企業知識產權檔案管理的問題與對策

李 娜

（凌源市統計局，遼寧 朝陽 122500）

在我國社會主義市場經濟發展的大趨勢下，保護知識產權在企業的發展中日顯重要。知識產權檔案記載了知識產權活動智力成果，具有原始記錄性、憑證性和法律性，記載了企業的知識產權活動。知識產權檔案有助于提高企業的技術創新能力，起到解決知識產權糾紛問題的作用，從而維護了企業知識產權合法權益。

一、企業知識產權檔案的含義及作用

企業知識產權檔案是企業檔案中的一種，是在國內的知識產權活動日益頻繁的情勢下所出現產生并發展。企業知識產權檔案是指企業在所有的知識產權活動工作的過程中，所產生的一切具有保存價值的文件材料，經過收集、歸檔、整理后形成文件集合，是企業知識產權活動過程的原始記錄，并且具有法律性。主要包括了專利檔案、商標檔案、著作權檔案和商業秘密檔案等[1]。

企業知識產權檔案的作用表現為具有原始記錄性、憑證性，部分檔案具有法律效力，是對企業的知識產權活動的真實記載，見證了企業知識產權活動過程，在企業面對知識產權糾紛的時候，能夠發揮其憑證性作用。

企業知識產權檔案曾發揮其憑證性作用，為韓偉集團贏得了百萬元的賠償。“咯咯噠”雞蛋品牌在我國東北著有名譽，是我國東北地區的第一個農產品的馳名商標。“咯咯噠”商標隸屬于韓偉集團，韓偉集團為了保護自家品牌，在70多個國家花費了幾十萬元對商標進行了保護性的注冊，同時將所有與“咯咯噠”同音、諧音的商標在國內都進行了商標的注冊。韓偉集團對于知識產權及知識產權檔案的重視程度非常之高，其檔案室特別注重收集、保護商標檔案，商標檔案在韓偉集團在解決注冊商標爭議、打擊假冒產品中起到了至關重要的作用。北京一家企業的曾經以“咯咯”品牌將自家雞蛋在市場上進行銷售，韓偉集團知曉后便立即起訴，利用保存齊全完整的商標檔案打贏了官司，獲得上百萬元的賠償，保護了集團的產品的市場占有率，保護了自家的品牌，維護了韓偉集團的產品的信譽。

二、企業知識產權檔案管理中存在的問題

通過查閱知識產權法、專門檔案管理等相關書籍以及文獻資料，并且利用互聯網資源進行檢索調查和在實習單位的實際調查分析，發現企業對于知識產權檔案的管理存在著很多的問題。

1．企業知識產權檔案管理意識薄弱

首先，企業高層的重視程度不夠，只尋求最高程度的經濟效益，而忽略了知識產權檔案對于企業效益和核心價值創造長線的發展以及利益。有些企業的領導不愿意在知識產權檔案管理方面進行投資，認為很不劃算、十分沒有必要。還有一些企業的領導覺得自己的企業不夠大，中小型企業用不著管理知識產權檔案，覺得大型企業才管理知識產權檔案管理，跟自己的企業沒有什么關系。從而忽略了檔案專業人才的價值，對其并沒有準確的評估。其次，少數知識產權檔案工作者沒有意識到自己工作的使命，認為從事檔案工作并不會給企業帶來多么大的變化，也不會增加企業的利潤、樹立企業形象，認為管理知識產權檔案是沒有必要的工作，是可有可無的，造成檔案管理成效不佳[2]。

2．企業知識產權檔案收集不全

部分企業目前檔案管理人員業務不熟練，相關的業務部門遞交上來多少就保管多少，很多知識產權檔案的資料只保存了部分的證書，而知識產權的核心的資料卻沒有保存起來，很多相關的文件資料也并未保存，影響到了企業對于自身的權益的保護。有些企業對于知識產權檔案的收集工作不重視，有些相關負責人也不認為知識產權有多么重要，從源頭上就阻斷了知識產權檔案的管理。在專利審批通過后有些設計圖紙依舊存放在設計部門，未向綜合辦公室相關負責人移交，導致了知識產權圖紙檔案的缺失，甚至出現一些檔案流失，檔案本身破損和電子檔案的數據不可恢復，或者是檔案泄密、遺失的情況。

3．企業知識產權檔案管理分工不明確

目前我國的企業沒有統一的管理模式來對知識產權檔案進行管理，管理的方式也很混亂、并不統一，部門職能的分工也不明確。有很多的企業并沒有成立專門的負責檔案管理工作的部門，相關的知識產權檔案、文件資料大多數是由行政辦公室、綜合辦公室或者是業務部門的人員兼管。有些部門的工作人員經常流動、流失，導致了知識產權檔案并沒有進行交接、出現空檔或者是交接時候并沒有交接完全，導致了知識產權檔案管理工作出現了斷層。

三、加強企業知識產權檔案管理的措施

1．提高企業檔案管理人員的業務素質

知識產權檔案的管理工作的源頭是企業的員工，所以還要普及知識產權檔案的教育工作，定期對員工專業能力進行考核評估從根源上增強員工關于企業知識產權檔案的意識，并且提高檔案工作人員的法律意識與安全意識，員工入職以后還要進行綜合系統的培訓，對專業知識、技能、保密工作、安全防范工作都要進行全方面的培訓。對于企業相關業務也要進行培訓，以使得員工的知識結構越來越完善。在對知識產權檔案管理人員進行培訓的時候一定要從基礎知識開始進行培訓，包括檔案的管理以及專門檔案也就是知識產權檔案的管理[3]。

2．建立一套相對完整的企業知識產權檔案管理的模式

在企業進行知識產權檔案的管理工作時候需要同時建立一套較為完善的知識產權檔案管理模式作為管理的規范和準則，以使企業知識產權檔案的管理工作越來越規范化且完善。建立完整的企業知識產權檔案的管理的模式對于明確各個部門、各部門間管理人員的工作內容和責任劃分有著非常大的作用。只有各部門間分工明確、相互配合，在工作中互相合作并且互相支持，在收集相關知識產權文件材料、移交檔案，將文件材料進行分類劃分總結，將需要保存的、對企業有價值的知識產權文件材料作為檔案長久地保存下來，并且不斷地完善和調整改進企業知識產權檔案工作的管理模式，使得企業知識產權檔案的管理工作發揮作用，對企業的發展有重要的意義。

3．制定企業知識產權檔案收集、整理制度

3.1 制定企業知識產權檔案的收集制度

知識產權檔案工作非常重要的一部分就是知識產權檔案的收集工作，知識產權檔案的收集工作是整個知識產權檔案管理工作的基礎，是一切的起點。不收集知識產權檔案，企業的檔案組成也就不完整，日后想要查找、利用起來就十分困難。在收集知識產權檔案時候，應該要保持作品、文件資料的完整、準確、系統。企業在收集知識產權檔案時主要判斷相關部門產生的文件、資料是否具有價值性應當作為檔案保存，并且協助知識產權文件資料的形成積累并且整理立卷，再對歸檔移交進行協助工作，并要指導和監督相關部門的工作，確保最后歸檔文件準備性、完整性、高質量性。因為各企業的規模、性質、歷史和所在行業不同，所以知識產權工作的重點也不相同，側重的也不一樣。在收集工作后對檔案類型進行細分，再建立一套完整的知識產權檔案的歸檔制度，歸檔時一定要明確歸檔的時間、范圍、份數和相關的手續。

3.2 建立知識產權檔案的整理制度

知識產權檔案整理工作是建立一套完整的管理秩序來管理知識產權檔案，使得已經收集、保存的檔案有序且條理化的管理，在日后查找、利用的時候也很方便快捷、節省工作效率。知識產權檔案的整理是知識產權檔案實體管理的核心，是基礎性的且十分重要的。知識產權檔案整理工作，要在知識產權檔案收集齊全、完整后對知識產權檔案全宗進行分類、科學的劃分，商標檔案、版權檔案、商業秘密檔案以及專利檔案都需要明確的分類劃分。知識產權工作中所產生的合同檔案也包括在知識產權檔案中，應隨著項目一起保存到相關的檔案中。對企業知識產權檔案案卷進行分類以后按照日期編號，按照順序入庫擺放整齊、庫存整理順序，使得企業知識產權檔案具有系統性和有效性。

4．加強檔案載體保存環境

許多知識產權檔案的載體會出現各種形式的損壞，針對知識產權檔案載體損壞的情況就要嚴格遵守“八防”的原則，并且因地制宜地進行檔案載體保存工作。建立庫房的防火制度，管理人員嚴格遵守，檔案庫房附近不能有易燃易爆的物品存放，庫房禁煙，并且一定要有滅火器，還要定期檢查防火裝備；防潮：庫房內要有溫濕度計，及時檢查檔案室內溫濕度的情況，需要時候要開窗通風、灑水增加濕度、降低室內溫度或者放置干燥劑；防光：庫房要安裝窗簾，避免檔案受到陽光照射，檔案紙質變黃、變脆，損傷檔案；防塵：要做好室內外環境衛生處理工作，室內配備吸塵器、窗簾，不定期進行吸塵；防盜：庫房的門窗都要加固，安裝安全保險門并且加裝報警器，節假日的時候要貼封條；防鼠：要定期放置滅鼠藥，防止老鼠對檔案啃噬造成檔案損壞；防蟲：檔案入庫前先殺蟲，定期殺蟲，放置殺蟲劑，庫房內禁止食物出現；防水：庫房整體防水，檢查屋頂，取暖檢查暖氣管道的情況，確保檔案的安全以免損壞。

5．建立電子備份與登記系統

隨著科技的發展，計算機技術發展的越來越好。檔案大部分載體為紙質和磁介質。紙張與磁介質載體都會隨著時間的推移受到一定的損傷，無論保存得多么好，磨損是必然事件。為了知識產權檔案能夠保存得更加完好，能夠被更好的利用，在計算機上建立一套完整的檔案入庫、移交、利用等活動的記錄表格，嚴格記錄知識產權檔案活動。在檔案入庫時，由檔案負責人負責將檔案進行電子備份，存入到檔案人員專用的辦公計算機中并加密，防止其他人查看。

總之，隨著我國社會主義市場經濟大發展，保護知識產權對于企業的發展日益重要。企業的發展離不開自身品牌的保護、核心技術的發展，企業應該重視對知識產權檔案的保護，并且合理的保護、開發和利用。