互聯網背景下黨政機關檔案管理策略

文/羅小玲

隨著黨政機關事業的不斷發展，各類檔案資料數量不斷增加。要加強對其檔案的管理，才能為后續工作提供有效的參考依據。由于檔案類型眾多，數量龐大，不僅管理人員在開展檔案管理工作時會面臨許多問題，檔案利用者也有諸多不便。因此，面對大數據信息化的科技發展的大趨勢，必須充分利用互聯網開展檔案管理，提高檔案管理信息化水平，方能適應工作發展的需要

當今，人類社會已經正式步入信息化時代。隨著我國經濟的不斷發展與科技進步，互聯網已經改變了人們的生活與工作方式。大數據信息化與人們的工作和生活息息相關，同時，信息化對檔案管理工作亦帶來了巨大的影響。為了提高黨政機關工作質量和辦事效率，充分發揮互聯網的優勢是其必然，而加強檔案管理信息化建設就是重要的一環。

一、黨政機關檔案信息化建設的主要內容

綜觀黨政機關檔案信息化建設內容，主要有以下幾點：第一，要加強基礎設施建設。黨政機關要加大檔案工作投入力度，建設專門檔案庫房，為檔案管理人員配備專業設備。第二，要加強信息化管理系統的開發和利用。為了滿足黨政機關的日常工作需求，要建立完善的信息化管理系統，提高工作效率，確保檔案隨時獲得存儲與查詢。要增加電子檔案的比例，實現資源共享。第三，建立辦公局域網。可利用局域網發布重要的信息，還能實現檔案傳輸，確保相關部門人員隨時使用和查閱檔案。

二、黨政機關檔案管理存在的問題

近些年整體來看，各級黨政機關檔案管理工作取得了很大的成績，但是綜合分析，還存在一些必須注意與需要解決的問題，諸如：

一是檔案管理工作還有疏漏。由于黨政機關的各類檔案資料眾多，若不能對檔案進行有效的管理，就會影響后續工作正常開展。在黨政機關檔案中，除了文字記錄的檔案類型之外，還有圖片和視頻等檔案類型，需根據不同類型的檔案對其進行分類和歸檔，才能提高檔案的利用率。部分檔案管理人員并沒有合理劃分檔案的內容，也無法進一步滿足相關人員的查詢需求。管理工作的疏漏，勢必影響檔案工作的發展與利用。

二是檔案管理信息化水平有待提升。時下，有些黨政機關領導干部對檔案管理工作并不重視，沒有充分將互聯網技術與檔案管理工作相結合。由于機關各科室的數字化文件資料數量日益增加，許多檔案具有一定的機密性，因此，必須要采取先進的技術對其進行保護。目前，與互聯網相關的檔案基礎設施并不完善，檔案的安全性和可靠性缺乏保障。由此可見，提升檔案管理工作的信息化水平，實為檔案管理水平提升的重要環節，切不可小視。

三、互聯網背景下黨政機關檔案管理的原則

面對大數據信息化時代，真正做到檔案管理工作有章可循，黨政機關檔案管理的原則的確立更加突出與重要，集中反映在以下幾點：

一是規范性原則。近幾年來，由于黨政機關的檔案數量不斷增加，檔案類型日益多樣化，因此，檔案管理人員需處理數量龐大的檔案。將互聯網與檔案管理工作相結合，不僅可以提高檔案管理信息化水平，還能規范操作行為。要制定完善的管理制度和相應的規范，使工作人員能夠嚴格按照制度的要求進行有序操作。

二是安全性原則。由于黨政機關工作具有一定的特殊性，與之相關的檔案內容需要高度保密。檔案管理人員要提高安全管理意識，一方面要充分應用網絡技術的優勢開展檔案管理，另一方面還要熟知網絡中存在的安全隱患，充分應用網絡安全防護技術，提高檔案的安全性和可靠性。

三是效益性原則。由于檔案管理信息化建設是一項非常復雜的工作，為了有效發揮互聯網的優勢，黨政機關要加大資金投入力度，不斷完善檔案管理信息化基礎設施，對現有的運行機制和運行體系進行改進、更新與完善，提高檔案管理的效率與效益。通過引進先進的技術和優秀的人才，不斷提高管理人員的綜合素質和檔案管理水平。要保證投入與產出成正比，努力實現效益的穩步增長。

四、互聯網背景下黨政機關檔案管理的對策

針對存在的問題和檔案事業發展的需要，面對大數據信息化的發展大趨勢，黨政機關檔案管理應該采取以下對策：

對策一，轉變傳統的檔案管理思維。管理人員要充分汲取互聯網的精華，轉變傳統的工作理念和工作方法，拓展創新管理思維，確保檔案管理工作得到進一步創新發展。要充分意識到檔案管理信息化建設的必要性，掌握先進的計算機技術，對各類檔案進行高效整理，并根據檔案的類型對檔案進行錄入和存儲。需要建立完善的檔案數據庫，對各項檔案資料進行統一的管理，提高檔案的安全性和可靠性，方便相關人員隨時查閱和使用檔案，提高檔案信息的價值，為相關決策提供參考依據。要進一步完善檔案信息的檢索功能，提高檔案管理效率。要進一步挖掘檔案數據的價值，還要定期對檔案數據庫進行更新。加強對檔案管理人員的培訓，使其能夠掌握更加扎實的計算機互聯網技術，提高服務意識。檔案管理人員要定期與各部門進行溝通，了解現階段檔案管理中存在的問題，根據各部門的反饋意見，對現有的工作進行調整，滿足各部門的檔案需求，確保檔案資源得到充分的共享。

對策二，完善檔案管理制度。黨政機關要根據檔案管理的實際情況，制定與之相關的管理制度，并充分融入互聯網技術優勢和檔案信息化建設的理念，豐富制度的內容，確保各項管理得到進一步落實，嚴格按照制度的要求進行操作。檔案管理人員需規范自身行為，避免出現違規操作的情況，不斷提高檔案信息化管理水平。要根據國家檔案數字化管理的相關標準與法律法規，對檔案進行標準化管理。要制定統一的管理標準和管理體系，確保檔案均能得到規范管理。

對策三，完善檔案管理網絡設施。要不斷完善檔案管理相關設施，這樣才能進一步發揮出互聯網技術的作用。要加大投入力度，引進先進的網絡設施，對現有的陳舊設備進行維修或更換，實現檔案管理現代化建設。要確保檔案管理信息化建設所需的硬件功能完善，設置相應的檔案管理室和檔案庫房，配備必要的掃描機和檔案儲柜，需保證檔案管理人員的計算機系統功能完善，有效提高檔案管理效率和質量。要根據黨政機關的實際情況，建立專門的檔案管理系統，或購買、開發專門的管理軟件，提高檔案管理的軟件水平。

對策四，完善檔案管理數據庫。要對現有的檔案管理數據庫功能進行改進和優化，保證數據庫的安全，完善數據庫的功能。要根據黨政機關工作的實際情況，對數據庫的功能進行優化。要明確檔案管理的目的，將檔案管理工作與數據庫相結合，引進先進的信息技術，生成綜合數據和檔案目錄庫，積極開發和建設分布式數據庫，使檔案管理信息化水平更上一層樓。

對策五，提高檔案安全管理水平。在互聯網背景下，黨政機關要確保檔案管理安全性。要制定完善的安全管理制度，確保安全管理工作得到進一步落實。諸如：根據檔案管理的需求，對現有的管理系統進行優化，制定完善的安全防護措施，不斷改進安全管理技術，對信息處理方式和方法進行優化；需要加大監督力度，確保各項工作有序開展；合理利用計算機系統對各項工作進行統籌處理，減少網絡中存在的安全隱患，及時發現網絡中存在的安全漏洞，采取有效的修復措施；要及時對檔案資源進行備份，即使遇到突發狀況，也可保證檔案不會遺失以及需定期對機關內部的設備和網絡進行檢查，避免出現信息泄露的情況。

對策六，加強歸檔與強化管理。為了保證黨政機關檔案的內容更加完整，提高檔案的使用價值，要及時將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案。可采用多種檔案記錄方式。比如，可通過錄音、錄像等方式形成電子檔案，也可對檔案進行掃描。要積極推動檔案管理邁向數字化方向，應用先進的儀器設備及時掃描紙質檔案，對檔案進行編號，提高檔案數字化水平。要具備多元化的管理思維，既要對電子檔案進行有效的管理，又要加強對紙質檔案的管理，避免紙質檔案出現損傷。可根據不同人員的需求，為其提供相應的檔案信息。總而言之，加強歸檔與強化管理是搞好檔案工作，提升檔案管理水平的重要前提與切實保障。

綜上所述，黨政機關強化檔案管理，必須充分融入互聯網的理念和相關技術，方能加大檔案管理信息化建設速度，真正做到檔案管理工作與時俱進。由此可見，轉變傳統管理思想觀念，對檔案管理工作進行創新發展，加大人力以及資金投入力度，加快信息化建設，充分發揮互聯網的優勢，才能確保黨政機關檔案管理工作跟上信息化發展的大趨勢，為搞好黨政機關的檔案管理工作增添新動力。