，全力投入至檔案管理工作中。另外，可選拔部分高素質管理人員接受檔案管理工作崗位，并在此基礎上加強高素質人才的工作待遇和績效獎勵，用以提高管理人員的工作積極性，充分發揮高素質管理人員的優勢作用，確保血站檔案管理的可持續化進行。

5．完善檔案管理的制度

血站管理工作中，信息技術的作用往往具有顯著的使用價值，由此可引入信息管理系統進行血站的檔案管理，另外，可考慮檔案管理的實際工作流程完善檔案管理制度，建立新時代檔案管理體系。例如，在進行血站檔案管理期間，明確分工，細化工作流程，消除多部門間的交叉管理現象，有專門的檔案負責人員進行檔案的管理工作。同時血站管理的基本水平通常也無法缺少專業人員的支持，因此，需加大對檔案部門的人才招聘工作，以專業人才為基準，為檔案管理工作提供前提，確保現有工作人員的培訓力度，制定專項工作計劃，促使工作人員可吸收專業的管理知識，進而提高工作水平。另外，血站管理人員可設立高科技人才的引入機制，吸引專業人才加入，同時設立競爭意識，調動工作人員的積極性，形成長期有效的管理機制，提高管理效率[5]。

三、討論

綜上所述，隨著社會衛生健康事業的蓬勃發展，血站的積極作用逐漸凸顯，越發成熟的采血、輸血技術可對醫療衛生事業產生重要的影響，血站檔案管理作為促進血站工作持續穩定發展的重要環節，目前仍存在管理意識薄弱、檔案利用率不高、管理制度不完善、人員職責不清晰以及硬件投入不足等問題，其落后的信息化進程會在一定程度上限制未來發展，業務水平的不足可能影響工作人員對血液采集以及發放安全性的重視程度。針對各類問題，需要相關工作人員或負責人全面加強對自身的審視，提高檔案管理意識，建立完善的崗位責任制度，促使檔案管理的工作做到有章可循，推動檔案管理數據化和信息化進程，提高檔案管理工作質量和效率，體現檔案的優勢作用。