探究不動產登記檔案信息化管理現存問題及應對

郭斯嘉 李 巖

(通化市不動產登記中心，吉林 通化 134100)

我國不動產登記檔案管理模式必須隨著社會發展與時代變革進行大規模的調整，通過引入全新的信息化技術轉變管理思路與具體的信息處理、保存模式，逐步克服現有的信息化管理體系中客觀存在的弊端與問題，以此進一步促進產業發展與公共服務體系的完善。有關部門應當不斷探索檔案信息化管理制度的改進空間，有效處理各類常見的糾紛與矛盾，確保數據庫中各類登記檔案信息的完整性與安全性，根據具體情況制定、實施嚴密的管理規范與信息處理準則，為日常信息管理工作提供一個客觀、可靠的標準。

1 不動產登記檔案信息管理體系的基本特性分析

隨著房地產行業的飛速發展以及區域性不動產交易的繁榮，政府部門必須逐步改進不動產登記檔案管理模式，引入信息化的管理手段與技術設備，高效率地持續性處理大量的不動產登記業務，并面向社會不同階層提供高水平的快速地產信息查詢服務，為提高不動產信息的保存時間與存儲安全性，有關部門著手建立了信息化的檔案管理平臺與線上信息查詢機制，對已經登記在冊的不動產檔案信息進行虛擬管理，促進不同部門之間登記檔案信息的流動共享與資訊傳輸，通過搭建全天候自動運行的不動產登記信息查詢系統，在有效維護人民群眾的知情權與信息安全的同時保障了個人隱私安全。有關部門必須為不同層次的用戶提供內容各不相同的專業化信息查詢服務，按照既定的管理方針與信息安全規則設計信息查詢權限以及各級員工的工作職責，全面統籌各方面的信息資源，建立無明顯漏洞的登記檔案信息處理與數字化查詢搜集服務機制[1]。

2 現階段不動產登記檔案信息系統的缺陷與問題分析

2.1 管理隊伍平均素質較低，工作能力較差

政府有關部門中具備較高信息化技術設備操作能力的工作人員不多，多數員工對專業化的信息處理技術與設備維護保養方法了解較少，由于不動產檔案信息化管理工作對參與者的個體能力水平、文化素質、職業道德品質的要求較高，能夠擔任此類工作崗位的高素質人才嚴重不足。政府檔案管理部門不重視面向社會各界引進有一定信息技術素養與專業工作經驗的優秀人才，也未能組織現有的部門工作人員參加系統性的專業化能力訓練活動，工作人員在處理不動產登記檔案信息的過程中沒有詳細、可靠的工作標準與信息處理規則可供參考，工作效率較低，無法保證不動產登記檔案信息的隱匿性與安全性[2]。

2.2 專業化信息處理設備不足，信息查詢效率低

檔案信息管理部門領導未能集中各方面力量為信息管理工作籌集額外的社會資源，導致信息管理工作沒有充足的技術設備與人力資源作為支撐，無法隨著信息科技的發展與檔案信息管理設備的更新換代購進最新的技術設施，由于設備老化和維護保養不當，信息化管理系統經常發生突發性的故障停止運轉，嚴重影響了社會大眾查詢不動產登記檔案中的各類信息，拉低了信息處理效率與服務質量。信息管理技術設備的落后造成檔案管理部門無法充分發掘信息資源的潛在利用價值，工作人員無法使用先進的大數據技術分析、評估檔案數據的完整性與準確性，難以發現隱藏的數據缺失與系統故障，無法保證不動產登記檔案信息的存儲安全性。

2.3 未能建立配套的系統化管理規則

檔案管理部門未能根據區域經濟的發展狀況以及產業進步趨向設計系統性的管理標準與信息處理規范，無法按照計劃對不動產登記檔案進行有效的管理，由于沒有具備一定可行性的詳細標準，工作人員無法采用高效率的處理方法使信息的格式、檔案信息錄入程序、信息存儲位置保持協同一致，不可能對登記檔案信息實施精細化管理，信息科技的潛在優勢無法獲得全面發揮[3]。

3 提高信息化管理效率、優化管理模式的可行策略研究

3.1 組建高素質的不動產登記檔案管理隊伍

為提高政府檔案管理部門的工作效率與服務質量，強化工作人員的風險應對能力與安全事務處理能力，部門管理者應當建立系統性的能力考評機制與人才培育體系，評估各級工作人員的服務態度、技術素養、工作能力等不同方面的素質，認識到面向社會各行業引進專業化人才的必要性，及時清退素質較差、專業能力不足的員工，采取合理的職業能力訓練模式與配套的思想政治教育方式，在提高工作人員專業工作能力的同時，喚起其工作熱情與職業道德感，使之在工作過程中遵守單位內部的工作規則，不斷參加部門領導組織的專業技能培訓，在參加培訓的過程中習得最新的技術維護修復方法與專業技能，保證自身能夠有效應對各類有可能發生的風險與意外事故，提高檔案信息管理隊伍的平均素質與職業能力水平。部門管理者應適當運用激勵手段，激發部門工作人員之間的競爭意識，對表現優秀、服務態度良好的員工進行獎勵與表揚，進一步提高工作人員完成日常工作任務的積極性[4]。

3.2 建立穩定、安全的檔案信息處理系統

政府檔案管理部門應當通過購進先進的信息化技術設備處理檔案信息減少員工的工作量，在提高部門工作效率與信息錄入準確性的同時降低工作難度與個人負擔，在現有庫房與基礎設備的基礎上進行適當的技術升級與存儲方式調整，基于互聯網技術、云存儲技術、數據庫技術等不同領域科技的最新應用成果搭建起一套能夠高效運作的信息化檔案管理機制，并隨著存儲信息的逐漸增多而新建存儲庫房，向社會知名網絡企業購買高質量的云端信息存儲服務，為重要的不動產登記檔案信息提供專業化的加密數據庫進行安全存儲。檔案管理部門還應在升級信息技術設備的同時轉變管理方式，合理配置人力資源與可用資金，提前制定原始資料錄入、存儲介質轉換等活動的具體計劃，縮短技術設備升級優化的周期，保證檔案信息能夠得到妥善、周到的管理與保存，避免因設備老舊、管理方式不當發生信息丟失、信息泄露等安全事故。

3.3 制定嚴格、合理的信息資源管理規則

為統一部門內部的工作標準與事務處理準則，部門管理者必須著手設計并推廣一套嚴格、完善的檔案信息處理標準與行為規范，對各級工作人員的日常工作進行全面無死角的監督與管控，避免素質較低的員工在錄入檔案信息以及為民眾提供信息查詢服務的過程中違反既定的規章制度，以此提高登記檔案信息管理效率。檔案管理部門應當詳細規定業務操作程序與信息處理規則，將不動產登記檔案按照其基本特性進行細化分類，對不同種類的登記檔案進行針對性的處理，劃分不同崗位上的工作人員的權責與檔案信息查詢、編輯職權，為工作質量考核提供一個可靠、詳實的參考標準。

4 結 語

為提高我國不動產登記檔案的管理效能與信息查詢服務的質量，有關部門應當根據本單位的具體情充分利用制度優勢與潛在的社會資源，建設能夠持續運作的高技術含量信息處理平臺，組建高素質的檔案信息處理隊伍，在工作中堅持職業道德觀念與行業準則，對不同階段的產權變化狀況進行客觀、準確、詳細的信息登記，不斷拓展登記檔案信息的管理范圍，開展能夠滿足產業發展需求的標準化信息管理系統建設工作，避免信息化管理系統出現突發性的事故與問題。