數字化時代檔案管理技術創新發展措施研究

田 蕊

（遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

數字化的時代，生活中充滿各種信息資源，而獲取信息資源的途徑和渠道也是種類繁多，人們對于信息資源的需求越來越大。檔案作為信息資源的重點，其管理方法一定要得到改革，也就是檔案信息化。將傳統的實體保存方式改變為數字化信息保存，達到比實體保存更安全，更長久的保存目的。實現高效的資源共享，讓資源使用者可以更方便、快捷地去查找資料。進而推動檔案管理工作的展開，提升管理工作的水平。

一、數字化時代檔案管理技術創新的重要性

1．緊跟時代，滿足發展需求

隨著科技的不斷發展，大數據時代來臨，全世界所有的信息處理和數據處理，已經到達了一個新的水平，我國在這方面已達到世界前列。而傳統的檔案管理方式也逐漸地暴露出了問題。所以我們需要將原有的傳統檔案管理方式進行創新，利用信息化來進行檔案儲存，使檔案的準確性、實用性得到提高，保證檔案的使用處在一個良好的狀態下[1]。

2．加強建設，提高管理效率

因為檔案在信息資源中所處的重要地位，要求檔案必須要具有準確性。但是管理人員對實體檔案時，總會發生一些不可避免的問題。如檔案填寫不完善，擺放位置混亂，未合理化分類等問題。這種情況不僅會對管理人員的工作完成困擾，還會對整個單位的工作產生影響。這個信息多元化的社會，信息共享不僅僅是地域性的，還是全國乃至更大范圍的。這種背景下，傳統的實體檔案要完成共享，所需要的成本和時間都會很高。而實現了檔案管理信息化，任何地方的管理人員，只要在電腦中調出相關的內容，可以直接明了地了解事情的具體緣由，從時間和成本上都會是極大的節約，對于檔案管理工作的效率更是極高的提升。

3．不易損毀，安全性更高

傳統的檔案管理形式主要是對實體的紙質的檔案進行單獨的存放管理，這種管理模式不僅會使工作人員的工作量加大，增加人工的開支，更重要的是安全性上沒有保障，極易受到自然災害的影響。如火災、水災、蟲災甚至氧化都會對紙質檔案產生不可逆轉的影響。這些問題通過檔案管理信息化，所以得到很好的解決。將檔案用專用設備進行掃描、復制、收錄，并設置安全加密，方便快捷的同時，又能很好地保護檔案不受損失，還能防止一些別有用心之人的不法動機[2]。

二、檔案管理技術創新階段存在的問題

1．工作人員對于檔案管理的不重視

在傳統的檔案管理工作上，工作內容雖然繁雜，但是工作性質簡單。所以導致現階段部分檔案工作者缺乏熱愛工作、為民服務、積極上進的意識和態度。依舊覺得檔案管理信息化之后，其工作性質仍然簡單。沒有意識到檔案管理的重要性和信息化時代需要對于工作人員工作素質的要求。存在插科打諢，不求上進的工作態度，不想著提高自己的專業水平，導致難以勝任檔案信息化的管理工作，影響了整體的工作質量和工作效率。

2．工作人員的工作水平不夠

傳統的檔案管理工作，對于檔案工作人員的要求可能大多數是知識上的，對工作人員的文化水平較為重視。但是隨著檔案管理工作的創新，對于工作人員的要求不僅僅是在知識水平上，更要掌握多方面、全方位的知識。如計算機、法律信息、網絡科技等方面都要有一定的涉獵。詳細了解現階段檔案管理創新后的工作方法、工作程序及工作目標。而當前部分工作人員并未達到現階段對于從業人員水平的要求，對于專業軟件操作不熟練，在檔案整理使用的過程中出現效率過低的情況。

3．檔案管理制度不完善

在傳統檔案的認知當中，少數工作單位覺得檔案并不重要，所以并未制定合理的工作制度。在檔案管理進行創新之后，也并未給到足夠的重視，只是做足表面功夫，并未執行國家有關的法律法規。因為沒有合理的工作制度，就會導致工作人員在工作態度上面變得散漫，失去了工作的主動性，甚至對工作產生不重視的情緒，使檔案管理信息化失去了對工作單位發展的推動。

4．檔案管理經費的缺失

因為檔案管理工作的實際用途和具體功效并未在表面展現，部分單位對于檔案管理工作處于不重視甚至的狀態。所以檔案管理經費的預算和審批處在一個極低的地位，未能按照要求進行設施的采購，技術的革新，致使檔案管理設備老化、陳舊，從而導致檔案管理在創新上受到了極大的阻礙。

5．檔案的利用率過低

根據時代發展的宏觀背景來看，數字時代信息的傳播與利用具有十分重要的地位。而檔案作為社會信息當中的重要組成部分，及作用不言而喻。如果可以對檔案中記錄的信息進行合理規范的利用，不僅能為工作單位帶來更多的經濟效益還可以讓單位在大環境中獲得極大的優勢和競爭水平。但是部分工作單位對于檔案功效都處在一個不重視的狀況下，甚至少數相關的檔案管理部門，也只是為了應付檢查，丟失了檔案管理的重要價值。

三、數字化時代檔案管理技術創新發展的具體措施

1．增加檔案管理創新經費、尋求合理渠道

加強工作單位對于檔案管理技術的重視程度，讓其在財政預算、成本核算等方面提高檔案管理工作的地位，把檔案管理工作的創新提上日程，購買全新的管理設備，讓檔案管理工作符合時代的發展。如若本身財政預算不足，可以拓展外來資金渠道，通過合作的方式保證有充足的支持資金，學習其他工作單位的成功經驗，也可以向其他的工作單位獲取免費或優惠的資源和支持。

2．規范檔案管理的制度

具有合理、健全的檔案管理制度，對于檔案管理信息化是至關重要的。隨著社會和科技的發展，檔案并不僅僅是實體文件，而是計算機中所承載的大量數據。想要更好地實現檔案管理信息化，必須在原有的檔案管理制度上進行改進，尋找到原有制度的不足，結合現代化的手段進行優化。對于檔案管理人員制定相關制度，要讓員工在工作上有積極性、主動性，不可以散漫敷衍。因為在當今社會，信息流傳性越廣，單位檔案的取用幾率越大。所以指定一個合理健全的檔案管理制度，無論是針對檔案本身，還是檔案管理人員都是十分必要的。

3．提升管理人員的素質水平

因為傳統的檔案管理工作過于簡單，導致大多數管理人員并不具備相應的專業技能，不能高效地完成現階段的檔案管理工作，導致工作效率低下，甚至會影響單位的收益和發展前景。因此，工作單位定時開展管理人員水平素質培訓，讓檔案管理工作人員可以熟練地運用當前的檔案管理設備，跟隨時代掌握信息化技術，讓其在崗位上的各種錄入整理、分類查詢等工作做到高效快捷，可以在培訓過程中提出獎勵機制，激發檔案管理人員的學習性。

還可以在招聘時引進全新的信息化高素質人才，讓其帶著專業的知識加入單位，既可以讓檔案管理工作變得高效快捷，也可以提升員工的能力。與此同時，提出獎勵機制，調動起員工的積極性，為單位的發展作出更好的貢獻。

4．加強對檔案管理的重視程度

隨著數字化時代的來臨，檔案管理工作的重要性日益增強，它關系著工作單位未來的發展是否能與當今時代相結合，不被社會所淘汰。所以應該加強所有人員對檔案管理的重視程度，改變人員對于檔案管理的看法。讓大家明白，這不僅僅是一份簡單的、重復性的工作，而是這個社會發展趨勢的縮影。可以召開研討會，闡明檔案管理信息化的用途。讓領導重視檔案管理工作，管理人員積極地開展工作，其他部門的同事也可以更好地與檔案管理部門進行合作，提高整個單位的工作效率，為單位未來發展做出良性引導。

5．創造全新的檔案管理形式

要合理的利用數字化時代產物，進行檔案管理工作。摒棄傳統的檔案管理工作形式，做到意識和形式上的雙重創新，推動檔案管理的數字化、網絡化，做到與時代相結合。可以引入檔案管理系統，用系統科學地對錄入的檔案進行批量整理，做好識別工作。并按照檔案的類型進行劃分，只錄入的檔案，自動產生分類編號并劃分組，讓檔案在查找使用時做到方便快捷。可以細化檔案系統的狀態管理，讓檔案的使用性質一目了然。可以對檔案進行實名制錄入，在未來的使用工作中，可以追溯檔案責任人員。還可以引用搜索系統，讓檔案在調取過程中只需要在檢索框輸入關鍵字便可以找到相關文件，做到檔案管理信息化，實現真正的方便快捷。

6．保障電子檔案的安全

現階段的檔案管理信息化雖然避免了傳統檔案管理上會受到自然災害影響的問題。但是網絡犯罪問題仍然存在，檔案管理人員應該具有安全和風險防范的意識，在檔案錄入后主動加強對于數據的安保和管理措施，不得出現操作失誤導致數據消失的問題，確保檔案管理工作的完整性和安全性。從操作來看，應當購入相關的數據安全庫，在錄入、保存和使用方面進行合理的規劃，運用現代化的科學安全的管理方式，來保證檔案的安全。在確保安全性的同時，不影響檔案的提取及使用，做好合理的備份處理，確保檔案管理工作的萬無一失。

結語

綜上所述，在數字化時代，為了迎合社會的發展，使檔案管理工作發揮其應有的效率和作用。應該實現檔案管理技術的創新，也就是檔案管理技術的信息化。要增加檔案管理的重視程度，規范檔案管理的行為制度，提升管理人員的素質水平，創造全新的檔案管理形式，讓檔案工作可以更好的運行，為社會提供更好、更高效的檔案管理服務。