新形勢下醫院檔案管理工作的思考

邢玉，劉逸，張麗英

（1.天津市第一中心醫院黨委辦公室，天津 300192；2.天津醫科大學腫瘤醫院，天津 300060）

醫院檔案是醫療機構在依法開展醫療服務活動過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像和電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。醫院檔案管理是建立現代醫院管理制度和提高醫院治理體系、治理能力的主要內容之一，對醫院的發展、建設具有重要的意義。本研究結合工作實際和文獻資料，淺談對醫院檔案管理工作的思考。

1 新形勢下做好醫院檔案管理工作的意義

1.1 緊跟時代潮流 醫院檔案管理對于促進信息存儲和價值非常重要，是信息醫療工作的重要組成部分。醫院檔案管理信息對于醫院使用參考和提前咨詢未來的文獻和材料具有重要意義，可以顯著節省時間并提高工作效率。隨著信息時代的到來，人們的生活方式發生了很大變化，對信息獲取的需求也逐漸提高，醫院檔案的管理不僅限于紙質材料的管理，而是遵循大勢所趨，結合現代信息工具，密切關注社會的需求。

1.2 對檔案的發展具有積極作用 由于檔案管理工作的特點，醫院工作需要高度重視文件管理工作，需要相應的人力資源和物質資源。檔案管理的主要特征是一致的，且需要可持續的管理措施處理醫院檔案管理；同時，由于檔案管理的特殊任務，結果具有歷史性和時間敏感性，因此，為了有效實施檔案管理，需要制定合理有效的管理計劃，需要高素質的人才合作共同發展。

1.3 促進醫院檔案事業與醫院規范化管理的協調發展 醫院發展建設和文化建設離不開前人的經驗總結，而好的經驗總結一般都會留在檔案里。因此，檔案管理工作對于醫院發展的發展具有舉足輕重的作用。

2 醫院檔案管理工作實踐中存在的問題

2.1 醫院檔案種類繁多，統一管理難度大 醫院是提供醫療技術服務，滿足廣大患者健康需求的專業場所，除了一般事業單位共有的特點外，更具有醫療技術專業特點，檔案涉及面廣、專業性強。檔案種類包括：①行政文書類檔案；②人員管理類檔案（人事檔案、黨員檔案、干部檔案）；③經濟活動類檔案（財務檔案、設備物資采購相關檔案、經濟合同檔案、審計檔案）；④建筑建設相關類檔案；⑤各類設備、設施相關檔案（說明書、結構圖、運行維護、保養及維修檔案）；⑥醫療服務類檔案（醫療技術管理檔案、門急診及住院病歷、醫療糾紛調解及法律判決檔案）；⑦消防安全、安防類檔案；⑧科研、教學類檔案；⑨醫院發展歷史、文物類檔案；⑩保密類檔案等。檔案載體包括文字、圖片、影像、電子存儲及實物等。不同類別的檔案生成于不同的業務過程，其管理隸屬于不同的業務、行政管理部門，不同業務的檔案有不同的管理要求，給統一管理帶來難度。

2.2 醫院檔案管理缺乏專業指導、缺少技術規范和標準到目前為止，醫院檔案管理工作參照2008年《衛生檔案管理暫行規定》[1]在市政府檔案局和上級衛生行政部門的指導下進行。《醫療機構病歷管理規定（2013年版）》[2]、2017年《電子病歷管理規范（試行）》[3]對醫療類檔案提出了明確的要求；2018 年《國家衛生健康委員會科技重大專項檔案管理辦法》[4]對于醫院科研項目檔案管理有一定的參照意義；2019國家衛生健康委《醫療和疾控機構消防安全生產工作管理指南》《醫療和疾控機構后勤安全生產管理指南》[5]對醫院消防安全管理和醫院后勤電力系統安全管理等九項工作的檔案管理內容和時限給出明確要求。對于醫院整體檔案管理還缺乏技術規范或標準的指導。

2.3 醫院檔案管理缺乏專業性人才 目前，醫院檔案管理工作一般由醫院辦公室專崗負責，但檔案管理人員一般是行政管理人員經檔案局培訓后上崗，如前所述醫院是專業性極強、專業覆蓋面較廣的單位，檔案管理人員不可能熟悉所有的專業管理檔案，統一檔案管理有實際困難。各專業、職能科室檔案管理人員多為各醫療機構為開展日常檔案管理工作設置的兼職檔案員，鮮有檔案管理培訓要求和培訓經歷，導致檔案管理質量參差不齊。

2.4 醫院檔案管理重視程度不夠，信息化手段相對滯后當今社會網絡信息技術的發展給醫院運行管理帶來方便、快捷、高效、精準，醫院主營業務和保障業務普遍使用信息化技術，如His系統、Lis系統、PACS系統、EMR系統、OA辦公系統、HRP 系統等信息技術普遍使用。醫院檔案管理僅是醫院行政管理的一項內容，大多數醫院相對不重視，信息化設計之初鮮有將檔案管理內容考慮在內的，有的醫院信息化集成度不高，院內形成信息孤島，醫院檔案管理信息化管理手段相對滯后，醫院檔案系統化管理更為困難。

2.5 醫院檔案系統性管理缺乏專業性評價，缺乏統一的評價標準 在社會高速發展的情況下，醫院檔案管理的內涵與外沿部分時刻變化，檔案范圍已經有了大范圍的拓展。在檔案管理內容的納入和管理方面，缺乏明確標準，各個醫院只是按照自己的想法對其進行管理，從而造成了許多需要納入檔案資料沒有及時被納入，使管理出現弊端，造成不必要的麻煩。

3 醫院檔案管理工作思路

3.1 制度化、系統化、專業化管理 ①貫徹執行國家檔案管理的法律、法規和衛生檔案管理制度，制定醫院檔案管理各項制度；建立醫院檔案目錄及管理細則；建立醫院檔案管理評估、評價及考核、獎勵機制。②實行醫院檔案統一管理，建立院科兩級檔案管理體系；院內各專業、職能科室檔案管理人員接受檔案管理專項培訓，定期參加考核，提高檔案管理專業化水平；醫院檔案管理人員下沉科室，參加不同業務檔案管理工作，提高不同專業知識覆蓋面，提升醫院檔案系統化管理水平[6]。

3.2 規范化、信息化、精細化管理 ①在國家檔案管理的各項法律、法規下，院、科兩級的檔案管理人員結合醫務、財務、后勤、人事、科教等相關專業的管理指南、技術規范和標準建立醫院檔案管理規范，公布并執行，定期修訂；②加強醫院信息化建設，建設醫院檔案管理信息化系統，將各業務、行政檔案管理內容納入系統管理，并制定分級授權管理機制；③利用信息化手段，將醫院檔案管理電子化、信息化、精細化，服務網絡化，檔案使用效率最大化。④加強網絡安全管理。貫徹落實《中華人民共和國檔案法》對設備專業防護和安全防范設備設施，完善信息網絡安全管理制度[7]。

3.3 通過醫院管理學會或協會，成立醫院檔案管理專業委員會 加強學術交流，成立專家委員會，逐步建立和修訂醫院檔案管理相關標準、指南及規范，提高醫療衛生行業整體的管理水平[8]。

3.4 建立醫院檔案系統性管理評價體系 培養以“檔案利用”作為工作出發點這一觀念，消除檔案管理在傳統上的被動地位，做到管理檔案方面的主動積極性，醫院設立檔案管理部門，配備專業的檔案管理人員，組成檔案管理隊伍，不僅要完成檔案資料的收集及整理方面的工作，也要對接收到的檔案進行科學歸類和系統分析，根據醫院管理評價的要求，對收集的信息進行規范化和標準化的管理。開始時應以檔案材料形式管理，各部門根據檔案管理標準，確保檔案的質量、完整的類別和內容完整，確保檔案的完整性和系統性。

4 醫院檔案的開發、應用

醫院檔案管理實行電子化、信息化、精細化、網絡化，目的是為了醫院檔案的充分、高效的使用，但醫院檔案使用的效果評估、評價機制還有待于進一步的建立，并在業內建立相應的評估標準和規范。

5 結語

醫院檔案管理是建立現代醫院管理制度和提高醫院治理體系、治理能力的主要內容之一。醫院檔案的信息化管理是當前醫院檔案工作發展的必然趨勢，也是順應現代化社會發展的必然要求。新時代發展下，醫院檔案事業發展的主要方向是建立在信息化基礎之上，為了能夠更好的投身于社會主義現代化建設中，檔案中蘊藏著十分寶貴的資源，在醫院的未來發展過程中將會發揮出不可替代的作用。提高認識，提高醫院重視程度，利用信息化手段，建立制度化、系統化、專業化、規范化的醫院檔案管理體系，不斷提高醫院檔案現代化管理水平，進一步促進醫院發展建設和文化建設。