基于數字化時代提高醫院檔案管理有效方法分析

郭 欣 劉海偉

（山東省莒縣中醫醫院，山東日照 276500）

檔案管理從本質上是屬于醫院在管理上重要的組成部分，傳統的管理方式是以人工的方式為主的，整體的工作效率比較低、工作效果比較差、檔案出現丟失等問題時有發生。在現代化的數字化時代中，要將數字化技術和信息技術積極地應用到檔案的管理工作中，不斷創新檔案管理的實際路徑，切實提升醫院的管理水平和管理能力。

一、醫院檔案管理要點

醫院的相關檔案管理的內容是非常復雜的，管理的難度也比較大。實際的管理要點主要是相關數據和資料的管理、工作流程的管理和相關檔案的檢索管理等[1]。其中數據資料的管理主要包含醫療器械的資料的管理、患者的相關就診資料和檔案的管理、相關醫護人員的資料的管理等；工作流程的管理主要包含醫護人員的工作日期、工作內容等的管理為主；其中檔案的檢索管理主要包含相關的分級的檢索制度、利用醫院中的局域網，檢索到實際需要的文件的一些原始記錄，進而實現對相關歷史記錄的調取和后續的使用。

二、醫院檔案管理現狀

1.基礎設施薄弱

部分的醫院在局域網的實際建設上和完善的程度上明顯不足，沒有實現的自動化辦公，實際的普及力度也不足，整體的檔案管理水平比較低，這對于醫院的整體服務水平的提升會有一定程度的阻礙[2]。

2.人力資源素質有待提升

部分的醫院檔案管理工作人員的綜合素養比較低，沒有達到數字化時代的基本要求。部分醫院在實際的檔案管理中過于依賴傳統的工作經驗，實際的創新程度不足，使檔案的管理質量和管理效率得不到有效的提升。

3.安全管理水平低

部分醫院在實際的檔案管理的技術水平上比較低，檔案非常容易出現丟失或者被竊取等諸多問題。這不僅會對于醫院的實際管理造成不同程度的影響，甚至會導致患者的許多基本信息被泄露，進而影響醫院的外在形象[3]。

三、基于數字化時代提升醫院檔案管理的有效策略

1.管理策略

在數字化的時代中，要不斷地完善醫院的相關基礎設施的建設，并提升整體人力資源的綜合素質，在提升檔案的安全管理水平的同時，提升檔案管理的整體工作質量[4]。具體來講，可以從以下幾個方面入手，首先，要加大相關資金的投入，并從軟件和硬件的兩個角度出發，不斷完善檔案管理的相關基礎設施，并設計相關檔案管理的自動化系統，并建立檔案的相關數據庫，進而為檔案的管理質量的提升打下堅實的基礎。其次，也要強化對于醫院檔案管理人才的培養，定期地組織相關檔案管理的工作人員參與相關的培訓，引進檔案管理的復合型的人才，進而提升醫院檔案管理的整體現代化能力。最后，也要重點進行安全管理，在建立一個檔案管理系統的同時，切實地落實相關保密制度，設置相關系統的準入權限，以有效避免與管理工作無關的人員進入該系統中，免得相關檔案被丟失或者被竊取。

2.技術策略

2.1 醫院檔案管理系統的設計。醫院的檔案管理系統的具體的設計方法可以采取以下幾點方式：在系統框架的建設上，要由系統的門戶層、應用層、數據層構成的。門戶層的功能要以相關的信息查詢和錄入為主，應用的功能層要以相關檔案的記錄和管理員的管理為主，而數據層也就是系統用到的相關數據庫。在系統功能上，要主要包含相關數據資源的管理、相關工作流程的管理、相關檔案的檢索管理者三個基本功能。我們以數據資料的管理為例，在模塊之下是需要設置相關數據錄入的菜單、查詢的菜單、數據的管理菜單等功能，以保證相關數據能夠準確地進行錄入和查詢及后續的刪除和修改等功能。在步驟的設計上，要建立MySQL的數據庫，所使用的用戶端要和互聯網之間相關聯，使用戶可以遠程訪問相關的服務器。為了能夠切實提升該系統的整體安全水平，在實際設計的過程中也要保證相關安全技術在系統中有所應用，以有效避免相關檔案出現丟失或者被病毒入侵的現象發生。

2.2 強化技術防護工作。醫院中的相關檔案信息是醫院中非常關鍵信息，是關系到醫院上的整體運營和患者的生命健康。所以，只有做好相關信息的防護工作，才可以切實保障醫院的相關工作能夠開展得更加順利。做好信息的防護工作可以利用加密技術、防火墻技術、相關殺毒軟件等多個方面進行的，還要強化相關系統軟件的更新和防護。利用安裝相關的防護軟件，將病毒阻隔在系統之外，并強化對相關系統的常規的檢查，在及時地發現相關安全上的隱患的同時及時地解決。最后，還要定期地進行相關檔案信息的備份，以保證信息的完整性，一方面，讓患者的相關檔案信息在使用上更加方便；另一方面，也可以保證信息的在備份上的完整性。

結語

綜上所述，在數字化的時代環境中，相關工作人員要重視醫院檔案的數字化的管理，把握好數字化時代中所帶來的相關發展上的機遇。在實際的工作中，要認識到醫院在檔案管理上的現狀，不斷地發現相關的問題，以保證能夠及時地發現問題并及時地解決問題，從系統的管理策略和技術策略等多個方面入手，不斷完善檔案的管理模式，最終有效促進醫院的檔案管理工作能夠健康穩定地發展。