大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作分析要素探索

魏 巍

（中共伊通滿族自治縣委黨校，吉林 伊通 130700）

信息化技術(shù)的普及與運(yùn)用使人們的工作以及生活發(fā)生了地覆天翻的變化[1]。大數(shù)據(jù)通常情況下是指由社交網(wǎng)站、云計算等多種信息化技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物[2]。隨著信息化技術(shù)的日漸成熟，將大數(shù)據(jù)運(yùn)用于檔案管理過程中為事業(yè)單位的檔案管理提供了新思路。由此可見，在事業(yè)單位檔案管理過程中運(yùn)用大數(shù)據(jù)已然勢在必行。因而應(yīng)當(dāng)不斷提升大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

一、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的重要性

1．對事業(yè)單位未來發(fā)展需求進(jìn)行滿足

速度快捷、容量大是大數(shù)據(jù)極為顯著的特征[3]。且大數(shù)據(jù)一直以來都被認(rèn)為是多種數(shù)據(jù)信息的結(jié)合體。事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)在大數(shù)據(jù)的時代背景下來源更加寬泛，其中所承載的信息量呈現(xiàn)出不斷擴(kuò)大的趨勢，傳播速度也在不斷加快。上述情況的出現(xiàn)就使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)不斷完善與創(chuàng)新檔案管理模式與手段。通過對大數(shù)據(jù)時代背景下先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位檔案內(nèi)部價值進(jìn)行充分挖掘，使得檔案資源所蘊(yùn)含的價值得以充分發(fā)揮，既提升檔案管理的工作效率，又能夠?qū)κ聵I(yè)單位未來發(fā)展需求進(jìn)行全面滿足。

2．是堅持為人民服務(wù)的主要路徑

不斷轉(zhuǎn)變自身職能，提升自身執(zhí)行力，加強(qiáng)服務(wù)型政府的建設(shè)。檔案管理部門一直都被認(rèn)為是事業(yè)單位的服務(wù)性窗口。因而在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格踐行為人民服務(wù)的宗旨，全方位、多角度不斷提高檔案管理服務(wù)的質(zhì)量與水平，重視事業(yè)單位在檔案管理過程中軟硬件設(shè)施的建設(shè)，為事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)[4]。

二、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位在檔案管理過程中應(yīng)遵循的原則

1．以人為本的原則

在事業(yè)單位檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格踐行以人為本的原則。事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)全面滿足借閱人的實(shí)際需求，同時應(yīng)始終將人民群眾的需求與利益放置在首要位置。針對各單位人員所提出的意見與建議，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)虛心接受。此外，還應(yīng)不斷完善在檔案管理過程中存在的不足之處。最終使得人民群眾能夠獲得更為方便且快捷的檔案服務(wù)。

2．互聯(lián)互通的原則

傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容具有效率低且單一的特性[5]。在傳統(tǒng)檔案管理模式下檔案中的核心價值無法得以發(fā)揮。因而在大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)完成聯(lián)動機(jī)制的建立，加強(qiáng)與其他各部門的聯(lián)結(jié)，保證檔案資源信息的全面性與準(zhǔn)確性。加強(qiáng)對信息化技術(shù)的運(yùn)用能夠充分實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，為檔案管理工作提供較為廣闊的發(fā)展空間。

三、事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題

1．未對檔案管理工作加以重視

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理過程中普遍認(rèn)為檔案管理工作是十分單一且簡單的。因而檔案管理工作也并不會對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生影響。故而相關(guān)工作人員并不需要在檔案管理過程中投入較多的時間以及精力。這就導(dǎo)致此前事業(yè)單位在檔案管理過程中其承擔(dān)的工作僅僅是管理與儲存簡單的文件，并確保文件并不會發(fā)生損壞。管理者并未重視檔案管理工作給予必要的重視，就會使得檔案管理部門成為事業(yè)單位的邊緣部門，因而提升其管理效率和水平的難度也會大大增加。

2．信息化管理水平較低

隨著信息化時代的到來部分事業(yè)單位雖在檔案管理過程中運(yùn)用了信息化技術(shù)，但在實(shí)際開展工作過程中由于資金以及人力的缺乏信息化資源無法得到有效的利用與挖掘，最終導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式在檔案管理過程中占據(jù)主導(dǎo)地位。部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中其所運(yùn)用的計算機(jī)以及信息化技術(shù)仍舊局限于層次較低的工作中，且各個單位之間仍舊存在一定的信息斷層，無法實(shí)現(xiàn)信息的兼容與共享，這也就導(dǎo)致在檔案管理過程中無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的價值。

3．并未形成規(guī)范的管理制度

完善檔案管理制度的缺乏使得部分事業(yè)單位在檔案管理過程中漏洞較大[6]。部分事業(yè)單位在檔案管理過程中并未形成規(guī)范化的管理模式使得檔案管理工作被動性增強(qiáng)，且這一問題在檔案歸檔與收集環(huán)節(jié)尤為凸顯。為了不斷提升檔案管理質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)致力于建設(shè)完善的管理制度，使得檔案管理工作能夠有制度可依。

4．管理人員綜合素質(zhì)不高

管理人員是檔案管理過程中重要的參與者[7]。但部分事業(yè)單位的檔案管理人員由于在工作前并未經(jīng)過全面且系統(tǒng)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致其在實(shí)際工作過程中并不具備檔案管理的完善知識以及經(jīng)驗(yàn)。故而當(dāng)其在進(jìn)行檔案資料收集、整理以及歸檔的過程中僅僅只停留在表面，也并未對檔案管理的內(nèi)涵與意義進(jìn)行深入挖掘。

四、事業(yè)單位檔案管理過程中存在問題的應(yīng)對措施

1．加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度

如若想不斷提升事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，則應(yīng)當(dāng)將科學(xué)的管理意識樹立起來，積極發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作過程中存在的問題。事業(yè)單位相關(guān)部門以及管理者應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作的重要性進(jìn)行充分認(rèn)識，并不斷提升自身的檔案管理意識與理念，同時也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳檔案管理工作。且針對現(xiàn)有的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行優(yōu)化，激發(fā)檔案管理工作人員的責(zé)任感，使其在開展工作過程中能夠嚴(yán)格遵循相關(guān)要求與規(guī)定。此外，在檔案管理過程中也應(yīng)當(dāng)樹立與時俱進(jìn)的理念，將大數(shù)據(jù)所帶來的優(yōu)勢進(jìn)行充分利用，不斷提升檔案管理的水平與質(zhì)量。相關(guān)部門還應(yīng)發(fā)揮各自優(yōu)勢優(yōu)化配置人員、資金、設(shè)備的投入，且在大數(shù)據(jù)背景下給予檔案管理工作相應(yīng)的軟硬件支持[8]。

2．提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)能夠?qū)n案管理的水平以及質(zhì)量產(chǎn)生直觀的影響。如若想提升檔案管理的質(zhì)量，則應(yīng)使得檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)得以提升。事業(yè)單位應(yīng)定期針對檔案管理主管人員以及工作人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)。在制定培訓(xùn)內(nèi)容時應(yīng)當(dāng)充分考慮本單位檔案管理工作的現(xiàn)狀。在培訓(xùn)過程中應(yīng)當(dāng)重視參與培訓(xùn)工作人員的繼續(xù)教育工作，使得其充分掌握檔案管理新政策以及新制度，提升檔案管理相關(guān)工作人員的技能水平以及知識儲備。在培訓(xùn)完畢后應(yīng)當(dāng)注重選拔表現(xiàn)優(yōu)異的管理工作人員，從本質(zhì)上使得整體檔案管理工作人員的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)得以提升。更為重要的是，在培訓(xùn)過程中應(yīng)當(dāng)建立完善的獎懲制度，針對在培訓(xùn)過程中表現(xiàn)優(yōu)異的工作人員應(yīng)當(dāng)給予獎勵，針對未通過培訓(xùn)考核的工作人員應(yīng)對其展開適當(dāng)懲罰。此外，在引進(jìn)人才時應(yīng)當(dāng)更加傾向于綜合能力較強(qiáng)的復(fù)合型人才，為建立綜合水平高的管理隊(duì)伍添磚加瓦，保障檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。

3．注重檔案管理信息化建設(shè)

信息化建設(shè)已然成為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向。事業(yè)單位在發(fā)展過程中應(yīng)當(dāng)充分把握機(jī)會，不斷加快檔案信息化管理的進(jìn)程。事業(yè)單位應(yīng)率先從硬件設(shè)備方面推動信息化建設(shè)，在檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)對計算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備充分利用。同時也應(yīng)注重電子管理，致力于建設(shè)較為完善的信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)平臺，提升檔案管理的水平和效率。為了不斷提升檔案管理質(zhì)量也應(yīng)加強(qiáng)對信息化檔案管理辦公軟件的利用，應(yīng)教會檔案管理工作人員掌握不同軟件的使用方式，熟知檔案管理的技能以及技術(shù)，使得其在檔案管理過程中能夠充分運(yùn)用相關(guān)軟件和平臺，在建立人事檔案過程中實(shí)現(xiàn)高效化與資源共享化。

4．建立更為完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度能夠?yàn)闄n案管理工作的開展提供保障和依據(jù)。因而事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)更為重視人才信息與資源的整合，以實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效管理與開發(fā)。且事業(yè)單位的檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與其他各部門的通力合作，例如勞動部門、人事部門等，從而完成完善管理與使用方法的構(gòu)建，制定相應(yīng)的檔案管理制度，為檔案管理工作的有效開展提供客觀依據(jù)，推動市場經(jīng)濟(jì)背景下事業(yè)單位管理職能的升級與轉(zhuǎn)變。除此之外，在事業(yè)單位檔案管理過程中也應(yīng)緊隨時代發(fā)展潮流進(jìn)行檔案管理制度的變革，使得檔案管理制度具備有效性和先進(jìn)性。相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)將社會服務(wù)與檔案管理工作結(jié)合起來，建立以計算機(jī)為輔助更為科學(xué)的管理制度，促使檔案管理工作的各相關(guān)細(xì)則得以落實(shí)，提高檔案管理績效。

結(jié)語

檔案管理工作始終是事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。在大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位在開展檔案管理工作過程中應(yīng)當(dāng)充分利用信息化技術(shù)，構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)思維，加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新力度，推動檔案管理方式的變革，從本質(zhì)上提升事業(yè)單位檔案管理工作的水平。