企業(yè)“退管檔案”社會化移交的幾點思考

孫海靜

（遼河油田公司錦州采油廠，遼寧 錦州 121000）

一、油田企業(yè)退管檔案社會化移交面臨的困難

1.“退管檔案”情況各異，核準(zhǔn)數(shù)據(jù)難度大

隨著油田企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)隊伍中的員工也陸續(xù)出現(xiàn)離崗經(jīng)商、病退內(nèi)養(yǎng)、買斷內(nèi)退等脫離企業(yè)的人員。個別人事檔案未能及時“隨人走”，存在“有人無檔、有檔無人”和“一人多檔”的情況。個別存在各地區(qū)查無此人的“無頭檔”和“人事代理”的檔案。而管檔人員的變換，也造成檔案材料收繳不齊、轉(zhuǎn)遞不及時、檔案案卷丟失的情況，影響信息的準(zhǔn)確度。

2.“退管檔案”年代久遠，審核分類難度大

退休員工檔案形成時間從40、50年代到70、80年代跨度大，歷經(jīng)國家改革、檔案材料格式、存檔材料類別不斷變化。檔案里存在相同材料不同版本、相同經(jīng)歷不同類別和相同事件不同材料的情況。而國有企業(yè)招工進企、院校畢業(yè)的學(xué)生、軍轉(zhuǎn)干部、接班頂崗的家屬等人員構(gòu)成復(fù)雜。存檔材料存在類別多、樣式多、不應(yīng)歸檔的材料多的“三多”情況，這給檔案規(guī)范化整理過程中材料的鑒定分類帶來一定困難。

3.“退管檔案”材料質(zhì)量參差不齊、數(shù)字化難度大

因年代久遠，檔案材料出現(xiàn)紙張不同、裝訂方式多樣、大小不統(tǒng)一的情況。檔案里目錄疊著目錄、材料存放前后顛倒、分類不清。而檔案中有繩帶、縫紉機線和打孔裝訂的情況，刻意粘貼成冊和訂書釘裝訂的材料仍然存在。有些早期形成的檔案材料紙張泛黃、輕薄易碎，多孔多層，個別檔案有插頁、粘貼附頁、附欄的情況，檔案狀況復(fù)雜，給數(shù)字化工作增加難度。

二、油田企業(yè)退管檔案社會化移交工作實施中注意把控的幾個環(huán)節(jié)

1.校準(zhǔn)信息，確保數(shù)據(jù)清晰準(zhǔn)確

退管檔案中存在“人檔不對賬”“案卷不清晰”“人員重名”“一名多字”等情況。因此，必須統(tǒng)一姓名、核準(zhǔn)退休時間、規(guī)范流水編號，確保“人檔統(tǒng)一”。針對管轄區(qū)域廣、人員構(gòu)成復(fù)雜、數(shù)量大的實際，可以采取“代碼”管理的方式，對轄區(qū)內(nèi)所有退休員工的一個自編碼。按照管理區(qū)域特點，將企業(yè)二級單位分成ABCDE五個片區(qū)。協(xié)同組織人事部門、社會保險部門、離退休管理部門三大體系相互配合，通過“以檔查人”和“按人找檔”相結(jié)合的方式，逐個落實檔案的去向、精準(zhǔn)人員定位、校準(zhǔn)基本信息，最終形成一份清晰準(zhǔn)確的退休員工人事檔案名冊。

2.控制環(huán)節(jié)，確保案卷安全

檔案案卷從清點出庫、分組下發(fā)、中途管理、歸還臺賬，各個環(huán)節(jié)都由專人管理，出入形成“閉環(huán)”交接的方式進行。建立《檔案出入庫登記臺賬》《檔案分類標(biāo)準(zhǔn)》《不歸檔材料記錄》和《檔案盒銷毀臺賬》等記錄。做到檔案出入庫必有登記、分發(fā)個人必有借還，同時“日日有清查、周周有盤庫”，檔案回收入保密柜，帶鎖帶監(jiān)控，全程專人護送、專人負責(zé)，全力保障退管檔案資料的安全不丟失、不泄露、不走樣。

3.明細責(zé)任，確保規(guī)范化符合標(biāo)準(zhǔn)

退休員工檔案數(shù)量多、工作量大，應(yīng)明晰責(zé)任和權(quán)力范圍。成立工作小組，“采取七人組”和“方陣法”的方式進行。“七人組合”每組七人，分別設(shè)“裱糊分類、目錄錄入、校對裝訂、檔案掃描、修剪裁圖、重命名、審核上交”七個崗位。設(shè)組長詳細掌握每一本檔案的轉(zhuǎn)遞過程、材料流轉(zhuǎn)去向和工作進度，對“不合格”檔案“倒查”責(zé)任人，整改落實。這種方式明晰崗位職責(zé)，團隊合作完成。而“方陣法”則是將以上七個崗位分為七個方陣，每個方陣人數(shù)可根據(jù)工作進度隨時調(diào)整，方陣法工作進度好把握，便于推進整體速度。

4.強化安全，確保案卷信息不流失

參加退管檔案整理的人員、場地、設(shè)備必須符合安全要求。人員進行安全教育，操作期間禁止帶入手機、禁止外傳信息，并對人員的三代親屬進行排查，避免整理各自親屬檔案；設(shè)備需禁止上網(wǎng)，個人信息不得通過公共互聯(lián)網(wǎng)傳遞，資料傳輸使用專用“優(yōu)盤”；場地需安裝攝像頭360度無死角，檔案庫房、整理室、出入門禁，禁止外人隨意進入，防止人為破壞、擅自撕毀撤出材料等違規(guī)行為的發(fā)生。

5.注重方法，確保數(shù)字化工作效率

面對“退管檔案”目錄信息龐大、掃描圖片和后期加工難度大的現(xiàn)狀，不斷摸索工作規(guī)律，總結(jié)缺陷和不足。為避免出現(xiàn)錯誤信息，工作人員挖掘辦公軟件功能，生成《目錄檢索校對工具》、引用圖像批量處理軟件和圖片重命名辦法，提高操作速度。同時，在人員分配上，采取單獨掃描、專人修圖，將掃描速度提高，減少設(shè)備投入，提高工作效率。

三、退管檔案社會化移交工作的幾點建議

第一，退管檔案案卷記載的是帶有國有企業(yè)歷史發(fā)展進程和個人成長歷史的案卷，具有歷史遺留問題、也有材料時代特點，所以為保留好歷史遺跡，建議盡量保留檔案原貌，不能隨便銷毀和撤出材料。第二，整理人員優(yōu)選有責(zé)任心、有耐心、有人事檔案整理經(jīng)驗的業(yè)務(wù)人員。并且必須經(jīng)過“三個培訓(xùn)”，即：檔案規(guī)范整理、數(shù)字化工作和安全保密教育培訓(xùn)。明確各自崗位職責(zé)，劃清責(zé)任范圍，清晰掌握檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和安全保密內(nèi)容，讓整理人員思想、行為上形成安全保密的意識。第三，謹慎處理舊檔案盒和目錄材料。檔案案卷整理后的所有廢舊目錄、重復(fù)材料和廢舊檔案盒要集中回收，在逐個翻查后才能集中銷毀處理，防止檔案材料因個人誤操作而造成丟失。第四，對“退管檔案”的所有數(shù)字化信息進行集中管理，注意網(wǎng)絡(luò)安全信息的防范，留存設(shè)備設(shè)置安全密碼，避免人事檔案信息的遺失。

總之，油田企業(yè)退休職工人事檔案管理社會化移交工作中，應(yīng)當(dāng)尊重歷史、尊重材料本身，利用在“退管檔案”規(guī)范化整理和數(shù)字化工作中總結(jié)出來的經(jīng)驗，反查在職檔案案卷管理的缺點和不足，進一步提高在職人員的人事檔案管理水平，為以后規(guī)范化整理和數(shù)字化工作打好基礎(chǔ)。