生態環境事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

李 蒙

（吉林省四平生態環境監測中心，吉林 四平 136000）

對于事業單位日常的管理工作而言，檔案管理是其中不可或缺的重要工作內容之一，其在于日常工作的協調和高效運轉均具有積極的促進作用。伴隨著我國信息技術的不斷成熟和進步，檔案管理工作也隨著社會發展需求將信息化技術逐漸融入檔案管理工作中，使得檔案管理工作更加高效、安全、準確[1]。但是在生態環境事業單位的檔案數字化管理工作中仍然受到多種因素的綜合影響，導致其管理效果不甚理想。筆者結合多年的檔案管理經驗，針對生態環境事業單位檔案數字化管理的現狀和對策展開綜述。

一、生態環境事業單位數字化檔案管理的重要性

1．有效提升日常工作效率

在當前社會背景下，生態環境事業單位若要健康、穩健發展，在檔案管理的工作中，應當提高管理人員的工作效率和質量；由于生態環境管理日常管理工作相對繁雜，其工作程度繁復，具有多元化特點，所以在檔案的日常管理工作中需要管理人員對工作內容進行完善和優化；在檔案管理中融入數字化管理可有效彌補傳統管理方式的不足，通過應用數字化管理在檔案管理中能讓檔案管理更加準確，使得相關的信息數據能有效地進行整合和分析，并對相關信息數據進行分類處理，從而提高檔案管理的工作效率，同時也確保了檔案管理的質量[2]。

2．更新管理模式

對于生態環境事業單位而言，檔案管理工作極為重要，伴隨著我國經濟社會的快速發展和進步，檔案管理的模式為符合社會發展需求也隨之轉變，而信息化技術的廣泛應用也給人民群眾的生活、工作和學習帶來了便利，同時也給檔案管理工作帶來了新的契機和挑戰。在數字化時代的影響下，人們對于檔案管理工作也更加重視，在其中充分融入信息化技術，從而對檔案管理模式進行創新和完善。在長時間的堆積下，檔案管理工作也累積了大量的信息資料，而傳統的紙質檔案管理方式極易出現損毀、缺失等情況，并且查詢相對困難，進而導致檔案管理工作受到極大的影響[3]。針對于此，生態環境事業單位的檔案管理工作也需要進行創新和優化，從而為生態環境事業單位日常工作的開展和近遠期發展奠定堅實的基礎。

二、事業單位數字化檔案管理中存在的不足和問題

在當前社會背景下，各大事業單位對于檔案數字化管理的重視程度不斷提升，檔案管理人員也積極參與到了檔案管理的改革進程中，將數字化管理模式融入檔案管理工作中，然而在檔案數字化管理的改革進程中其管理效果仍然差強人意，針對實際情況分析發現主要存在以下四個問題。第一，生態環境事業單位檔案管理人員對于數字化技術的應用方式和熟練程度有所欠缺，根據大量的調查結果可見，當前生態環境事業單位的檔案數字化管理中并沒有設置有關數字化管理技術應用的對口培訓，加之檔案管理人員欠缺相關知識和技能，由此導致數字化管理在實際的應用過程中受到阻礙，不符合檔案數字化管理工作的標準和要求。第二，檔案數字化管理相關制度和體系建設存在不足，在檔案管理中并沒有建立全面的連帶責任追責制度、設備應用管理制度以及信息安全管理制度等，進而導致生態環境事業單位的檔案數字化管理缺乏規范性和秩序性[4]。第三，檔案管理人員對于數字化管理認知程度不足，由于對檔案數字化管理的宣傳不夠全面，在生態環境事業單位的文化建設體系中也并未融入數字化管理元素，進而導致生態環境事業單位的檔案數字化管理建設進程無法全面的推進，延緩了檔案數字化管理的應用。第四，對于大數據技術的開發力度相對較小，根據不完全統計發現，當前各大事業單位在實施檔案數字化管理的過程中，并沒有根據實際情況將數字化技術在檔案管理工作中的效能完全開發出來，使得數字化技術無法為智能化檔案管理提供助力，與此同時，也沒有將數字化技術完全融入生態環境事業單位各個職能部門中，從而無法保障檔案信息數據的上傳下達的暢通性，再此基礎上，最終導致生態環境事業單位的檔案數字化管理無法徹底發揮其效能，難以保障生態環境事業單位檔案數字化管理改革的順暢性。

三、生態環境事業單位檔案數字化管理的應對策略

1．加強生態環境事業單位檔案管理人員教育力度

從實際出發，在生態環境事業單位的檔案管理中，其管理人員是各項數字化技術實際應用和更新改革工作的實際操作者，因此，其是否具備專業技能水平會對生態環境事業單位檔案數字化管理工作質量和效率造成直接的影響。針對于此，應當為生態環境事業單位的檔案管理人員定期開展相關的教育培訓工作，其培訓重點針對數字化技術的實際應用、數字技術認知程度、數字化檔案管理重點、數字化設備操作方式、信息素養、檔案管理工作原則、創新管理意識等多個維度，每次培訓后均接受嚴格的考核，每次考核通過方可上崗，從而有效提高檔案管理人員的數字化應用熟練度和綜合素養[5]。同時，應當積極鼓勵檔案管理人員通過多種方式和正規渠道提升自我專業水平，積極引進優秀的復合型人才，從而提高生態環境事業單位檔案數字化管理水平和質量。

2．完善檔案數字化管理制度和體系

為了全面地提高生態環境事業單位檔案數字化管理的規范性，應當對數字化管理相關制度進行完善和優化，從而進一步提高檔案數字化管理工作的質量和效率。在此過程中，管理層應當結合實際情況建立針對性的責任追責制度，在檔案數字化管理過程中將各項工作開展明確的劃分，讓每一位管理人員明確自身日常的工作內容和職責，從而確保每一項檔案管理任務均能有效完成，進而避免出現問題時相互推卸責任的情況，提高檔案數字化管理的規范性。而后，管理層應當結合實際情況建立科學、合理的信息安全管理制度，在檔案數字化管理中勢必需要運用數字化技術，眾所周知，電子信息的管理中仍然存在著一定的風險，針對此類情況，檔案管理人員應當定時對檔案數字化管理系統展開維護工作，從而避免出現木馬病毒入侵等因素導致檔案管理相關信息出現泄漏的情況，與此同時，對于部分極為重要的機密檔案信息數據應當開展加密處理操作，對于訪問權限設置應當更為嚴格。最后，管理層應當根據實際情況建立數字化設備質量監管制度，通過各項制度的推行讓檔案管理人員在使用數字化設備的過程中嚴格遵循相關要求和流程進行規范使用，對于數字化設備應當定期進行安全維護工作，從而有效提高數字化設備運行的安全性和穩定性。

3．促進檔案數字化管理的宣傳

對于生態環境事業單位檔案數字化管理而言，其宣傳力度的高低與檔案管理人員對于數字化技術實際應用的認知程度和重視程度呈正相關性。因此，加強檔案數字化管理的宣傳力度可促進數字化技術與生態環境事業單位檔案管理工作有機結合，提高數字化技術的應用效率。并且，各區域的生態環境事業單位之間需要實時進行溝通和交流，對于此，可通過信息化技術結合實際情況建立信息化共享平臺，必要情況下可聯合社會媒體部門建立穩定的合作關系，通過以上平臺和媒體工作者的幫助，擴展檔案數字化管理的宣傳廣度和深度，從而確保各區域生態環境事業單位檔案管理工作的水平和質量。

4．積極開發數字化技術在生態環境事業單位檔案管理的效能

在當前社會背景下，生態環境事業單位在檔案數字化管理創新中投入了更多的精力，但是根據其不足發現數字化技術效能的開發力度仍然不全面，由此在一定程度上對生態環境事業單位檔案數字化管理工作水平質量造成不利影響。針對于此，生態環境事業單位檔案管理人員應當合理開發數字化技術的效能，主要從以下三點著手。第一，積極開發其視圖化功能，以往的檔案管理工作大多將各類的檔案通過文字的方式展開管理，然而在對部分較為特殊的信息數據的管理中并不能確保使用者能在最短的時間內掌握檔案信息的中心內容，針對于此，檔案管理人員應當將檔案信息同意制作成思維導圖或者通過影像/圖像等多元化的形式進行管理。第二，建立完善的信息庫，將所有的檔案全部納入信息庫內，并且生態環境事業單位各個職能部門均能使用，值得注意的是，在保證信息數據安全的條件下對于不同的檔案管理人員應當賦予其不同的檔案訪問權限，對于部分特殊且重要機密的檔案信息還應當進行多重加密的處理操作，從而避免檔案信息數據被不軌之人擅自篡改或者信息泄露，從而確保檔案信息的準確性和安全性。第三，開發數字化技術的智能分類功能，其能通過不同的檔案信息的類型以及相關內容對檔案信息進行初步的智能分類，從而避免檔案管理過于繁雜，從而提高生態環境事業單位檔案數字化管理的水平和質量。

結語

在當前社會背景下，生態環境事業單位檔案管理中勢必需要跟隨時代的發展腳步實現檔案數字化管理，在此過程中，管理層和檔案管理人員應當結合實際情況，加強監管機制，對于檔案數字化管理工作中存在的不足和問題進行深入的分析和總結，進而結合實際制定針對性的應對措施，從而提高生態環境事業單位檔案數字化管理的綜合水平和質量。