精細化管理醫院人事檔案管理的改革策略與質量初探

劉 卓

（淄博市第一醫院，山東 淄博 255200）

醫院在現代化發展期間，需要對人事檔案管理工作進行調整，根據醫院發展需要改變過往低效的人事檔案管理方法。人事檔案管理是醫院管理的組成內容，會影響到醫院干部隊伍建設與人才選拔工作的進行，是保障醫院各項活動的基礎性。但是當下大部分醫院人事檔案管理工作并沒有得到領導層的關注，同時在人事檔案管理期間還存在很多問題，比如管理操作繁瑣、管理難度大，同時相關因素會使得人事檔案管理難以達成工作目標，影響到醫院工作的進行。在信息技術高速發展的背景下，醫院需要推進人事檔案管理信息建設，應用現代技術，讓人事檔案管理具備實效性、全面性。

一、醫院人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理關乎醫院在人力資源方面的應用效果，對醫院能否實現可持續發展目標影響重大，其記錄原歷史信息，可以為日后工作提供憑證，但是目前很多醫院在發展過程中采用科學方式處理人事檔案，在信息量日益增長的過程中，部分醫院仍然采用紙質管理的方式，由于工作量巨大同時紙質資料在使用期間存在損毀、遺失等情況，影響到醫院管理工作的開展，無法獲得全面的信息，不能快速動態響應個人信息、人事變動等情況。在紙質檔案下無法快速查找信息，沒有辦法提高相應內容的應用效率，會對醫院人力資源管理造成一定的影響。目前，醫院人員流動頻繁，每天都有人離職、入職，如果人事檔案資料不完整，不能快速更新檔案內容，將會對醫院人事審核造成巨大的沖擊[1]。

1．規范程度不足

醫院在發展過程中對人事檔案管理工作的規范程度不足，醫院人事檔案管理包含的內容眾多，涉及人事變動的所有信息。人事檔案管理人員需要面對浩大的工作量，同時在高壓工作狀態中，可能會出現數據記錄錯誤的情況，對人事管理工作開展形成影響。醫院在人事檔案管理階段沒有完善管理制度內容，使用存在漏洞的管理制度無法滿足醫院對未來發展的需要，當下醫院制度建設發展遲緩，對人事檔案管理改革并沒有投入足夠的力度，也沒有快速引進信息化設備與系統，使人事檔案管理效率低下且存在不規范的問題，對醫院人事調動等活動的開展會形成不利的影響[2]。

2．工作人員專業能力不足

人事檔案管理工作對從業人員的專業能力有一定的要求，目前發現醫院負責人事檔案管理的工作人員在醫療衛生方面的專業程度不足，還有部分工作人員之前沒有從事醫療領域行業工作，也不具備相應的專業知識，缺乏檔案管理的技能以及知識，影響到其在工作中的表現。醫院在人員編制架構方面，沒有從實際情況入手，使醫院在人事檔案管控期間無法獲得精準的人事信息，導致人事管理效率低下，嚴重影響到醫院檔案查詢工作的進行，對醫院發展形成巨大的阻礙[3]。

3．沒有明確的發展規劃

醫院人事檔案管理工作直接關乎醫院人事調動，目前醫院管理層在人事檔案管理方面并沒有給出確定性的發展計劃，醫院管理層將工作著重點放在院內醫療工作，沒有關注人事檔案管理，也沒有為其進行發展規劃。由于對人事檔案管理重視程度不足，同時存在資金、技術、人才等資源限制的問題，使人事檔案管理難以快速推進，也無法滿足醫院在發展方面的需求，浪費醫院的資源[4]。

二、醫院人事檔案精細化管理的優勢

1．提高檔案信息管理效率

醫院人事檔案建設期間改變傳統粗放式的管理方法，在精細化管理模式下推進資料整理、分類與查詢等工作。在我國信息技術高速發展下，醫院考慮自身未來發展需要，為醫院引入適合自身特征的操作平臺，建立人事檔案管理數據庫，改變低效的檔案管理方式，選擇信息化檢索手段，提高工作人員在檔案管理方面的效率，還可以削減相應領域的人員數量，降低醫院在人力成本方面的壓力。在人事檔案精細化管理期間，必須合理應用現代信息技術，使用計算機并建立檔案信息管理系統，定期對管理系統進行優化、升級，配置滿足工作需要的硬件基礎，在軟硬件同步推進的過程中，發揮計算機在數據計算存儲方面的優勢，提高檔案管理的自動化、邏輯運算水平，快速完成人事檔案管理工作，并為檔案管理人員提供便捷的條件[5]。

2．實現精細化管理

在信息技術應用到人事檔案管理領域后，為精細化管理工作的開展提供技術支持，醫院的工作人員也能快速查詢檔案，人事檔案管理人員可以更加便捷地完成信息錄入、更新等工作。此外，在信息建設過程中，需要快速將原有的紙質檔案變為電子檔案，從而可以節省紙質檔案管理耗費的成本，還可以在數據查詢方面快速找到有價值的信息，為工作人員服務。

使用信息化技術進行人事檔案信息的采集、分類等工作，人事檔案人員隨著工作的進行定期更新人事信息，提供各類人才內容，方便醫院完成人才信息的整理、歸類與收編等工作，實現人事資源共享，提高人才利用效率，進一步提高醫院在人力資源方面的管控水平，造福社會大眾。

三、醫院人事檔案精細化管理發展方向

醫院在現代化發展過程中，已經注意到人事檔案對自身發展起到的作用。為了提高人事檔案管理水平，選擇精細化管理方法，但是發現相應方式較為復雜，在具體實施中存在很大的難度，對硬件設施與工作人員專業能力、職業素養有較高的要求。醫院著手推進精細化管理工作，必須顧慮到檔案信息化建設可能遇到的所有問題，加強對信息安全的關注度。為了防止外部攻擊盜取醫院人事檔案信息或非法篡改檔案信息，必須完善信息安全建設體系，通過健全的信息化管理體系，高效、安全地完成人事檔案管理任務。

四、醫院人事檔案精細化管理的策略

1．完善精細化檔案信息數據庫

醫院引入信息技術，根據人事檔案管理需求，構建精細化的檔案信息數據庫，不斷地引入現代技術，完善檔案信息庫的系統架構，提高系統作業水平。在醫療規模不斷擴張的過程中，考慮到從事醫療衛生領域人員數量日益增加的現狀，必須快速推進人事檔案信息化建設，需要采用精細化管理方法，提高人事檔案管理效率與效果。針對醫院職能部門眾多，在人事檔案管理期間需要在數據庫中按照類別進行合理、科學的分類，可以提高信息檢索效率，也便于工作人員調取、錄入信息。同部門科室的檔案也存在差異，為了防止檔案錄入錯誤或查詢效率低等情況出現，必須重視信息分類的工作，同時防止出現數據分離、檔案資源分散等情況。

在醫院人事檔案信息系統建設期間，從安全層面考量設計安全保障系統，從而可以安全地傳輸信息、處理信息，防止人事檔案受到網絡竊聽或黑客攻擊，導致病人信息泄露，造成不良的社會影響。在安全保障系統下，可以減少病毒或技術缺陷帶來的問題，提高系統運行的可靠性、安全性。

2．編制內容健全的人事檔案管理制度

人事檔案管理工作的執行效果與醫院是否具備健全的人事檔案管理制度息息相關，在醫院人事檔案管理信息建設期間，結合信息化時代特征改革傳統人事檔案管理制度，根據應用需求設計制度內容。

醫院為提高人事檔案管理效率，積極地應用信息技術，通過計算機完成人事檔案信息的錄入、整理、分類、調用等工作，與傳統管理工作模式不同，人事檔案管理制度也需要進行調整。目前，醫院在人事檔案管理方面需要推行信息化工作模式，還需要利用計算機完成人員信息的整理工作。工作人員應該接觸人事檔案管理所用到的各類信息系統，需要轉變傳統人工作業方式，快速將紙質檔案轉變為電子檔案，加強對系統相關設備的檢修維護力度，推進軟件信息系統建設。需要完善與系統相關的軟件硬件設施，建立完整的數據庫，由此保證各項工作均在數據支持下進行。

在人事檔案內容健全的數據庫下，可以使管理層掌握人員變動情況，快速確定各部門在人員方面存在的不足，及時補錄各部門所需要的人才。醫院建立完善的人事檔案管理制度，確保人事信息在日常工作中得到良好的發揮。此外，建立其他相關的管控系統，讓醫院人員數據得到有效的利用，為醫院各項工作的開展提供數據支持。

3．開展文化建設工作

人事檔案建設管理工作與工作人員的作業行為息息相關，為了更好地提升人事檔案管理作業水平，需要在關注人事檔案管理系統建設與制度構建同時，推動醫院文化建設憑借醫院文化。改變人事檔案管理人員的工作觀念，通過文化潛移默化地影響工作人員，使其形成責任意識，遵循醫院提出的管控要求，開展人事檔案精細化管理工作，調整管理方式，推動醫院文化建設，讓人事檔案建設精細化管理在具體工作中擁有良好的效果。

結語

醫院在現代化發展背景下，選擇精細化管理方法，推進人事檔案信息化建設，使相關的工作具備準確性、時效性與全面性，可以提高人事管理效率，為醫院持續、健康發展提供重要保障。