大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析

李衛國

（濱州市沾化區融媒體中心，山東 濱州 256800）

社會在發展，時代在進步，科學技術取得了快速發展，以互聯網為代表的信息技術，極大地轉變了人們傳統的生產生活方式，使人們逐漸邁向了大數據時代。新時代發展過程中，任何事物循規蹈矩、不思進取都將被時代所淘汰，檔案管理工作亦是如此。近幾年，我國經濟蓬勃發展，改革開放步伐逐漸增快，推動企業持續發展的同時，使企業面臨著嚴峻的競爭，承擔著巨大的競爭壓力，目前，企業如何在競爭猛烈的市場中長久立足，穩健發展，成了許多企業亟須攻克的難題。企業檔案資源富含豐富的信息，對這些有價值的信息深度挖掘及處理，可以更好地適應企業發展需求。大數據技術的興起，有效實現了海量檔案資源的深度挖局與處理，為企業各項管理工作的開展提供強有力的數據支撐。檔案管理者要從本質出發，與時俱進，大膽創新服務機制、服務模式和觀念體系，跟上時代發展的步伐，掌握時代脈搏，做好檔案管理工作，促進企業穩健發展，保證企業在市場競爭中永立不敗之地。

一、大數據背景下開展檔案管理工作的意義

1．實現科學化管理

當今社會發展進程中，一些企業領導人員在各種因素影響下，并未真正認識到檔案管理工作實行的意義，認為其存在的價值僅是查閱資料，和企業生產經營及管理沒有直接的關系。即便企業內部檔案不能直接參與到日常生產和銷售中，但關乎著企業的快速發展。自企業成立至今，任何階段產生的重要資料都會被收錄其中，同時也包含重要數據、重大決策以及工作經驗等，為日后企業持續發展奠定良好的基礎。大數據下，企業內部管理者應高度重視檔案管理，加強對各類內容的管理，提升檔案管理水平與質量，通過科學方式，實現企業持續發展[1]。

2．實現規范化管理

檔案管理是企業管理中的重要部分，某種意義上來說，檔案管理質量和水平直接關系著企業整體管理水平。為此，必須注重檔案管理工作，并及時采用相應的措施，確保檔案管理質量和水平，實現企業科學發展目標。除此之外，企業管理過程中，檔案管理發揮著無可替代的關鍵作用，對日后持續發展非常重要。實行企業檔案管理工作，企業發展歷史將被記錄其中，并直接體現企業文化內涵。因此，有必要建立完善有效的管理體系，保證檔案管理工作規范性，促進企業向信息化方向邁進[2]。

二、大數據背景下檔案管理工作面臨的問題

1．缺少檔案管理意識

近些年，我國國民經濟水平日漸提升，開放程度逐漸增大，一些企業檔案管理人員缺少檔案管理意識，無法與時俱進。企業內部部分檔案管理部門實現年度檔案管理目標后，便開始出現滑坡現象，工作中不積極主動、不上進，對檔案管理工作監管不到位，檔案管理放任自流。因企業內部檔案管理工作無法直接產生較高的經濟效益，對此，大部分檔案管理部門和企業領導人員都將檔案管理工作作為一項無關緊要、可有可無的工作，對于此工作，只流于形式，沒有真正落實，不能結合企業實際發展情況，有效實行檔案信息的收集整理工作，更不能從企業長遠發展角度考慮，檔案管理中，沒有提供充足的資金與人力支持。此外，企業領導者缺乏對檔案管理工作的正確認識，致使各項管理工作無法排上議程，對檔案管理工作十分不重視，沒有明確工作定位，檔案管理機構職能被削弱，檔案管理隊伍素質普遍偏低，部分企業內部檔案管理工作制度形同虛設，如若出現任何問題，將給企業帶來不可挽回的損失[3]。

2．檔案管理手段落后

目前，仍有很多企業內部檔案管理部門沿用紙質與人工操作方式，投入大量的人力、物力，管理效率低下，占用空間大，紙質檔案保存要求高。如若保存不當，極易發生霉變，將導致有價值的檔案信息無法恢復，給企業造成巨大的經濟損失。此外，傳統檔案管理模式對信息的有效管理及檢索是十分不利的，檔案應用與獲取過程中，增加了檔案管理人員查找的任務。面對此情況，需要利用大數據技術，促進檔案管理信息化、網絡化建設，用數字、電子檔案取代紙質檔案，降低紙質資源使用率，節省檔案存儲空間，提升檔案查閱率[4]。

3．檔案管理專業知識有待進一步提升

當前在很多企業內部檔案管理人員的職能作用主要包括了檔案的收發、整理、保管三個方面。即使在檔案管理部門內部構建了現代化的技術體系，加強對信息數據的有效收集整理，但是很多檔案人員的操作熟練程度不足。這主要是因為部分企業管理部門對檔案管理重視不夠，傳統的思想認識造成自上而下對檔案管理人員的專業要求不高，使得現有的工作隊伍老齡化嚴重，專業素質普遍較差。而且在一些企業內部的檔案管理人員都是兼職，并非是檔案專業出身。一些工作人員認為只要完成了數據的收集整理和保存工作就可以。缺乏后續培訓，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展。

三、大數據背景下，企業檔案管理工作創新模式分析

1．創新檔案管理觀念

企業檔案管理過程中，檔案管理觀念的創新是改進各項管理工作的關鍵內容。為此，有關工作人員要跟隨時代的發展步伐，應用新型先進的管理理念實施各項工作，順應各項工作有效開展要求。大數據環境下，因檔案管理沒有得到企業領導的高度重視，再加上檔案數據種類繁多，數據信息量較大，僅采用傳統、陳舊的檔案管理方法必然會消耗大量的人力、物力，難以提高工作質量。為適應社會發展的需求，檔案管理采用了新的管理理念。在日常管理中，合理運用信息技術，切實提高檔案管理質量[5]。

2．優化檔案管理方法

在改進和創新檔案管理的過程中，創新管理方法發揮重要作用。為適應大數據時代發展需求，應在傳統檔案管理方法基礎上，不斷完善，及時改善以往存在的問題，將檔案管理方法和信息技術有效融合，運用全新檔案管理方式。唯有通過合理可行的方法，方可解決根本問題，提高工作質量，完善各項工作內容。同時，企業還應創建完善的獎懲制度，對工作能力強、表現優秀的員工給予相應的表揚，反之給予一定的懲處，由此調動員工工作積極性，強化工作質量，推動企業長遠發展[6]。

3．加快推進企業檔案管理信息化建設

大數據時代背景下，企業管理人員應真正認識到數據收集整理深度挖掘的關鍵作用，應注重檔案的相關基礎業務，利用各種途徑，加快信息化體系建設進程，提高檔案信息化建設廣度和深度，提高檔案管理工作質量與效率，同時在短期內創建真正意義上的檔案信息數據庫。

首先，強化檔案信息資源的有效收集、整理，信息化建設中，企業檔案信息化建設效果取決于檔案數量的多少。因此，檔案管理部門應加強企業生產經營等各方面數據信息收集，為企業檔案管理信息化的有效實現打下可靠基礎。

其次，建立統一數據庫。企業檔案管理信息化建設中，應明確具體建設標準，規范數據格式，構建豐富的檔案信息資源共享系統。

再次，做好文字檔案電子化儲存工作，及時將企業的各種紙質檔案信息轉變成電子化，并上傳到共享平臺系統當中，實現高效共享、高效利用。

最后，加強軟件和硬件支持。企業領導應該提高重視程度，在檔案信息化建設中配置充足的資金，最大限度地滿足信息化建設的硬件需求。另外，實際信息化體系建設時，還應該加強與OA系統的緊密聯系，嚴格遵循檔案管理行業標準和法律法規，實現檔案管理的信息化。

4．注重提升檔案管理人員專業

企業管理人員要充分認識到大數據背景下檔案管理工作的重要性，給予高度重視，加強人才培養，定期組織專業技能教育培訓，全面提升檔案管理人員信息化操作意識與技能。此外，檔案管理人員在平時工作中，要充分發揮自身的主動性，積極轉變認知，結合大數據信息技術在檔案管理中的運用。管理人員也需要充分認識到傳統檔案管理模式的弊端，日常實踐中，要不斷改變傳統管理方式，提高自身的專業素質。

5．注重提升檔案管理服務質量

大數據環境下，為提升檔案管理工作水平及服務質量，需對檔案管理模式加以優化。綜合利用信息技術與企業內部數據，構建數據化檔案管理服務平臺。在整個平臺構建中，要確保其安全性和規范性，實行檔案信息規范、高效管理。企業內部通過創建檔案管理服務平臺，可利用平臺拓展性，集成運用檔案管理工作與企業自動化辦公系統，提高電子檔案管理率，實現自動歸檔。另外，企業內部還應推廣應用數字化和數據化檔案管理模式，加快檔案信息管理系統建設，此系統用于詳細記錄各種數據信息，并根據數據信息的來源和利用方式作出有效的分類。

結語

隨著高新技術的飛速發展，信息技術的不斷創新，使人們逐漸認識到企業生產經營創新的必要性。大數據背景下，人們充分感受到新型信息技術的重要作用和數據時代偉大性。大數據時代給企業檔案管理帶來了巨大的工作壓力和挑戰。面對此情況，檔案管理部門應從自身工作角度著手，加強工作經驗總結，敢于面對問題，及時解決問題，確保檔案管理與時俱進。