探析數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的運(yùn)用

單 夢 陳 萌

（高密市人民醫(yī)院，山東 高密 261500）

唐巍認(rèn)為隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)也在醫(yī)院中的各個(gè)方面開始應(yīng)用，醫(yī)院信息化不僅可以提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量還可以提高人事檔案管理中的效率。在傳統(tǒng)人事檔案管理中，高學(xué)歷、高技術(shù)人才強(qiáng)調(diào)職稱和晉升，而隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步這種模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前醫(yī)院對人才和醫(yī)院發(fā)展的需要，所以將數(shù)字信息化運(yùn)用至人事檔案管理中可以解決傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的弊端，從而使檔案管理更好地為人才服務(wù)，使其發(fā)揮其自身最大價(jià)值，進(jìn)一步提高醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院健康快速發(fā)展[1]。

一、醫(yī)院人事管理檔案的數(shù)字信息化

1．人事檔案管理的具體價(jià)值

聶瑜認(rèn)為人事檔案管理跟醫(yī)院的各個(gè)方面都有緊密的聯(lián)系，并且人事檔案管理和醫(yī)院人才息息相關(guān)，可以合理配置人才，提高醫(yī)院工作有效性。在醫(yī)院里，人事檔案管理是否合理是提高員工工作積極性的重要一環(huán)，因?yàn)椋梢詫⒑线m的人才調(diào)入到合適的崗位中，確保員工在其工作崗位上可以實(shí)現(xiàn)自己最大的價(jià)值。并且人事檔案管理還與醫(yī)院發(fā)展緊密相連，在醫(yī)院開展制度的調(diào)整時(shí)，相關(guān)人員將人事檔案管理系統(tǒng)與人才配置進(jìn)行分析并調(diào)整，利于人才發(fā)揮能力，進(jìn)一步提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)發(fā)展[2]。

2．傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字信息化檔案管理

隨著醫(yī)院制度不斷完善，各個(gè)工作方向和模式都要面臨新的調(diào)整，其中人事檔案是最重要的一環(huán)。在韋維玲的闡述下，近年來，隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為醫(yī)院的各個(gè)方面都帶來了便捷，對醫(yī)院人事檔案管理來說又打開了新世界，利于人事管理模式的創(chuàng)新與進(jìn)步，從而解決傳統(tǒng)人事管理模式所帶來的弊端，在之前對人事檔案的保存方法主要是紙張，不僅占用空間大且保存時(shí)間短，工作人員查找相關(guān)檔案會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間，長此以往還會(huì)產(chǎn)生工作懈怠性，對檔案管理服務(wù)的提高造成不良影響，而在人事管理服務(wù)中結(jié)合數(shù)字信息化，工作人員只需要輸入關(guān)鍵字就可以快速查找到相關(guān)人員資料，并且保存時(shí)間長，準(zhǔn)確度高，工作效率大大提升，有利于提高工作人員的積極性，從而為醫(yī)院工作開展更好的服務(wù)[3]。

傳統(tǒng)的人事檔案需要人工記錄、查找及銷毀，工作效率十分低下，而數(shù)字化的應(yīng)用使得人事檔案管理服務(wù)提升了檔次，采用電子檔案對其數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析，快速且便捷，實(shí)現(xiàn)人事信息共享，促進(jìn)了人事檔案管理的發(fā)展。

新型人事檔案可以存入文件中，具有很強(qiáng)的保密性，安全可靠保存時(shí)間長，利于后續(xù)人事檔案調(diào)動(dòng)以及相關(guān)人事信息的查找。不僅可以提高工作積極性還可以提升人事管理服務(wù)質(zhì)量。并且傳統(tǒng)檔案一般是紙質(zhì)，長時(shí)間會(huì)破損，造成信息損失，降低檔案的準(zhǔn)確性，所以數(shù)字化檔案管理可以保證檔案的完整性。

3．信息化管理人事檔案的難點(diǎn)

在對人事檔案實(shí)施信息化管理比較困難的一點(diǎn)就是材料的收集上。在將數(shù)字信息化與檔案管理相結(jié)合，擯棄傳統(tǒng)的紙張記錄，而根據(jù)紙質(zhì)材料和計(jì)算機(jī)相關(guān)程序進(jìn)行記錄人事檔案的工作，利用數(shù)字信息化實(shí)現(xiàn)檔案錄入信息自動(dòng)化、準(zhǔn)確化、高效化的特點(diǎn)。

二、數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中的具體步驟

1．建立電子人事檔案

在開始人事建立檔案工作前期，首先就要建立電子人事檔案，其步驟主要是以下幾點(diǎn)。第一，對工作人員相關(guān)信息做好記錄并錄入電腦中。第二，電子檔案建立完畢之后，將所有人事檔案存放至電腦文件中，占用空間小且保密性強(qiáng)。第三，在電子檔案信息存檔之后還需要定期更新，將人事檔案和其他工作檔案相連接，以便提高日后對人員的調(diào)動(dòng)晉升工作的效率。

除此之外，要以保證檔案安全性為前提，需要提高檔案錄入工作人員的責(zé)任心，培養(yǎng)其認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對其進(jìn)行選拔培訓(xùn)，提高計(jì)算機(jī)使用能力，加快醫(yī)院人事檔案信息化管理進(jìn)程。

2．建立網(wǎng)絡(luò)人事檔案管理

其人事檔案管理最重要的就是網(wǎng)絡(luò)信息化，可以通過計(jì)算機(jī)將醫(yī)院各部門結(jié)合，讓醫(yī)院、檔案部門和各個(gè)科室進(jìn)行三方聯(lián)合，促進(jìn)人事檔案共享進(jìn)程，加強(qiáng)醫(yī)院各部門間的聯(lián)系，促進(jìn)各部門共同發(fā)展。總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，醫(yī)院各方面應(yīng)與社會(huì)發(fā)展接軌，將人事檔案數(shù)字信息化，提高人力資源運(yùn)用效率。

三、在數(shù)字信息化人事檔案管理中需要注意的方面

1．在數(shù)字信息化檔案管理中做好安全防護(hù)工作

李紅霞等對如何加強(qiáng)信息時(shí)代醫(yī)院人事檔案工作的安全性提出了思考。數(shù)字信息化在檔案管理工作中有許多優(yōu)點(diǎn)，提高了工作效率，方便快捷，但是同時(shí)它也有一些隱蔽的弊端，包含的資料信息越多，內(nèi)容越多就會(huì)導(dǎo)致安全性下降，在遇到黑客入侵、病毒侵入和木馬軟甲的影響造成人事檔案的丟失以及損害，會(huì)對醫(yī)院正常工作的運(yùn)轉(zhuǎn)造成一定的影響。所以在對人事檔案管理中要做好以下幾點(diǎn)具體措施。第一，對相關(guān)工作人員定期培訓(xùn)，提高崗位責(zé)任和網(wǎng)絡(luò)安全意識。第二，安裝相關(guān)正版殺毒軟件，設(shè)置防火墻，提高網(wǎng)絡(luò)安全性，避免電腦中病毒以及不法分子的侵入造成人事檔案損失。第三，在外部工作做好后，還要對內(nèi)部做好防護(hù)工作，將人事檔案做好加密工作，保證其安全性[4]。

人事檔案管理工作人員在工作中，還要對重要資料信息進(jìn)行加密防止丟失，并在日常管理工作中要將醫(yī)院的的紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案進(jìn)行保護(hù)，根據(jù)具體的檔案類型設(shè)置可看與不可看的權(quán)限，避免信息泄露對醫(yī)院造成損失，除此之外還要對紙質(zhì)檔案材料做好防潮、防蛀防霉變的基本預(yù)防工作，對存有數(shù)字化檔案的電子設(shè)備要注意防水、防潮以及防輻射，要隨時(shí)做好兩種人事檔案資料的安全工作。

2．提高檔案管理工作人員的信息技術(shù)知識和責(zé)任意識

劉歡等對在醫(yī)學(xué)改革的背景下，數(shù)字信息化的運(yùn)用在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)中的相關(guān)細(xì)節(jié)仔細(xì)闡述，信息化技術(shù)方面的工作人員需要較強(qiáng)的相關(guān)知識能力。而對某些醫(yī)院來說，在過去的用人制度上存在一些“走后門”情況，對檔案管理人員的安排缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和專業(yè)性，責(zé)任意識不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案管理工作不夠完善，記錄信息不夠準(zhǔn)確和完整，容易出現(xiàn)漏洞，致使員工個(gè)人信息資料丟失缺損，給年終考核造成不良影響，進(jìn)一步破壞了醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制[5]。

數(shù)字信息化遍布全社會(huì)，在醫(yī)院工作的人事檔案管理人員不僅需要相關(guān)計(jì)算機(jī)操作知識、熟悉檔案管理的相關(guān)法律條款，提高責(zé)任意識，還要具有自主開發(fā)人事管理信息的能力，進(jìn)一步提高醫(yī)院人事管理的效率，將相關(guān)臨床醫(yī)療和人力資源全面整合，完善信息共享資源，更好地為人事管理提供高效的服務(wù)。

3．醫(yī)院人力資源系統(tǒng)的建立

來斌對數(shù)字信息化在醫(yī)院人事管理檔案中的應(yīng)用以及相關(guān)價(jià)值提出了一些見解。建立醫(yī)院人力資源系統(tǒng)是將醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字信息化的第一步，就是用信息技術(shù)將醫(yī)院的人力資源進(jìn)行信息整合，從而便于管理。要確保醫(yī)院人事檔案信息在各個(gè)部門進(jìn)行資源共享，人事檔案信息收集人員就要把工作人員的個(gè)人資料進(jìn)行全面的記錄，并保證信息的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性[6]。

其建立人力資源系統(tǒng)的主要作用就是降低了人事檔案管理服務(wù)人員的工作壓力，讓其可以有更多的精力去進(jìn)行其他業(yè)務(wù)，比如對相關(guān)工作人員定性定量考核。進(jìn)一步落實(shí)年終績效考核工作，促使工作人員提高工作積極性。并且醫(yī)院管理者通過這些數(shù)據(jù)將醫(yī)院各部門的差異化發(fā)展進(jìn)行評估，促使管理者根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整變化，以便于更好地對醫(yī)院進(jìn)行管理，促進(jìn)醫(yī)院的健康有序發(fā)展。

4加強(qiáng)人事檔案管理的硬軟件建設(shè)

在人事檔案管理工作中，除了需要硬件的支持，保證數(shù)字信息化的有效應(yīng)用，還需要一定的軟件，才能共同為醫(yī)院工作者提供一個(gè)良好的管理檔案環(huán)境。所以在對醫(yī)院人事檔案管理的建設(shè)中需要對硬軟件進(jìn)行投入，首先將醫(yī)院其他辦公室與檔案資料存放室區(qū)分開，并在安裝電子設(shè)備時(shí)安裝相關(guān)軟件，以便相關(guān)工作人員進(jìn)行資源共享和信息傳輸，同時(shí)促進(jìn)醫(yī)院更準(zhǔn)確、更及時(shí)地獲取相關(guān)醫(yī)療信息，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，提高競爭力。

結(jié)語

隨著社會(huì)發(fā)展和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)字信息化進(jìn)入醫(yī)院的人事檔案管理工作中已是必然，和傳統(tǒng)人事檔案管理方法相比，數(shù)字化信息化檔案管理方式不僅合理配置了人力資源，還大大地提高了工作效率，說明數(shù)字信息化在對人事檔案管理工作中具有重要意義，對相關(guān)工作人員來說，對數(shù)字信息化的運(yùn)用是建立醫(yī)院人事檔案的重要一環(huán)。在醫(yī)學(xué)水平中的不斷提高過程中，醫(yī)院各項(xiàng)制度也在不斷改進(jìn)，使得醫(yī)院人才流動(dòng)性變大，工作效率降低，只有提高檔案管理工作人員的工作效率，才能切實(shí)改進(jìn)改革工作中出現(xiàn)的不足。所以我們應(yīng)該高度重視數(shù)字信息化對人事檔案管理工作的重要性，使其提升工作效率并實(shí)現(xiàn)資源共享，加快相關(guān)臨床信息的傳播，促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。