人力資源檔案管理中檔案交接工作的特殊意義與應用

蔡 閩

（菏澤日報社，山東 菏澤 274000）

前言

人力資源檔案是對于人才所有信息的整合，現代的管理理念以人為本，人力檔案管理的質量對于人才的儲備以及利用方面具有重要的直接或間接意義。無論是什么行業，對于人才的利用都是極其重要的，人才的利用均需要在實踐中得以實現，人力資源檔案的管理是人事制度的優化和改革以及人力資源的儲備的重要部分，對于人才的發展規劃以及發展目標的實現是極其重要的[1]。因此，加強人力資源檔案的管理，具有重要的戰略意義和現實意義。人力資源檔案管理最終是服務于用人單位以及人才本身，隨著科學技術的不斷發展和進步，傳統的人力資源管理并不能滿足現在大數據的發展情況。將人力資源檔案的管理工作與信息化相結合，人力檔案管理體系也在不斷完善，對于人力資源檔案的管理有許多新變化。本文對人力資源檔案管理的重要性以及所存在的問題，并針對性提出一定的改善方法，為更好地進行人力資源檔案管理提供一定的理論依據，減少檔案交接工作中的問題[2]。

一、人力資源檔案管理的重要性

在報社的發展過程中，對于人才的管理是極其重要的。人才的各項資料匯總在人力資源檔案中，所以對于人力資源檔案的管理是極其重要的。人力資源管理會通過對人員的規劃、組織結構的設計、教育、培訓、績效、進階職稱等方式進行，無論從哪一方面進行人才的培養，都需要進行人力資源檔案的調取，人力資源檔案是在報社進行人力資源管理的過程中形成的，整個檔案中會表現出個人的經歷以及各種表現，均會記錄在人力資源檔案中。主要是通過對材料的整理、收集、鑒別等來反映個人在報社的表現、知識才能等，從而更好地對人才進行合理分配，更好地利用人才。人才的合理利用對報社整體水平的提高是極其重要的，所以對人力資源檔案管理進行優化和完善，對報社的發展以及個人的發展是十分重要的。檔案管理工作雖然是一種服務性質工作，但是也具有一定的工作模式，優化和完善檔案管理的制度可以推進報社的穩健發展。在人力資源檔案管理過程中，檔案的交接工作是極其重要的一個環節，完善人力資源檔案管理體系對于減少檔案交接產生錯誤是有著重要意義的[3]。

二、報社人力資源檔案管理在交接工作中存在的問題

1．檔案交接不及時

檔案交接不及時是檔案交接中出現的主要問題之一，導致這種現象發生的主要原因是原崗位的員工在新員工未來之前，就轉到別的部門進行工作，導致檔案的交接出現問題，不能及時進行交接，從而導致工作不能按時進行交接，工作效率有所下降；還有一種可能導致此現象發生的原因為新員工不能按時到崗，導致原崗位員工不能及時進行檔案的交接，如果檔案資料沒有進行及時的處理和整理以及交接，還容易導致檔案發生丟失的情況。

2．負責交接的人員不嚴謹

人力資源檔案管理通常會由專業的檔案管理人員進行管理和交接，但是即使如此，由于部分報社領導對于人力資源檔案的重視度不高，導致人力資源檔案管理人員會放松、懈怠，報社領導由于平常工作較忙，對于檔案的交接工作更是沒有時間進行過問，此種情況極易導致報社的工作人員的人力資源檔案丟失，對于工作人員的職業發展具有較為嚴重的影響。所以應該采取有效的措施進行優化和完善。

3．交接手續缺乏規范性

人力資源檔案的交接工作是報社檔案管理人員的重要工作內容，但是由于檔案管理人員對于檔案交接過程不夠重視，時間久了，就導致檔案交接工作存在一定的不規范性，若出現問題不能及時找到負責人，或是在檔案交接的過程中沒有進行及時的登記，極易出現錯登、漏登等情況的發生，有時檔案管理人員沒有按照正規操作流程對檔案進行接手管理，若交接過程中出現此種問題，就極易影響工作人員的發展情況。

4．對檔案交接缺乏一定的認識

由于報社許多管理人力資源檔案的工作人員并非專業的管理人員，有的報社會雇傭兼職人員進行檔案管理工作，多數管理人員沒有進行過正規培訓，由于種種原因，這些工作人員對于檔案交接缺乏一定的認識，也沒有意識到檔案交接工作的重要性，許多工作人員單純認為檔案交接工作只是一種形式，極易導致人力資源檔案的混亂[4]。

三、加強完善報社人力資源檔案管理

1．加強檔案交接工作的及時性

首先需要報社領導注重人力資源檔案管理工作，提高對交接工作的重視度，采取較為嚴格的措施，將檔案交接工作列入檔案交接人員的工作日程中，明確相關責任，保障檔案交接過程出現問題，可以找到負責人員。另外，在交接過程中，領導人員應該進行嚴格把關，充分做好相關的人力資源檔案的管理和保管等工作，加強檔案交接的及時性，從而提高人力資源檔案管理工作的工作效率，對于檔案交接管理工作的工作人員應當在其完成交接手續后，確認無誤才可離開工作崗位，從而保證檔案交接工作的及時性[5]。

2．提高檔案交接人員的檔案交接意識

提高檔案管理人員對檔案交接的意識是極其重要的，應該讓報社檔案管理人員牢記自己的工作職責以及相關業務，加強檔案管理人員的思想教育工作，讓他們了解檔案交接工作對于工作人員的重要性，提高工作人員的責任心，保障保障檔案工作可以順利進行。另外，對于檔案管理人員交接工作的業務能力進行提高也是極其重要的，要加強工作人員的業務知識、相關管理技能。合理安排全面培訓，使其熟悉檔案交接工作的相關內容，有利于提高人力資源檔案管理工作的效率，因此，只有不斷加強 報社檔案管理工作，提高檔案交接意識才可以推動報社人力資源檔案管理工作的持續發展[6]。

3．對于檔案交接手續進行規范化

在報社人力資源檔案管理中，如果檔案交接工作做得不徹底，或者由于許多問題沒有及時解決，例如，報社員工的信息沒有及時登記等情況，也極易導致人力資源檔案管理混亂。針對有問題的材料不能及時進行信息的補充，或在交接過程中沒有進行標記，從而降低了人力資源檔案管理工作的管理效率。加強報社人力檔案管理過程中，檔案交接的管理情況需要要求原崗位檔案管理人員盡快解決檔案中存在的問題，解決完畢后進行檔案交接工作，從而提高工作效率。檔案管理過程中，規范化管理應對檔案材料進行登記，保證檔案管理過程中檔案的完整性。另外，對于交接環節應該進行完善，一般檔案人員進行交接時，由機構負責人進行監督管理，機構負責人進行交接時，應該由檔案工作相關領導進行監督。在負責人的監督下進行檔案交接工作，應當在交接文據上注明時間地點以及相關交接人的姓名和職務，應該對檔案進行統一有效的管理，確保檔案的安全性，也方便平時對于檔案管理工作的進行，對相關管理人員的行為進行規范[7]。

4．加強對檔案管理的監督和管理

報社內部對人力資源檔案的管理制度是極其重要的，人力檔案管理是一個大的范疇，具體在工作過程中，會將人力資源管理分為許多組成部分，包括交接檔案、監督管理制度、人才培養等。只有對人力檔案管理進行更好的監督管理，才能保證人力資源檔案管理工作的效率提高，在工作過程中，應該嚴格落實到個人，明確每個人的職責所在，保證在出現問題時可以及時找到涉事人員，在追究責任過程中應該獎罰分明，根據實際情況對報社管理制度進行調節優化[8]。

報社人力資源管理主要是包括對人才的利用和規劃、職業發展等，報社人力資源檔案主要是對 報社職工的平時各項表現、個人經歷、德才等情況進行匯總，人事檔案的管理關系著報社人員的情況，關系到報社整體發展水平，對于報社的發展是極其重要的環節[9]。綜上所述，檔案管理的交接工作對于報社的發展極其重要，因此，在整個過程中都需要管理人員不斷加強道德意識，提高責任心和工作能力，對檔案交接工作的整個過程了解透徹，這樣才可以保證報社的穩步發展。