“互聯網+”優化事業單位檔案管理制度的路徑分析

王英姿

（文山市城鄉居民社會養老保險局，云南 文山 663099）

隨著“互聯網+”技術在各個領域的應用，事業單位檔案管理工作中每天會產生大量的信息管理工作任務，相比于傳統的檔案管理制度，信息化檔案管理方式不僅能夠快捷高效地分析處理所收集的檔案信息，還能夠對檔案信息進行有效的保存和查找，確保檔案信息有效保存的前提下，進行下一步管理。因此，對“互聯網+”優化事業單位檔案管理制度的路徑進行分析是非常重要的。

一、事業單位檔案管理制度存在的問題

1.缺乏完善的管理制度

完善的管理制度是事業單位檔案管理工作的前提，其不僅規定了所有管理員的工作內容和工作性質，還規范了檔案管理員的工作行為，為整體工作質量發揮了保障作用。然而，就目前很多事業單位忽視了管理制度的重要性，很多檔案工作人員并無法完全明確自身的所有工作內容，在檔案信息保管的工作流程中往往會出現工作漏洞。由于多數機密或重要的檔案信息仍然采用紙質檔案管理的方法進行管理，容易出現電子檔案與紙質檔案不配套等問題，同時，針對機密的檔案未采取相應的管理制度，設備以及系統更新使電子檔案容易出現損壞等情況，使檔案管理工作出現漏洞，對事業單位的發展造成一定程度上的影響。

2.缺乏檔案的信息化管理

互聯網技術不僅為事業單位檔案管理工作提供了一定的技術支持，還為整體工作提供了快捷性和高效性。但是，很多事業單位缺乏信息化管理檔案的意識，仍使用著傳統的信息化檔案管理制度，且檔案放置的區域設施過于簡陋，未按照現代化要求配置保護措施。由于傳統管理方式的低效性，整體的工作進度和節奏受到很大程度上的影響。

3.檔案管理員的能力偏低

檔案管理工作人員在事業單位管理工作中始終處于主體位置，并不斷發揮著主體作用。因此，在整體檔案管理工作的保障中，除了工作內容的管理外，還需要注重檔案管理工作人員的專業化能力。然而，目前很多事業單位忽視了檔案管理人員能力的重要性，特別是部分單位并未設立專職的檔案管理人員，而是采用行政人員或辦公人員來兼任。一方面，行政人員或辦公人員缺乏專業的檔案管理知識，對檔案管理的流程與要求不夠熟悉。另一方面，無法在檔案管理工作中投入過多的精力，因而對整體的檔案管理工作幫助不大。從而使管理工作的整體人員能力水平偏低，整體工作效率和質量無法快速有效地達到工作預期目標。

4.缺乏統一執行標準的檔案信息化管理制度

部分事業單位對檔案管理工作的重視程度有待提高，針對檔案管理工作的流程以及突發情況未制定統一執行標準的檔案信息化管理制度，在離職交接以及檔案信息管理方面存在較大的問題，使整個檔案管理工作質量受到影響。

二、優化事業單位檔案管理制度的路徑

1.制定科學合理的檔案管理工作制度

科學合理的檔案管理工作制度能夠有效地激發員工的工作積極性，促進整體檔案管理工作的高效率發展。在“互聯網+”時代下，正確的檔案管理的程序操作能夠有效地對信息進行分析、處理和保存，而為了能夠確保信息化程序操作的正確合理性，則需要通過科學合理的工作制度來進行工作行為的規范。

例如，首先制定好考勤制度，一個月內如果都按時考勤，月末可以增添滿勤獎。對于偶爾缺勤的員工只需向上級說明遲到或請假的理由即可，而對于缺勤較多的員工，采取扣罰工資的方式，并對此類員工做出警告提醒。其次，制定相應的獎懲制度，對按時按量且無工作失誤的員工進行相應的獎勵，而對工作中出現較多問題的員工進行相應的懲罰，以此確保信息化程序操作盡量不會出現相應的問題。

2.將互聯網技術融入檔案管理工作

傳統的工作模式仍然可以有效地對所有的檔案信息進行處理和管理，但需要耗費大量的人力物力，整體檔案管理工作的成本逐漸提高[1]。例如，可以建設信息化檔案管理平臺，將互聯網技術與當前檔案管理工作相結合，通過計算機收集的檔案員工信息根據相關屬性加上網絡標簽，再將數據上傳到信息化檔案管理平臺中，而平臺會自動根據標簽屬性來對數據進行信息化分類和管理。

3.培養檔案管理工作人員的專業素質

由于缺乏專業化能力較高的檔案管理員，很多事業單位在檔案管理工作初期所制定的工作進度和工作效果都無法有效地達到[2]。首先，可以邀請相關專業人士開展“互聯網技術融入管理”的講座，通過從互聯網技術的重要性，信息化管理方式和傳統管理方式的對比以及信息化管理模式等方面的講解，從根本思想上改變員工對信息化管理的態度。其次，可以定期開展培訓活動，通過基礎理論知識和信息化管理實踐操作相結合教學，培訓出理論知識和實踐技能都具備的復合型人才。

4.制定統一執行標準的檔案信息化管理制度

在檔案管理人員離職交接以及檔案信息保管方面，需要依照現代化的要求制定統一執行標準的檔案信息化管理制度。例如，針對檔案管理人員退休、離職以及生病等突發性事件，需要管理人員按照要求制定相應的交接手續，做到有章可依、有章可循。通過制定有效的離職交接手續，有效避免檔案管理過程中“死檔”“棄檔”等現象的發生。

結語

目前，傳統的管理制度已經無法滿足事業單位的信息管理需求，缺乏完善的管理制度、缺乏檔案的信息化管理以及檔案管理員能力較低等問題不斷涌現。為了有效地優化事業單位檔案管理制度，單位自身需要通過不斷完善和制定科學合理的管理制度，采用信息化檔案管理方式等措施，有效推動事業單位檔案管理工作的持續性發展。