新《中華人民共和國檔案法》下水利工程檔案信息化管理發(fā)展探討

田奕姍

（長江水利委員會水文局，武漢430010）

1 引言

2020 年6 月20 日，中華人民共和國第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了修訂后的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），并于2021 年1 月1 日起執(zhí)行。新《檔案法》背景下，各級水利部門所存儲的檔案不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，同樣包含了大量的電子檔案，這就要求水利檔案管理部門應(yīng)當(dāng)以新《檔案法》為依據(jù)，積極進行檔案管理方式、技術(shù)的革新，加強水利工程檔案信息化建設(shè)，全面提升檔案信息管理水平，推進水利工程事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2 新《檔案法》對水利工程檔案信息化管理的要求

2.1 水利工程信息化檔案管理的特性

2.1.1 針對性

新《檔案法》是在舊《檔案法》的基礎(chǔ)上多次更改和修訂后出臺的，在新《檔案法》出臺和執(zhí)行之前，法律文件中關(guān)于水利工程檔案管理信息化的概念界定并不清晰，檔案管理信息化工作開展時，面臨著檔案界定范圍不一致、管理標準不統(tǒng)一的問題，給檔案管理信息化帶來了巨大的難題。新《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，這就明確了電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案都屬于檔案信息化管理的對象和范疇，具有同等的價值和效力，從根本上給電子檔案的屬性界定提供了法律支持。因此，新《檔案法》下的水利工程檔案信息化管理更具針對性。

2.1.2 一致性

水利事業(yè)長期發(fā)展的過程中，人們逐步認識到了檔案管理工作的重要性，也在積極開展檔案管理探索和實踐。但是，因為傳統(tǒng)的管理水平相對受限，在理念、技術(shù)等限制下，檔案信息化管理的目標無法實現(xiàn)，依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，新《檔案法》出臺并執(zhí)行以后，對檔案信息化管理的一致性提出了越來越高的標準和要求，各級水利主管部門都要嚴格遵循法律法規(guī)中的統(tǒng)一性標準，提升檔案信息化水平。

2.1.3 先進性

伴隨著信息時代的深入發(fā)展，辦公自動化目標得以實現(xiàn)，且自動化水平日漸提升，這一趨勢下，檔案管理工作開展時，水利工程信息化建設(shè)部門、業(yè)務(wù)管理部門對信息化需求量變大，在信息化檔案管理中的技術(shù)、資金和人才投入都顯著提升，增強了檔案管理的先進性。

2.2 新《檔案法》對促進水利工程信息化檔案管理發(fā)展的意義

2.2.1 界定了檔案的定義

新《檔案法》第二條規(guī)定：“本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及個人從事經(jīng)濟、政治、文化、社會、生態(tài)文明、軍事、外事、科技等方面活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”因此，在水利工程建設(shè)施工、管理和運維時所產(chǎn)生的各種文字、圖表、聲像等記錄，都屬于檔案管理的范疇。正是因為對檔案的明確界定，使得在檔案信息化管理的過程中有明確的規(guī)定，專業(yè)管理機構(gòu)和部門可以將屬于該范疇內(nèi)的全部檔案信息都納入其管理工作中，保障檔案信息與數(shù)據(jù)管理的全面性和統(tǒng)一性。

2.2.2 明確了檔案的服務(wù)對象

相關(guān)部門在水利工程檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴格以對應(yīng)服務(wù)對象的相關(guān)內(nèi)容為指導(dǎo)，積極參與到檔案管理的工作中，提升檔案信息化管理的規(guī)范性，實現(xiàn)對水利工程全部檔案數(shù)據(jù)和信息的管理和利用，在科學(xué)的水利工程檔案信息化管理中，國家水利事業(yè)必將迎來嶄新的發(fā)展。

2.2.3 保障了檔案管理的資金

水利工程檔案信息化管理工作開展的過程中，由于對信息化管理的要求相對較高，為保障管理成效，往往需要加大投入，給檔案信息化管理提供足夠的資金、技術(shù)和人才支持。有關(guān)部門在開展檔案管理工作時，應(yīng)當(dāng)以新《檔案法》及對信息化管理所提出明確規(guī)定作為指導(dǎo)，使檔案管理可以從資金投入出發(fā)，徹底轉(zhuǎn)變水利工程的檔案管理模式。

3 水利工程檔案信息化管理中存在的問題

3.1 思想觀念滯后

伴隨著新《檔案法》的全面執(zhí)行，水利部門的檔案管理信息化已然成為重點性的工作。在信息化發(fā)展的條件下，檔案管理工作存在思想觀念滯后性的問題，檔案管理者深受傳統(tǒng)管理理念和思維的影響，并未積極參與到檔案管理的信息化創(chuàng)新中，缺乏對信息技術(shù)的應(yīng)用。在我國，各種規(guī)模、類型的水利工程分布相對分散，由于不同地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展和技術(shù)差異，使得水利工程檔案管理的信息化水平深受這些因素的影響，檔案管理信息化受到了思想觀念滯后性的約束，檔案管理信息化方面的投入不足嚴重制約了各級水利部門的工作開展[1]。

3.2 缺少管理安全性

水利工程檔案信息化管理的過程中，為保障信息化管理成果，往往需在檔案管理的過程中積極開展安全管理，主要是由于信息化檔案管理模式下涉及電子檔案管理，一旦信息化檔案系統(tǒng)遭遇了異常入侵或者訪問，就會導(dǎo)致水利工程中的檔案信息被非法竊取。新《檔案法》第三十五條規(guī)定：“檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”，很多水利工程檔案管理部門對信息化的認識有限，并未充分認識到安全管理對檔案信息化管理的重要性，沒有做好一些檔案的加密管理，也未及時進行系統(tǒng)軟件或者硬件等的漏洞修復(fù)，增大了水利工程信息化管理中的安全風(fēng)險，電子文件泄露等問題頻發(fā)。

3.3 管理制度不夠健全

新《檔案法》背景下的水利工程檔案信息化管理要保持高效、有序進行，需構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，只有在嚴格的制度約束下，才能提升信息化管理水平。現(xiàn)階段，根據(jù)我國水利工程領(lǐng)域關(guān)于檔案管理信息化的實踐經(jīng)驗，在檔案管理信息化過程中并未制定完善可行的管理制度，使信息化管理缺乏相應(yīng)的制度支持，無法給檔案管理工作提供切實的參考。部分水利工程檔案管理部門雖然制定了一定的信息化管理制度，但該制度與檔案管理工作實踐并不完全相符，檔案管理信息化制度的可執(zhí)行度不夠，或者檔案管理部門雖然有完善的制度，但在實際管理工作中未嚴格執(zhí)行制度中的各項規(guī)定和要求，使得整個檔案信息化管理中存在諸多的問題，檔案信息化管理的發(fā)展進程緩慢。

3.4 管理人員水平亟待提升

水利工程檔案管理信息化是時代對水利工程檔案管理部門提出的新要求。由于檔案信息化管理的專業(yè)性較強，參與此項工作的人員必須具備相當(dāng)高的專業(yè)素質(zhì)。但就當(dāng)下的水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀來看，依舊有部分管理人員沒有在自己的崗位上注重知識和專業(yè)技能的積累和提升，其專業(yè)素質(zhì)并不能與當(dāng)下信息化管理的要求相匹配，在檔案管理工作中依舊采用的是傳統(tǒng)的管理理念和方法，人才素質(zhì)水平的限制導(dǎo)致檔案信息化管理工作無法落實到位。

4 水利工程檔案管理信息化建設(shè)策略

4.1 加強檔案信息化建設(shè)意識

為全面保障檔案管理工作的順利開展，各級水利部門在檔案管理工作中應(yīng)充分認識到信息化管理的突出優(yōu)勢，加大信息化管理方面的投入，從思想上提高信息化管理的重視程度，為檔案信息化管理提供相應(yīng)的資金、信息技術(shù)和人才支持。在日常工作中，要定期開展水利工程檔案展覽、講座和宣傳教育，以通過這些活動的開展提高檔案管理人才的信息化意識。檔案管理部門可以對組織機構(gòu)進行微調(diào)整和優(yōu)化，使不同部門之間可以保持高度的協(xié)調(diào)與配合，從而更好地為檔案管理提供基本的組織保障，促進檔案管理信息化的全面推進[2]。筆者所在單位（長江委水文局檔案部門）將“建設(shè)長江水文數(shù)字檔案館，建立長江水文檔案信息和其他各類信息的保管、查詢、交換、利用中心”作為重點工作來抓，且在2004 年就開始了檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，構(gòu)建了專門的目錄數(shù)據(jù)庫，該系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了單位內(nèi)各個勘測局之間檔案目錄共享；在2005年和2010 年分別配備了高速掃描儀、書刊掃描儀，開啟了全文數(shù)字化工作，這些都標志著數(shù)字化建設(shè)的實施。多年的數(shù)字化建設(shè)實踐中，雖然水文檔案數(shù)字化建設(shè)取得了一定的成果，但也存在一定的不足。比如，雖然建立了庫房值班制度，但在溫度和濕度等庫房環(huán)境的監(jiān)測方面依舊為人工模式；構(gòu)建了自動和半自動密集架，但并未和檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，檔案查找仍需人工完成，檢索方式相對單一且查詢功能存在著巨大的局限。因此，未來可以從這些方面進一步加強數(shù)字化建設(shè)。

4.2 健全檔案信息化管理制度

為提升信息化管理水平，水利部門要根據(jù)新《檔案法》中對檔案管理信息化提出的各項規(guī)定和要求，結(jié)合自身的水利工程檔案管理工作經(jīng)驗和現(xiàn)狀，逐步構(gòu)建一套完善的檔案信息化管理制度，在該制度中明確規(guī)定關(guān)于檔案信息化管理的要求、流程、技術(shù)規(guī)程和要點、責(zé)任細分與落實等，用制度來規(guī)范檔案信息化管理的每個流程。完善的檔案信息化制度中要包含查閱制度、保密制度和安全制度、歸檔制度和責(zé)任制度，經(jīng)由不同制度的有效落實來提升檔案信息化管理的規(guī)范性。

4.3 完善檔案管理相關(guān)設(shè)備

信息化檔案管理工作中，檔案信息多以電子化的方式存儲起來，這就對檔案信息化安全管理有了更嚴格的規(guī)定，因此，為提升電子檔案存儲和使用的安全性，各級水利工程檔案管理部門要注重對檔案管理設(shè)備的更新與維護，避免檔案設(shè)備問題所引發(fā)的信息化管理風(fēng)險。電子閱覽裝置、計算機軟件和硬件等都是水利工程檔案信息化管理中不可或缺的設(shè)備，只有在這些設(shè)備和信息化技術(shù)支持下，才可以在檔案管理部門構(gòu)建完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各類檔案信息的共享，使檔案信息化管理的效率得以提升。信息化管理工作模式下，檔案管理部門要借助于各種現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，來構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，部分水利工程檔案部門甚至建立了云端系統(tǒng)，利用云技術(shù)來實現(xiàn)水利工程檔案信息的存儲，在此存儲模式下的信息化管理更為便捷且高效[3]。

4.4 強化信息化人才培養(yǎng)

為保障信息化管理目標的全面實現(xiàn)，各級水利工程檔案管理部門要積極進行檔案管理人才的信息化培訓(xùn)，增強管理人才的信息化意識，使之認識到信息化管理的重要性，通過培訓(xùn)提高檔案管理人才對信息技術(shù)的掌握程度，使其積極參與到信息化管理模式建設(shè)中來。并結(jié)合新《檔案法》對水利工程檔案信息化管理提出的要求，在檔案管理工作實踐中進行信息技術(shù)創(chuàng)新。此外，在條件允許的情況下，各級水利工程檔案管理部門要逐步組建一支屬于自身的檔案信息化管理團隊，并詳細劃分團隊內(nèi)每個崗位人才的管理責(zé)任，發(fā)揮團隊內(nèi)每個崗位人才的專業(yè)優(yōu)勢。

5 結(jié)語

新《檔案法》出臺以后，水利工程檔案管理工作不再局限于傳統(tǒng)的人工管理方式，而是應(yīng)結(jié)合工作實際，積極適應(yīng)信息化發(fā)展要求，加大信息化管理投入，通過信息化管理制度、人才、組織、技術(shù)等的投入，來實現(xiàn)對水利工程內(nèi)各種檔案資料的科學(xué)管理，提升信息化管理成效。