信息化條件下機(jī)要檔案保密工作研究

劉 霞

(中共四平市鐵西區(qū)委員會(huì) 辦公室，吉林 四平 136000)

當(dāng)今社會(huì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，高新技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用改變了人們的生活方式，機(jī)關(guān)單位檔案管理也受其影響，要不斷發(fā)展進(jìn)步。機(jī)要文件是指標(biāo)有“機(jī)密”的密級(jí)的文件、簡(jiǎn)報(bào)、講話(huà)材料，含有國(guó)家重要秘密[1]。一旦泄密后果不堪設(shè)想，機(jī)要檔案的特殊性要求機(jī)要人員務(wù)必要提升機(jī)要檔案的保密工作水平。

1 信息化條件下機(jī)要檔案保密工作現(xiàn)狀

機(jī)要文檔具有特殊性，保密性要求更高，尤其是信息化時(shí)代，信息泄密的風(fēng)險(xiǎn)更高，這無(wú)疑對(duì)機(jī)要文檔保密工作帶來(lái)了新挑戰(zhàn)。

1.1 保密形勢(shì)嚴(yán)峻

當(dāng)下，中國(guó)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展，國(guó)際地位顯著提高，中國(guó)已然成為西方各國(guó)情報(bào)竊取的主要目標(biāo)，西方發(fā)達(dá)國(guó)家加大資金投入，利用信息技術(shù)手段對(duì)我國(guó)重要信息進(jìn)行監(jiān)控和竊取，例如計(jì)算機(jī)病毒的攻擊、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵等事件頻發(fā)，給機(jī)要檔案保密工作敲響了警鐘。信息時(shí)代的到來(lái)使保密工作的主體、領(lǐng)域和方式都隨之改變，保密主體更為多元化，涉密載體更為多樣化，泄密領(lǐng)域不斷擴(kuò)展，竊密手段不斷升級(jí)，保密防范形勢(shì)越來(lái)越復(fù)雜。

1.2 保密要求更高

機(jī)要檔案涉及國(guó)家秘密，因其檔案內(nèi)容的保密性，一直以來(lái)都采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式存放，使用涉密計(jì)算機(jī)進(jìn)行整編錄入，以紙質(zhì)檔案原件為機(jī)關(guān)單位使用，所以機(jī)要檔案的保密性更強(qiáng)，這就要求機(jī)要檔案在管理上更為嚴(yán)格，除了傳統(tǒng)的安全設(shè)施外，增設(shè)電子監(jiān)控、智能滅火器、紅外警報(bào)、三合一電腦防護(hù)等新式電子防護(hù)設(shè)備，確保機(jī)要檔案安全。

2 信息化條件下機(jī)要檔案保密工作的主要問(wèn)題

指紋掃描，人臉識(shí)別等技術(shù)為機(jī)要檔案的管理提供了一定的便利條件，同時(shí)信息化時(shí)代也對(duì)機(jī)要檔案的保密工作提出了新挑戰(zhàn)。

2.1 保密意識(shí)相對(duì)薄弱

機(jī)要檔案工作人員接觸的是國(guó)家秘密文件，但現(xiàn)階段部分機(jī)要檔案工作人員的保密意識(shí)不強(qiáng)，①因?yàn)樾聶C(jī)要人員的責(zé)任心不強(qiáng)，上崗前的培訓(xùn)效果不佳，部分機(jī)要檔案的工作人員將密級(jí)文件隨意亂放，存在嚴(yán)重的泄密隱患。②信息化時(shí)代的到來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，各種電子設(shè)備日新月異，尤其是一些涉密計(jì)算機(jī)存在更大風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)黑客伺機(jī)而入，計(jì)算機(jī)病毒無(wú)孔不入，再加上工作人員思想麻痹大意，防范措施不力，一些重要機(jī)密檔案就會(huì)在“無(wú)意”中被泄露，使國(guó)家利益受損。

2.2 保密管理相對(duì)滯后

無(wú)規(guī)矩不成方圓，規(guī)章制度是機(jī)關(guān)單位工作的有力遵循，機(jī)要檔案的特殊性決定各單位要重視機(jī)要檔案相關(guān)的工作制度。目前已經(jīng)出臺(tái)的《密碼法》《保密法》等使機(jī)要文檔的簽收、傳閱、歸檔和銷(xiāo)毀工作有章可循。但是，機(jī)要檔案管理者的工作程序性非常強(qiáng)，目前這些規(guī)章制度不夠詳細(xì)，操作性較弱。另外，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，機(jī)要檔案的保密制度和保密規(guī)定也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，當(dāng)下的一些制度體系還存在不完善不健全的方面，例如一些新型的涉密載體審批程序不嚴(yán)格，存放到期的電子保密設(shè)備不能及時(shí)清退銷(xiāo)毀。

2.3 信息化技術(shù)發(fā)展滯后

信息時(shí)代的到來(lái)使紅外報(bào)警、指紋掃描智能識(shí)別等技術(shù)廣泛應(yīng)用于機(jī)要檔案管理領(lǐng)域，大大提高了機(jī)要檔案的管理效率。但由于機(jī)要檔案具有保密性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》中有關(guān)涉密信息系統(tǒng)按照涉密程度實(shí)行分級(jí)保護(hù)的規(guī)定要求，工作中使用的涉密辦公系統(tǒng)(內(nèi)網(wǎng))智能具備項(xiàng)目級(jí)的信息條目[2]。而案卷級(jí)、文件級(jí)信息需要用另外的涉密單機(jī)電腦人工著錄案卷及卷內(nèi)目錄，工作任務(wù)重、周期長(zhǎng)。機(jī)要檔案具有保密性，因擔(dān)心數(shù)字化過(guò)程存在泄密風(fēng)險(xiǎn)而禁止對(duì)機(jī)要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，這給機(jī)要檔案的檢索查閱帶來(lái)不便，尤其是年代較久的一些機(jī)密檔案已經(jīng)出現(xiàn)了紙張破損、字跡模糊等問(wèn)題，不利用檔案的保護(hù)和管理。與此同時(shí)，信息技術(shù)的快速發(fā)展，也給機(jī)要檔案的保密技術(shù)防范增加了難度。據(jù)全國(guó)人大內(nèi)司委的一項(xiàng)調(diào)查報(bào)告顯示，發(fā)生在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的網(wǎng)絡(luò)泄密事件占整個(gè)泄密事件總數(shù)的70%以上，并且這一數(shù)字還呈逐年上升的態(tài)勢(shì)[3]。如何規(guī)避互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)帶來(lái)的信息安全領(lǐng)域的非傳統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)因素成為機(jī)要檔案管理工作迫在眉睫的重要問(wèn)題。

2.4 人員業(yè)務(wù)素能偏弱

信息化時(shí)代，機(jī)關(guān)單位的機(jī)要工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，需要機(jī)要檔案工作人員不僅掌握保密、時(shí)政等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要及時(shí)更新信息化方面的知識(shí)，因此，機(jī)要檔案管理需要具備綜合素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才。目前機(jī)要檔案的工作者的能力短板表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：①機(jī)關(guān)單位的機(jī)要人員大多缺乏專(zhuān)業(yè)背景，尤其是一些基層機(jī)關(guān)單位，其所學(xué)專(zhuān)業(yè)與機(jī)要保密工作無(wú)關(guān)，信息安全專(zhuān)業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)能力較為薄弱，且學(xué)習(xí)能力較弱，無(wú)法有效應(yīng)對(duì)信息化條件下機(jī)要檔案的保密工作要求。②由于人手不足，機(jī)要檔案的工作人員往往兼職保密工作，工作量大，效率低，甚至可能出現(xiàn)漏件、丟件的現(xiàn)象。

3 信息化條件下機(jī)要檔案保密工作優(yōu)化措施

3.1 營(yíng)造氛圍，增加機(jī)要人員保密安全意識(shí)

涉密檔案人員是檔案保密管理的核心要素，也是檔案保密工作的重要主體[4]。加強(qiáng)機(jī)要檔案工作者的保密意識(shí)是提高保密工作效率的關(guān)鍵因素。①基于越來(lái)越多的人利用互聯(lián)網(wǎng)獲取信息，政府機(jī)關(guān)單位可利用抖音、微信、微博等手段加大機(jī)要保密工作宣傳，將保密工作教育滲透到日常工作的各個(gè)方面，增強(qiáng)機(jī)關(guān)干部的保密意識(shí)。②機(jī)要檔案工作人員要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極參加各種保密工作培訓(xùn)，熟悉保密法律法規(guī)，提升政治素質(zhì)和自律意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感和榮譽(yù)感，通過(guò)加強(qiáng)信息化條件下的機(jī)要保密工作的調(diào)查研究，不斷創(chuàng)新機(jī)要檔案的安全管理思路。③要自覺(jué)學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)增強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)素能，防范通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)造成的泄密事件發(fā)生。

3.2 完善制度，加強(qiáng)機(jī)要文檔保密安全管理

信息化條件下的涉密載體已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體逐步拓展為聲、光、電、磁等多種介質(zhì)，這需要我們進(jìn)一步加強(qiáng)機(jī)防、物防、人防，規(guī)范信息化條件下機(jī)要檔案保密制度。①運(yùn)用法治思維來(lái)完善各項(xiàng)保密制度和程序。認(rèn)真學(xué)習(xí)《密碼法》《保密法》等法律法規(guī)，同時(shí)各機(jī)關(guān)單位要以這些基礎(chǔ)法律為依據(jù)，建立健全保密工作規(guī)章制度，制定保密方案，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)地更新移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和計(jì)算機(jī)設(shè)備等信息系統(tǒng)的安全保密制度。②運(yùn)用底線(xiàn)思維執(zhí)行好各項(xiàng)規(guī)章制度，所謂底線(xiàn)思維制度，就是運(yùn)用“不怕一萬(wàn)，就怕萬(wàn)一”的嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，在執(zhí)行保密規(guī)章制度中要實(shí)行閉環(huán)管理，嚴(yán)密管理涉密檔案的簽收，傳閱、使用、銷(xiāo)毀等工作，并通過(guò)查崗查勤等方式定期檢查各項(xiàng)制度的落實(shí)情況。

3.3 立足實(shí)情，推進(jìn)機(jī)要檔案信息技術(shù)建設(shè)

國(guó)家相關(guān)部門(mén)要加大投入，與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)機(jī)要檔案的信息化建設(shè)。①立足本地區(qū)檔案管理的實(shí)際情況，提出機(jī)要檔案信息化建設(shè)的合理建議，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)機(jī)要檔案全流程科學(xué)化管理，避免出現(xiàn)因數(shù)據(jù)二次錄入導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)現(xiàn)象。可利用條形碼或RFID 技術(shù)補(bǔ)錄歷史機(jī)要檔案數(shù)據(jù)，改善其檢索不變的現(xiàn)狀。根據(jù)《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)管理辦法》規(guī)定選擇資質(zhì)單位，采取非涉密外包和涉密自家工的方法進(jìn)行機(jī)要檔案數(shù)字化加工掃描[5]。②加強(qiáng)信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，密碼管理者要持證上崗，所有涉密設(shè)備要登記造冊(cè)，密碼專(zhuān)柜要雙人管理，所有涉密設(shè)備要安排專(zhuān)人定期進(jìn)行清查核對(duì)，保證涉密設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性。

3.4 深化改革，健全機(jī)要人才建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制

機(jī)要檔案工作者的素質(zhì)是檔案管理的核心要素，決定著機(jī)要檔案的管理水平，只有建立健全機(jī)要人才建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制，才能有效扭轉(zhuǎn)機(jī)要檔案工作的困局。①在信息化時(shí)代的到來(lái)，各種外來(lái)思潮涌入，人們的思想越來(lái)越多元，機(jī)要檔案工作人員要始終堅(jiān)信社會(huì)主義核心價(jià)值觀，并內(nèi)化為自身的價(jià)值理念，指導(dǎo)自我的實(shí)踐活動(dòng)，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，保守黨和國(guó)家的秘密。②建立流動(dòng)人才機(jī)制，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的機(jī)要檔案管理人員要提拔任務(wù)，并及時(shí)補(bǔ)充機(jī)要檔案干部，保證機(jī)要檔案工作隊(duì)伍充滿(mǎn)生機(jī)與活力。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息化時(shí)代給機(jī)要檔案保密工作帶來(lái)了機(jī)遇，更提出了挑戰(zhàn)，機(jī)要檔案工作者應(yīng)提高自身保密意識(shí)，加強(qiáng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，拓寬自身知識(shí)結(jié)構(gòu)；政府相關(guān)部門(mén)應(yīng)加大對(duì)機(jī)要檔案保密工作的人力物力財(cái)力的投入，完善相關(guān)規(guī)章制度，加大信息化建設(shè)力度，建立健全機(jī)要檔案人才建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升機(jī)要檔案保密工作效率。