信息化時代加強檔案保密管理的措施研究

侯桂明 楊文澤 呂穎君 于東顏

（1.聊城市農業科學院，山東 聊城 252000；2.國網山東省電力公司聊城供電公司，山東 聊城 252000；3.聊城市東昌府區衛生健康局，山東 聊城 252000；4.聊城市海源閣圖書館，山東 聊城 252000）

隨著數字信息技術的應用與發展，信息化檔案管理模式逐漸取代了傳統的紙質檔案管理模式，檔案信息化建設步伐顯著加快。和紙質檔案管理模式相比，信息化檔案管理具有更高的效率，但也在很大程度上影響到檔案安全保密工作。主要原因在于數字檔案的復制、更改難度較小，網絡安全、人員意識等主客觀因素皆會導致檔案信息泄密風險的產生。因此，在檔案管理信息化建設實踐中，要高度重視檔案保密管理工作，及時優化與完善檔案保密管理體系，促使信息化時代下檔案保密管理水平得到提高。

一、檔案信息化建設的優勢

1．檔案質量得到提高

傳統紙質檔案主要于紙張中存儲各種文字信息，受紙張材料性質的影響，容易出現老化、破損等問題。特別是部分檔案具有較高的查閱率，破損問題往往更加嚴重，對檔案資料的永久保存造成不利影響。而通過開展檔案信息化建設，可利用數字檔案逐步替代傳統的紙質檔案，這樣紙質檔案的弊端能夠得到有效克服，有助于提高檔案質量。同時，過去不同企事業單位在編輯記錄紙質檔案時，往往采用差異化的內容格式，不但后續整理難度顯著增加，也不利于統一管控檔案質量。而在檔案信息化建設過程中，會明確要求電子檔案的文件存檔格式及內容，只有遵循相應的制度、要求編輯檔案信息，才能夠在檔案信息系統中順利儲存，這樣檔案質量將可以得到保證[1]。

2．檔案利用便捷性得到增強

過去在檔案查閱過程中，需將人工手動翻閱的方式應用過來，不但需要花費較多的時間與精力，也存在著較高的人工記錄錯誤率，還容易損傷到紙質檔案。而在信息化時代下，借助于數字化技術逐步利用電子檔案取代傳統的紙質檔案，當人們產生查閱需求后，可利用計算機設備進行快速檢索與查詢，檔案查閱效率可以得到顯著提高。同時，電子版檔案能夠以更加直觀的方式顯現信息內容，促使檔案查閱的便捷性得到增強。

3．檔案管理效率得到提高

檔案管理是一項復雜的工作，涉及檔案整理、歸檔、利用等多個環節。過去在整理、裝訂、記錄紙質檔案時，受檔案管理人員態度、能力等因素的影響，容易有裝訂錯誤、歸納混亂等問題出現。一旦有錯誤產生，就需要重新實施上述工作，拆開重裝已裝訂好的檔案，這樣不僅檔案管理人員的工作量顯著加大，檔案管理效率也得不到保證[2]。而通過開展檔案信息化建設工作，整理好電子檔案后，管理人員只需向信息系統中錄入檔案信息即可，這樣出錯率可以得到降低，有助于檔案管理效率的提高。

二、信息化時代加強檔案保密管理的措施

雖然檔案信息化建設具有較大的優勢，但也增加了檔案泄密風險。因此，要進一步加大檔案保密管理力度，完善相關的制度機制，促使檔案信息的安全得到保證。

1．健全檔案保密管理制度

為提高檔案保密管理水平，需先將檔案保密制度完善構建起來，利用制度規范指導檔案人員的工作過程，促使檔案管理人員的警惕性、責任感等得到增強。在具體實踐中，可從這些方面著手。第一，構建檔案保密制度。在制定檔案保密工作制度時，一方面，需將檔案保密方面的政策、法規貫徹下去；另一方面，要緊密結合單位實際情況，這樣檔案保密制度的實用性、科學性方可以得到保證。要全面細化制度內容，明確規定檔案資料登記、查閱、保存、銷毀等各個環節的實施要點，詳細規定檔案管理人員的工作規范及工作要求，以便對檔案管理人員的工作行為進行有效指導與規范，將檔案保密制度的作用全面發揮出來。順利制定檔案保密制度后，需嚴格貫徹落實下去，結合制度執行中出現的問題，對相關規范內容進行動態修訂與完善，促使檔案保密制度的適用性、有效性得到持續提升。為保證檔案保密制度的執行效果，要同步構建配套的獎懲機制，一旦工作人員出現違反保密制度的不規范行為，要及時給予必要的懲處，維護檔案保密制度的權威性與嚴肅性[3]。第二，嚴格管理涉密檔案數據。要特別重視涉密檔案數據的管理工作，將專人負責、全程管理的原則貫徹下去，由專職人員統籌管理與利用涉密檔案。為提升涉密檔案的管理成效，可依據檔案內容及相關政策規定，合理劃分檔案的保密等級。結合涉密檔案的等級差異，采取針對性的管理措施。例如，針對一般的涉密檔案，在查閱利用之前，需先向主管領導提交申請，經過批準審核后，方可以利用專用的涉密計算機查閱檔案內容。針對重要的涉密檔案，要依據規定要求加密處理檔案內容。當查閱申請經過審批后，既要將專用的涉密計算機應用過來，還需要輸入相應的查閱密碼。同時，檔案管理人員要定時更新查閱密碼，避免出現密碼泄露等問題。禁止任何人員采用拷貝、拍照等形式復制保密檔案內容，管理人員要嚴格監督涉密檔案的查閱過程。如果需對保密檔案資料進行復制或下載，則要向主管領導發出申請，經過批準后才能夠實施復制下載活動。要依據原件管理規定管理復制、下載的涉密檔案，禁止對其密級、保密期限、知悉范圍等進行隨意更改。為保證涉密檔案管理的成效，可將涉密檔案管理辦法針對性編制出來，用以規范涉密檔案的管理、利用程序。

2．完善檔案查詢及利用管理辦法

盜取、丟失以及復制是信息化時代檔案保密管理面臨的主要風險，因此，要將檔案查詢及使用管理辦法完善制定出來，避免有信息泄露、丟失等問題出現于檔案資料的查閱及利用過程中。在具體實踐中，要對檔案保密與利用、保密與開放之間的關系進行正確處理，協調統一檔案管理的“?！迸c“放”。結合實際情況，可將檔案查詢利用規范、檔案利用流程等文件科學編制出來，明確規定檔案的借閱利用要求，禁止出現沒有審批即查閱等問題。當相關人員產生檔案查閱需求后，要嚴格履行相應的查閱、利用程序，獲取完整手續后才能夠實施查閱活動。檔案管理人員要嚴格審核查閱利用者的身份、目的等，有選擇地將部分檔案信息內容提供給查閱者，禁止向其提供檔案中的全部信息[4]。同時，要嚴格限制、規定利用者的查閱地點及查閱方式，避免在查閱過程中出現信息泄密問題。

3．加強檔案軟件系統的安全管理

在信息化時代下，數字檔案已逐漸取代紙質檔案，主要利用檔案系統管理檔案資料。如果檔案管理系統的安全性不足，將可能會出現檔案信息泄露等情況，影響到檔案保密管理成效。因此，要切實提升檔案管理軟件系統的安全性。第一，檔案軟件系統的安全管理。要將信息安全等級保護要求嚴格貫徹下去，對正版軟件系統進行配備，將安全保障技術應用過來。選擇經過安全認證的數據安全與網絡監控軟件，只能夠對必要的正版安全管理工具進行安裝，如殺毒軟件、移動存儲介質管理軟件等，禁止對無關軟件進行安裝。由于數字檔案文件的存儲格式較多，不同格式文件具有差異化的解讀軟件與程序，且數字文件的復制性、共享性特征明顯，損壞、丟失等風險存在于數字檔案管理應用的各個環節。因此，在數字檔案管理軟件選擇過程中，需將通用性、安全性、維護難度等一系列因素充分納入考慮范圍，選擇最為適宜的軟件系統。需特別注意的是，不僅要考慮當前的檔案管理需求，還需要具備一定的前瞻性，關注在未來發展中檔案管理可能產生的新需求。同時，在軟件系統日常使用過程中，要將專用管理制度落實下去，對系統使用權限、操作密碼等進行合理設置。為保證各項制度的落實成效，要對系統管理員、安全保密員等相關人員的職責進行明確，以便提升各個管理人員的責任安全意識。第二，檔案數據存儲的安全管理。就現階段來講，硬盤、光盤以及U盤等是檔案信息常用的存儲介質，面臨著數據泄露、丟失等風險。因此，檔案管理人員要加密處理各類存儲介質，禁止將無關信息寫入到介質中。同時，依據制度要求，裝盒存放介質，避免有劃痕、擦痕等損壞問題出現[5]。定期備份系統及存儲介質中的檔案數據，這樣即便出現設備故障，也會造成較大的影響。

4．提升檔案管理人員保密意識

檔案整理、存儲、利用等工作由檔案管理人員具體負責實施，如果檔案管理人員的保密意識不足，不能夠嚴格落實相應的保密制度，將難以保證檔案保密管理效果。因此，要定期培訓檔案管理人員，詳細講解檔案保密管理的必要性以及信息化時代產生的新風險，幫助檔案管理人員掌握必要的保密管理技能，促使檔案管理人員的保密意識及能力得到提高。

結語

綜上所述，通過檔案管理信息化建設工作的實施，能夠有效規避傳統紙質檔案管理中出現的問題，有助于提高檔案管理效率，更加便捷地利用與共享檔案資源。但信息化技術的應用，也帶來了新的泄密風險，增大了檔案保密管理的難度。因此，檔案管理人員要進一步創新保密管理思路，完善制度機制，切實改善檔案保密管理成效。