探討事業單位檔案管理及服務效率提升方略

劉 鶴

（鐵嶺市自然資源事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

當前我國事業單位日常工作過程中，管理層通過對事業單位內部的檔案進行管理，可以詳細地統計出整個事業單位發展過程中的相關進程，對事業單位內部的信息資源進行綜合性科學分析。這將有助于加強事業單位檔案信息化建設，能夠有效地提升事業單位工作效率，進一步提高事業單位日常服務質量。

一、事業單位檔案管理現狀分析

1.數字化信息檔案管理成本較低

由于數字化信息檔案記錄過程中，主要是通過計算機內部的網絡系統，將檔案資料進行電子化處理，從而將紙質資料轉換為電子資料的一個過程。在進行電子資料信息錄入的過程中，通常可以通過相應工具對其進行文字處理。部分事業單位內部通過掃描儀、掃描機等設備，對紙質資料檔案進行整理工作。這種數字化信息檔案管理方式，雖然前期所要消耗的成本較高，但在后期實際成型之后，能夠極大程度上增加事業單位的運行效率，保障事業單位在日常檔案管理過程中，能夠保持一個較低成本的運行模式，提高綜合服務質量的同時，進一步促進事業單位信息化檔案建立進度。

2.提高行政管理工作效率

當前我國數字化信息檔案建立過程中，主要需要對整個數字化信息檔案管理系統進行綜合改進，保證行政代為內部在提高檔案管理效率的同時，能夠合理地運用自動化技術進行人工與智能相結合的工作模式。特別是對于行政單位與事業單位之間的管理數據來說，通過行政管理工作效率的提高，能夠有效地增強部門與部門之間的信息溝通能力，這樣可以進一步提高不同部門之間的辦事效率，保證行政單位能夠加大服務力度。數字化信息檔案的管理方式也有利于整個行政管理數據信息的建立。

二、事業單位檔案管理所存在的問題

1.檔案管理責任范圍較廣

當前對于事業單位檔案管理工作來說，由于需要處理的檔案種類較為繁多，對相關技術人員的工作能力要求較高。要保證事業單位內部人員在進行檔案管理過程中，能夠加強自身的責任意識，保證所做出的檔案管理工作能夠精準化、科學化。同時，對于事業單位內部的辦公室行政管理工作來說，通常所規定的責任范圍較為寬泛，很多檔案信息涉及的領域較為廣泛，大到對單位領導日常會議演講的安排工作，小到事業單位日常工作開展所必需的物品選購，以及相關物品的發放。這些不同類型的檔案信息都需要分類管理。對于檔案管理工作的執行機構，也就是事業單位的日常工作事務的“控制執行者”，基本上都是辦公室行政管理部門進行的。而為了切實保障事業單位內部的檔案管理工作進度，在對領導以及員工提供的服務方面，都需要做好充足的準備工作，確實考慮到各方面限制因素，避免檔案管理工作失誤對事業單位造成的不利影響。

2.工作強度較大、要求較為嚴格

對于事業單位檔案管理工作來說，需要保證相關工作人員在日常管理檔案的過程中，能夠提高自己的工作效率。由于一些事業單位辦公室行政管理工作對外具有窗口服務的特點，對事業單位內部管理階層具有跟隨性的特點，對內部基層工作部工作部門要具備相應的服務性特點。基于這些特性，決定了事業單位檔案管理工作開展過程中，會伴隨著諸多隨機事件的發生，對潛在的環節疏忽，缺乏一定的可預見性，在出現大量工作問題的同時，所要求的解決問題的時間相對固定，時間緊，工作難度加大，進而增大了工作壓力。這也是當前事業單位內部檔案管理過程中所存在的一個問題。同時，檔案管理工作所涉及的工作內容多、任務量大、任務時間較為緊湊，導致工作壓力加大。再加上部分事業單位領導對檔案管理工作的要求不夠明確，使得相關工作者在進行檔案管理工作時，開展難度較大，制約了事業單位的長遠發展。

三、事業單位檔案管理及服務效率提升的相關策略

1.強化辦公室內部建設工作

對于事業單位檔案管理工作來說，需要對辦公室內部結構進行有效的規劃和合理的配置，切實做到科學化管理。在進行檔案管理工作時，需要相關管理人員定期進行監督，同時提高技術人員的工作效率，避免出現怠工的現象。對于行政辦公室來說，不光是綜合了事業單位辦事機構的各種具體事物，在一定程度上還能體現出領導的參謀功能，兼備辦事、咨詢以及服務于一體，在日常管理工作過程中壓力較大，不能做到對部門內部的科學化管理，再加上部門內部工作人員的工作素養不足，以及部門機構配置不合理等限制因素的存在，使得相關工作效率急劇下降。因此，想要切實實現事業單位檔案管理工作的科學化管理，必須合理規劃內部結構，明確內部工作人員的工作職責，對工作人員進行合理分配，健全內部行政管理機制，對工作流程加以監控，切實提高行政管理工作部門的自動化辦公水平。

2.加強對檔案管理環節的監控力度

對于事業單位的檔案管理工作來說，相關管理人員要積極完善事業單位內部的監控機制，加強對檔案管理不同工作環節的監督工作，確保相關工作人員在進行檔案管理工作過程中，盡可能地避免工作失誤的發生。同時還要對可能發生的檔案管理工作問題進行必要的解決方案設計，以及具體的防范措施，千萬不能等到問題發生了再去想解決辦法，需要相關工作部門和工作人員提前針對可能出現的問題，分析出最佳的解決方案，在解決方案庫里儲備對每一種存在發生概率的工作問題所相應的一種或多種的解決方案儲備，這樣不僅可以大大節省對突發工作問題的解決時間，還能在一定程度上緩解相關工作部門和工作人員的工作壓力，切實提高工作的有效性。

結語

如今我國事業單位的檔案管理工作，隨著整體社會的發展也在逐步壯大。因此，這就要求我們檔案管理人員，在日常檔案管理工作過程中努力學習、不斷進步，嚴格落實監督、監管措施，同時保證事業單位檔案工作與時俱進，并通過先進的檔案管理方式、方法，最終實現社會效益與經濟效益的提升。