勘察設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)的若干思考

江偉彬

（中兵勘察設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京100000）

1 引言

我國(guó)檔案信息化建設(shè)經(jīng)歷了三十余年的發(fā)展，先后走過(guò)了技術(shù)導(dǎo)向、內(nèi)容導(dǎo)向的發(fā)展階段，現(xiàn)在步入以服務(wù)為導(dǎo)向的發(fā)展新階段。自20世紀(jì)初以來(lái)，以傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化建設(shè)廣泛展開(kāi)，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)趨于優(yōu)化，總量持續(xù)增加的態(tài)勢(shì)。與此同時(shí)，住建部制定并頒布了《全國(guó)工程勘察設(shè)計(jì)行業(yè)2000—2005年計(jì)算機(jī)應(yīng)用工程及信息化發(fā)展規(guī)劃》（建設(shè)〔1999〕314號(hào)），對(duì)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)信息化建設(shè)提出了綱領(lǐng)性要求。基于此，立足國(guó)家二級(jí)檔案目標(biāo)管理要求，探索勘察設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)的途徑具有非常重要的意義。

2 勘察設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1 促進(jìn)人員專業(yè)化發(fā)展的需要

勘察設(shè)計(jì)院現(xiàn)存檔案資料具有保存時(shí)間久、內(nèi)容多、覆蓋范圍廣、類型復(fù)雜的特點(diǎn)，以往的紙質(zhì)檔案管理模式無(wú)法滿足諸多技術(shù)人員查閱并應(yīng)用信息資料的需求，間接抑制了勘察設(shè)計(jì)技術(shù)人員專業(yè)水平的提升。而通過(guò)開(kāi)展信息化建設(shè)，可以從根本上解決紙質(zhì)檔案的先天缺陷，為設(shè)計(jì)院內(nèi)部人員專業(yè)化發(fā)展提供充足支持[1]。

2.2 提高工作效率的需要

傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法為信息資料查找提供充足支持，增加了檔案負(fù)責(zé)人的工作負(fù)擔(dān)，造成檔案管理工作效率低下。而立足新興信息技術(shù)變化更新背景，將RFID技術(shù)與3D Laser Scanning技術(shù)、Sensor技術(shù)集合應(yīng)用于檔案管理，可以適應(yīng)勘察設(shè)計(jì)院檔案結(jié)構(gòu)、類型日趨復(fù)雜的態(tài)勢(shì)，為資料查詢、利用提供便捷的渠道，助力檔案工作效率的提升。

2.3 提高檔案資源安全性的需要

傳統(tǒng)檔案管理載體形式受傳輸、遞送、空間等諸多因素制約，且保管、存儲(chǔ)成本較高，加之載體不可復(fù)制性特質(zhì)的存在，導(dǎo)致檔案安全風(fēng)險(xiǎn)因素較多。而檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，可以提高檔案信息的可復(fù)制性，以數(shù)字形式在光盤或硬盤中進(jìn)行檔案信息記錄，并將記錄形式由文字延伸到圖片、聲音、影像，提高檔案資源的安全性。

3 勘察設(shè)計(jì)院檔案信息化建設(shè)途徑

3.1 構(gòu)建檔案信息化管理體系

新時(shí)期，構(gòu)建檔案信息化管理體系，不僅是降低檔案管理者勞動(dòng)強(qiáng)度的需要，而且是提高檔案管理準(zhǔn)確性、便捷性、靈活性的需要。勘察設(shè)計(jì)院檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)科學(xué)發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，依據(jù)文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案形成電子化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案管理動(dòng)態(tài)化的標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合現(xiàn)有關(guān)于勘察設(shè)計(jì)文件管理的技術(shù)方法、政策標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建與全院信息化發(fā)展傾向相符的檔案管理體系。

在檔案信息化管理體系建設(shè)前，勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)立足現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境，進(jìn)行文件檔案管理工作流程的改進(jìn)、規(guī)范，促使其與檔案管理需要相適應(yīng)。同時(shí)，依據(jù)文件處理流程，進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能的優(yōu)化，完善配備檔案室軟件。比如，照相機(jī)、電腦、掃描儀、錄像機(jī)等，切實(shí)構(gòu)建存儲(chǔ)介質(zhì)多樣化、信息交流網(wǎng)絡(luò)化的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息體系。在軟件、硬件逐步完善的基礎(chǔ)上，依據(jù)“可用性”原則，在發(fā)揮U盤、光盤、可移動(dòng)硬盤、掃描儀等存儲(chǔ)介質(zhì)功效的基礎(chǔ)上，應(yīng)用微縮技術(shù)，并配合數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，解決圖紙類檔案保存管理問(wèn)題，為電子檔案管理與線上查詢服務(wù)奠定基礎(chǔ)。

在檔案信息化管理框架基本構(gòu)建完畢后，勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)根據(jù)信息系統(tǒng)特征，進(jìn)行內(nèi)部控制制度的完善，落實(shí)責(zé)任明確、層次分明原則，建立健全信息利用機(jī)制、檔案數(shù)據(jù)遷移機(jī)制、數(shù)據(jù)保存校驗(yàn)機(jī)制等內(nèi)部控制機(jī)制，盡可能消除內(nèi)部檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 歷史檔案數(shù)字化

對(duì)于勘察設(shè)計(jì)院而言，其內(nèi)部歷史檔案不僅涵蓋了單位設(shè)計(jì)技術(shù)變化更新歷史，而且涉及整個(gè)行業(yè)的變化更新歷史。比如，建國(guó)前期的勘察設(shè)計(jì)資料等，相關(guān)歷史資料承載著勘察設(shè)計(jì)發(fā)展的智慧，也是我國(guó)勘察設(shè)計(jì)行業(yè)技術(shù)更新的里程碑，具有較高的史料價(jià)值[2]。但是，因年代久遠(yuǎn)，加之紙質(zhì)載體的特殊性質(zhì)，無(wú)法多次翻閱，基于此，可以充分發(fā)掘計(jì)算機(jī)數(shù)字化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，選準(zhǔn)歷史檔案數(shù)字化切入點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)媒體為載體，將其以二進(jìn)制數(shù)字的形式轉(zhuǎn)錄到硬盤、軟盤或光介質(zhì)，或者信息網(wǎng)絡(luò)、多媒體式數(shù)字信息資源庫(kù)中。

具體操作時(shí)，檔案管理人員應(yīng)利用數(shù)碼相機(jī)、掃描儀，以TIFF、JPEG或BMP格式，將照片類檔案輸入計(jì)算機(jī)檔案庫(kù)內(nèi)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公；而對(duì)于文字類檔案，則將其存儲(chǔ)為DOC格式、TXT格式；對(duì)于圖紙類檔案，則依據(jù)電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行DXF格式、DWG格式的保存[3]，進(jìn)而逐步實(shí)現(xiàn)電子類歷史檔案的形成、歸檔、保存、管理，提高歷史類檔案利用率。

3.3 BI M設(shè)計(jì)文件管理

BIM即建筑信息模型，其是當(dāng)前建筑工程領(lǐng)域常用技術(shù)之一。而BIM設(shè)計(jì)文件的出現(xiàn)，對(duì)勘察設(shè)計(jì)院檔案管理也提出了更高的要求，進(jìn)而成為檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。基于BIM設(shè)計(jì)文件的特殊性質(zhì)，勘察設(shè)計(jì)院檔案管理人員要樹立信息集成管理思想，即在項(xiàng)目多維度參數(shù)化建模的基礎(chǔ)上，將勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目BIM文件與基于模型的系統(tǒng)集成，形成一個(gè)高效、適用的建設(shè)項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)。同時(shí)，以以往的系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式為依據(jù)，增設(shè)數(shù)據(jù)交換層，并依據(jù)統(tǒng)一的IFC數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目模型對(duì)象、文檔信息之間建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，為多類型數(shù)據(jù)交換層相互操作提供依據(jù)。比如，在基于Autodesk Revit的圖元、文檔信息之間建立聯(lián)系，在這個(gè)基礎(chǔ)上，立足BIM環(huán)境在平臺(tái)、應(yīng)有系統(tǒng)間增設(shè)接口，以實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

首先，在BIM設(shè)計(jì)文件管理框架基本完善的基礎(chǔ)上，根據(jù)我國(guó)勘察設(shè)計(jì)領(lǐng)域文本多用中文表述的特點(diǎn)及TIIM研究結(jié)果，進(jìn)行框架改進(jìn)。直接應(yīng)用勘察設(shè)計(jì)領(lǐng)域BIM文檔管理系統(tǒng)自帶的文檔庫(kù)，發(fā)掘文本文檔語(yǔ)言特征，去除高頻出現(xiàn)的停用詞、不相關(guān)標(biāo)簽與標(biāo)點(diǎn)、無(wú)意義虛詞，并進(jìn)行同義詞調(diào)整，將BIM文本信息由電子表格、PDF文檔、電子郵件等原始格式向純文本格式轉(zhuǎn)換，同時(shí)構(gòu)建頻率矩陣A={aij}，將aij定義為字/詞i在文檔j中出現(xiàn)的頻率。

其次，采用中文文本切分方法，進(jìn)行項(xiàng)目文檔空間向量模型的創(chuàng)建，對(duì)aij進(jìn)行向量化處理，將向量化后的矩陣作為BIM文檔屬性存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。

最后，利用BIM文檔自動(dòng)劃分類別功能，篩分至項(xiàng)目類別存儲(chǔ)庫(kù)內(nèi)，比如，某IFC實(shí)體實(shí)例IfcDoor關(guān)聯(lián)到“開(kāi)口”類別存儲(chǔ)庫(kù)內(nèi)，并進(jìn)行鏈接可識(shí)別對(duì)象文檔上語(yǔ)義層的創(chuàng)建，提高文檔可辨識(shí)度[4]。

3.4 檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)

檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)又可稱之為標(biāo)記符號(hào)，隸屬于人工語(yǔ)言范疇。即人們根據(jù)自我設(shè)定的一整套規(guī)則，利用數(shù)字代碼、文字、顏色、圖形等進(jìn)行語(yǔ)言形式的編制，用于描述具體事物、概念。在檔案管理領(lǐng)域，知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)即對(duì)檔案業(yè)務(wù)、事業(yè)建設(shè)中相互關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)所賦予的不同類別代碼。當(dāng)前的檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)已呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化、復(fù)雜化與廣泛性特征，且已形成總體布局框架。基于此，勘察設(shè)計(jì)院檔案管理人員應(yīng)借鑒現(xiàn)有檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)方式，選擇英文字母+數(shù)字、漢語(yǔ)拼音字母+數(shù)字或漢字+數(shù)字甚至圖形的形式，進(jìn)行數(shù)序制式的案卷號(hào)編制。比如，“A1”是“中國(guó)共產(chǎn)黨黨務(wù)會(huì)議類”的標(biāo)識(shí)。

在檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)設(shè)置過(guò)程中，基于檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)的指代性功能，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)貫徹唯一性與專指性原則，保證同一符號(hào)對(duì)應(yīng)的檔案對(duì)象唯一且檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)不重復(fù)。同時(shí)，將統(tǒng)一性原則貫穿于院內(nèi)使用符號(hào)、本系統(tǒng)檔案、社會(huì)有關(guān)通用編碼3個(gè)層次中，保證檔案知識(shí)點(diǎn)標(biāo)識(shí)的穩(wěn)定應(yīng)用。在這個(gè)基礎(chǔ)上，檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)考慮對(duì)檔案管理階段形成的多種類別形態(tài)、結(jié)構(gòu)，進(jìn)行清晰、簡(jiǎn)明且合理地標(biāo)識(shí)設(shè)置。比如，利用阿拉伯?dāng)?shù)字注明詳圖編號(hào)，配合水平細(xì)直線標(biāo)識(shí)圖紙編號(hào)（標(biāo)準(zhǔn)圖冊(cè)頁(yè)碼）等，便于識(shí)讀、搜索。

3.5 緊密結(jié)合檔案部門與生產(chǎn)部門

檔案信息化建設(shè)是勘察設(shè)計(jì)院信息化建設(shè)的核心。現(xiàn)階段勘察設(shè)計(jì)院檔案工作的中心任務(wù)就是緊密圍繞本院生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的實(shí)際目標(biāo)，指向勘查、設(shè)計(jì)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)目標(biāo)，發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，而緊密聯(lián)系檔案部門與生產(chǎn)部門是發(fā)揮檔案優(yōu)良作用的關(guān)鍵。因此，基于信息化建設(shè)中檔案資料網(wǎng)狀聯(lián)結(jié)特點(diǎn)，可以利用因特網(wǎng)、無(wú)線網(wǎng)或光纖，在檔案部門、生產(chǎn)部門之間構(gòu)建聯(lián)系樞紐，促使檔案部門、生產(chǎn)部門之間可以隨時(shí)隨地進(jìn)行信息互傳。比如，由生產(chǎn)部門將計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)所產(chǎn)生的電子文件材料信息直接經(jīng)樞紐上傳到產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)中，此時(shí)，檔案管理部門僅利用自身終端就可隨時(shí)隨地了解最新檔案數(shù)據(jù)，減少檔案文本數(shù)據(jù)搜集、流轉(zhuǎn)上傳程序，提高檔案收錄時(shí)效性。除此之外，檔案管理人員還可依托行業(yè)性網(wǎng)絡(luò)、區(qū)域性中心網(wǎng)絡(luò)以及Intranet技術(shù)，進(jìn)行所需不同類別信息的獲取，形成一個(gè)檔案信息資源收錄－利用的體系，為檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支持。

在建立檔案部門、生產(chǎn)部門網(wǎng)絡(luò)化連接樞紐的基礎(chǔ)上，勘察設(shè)計(jì)院還應(yīng)從內(nèi)部入手，將檔案生產(chǎn)利用價(jià)值作為檔案工作者績(jī)效考核指標(biāo)之一，督促檔案工作者與生產(chǎn)部門溝通，加快檔案信息資源向現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力轉(zhuǎn)化的進(jìn)程。

3.6 培養(yǎng)檔案信息化人才

檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)取決于相關(guān)負(fù)責(zé)人素質(zhì)以及大批專業(yè)人才培養(yǎng)效果。為了促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)依據(jù)事業(yè)心強(qiáng)、政治素養(yǎng)高、科技水平高、檔案業(yè)務(wù)精，分層次、按崗位、多渠道、多方式的原則，結(jié)合實(shí)際情況，開(kāi)展人才培養(yǎng)工作，人才培養(yǎng)方式分為崗位型教育、補(bǔ)課型教育、提高型教育，逐步形成自上而下的管理體系，將最新理論研究成果、高層次技術(shù)方法、理論聯(lián)系實(shí)際經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)傳輸給檔案管理負(fù)責(zé)人[5]。

為了提升檔案信息化人才培養(yǎng)效果，勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)以主要領(lǐng)導(dǎo)為牽頭，組織各個(gè)部門檔案專職負(fù)責(zé)人或兼職管理人員開(kāi)展檔案信息化系統(tǒng)操作培訓(xùn)，邀請(qǐng)科技公司專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)人員就勘察設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行專題培訓(xùn)。在系統(tǒng)講解系統(tǒng)維護(hù)、下載打包、高清處理、圖片編輯、目錄編輯、日常業(yè)務(wù)、信息化管理操作等理論信息與實(shí)操經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，操作演示相關(guān)內(nèi)容，并鼓勵(lì)參與培訓(xùn)的人員根據(jù)自身工作實(shí)際情況發(fā)表意見(jiàn)，進(jìn)一步答疑解惑，有針對(duì)性地處理檔案管理負(fù)責(zé)人實(shí)際操作中存在的問(wèn)題，促使檔案管理負(fù)責(zé)人適應(yīng)信息化的勘察設(shè)計(jì)檔案管理模式。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，只有自始至終地堅(jiān)持將檔案信息資源服務(wù)能力提升作為根本目標(biāo)，才可以驅(qū)動(dòng)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)新的發(fā)展。基于此，勘察設(shè)計(jì)院應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)對(duì)于提高檔案工作效率、提高檔案資源安全性、促進(jìn)人員專業(yè)化發(fā)展的重要作用，采取富有效力的手段，進(jìn)行檔案資源信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)。在完善構(gòu)建的檔案資源信息化體系的基礎(chǔ)上，進(jìn)行知識(shí)點(diǎn)索引標(biāo)識(shí)的設(shè)置，結(jié)合檔案信息化人才的培訓(xùn)，促使檔案工作者對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生新的認(rèn)識(shí)，為下一步全面開(kāi)展勘察設(shè)計(jì)檔案信息化的實(shí)際操作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。