探討事業(yè)單位檔案管理及服務效率提升方略

劉 鶴

（鐵嶺市自然資源事務服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

當前我國事業(yè)單位日常工作過程中，管理層通過對事業(yè)單位內(nèi)部的檔案進行管理，可以詳細地統(tǒng)計出整個事業(yè)單位發(fā)展過程中的相關進程，對事業(yè)單位內(nèi)部的信息資源進行綜合性科學分析。這將有助于加強事業(yè)單位檔案信息化建設，能夠有效地提升事業(yè)單位工作效率，進一步提高事業(yè)單位日常服務質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

1.數(shù)字化信息檔案管理成本較低

由于數(shù)字化信息檔案記錄過程中，主要是通過計算機內(nèi)部的網(wǎng)絡系統(tǒng)，將檔案資料進行電子化處理，從而將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換為電子資料的一個過程。在進行電子資料信息錄入的過程中，通常可以通過相應工具對其進行文字處理。部分事業(yè)單位內(nèi)部通過掃描儀、掃描機等設備，對紙質(zhì)資料檔案進行整理工作。這種數(shù)字化信息檔案管理方式，雖然前期所要消耗的成本較高，但在后期實際成型之后，能夠極大程度上增加事業(yè)單位的運行效率，保障事業(yè)單位在日常檔案管理過程中，能夠保持一個較低成本的運行模式，提高綜合服務質(zhì)量的同時，進一步促進事業(yè)單位信息化檔案建立進度。

2.提高行政管理工作效率

當前我國數(shù)字化信息檔案建立過程中，主要需要對整個數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)進行綜合改進，保證行政代為內(nèi)部在提高檔案管理效率的同時，能夠合理地運用自動化技術進行人工與智能相結(jié)合的工作模式。特別是對于行政單位與事業(yè)單位之間的管理數(shù)據(jù)來說，通過行政管理工作效率的提高，能夠有效地增強部門與部門之間的信息溝通能力，這樣可以進一步提高不同部門之間的辦事效率，保證行政單位能夠加大服務力度。數(shù)字化信息檔案的管理方式也有利于整個行政管理數(shù)據(jù)信息的建立。

二、事業(yè)單位檔案管理所存在的問題

1.檔案管理責任范圍較廣

當前對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，由于需要處理的檔案種類較為繁多，對相關技術人員的工作能力要求較高。要保證事業(yè)單位內(nèi)部人員在進行檔案管理過程中，能夠加強自身的責任意識，保證所做出的檔案管理工作能夠精準化、科學化。同時，對于事業(yè)單位內(nèi)部的辦公室行政管理工作來說，通常所規(guī)定的責任范圍較為寬泛，很多檔案信息涉及的領域較為廣泛，大到對單位領導日常會議演講的安排工作，小到事業(yè)單位日常工作開展所必需的物品選購，以及相關物品的發(fā)放。這些不同類型的檔案信息都需要分類管理。對于檔案管理工作的執(zhí)行機構，也就是事業(yè)單位的日常工作事務的“控制執(zhí)行者”，基本上都是辦公室行政管理部門進行的。而為了切實保障事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作進度，在對領導以及員工提供的服務方面，都需要做好充足的準備工作，確實考慮到各方面限制因素，避免檔案管理工作失誤對事業(yè)單位造成的不利影響。

2.工作強度較大、要求較為嚴格

對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，需要保證相關工作人員在日常管理檔案的過程中，能夠提高自己的工作效率。由于一些事業(yè)單位辦公室行政管理工作對外具有窗口服務的特點，對事業(yè)單位內(nèi)部管理階層具有跟隨性的特點，對內(nèi)部基層工作部工作部門要具備相應的服務性特點。基于這些特性，決定了事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，會伴隨著諸多隨機事件的發(fā)生，對潛在的環(huán)節(jié)疏忽，缺乏一定的可預見性，在出現(xiàn)大量工作問題的同時，所要求的解決問題的時間相對固定，時間緊，工作難度加大，進而增大了工作壓力。這也是當前事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理過程中所存在的一個問題。同時，檔案管理工作所涉及的工作內(nèi)容多、任務量大、任務時間較為緊湊，導致工作壓力加大。再加上部分事業(yè)單位領導對檔案管理工作的要求不夠明確，使得相關工作者在進行檔案管理工作時，開展難度較大，制約了事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理及服務效率提升的相關策略

1.強化辦公室內(nèi)部建設工作

對于事業(yè)單位檔案管理工作來說，需要對辦公室內(nèi)部結(jié)構進行有效的規(guī)劃和合理的配置，切實做到科學化管理。在進行檔案管理工作時，需要相關管理人員定期進行監(jiān)督，同時提高技術人員的工作效率，避免出現(xiàn)怠工的現(xiàn)象。對于行政辦公室來說，不光是綜合了事業(yè)單位辦事機構的各種具體事物，在一定程度上還能體現(xiàn)出領導的參謀功能，兼?zhèn)滢k事、咨詢以及服務于一體，在日常管理工作過程中壓力較大，不能做到對部門內(nèi)部的科學化管理，再加上部門內(nèi)部工作人員的工作素養(yǎng)不足，以及部門機構配置不合理等限制因素的存在，使得相關工作效率急劇下降。因此，想要切實實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的科學化管理，必須合理規(guī)劃內(nèi)部結(jié)構，明確內(nèi)部工作人員的工作職責，對工作人員進行合理分配，健全內(nèi)部行政管理機制，對工作流程加以監(jiān)控，切實提高行政管理工作部門的自動化辦公水平。

2.加強對檔案管理環(huán)節(jié)的監(jiān)控力度

對于事業(yè)單位的檔案管理工作來說，相關管理人員要積極完善事業(yè)單位內(nèi)部的監(jiān)控機制，加強對檔案管理不同工作環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作，確保相關工作人員在進行檔案管理工作過程中，盡可能地避免工作失誤的發(fā)生。同時還要對可能發(fā)生的檔案管理工作問題進行必要的解決方案設計，以及具體的防范措施，千萬不能等到問題發(fā)生了再去想解決辦法，需要相關工作部門和工作人員提前針對可能出現(xiàn)的問題，分析出最佳的解決方案，在解決方案庫里儲備對每一種存在發(fā)生概率的工作問題所相應的一種或多種的解決方案儲備，這樣不僅可以大大節(jié)省對突發(fā)工作問題的解決時間，還能在一定程度上緩解相關工作部門和工作人員的工作壓力，切實提高工作的有效性。

結(jié)語

如今我國事業(yè)單位的檔案管理工作，隨著整體社會的發(fā)展也在逐步壯大。因此，這就要求我們檔案管理人員，在日常檔案管理工作過程中努力學習、不斷進步，嚴格落實監(jiān)督、監(jiān)管措施，同時保證事業(yè)單位檔案工作與時俱進，并通過先進的檔案管理方式、方法，最終實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的提升。