淺談文書檔案管理電子信息化的重要性

羅 明

（遼寧省大數據管理中心（遼寧省信息中心），遼寧 沈陽 110002）

一、文書檔案信息化重要性

1.提升文書檔案管理效率

當前文書檔案已經不僅限于傳統的實體紙張文本形式，很多電子格式的文書檔案出現在各種文書檔案管理場景中，在豐富文書檔案類型的同時，也對傳統文書檔案管理模式帶來新的課題[1]。

2.實現數字化管理效應

大數據技術的應用，對于信息資料的檢索應用帶來突破性革新，同時提供了更加廣闊的存儲空間。實現文書檔案的文字翻譯效應，并借助網絡環境實現遠距離傳輸效果，促進文書檔案信息的流轉和共享，有助于構建文書檔案數據體系。應用電子信息化模式，對于提升文書檔案資料的安全性大有裨益。通過數字化技術實現文書檔案資料的加密效應，為文書檔案資料添加了一把“安全鎖”，避免文書檔案內容被竊取，保證機構單位的信息安全。文書檔案管理信息化還能夠起到以點帶面的效應，文書檔案內容涉及機構單位的全部業務，以文書檔案管理信息化為依托，在機構單位內部建立整體性的網絡管理體系。

3.促進信息共享

文書檔案資料是一筆寶貴的資源，對于機構單位的發展具有重要意義，需要挖掘文書檔案信息的內在價值；機構單位從文書檔案資料中獲取決策的重要依據，公共機構則提供文書檔案檢索的公共服務。這些效果均與文書檔案管理信息化有關，以網絡系統環境為依托，建立文書檔案檢索系統，為人員檢索文書檔案信息提供通暢的渠道。建立信息共享體系過程中需要注意控制文書檔案資料的訪問權限，機構單位內部人員資料檢索權限應當與本部門工作有關，例如技術部門的檢索權限為技術資料；公共服務機構應當根據用戶級別設置訪問權限，保證文書檔案信息的利用效率。

二、文書檔案信息化特征

1.數字化

文書檔案管理信息化的突出特征之一就是數字化，傳統管理體系中需要手動錄入文書檔案信息，造成大規模的工作負擔，而且人工錄入信息的出錯概率較高，降低文書檔案管理的精準性。數字化特征很好地彌補了傳統文書檔案管理的缺陷，在電子信息化領域多加投入，實現文書檔案信息的直接復制效果，也是機構單位改革管理方式的重要途徑之一。先進的管理模式必然意味著大量數字化、電子化文書檔案的應用，體現數字化的優越性[2]。

2.網絡化

文書檔案管理信息化需要依托網絡環境，在網絡空間內共享傳輸文書檔案資料。網絡環境提供的功能條件相對豐富，能夠實現文書檔案資料的在線劃分、歸檔、借閱功能，并建立在線性質的文書檔案管理體系。文書檔案存儲空間的擴充也與網絡化效應有關，借助先進的網絡存儲方式，實現大規模文書檔案資料的存儲功能。網絡管理也是文書檔案管理的重要組成部分之一，通過網絡管理實現邏輯隔離、物理隔離等效果，保證文書檔案的安全。

3.安全化

電子信息化的應用，意味著文書檔案管理與虛擬空間的結合更加緊密，必須要考慮安全問題。大數據技術的融合，則對文書檔案的安全管理帶來新的考驗。部分單位的文書檔案管理體系中發生安全問題，根本原因在于單位機構的重視度不夠。文書檔案管理安全問題是一項持久性的話題，需要在加強信息保密的同時不斷優化安全手段，通過升級管理系統安全體系的方式，增強應對安全問題的能力。當前造成文書檔案資料損失的主要因素包括網絡中斷、操作失誤、外部因素攻擊等。因此，機構單位在盡享電子信息化帶來便利的同時，應當加強安全保密力度。管理人員靈活應用權限管理手段，確保文書檔案資料分級別公開，避免出現資料被竊取的現象。

三、文書檔案信息化問題

1.人員素養不到位

文書檔案管理信息化，意味著諸多先進技術因素與管理工作的融合。與此同時要注意到諸多單位的資料管理人員綜合素養偏弱，對信息化手段的重要性認識不足，更談不上靈活操作使用電子信息化技術。最終導致傳統模式在單位文書檔案管理體系中仍然大行其道，文書檔案管理效率始終處于較低水平[3]。

2.設備配置不到位

文書檔案管理信息化的深入推行，與信息化設備、軟件有著密切的關系；通過使用各種設備軟件，豐富文書檔案資料的處理效果，方可進一步發掘文書檔案資料的潛在價值。很多單位雖然購置了電子信息化設備，但是沒有落實設備更新工作，部分電子信息化設備難以適應大規模資料快速錄入場景，設備發生故障的概率明顯提升。部分單位沒有認識到電子信息化設備的重要性，疏于對購置設備的維護工作，導致部分信息化管理設備處于閑置或者故障狀態，降低文書檔案管理設備的使用效率與價值。

四、文書檔案信息化措施

1.建立信息化平臺

文書檔案管理對于現代化平臺的依賴程度越來越強，將信息化技術的優勢融入文書檔案管理體系中，梳理現行文書檔案管理序列，提升管理流程的執行效率。在信息化平臺中注意公開權限和訪問權限的方式，根據文書檔案資料重要性和領域，設定文書檔案資料的公開范圍，提升文書檔案管理等主動性。信息化平臺的應用注重與數字化、多媒體技術的融合，將文書檔案資料編制為電子書格式，實現文書檔案無紙化管理效應，不斷壯大文書檔案信息的數據庫體系。在數字化檔案管理過程中，需要注意區分檔案信息和檔案資源，避免出現不同類型文書檔案的混淆現象。信息化平臺的構建需要豐富的功能作為支撐，信息化平臺不僅要提供基本的資料信息管理檢索功能，還應當提供文書檔案資料的數字化處理功能，例如視頻編輯、格式轉換、圖像處理等等，優化文書檔案資料的展示效果。對于從事研究類活動的單位更是如此，通過信息化平臺展示本單位的研究成果，對外展示單位的研究實力。

2.優化管理模式

電子信息化帶來的變革不僅局限在管理手段方面，對于單位的文書檔案管理意識、思想都有革新效應。機構單位在深刻認識到文書檔案信息管理價值的基礎上，在電子信息化管理領域投入更多的精力和資源，為文書檔案管理注入更多的活力。在文書檔案管理中要注意到文書檔案的公開權限，如果文書檔案公開范圍有限，對該類文書檔案進行特別標注，說明該類文書檔案的使用范圍，避免出現文書檔案資料泄露現象。電子信息化的推行應當結合人性化因素，例如在信息化平臺中設置意見反饋模塊，用戶將使用信息化平臺過程中發現的問題反饋到管理部門處，為優化管理平臺提供重要參考依據。

3.不斷更新設備

電子信息化模式的應用需要設備的更新作為保證，順應逐步提升的文書檔案管理要求。例如在文書檔案信息錄入過程中，可以采用文字掃描儀設備，實現文書檔案資料的整頁文字錄入效果，無須在信息錄入方面花費較多精力，資料錄入效果也會更勝一籌。當然設備的更新并不意味著管理人員可以輕視任何工作，雖然無需手動錄入文書檔案資料信息，但是需要檢查通過文字掃描儀設備錄入的信息，確保文書檔案信息錄入準確。

4.加強人員培訓

文書檔案管理信息化對于人員的專業技能要求進一步提升，電子信息化體系中使用到掃描儀、攝像頭等專業硬件設施，同時包括PS、Word 、Pdf等資料處理常用的軟件技術。管理人員若要高質量完成文書檔案管理任務，必須熟練掌握上述技能手段。因此，單位機構應當加強人員培訓力度，尤其要提升文書檔案資料管理人員的綜合技能素養。培訓內容要全面合理，符合文書檔案信息化管理的發展趨勢，涉及常規的MS、Photoshop等軟件工具，使得資料管理人員掌握管理平臺的使用技巧。也要加大硬件設施的培訓力度，管理人員接受培訓后熟練掌握各類硬件設備的使用方式。文書檔案資料涉及單位機密，對管理人員的職業道德也有較高要求；在人員培訓體系中還需要注重道德培訓，幫助管理人員樹立正確的道德觀和價值觀。在管理人員的上崗機制中采用考核方式，參與培訓并通過考核后方可上崗工作，保證文書檔案管理人員隊伍的綜合素養。

5.完善管理制度

文書檔案管理體系的運轉，離不開管理制度的支撐，在電子信息化環境下同樣如此。已知文書檔案信息化管理的基礎載體是信息化平臺，制定管理制度則為規范使用信息化平臺奠定基礎。在管理制度中指明文書檔案管理的規范和流程，任何管理行為都要符合國家在文書檔案管理領域頒布的計量標準，避免出現文書檔案管理越界現象。文書檔案管理工作還需要結合機構單位自身情況，確保制定的文書檔案管理流程與單位的文書檔案規模、使用方式吻合。管理制度起到綱領性的作用，也要與單位的整體狀況相適應；如果單位的管理模式或者管理目標發生變化，文書檔案管理制度也應當有所調整。在管理制度中應當體現獎懲效應，對工作人員的操作使用行為起到約束作用。對于使用信息化平臺過程中存在不當行為的工作人員，應當按照管理制度給予一定懲罰；針對管理無差錯、操作無失誤的工作人員給予相應的獎勵，充分調動管理人員的潛力[4]。

結語

電子信息化的作用和價值不言而喻，在積極推動文書檔案管理模式改革的過程中，要積極發揮電子信息化手段的作用，在構建信息化平臺的基礎上探索管理措施，為文書檔案管理體系賦能，充分體現文書檔案資料的價值。