信息化管理在高校檔案管理中的運用

文/李 篤

通過教育行業實施系統性改革，現代高校建立了“產業化”與“品牌化”發展新路徑。一方面，在產業化運營模式下，高校在教育產品的生產創造層面，建立了以“教育產品研發設計”主導的新型產業鏈，整合了教育產業下游、中游、上游資源，提高了全要素生產率；另一方面，通過品牌化發展，提高了高校參與全球人才培育與塑造方面的競爭優勢，構建了與“三大產業”人力資源需求相一致的多元化人才培育方案。本文以信息化管理在高校檔案管理的運用作為研究題目，具體探討中，概述了高校檔案信息化管理內涵；分別從高校檔案信息化管理理念更新、信息化管理技術升級、信息化管理人才培育、信息化管理安全防御四個方面，對其運用進行了具體分析與探討

在我國高校檔案管理改革過程中，先后經歷了“互聯網+高校檔案”和“大數據+高校檔案”兩個階段。第一階段以高校檔案信息化管理系統建設為主，旨在將高校檔案轉向自動化辦公與信息化管理。第二階段屬于對高校檔案信息化管理的升級應用，目標定位在為高校檔案賦予“數據”特征，從根本上更新高校檔案管理認知，運用大數據技術，全面提高高校檔案管理的效率。進而通過擴增其綜合效益產出，為高校檔案管理的數據實時采集、效率數據獲取、數據綜合化分析、數據預測結果分布式分發提供技術支持。

一、新時期高校檔案信息化管理內涵解析

新時期經過對檔案“信息”特征的開發與挖掘，逐漸從較深層次認知了檔案的“數據”特征。與信息化檔案相比，數據化檔案與信息化檔案存在本質差異。簡單講，數據化檔案管理是對信息化檔案管理的升級應用，即通過將信息化檔案管理作為一個整體，在其“信息”特征上，借助大數據技術構建“虛擬網絡”，將“現場場景”中的信息化檔案，轉換為“虛擬場域”的數據化檔案，透過專門化的數據采集、整理、分析、預測等，實現對高校檔案綜合關聯因素分析，為高校檔案管理提供“工具理性”和“價值理性”。

比如，在“工具理性”層面，高校檔案信息化管理作為整體的應用功能可以獲得實現，并從方法論或工具論角度，強化信息化檔案的工具屬性，使所有的信息化檔案以數據庫的形式進行利用。在“價值理性”層面，將原來高校檔案常規化的應用價值，擴展到了可以為高校行政管理、高校教育產品創新、高校教育教學創新、高校人力資源配置、高校人才培育方案的調整與優化，提供相對精準的參考依據。從而在根本上使高校檔案管理實踐，轉變成了一種以“數據中心管理”支配高校所有活動的新可能，學界也有人將其稱為“高校智慧檔案管理”。

二、信息化管理在高校檔案管理的運用分析

信息化管理在高校檔案管理中運用，筆者進行了如下分析與探討：

探討一，以管理思想為基，更新信息化管理理念

為了實現信息化管理在高校檔案管理中的升級運用，應運用十八屆三中全會提出的“系統性改革與配套性改革相匹配”的基本思想，并將其轉換為，與高校檔案信息化管理相適用的“系統性管理與配套性管理相結合”的應用思路。然后，在此基礎上，結合新修訂的《檔案法》與高校檔案管理經驗，從配套升級信息化管理技術、培育信息化管理人才、增強信息化管理安全等資源配置角度，使當前的高校檔案管理由信息化管理的初級應用階段，順利過渡到數據化管理的升級應用階段。

探討二，以技術優勢為導，大力升級信息化管理技術

進入“大數據+高校檔案”應用新時期，信息化管理的技術優勢，已經明顯低于數據化管理。而且，各大高校在大數據技術應用時期，紛紛利用校內資源建立了多元化數據分析部門，將大數據應用層面的虛擬化技術研發設計與數據網絡架構設計及實現，分化到了多個專業與部門，形成了多元化高校檔案數據化管理創新方案。另外，經過優化選擇了一些效用高、價值屬性多、功能性強的方案。比如，目前“云桌面”數據化管理系統的開發應用，既可以在整體上的高校檔案管理中獲得有效應用，也可以在獨立的移動客戶端，由負責各部門高校檔案管理的教職工進行獨立應用。同時，借助高校信息管理系統中的通信技術連接，也有效實現了關于高校檔案的“云桌面”數據中心管理和“子云桌面”的獨立管理及聯動管理。

因此，以技術優勢為導，升級信息化管理技術，是當前高校檔案管理信息化管理升級應用的基本路徑。建議從兩方面進行升級：一方面，利用校內計算機網絡建設資源，發揮教職工與學生創新能力，打造基礎性的“云桌面”方案，完成資源較少配置條件下的高校檔案數據化升級應用。另一方面，利用高校當前已經應用的“產業鏈思維”與“品牌化思維”，從產業角度與學校品牌創建角度，加大基于檔案管理的信息化管理升級應用研究，使其既能在高校內部實現檔案數據化管理，也能在“產學研”基礎上，將其研發設計的產品推向市場，為社會各行業諸領域的檔案管理提供檔案數據化管理服務。

探討三，以人力資源為旨，培育信息化管理人才

與高校檔案信息化管理初級應用相比，數據化管理與其有著本質差異。因此，綜合素質型人才與專業型人才，是保障其獲得全面實現的核心力量。高校作為人才培育基地與中心，需要以人力資源為旨歸，從現代高校人力資源管理角度，培育信息化檔案管理人才。同時，應該把內部人才優勢條件作為立足點，加快與檔案管理變化相適用的新型人才培育。使其能夠通過高校檔案數據化管理技術共享等便利條件，較為快速地了解檔案管理行業的新變化、新趨勢、新技術、新需求等。具體分析如下：

一方面，應該從現代人力資源管理角度，通過“人才招聘網絡”，借助“交互式招聘與應聘”，了解市場化條件下，高校檔案管理人才數量需求、質量需求，以及與高校檔案數據化管理發展趨向一致的綜合素質型人才與專業型人才。比如，以“雇傭關系”招聘高校檔案管理人才，通過招聘、培訓、輪崗、試崗、定崗的基本流程，完成高校檔案管理專業人力資源配置；另一方面，應該從持續管理角度，在內部通過“創業就業”路徑，培育具有高校檔案管理創新能力的人才。逐漸將高校檔案管理的數據化升級，與市場化的檔案數據化管理技術研發創新結合起來，使“高校檔案管理——企業檔案管理——社會化檔案管理”，在檔案數據化管理人才培育基礎上獲得實現。

探討四，以安全防御為限，增強信息化管理安全

高校檔案管理與高校所有活動密切關聯，是高校現實場景的數據化體現。從宏觀層面講，為了防御以計算機為載體的高校檔案泄露、損壞、竊取等風險，需要對其海量增長的檔案數據與檔案安全，進行更高級別的計算機處理。就當前計算機技術發展現狀看，量子計算機的研發設計及應用已經成為現實，不久的將來即會應用到高校檔案之中。從微觀現實層面看，當前宜從權宜之計出發，積極以安全防御作為限定條件，增強信息化管理安全。

比如，信息化管理在高校檔案管理的升級運用新時期，即可從軟件、硬件方面，進行技術性安全防御。一方面，可以結合高校計算網絡，在總體上進行高校檔案數據化管理應用層面的安全防御，做好接入網絡安全方面的防御工作，如設置多重密碼、在線生成授權登錄賬戶驗證碼等；另一方面，應該從高校檔案管理終端設備安全防御入手，積極安裝具有國內知識產權的殺毒軟件，如360安全殺毒軟件、金山毒霸安全殺毒軟件、QQ管家安全殺毒軟件等。再如，從高校檔案管理安全防御本身出發，借助檔案安全管理，全面提升高校檔案安全防御水平。以當前高校檔案安全管理實踐經驗分析，應該做好高校檔案安全管理領域的安全教育，如把高校思想政治教育作為安全教育傳導路徑在高校教學活動、高校檔案管理部門、高校數據分析部門等，開展全面深入的高校檔案安全宣傳與教育活動等。

綜上所述，當今世界已經進入大數據信息化時代。大數據時代的信息化管理在高校檔案管理中的運用，已經經歷了兩個主要發展階段，現階段正處于信息化管理升級應用階段。與信息化管理在高校檔案管理中的初級運用相比，高校檔案數據化管理相對復雜，一方面，需要全面改變對高校檔案的深層價值認知；另一方面，應該結合數據化管理實踐需求，將高校檔案管理工作與其他管理部門聯合起來，選擇協同合作方案，按照“系統性管理與配套性管理相結合”的基本思路，匹配檔案人才培育、管理技術升級、信息安全防御等資源，促進高校檔案管理中的信息化管理升級應用，為高校檔案管理向數據化管理方向全面轉型，提供必要基礎與充分條件。這既是大數據信息化發展的總趨勢，也是高校檔案管理提升水平與服務功能的新機遇，應該把握機遇，勇于創新，為檔案事業加快發展貢獻力量。