公立醫院干部人事檔案“三齡二歷”審核中的問題及對策

王欣斌

舟山市婦女兒童醫院，浙江舟山 316000

干部人事檔案管理是組織人事工作的基礎所在，需要相關部門提起足夠高的重視。人事檔案整合所有人的工作、生活等基礎、重要信息，其真實性關乎干部本人的切身利益；做好干部人事檔案管理工作，就是響應中央“從嚴治黨”口號的重要途徑。唯有確保干部人事檔案管理工作科學、嚴謹、高效、廉明地開展，才能有效維護人事管理工作的公信力和嚴肅性。 就目前看來，干部人事檔案的造假問題依舊存在，部分屬于有意為之，但絕大多數事件被爆出，追根溯源，仍舊是檔案管理人員工作上的疏忽所致[1]。這一檔案管理問題，在干部“三齡二歷”的審核中十分常見，需要嚴肅重視。該文立足于“三齡二歷”審核工作，旨在分析公立醫院干部人事檔案管理現狀中存在的不足，并借此提出一些意見與建議，改善公立醫院干部人事檔案管理水平，提升“三齡二歷”信息的真實性， 增強公立醫院人事管理工作的嚴肅性與公信力。

1 重要性

1.1 “三齡二歷”管理依舊是干部人事檔案管理的基礎與必要工作

雖然目前國內公立醫院檔案管理研究開展已較深入，一些新對策、新思想的提出，有效提升國內檔案管理環境；但新“發力點”的出現，如加大醫院檔案管理信息化建設，不應與現有的檔案管理核心工作“沖突”；新的改革內容需要積極落實，但既往一直被強調的其他管理要點同樣需要被重視。 如公立醫院干部人事檔案“三齡二歷”的管理，需要始終放在檔案管理首位。只有緊抓干部人事檔案“三齡二歷”的管理，才能保障檔案信息的真實性；否則，一切檔案管理改革工作的開展，都將會是“無根浮萍”，無法提升檔案的實用性，檔案改革流于形式。

1.2 “三齡二歷”管理是醫院檔案管理水平進步之必然

公立醫院想要擺脫以往干部人事檔案管理信息真實性欠佳、利用率不高等問題，就需要從根本出發，做好干部人事檔案中的“三齡二歷”管理。“三齡二歷”信息真實性得到保障，則院方能夠更精準地掌握干部的履歷生涯，進行更加準確地進行干部人事任免活動，提升檔案管理中情報信息的真實性，使干部人事檔案真正具有高度的利用率， 最終推動公立醫院內部整體管理效能，為公立醫院未來發展夯實基礎。

1.3 “三齡二歷”管理是公立醫院干部選拔與職稱評定的有效依據

干部作為公立醫院管理層，領導全院員工，保持步調一致，統一朝著一個戰略發展目標不斷前進。 醫院方面為保障干部所在崗位與其自身業務能力的相互契合，需要采取一系列人事任免活動，秉持“能者居高位”的管理理念。如何準確地進行人才評估，從干部人事檔案“三齡二歷”方面入手，可為相關崗位工作人員提供良好參照。 若“三齡二歷”內容真實性欠佳，那么關于檔案所有人的業務能力、社會閱歷等情況的評估，就顯得不具備真實性，任免工作就會存在更多的不確定性。因此，對公立醫院干部人事檔案“三齡二歷”管理的認識，不應僅局限于對檔案所有人的年齡、黨齡、工齡、學歷學位與工作經歷五類基本信息的簡單登記與存檔，而是要正確認識到“三齡二歷”管理與公立醫院未來人才資源調度二者的關系（前者為后者服務）。合理利用干部人事檔案“三齡二歷”信息，有利于組織更好地評價檔案所有者的個人業務能力，全方位反映檔案所有人的“德”與“才”。 同時，干部人事檔案“三齡二歷”管理，也可視為干部績效考核的可靠材料，若“三齡二歷”內容管理欠缺規范性與客觀性，就會對上述各項工作的開展造成影響與誤導。

1.4 “三齡二歷”管理為領導決策提供指導

公立醫院內部人事檔案管理部門的具體工作，在于幫助公立醫院更好地培養優秀人才。 日常工作中，醫院檔案管理部門會對人事檔案信息進行周期性的梳理，統計醫院目前的人才儲備情況，進而為后續人才吸納與培養戰略計劃的制定提供參照，響應醫院運營發展需求。但若干部人事檔案中的“三齡二歷”信息登記不符合實際，將會對醫院檔案管理部門上述工作的開展造成一定程度的影響，對醫院當前人才儲備情況給出錯誤的判斷，并影響后續一系列決策意見的提出，如人事任免欠合理、醫院內部業務培訓方向與周期設置不符合實際情況、對外人才聘用指標的設計與醫院實際需求脫節等問題。

2 問題

人事檔案中的“三齡二歷”“三齡”是指年齡、黨齡與工齡，分別指代出生日期、入黨時間與參加工作時間；“二歷”是指學歷學位與工作經歷。 這些基本信息是衡量干部工作閱歷、辦事能力、工作成績的重要情報，故其真實性容不得半分失準。為更好地篩查、排除“三齡二歷”信息失準問題，公立醫院會定期開展審核工作，針對不實信息進行追溯化管理，剔去不實信息，保留、補充真實信息，提升醫院干部人事檔案信息的真實性與公信力。 下面，總結干部人事檔案“三齡二歷”審核工作中長期存在的主要問題。

2.1 出生日期

出生日期是“三齡二歷”審核工作的重點要素，也是最常見的質量不過關環節。隨著公立醫院新老一代干部的交替，公立醫院管理班子逐漸“年輕化”，基本不會出現檔案與戶籍登記不規范的情況。但對于即將臨近退休的干部而言，仍舊存在出生日期與實際不符的情況。 分析原因，有些是為順利報考院校或參加工作而謊報年齡；有些是因失誤登記年齡，一直未予糾正等。總而言之，出生日期失準，將為干部的職稱評聘、人事任免、退休辦理等帶去諸多不良影響，檔案管理與審核人員要重視并學會鑒別這一問題[2]。

2.2 參加工作時間

參加工作時間直接與干部的工資分配相關聯，因此偶有因個人利益隨意修改參加工作時間的現象發生，性質十分惡劣。 當然，參加工作佐證材料（下鄉登記表、招工登記表、應征入伍登記表等）缺失，是造成參加工作時間失準的主要原因，這與相關崗位管理人員工作認識不清晰有關，需要引起重視[3]。

2.3 入黨時間

關于入黨時間，出現失準的原因各異，但主要可分為以下幾點： ①檔案所有人對準確入黨時間無從記憶，為盡快補全檔案，未經多方查證，隨意填寫日期。這一原因多見于老干部人群。 ②不同時期下，入黨時間的計算方法存在差異，有的干部登記入黨時間時，以正式入黨時間為準；而有的干部登記入黨時間時，則以成為預備黨員時間為準。③組織人事部門關于檔案所有人的入黨時間采集有誤，導致入黨時間失準；此類錯誤入黨時間一般與實際入黨時間的差值較小[4]。

2.4 受教育情況

我黨第十一屆三中全會召開以來，高度重視高水平、年輕化的干部隊伍建設。現有干部群體為響應黨的號召，紛紛投身繼續求學深造中，這一現象在公立醫院這類高知型事業單位更加突出。公立醫院方面為人才提供了大量的繼續醫學或管理培訓機會，這就導致學歷學位升級的情況更為普遍。而部分干部在拿到學歷學位證書后，并未第一時間提交人事檔案管理部門，檔案信息更新不及時，造成信息失準的問題。 也有極少部分干部為晉升機會，在學歷學位證書方面造假，導致學歷學位信息失準，造成不良風氣[5]。

3 對策

3.1 建立健全審核制度

公立醫院追求干部人事檔案“三齡二歷”審核工作的規范化開展，建立健全相應審核制度尤為必要。 制度內容的基調在于，確保能夠組織到位、人員分工明確、后續責任到人。加強“三齡二歷”審核制度的建設，須明確規定：所有從事干部人事檔案“三齡二歷”審核工作的人員，必須對其所做工作負責，嚴格、認真地核查檔案信息；針對工作中查出的缺少材料等問題，第一時間登記并上報有關職能部門，要求檔案當事人擇期補全缺少材料，保障干部人事檔案完整，避免缺項少項問題；明確檢出“三齡二歷”信息前后登記不一致的干部人事檔案，進行備案，并由主管部門基于相關政策制度規定，給出相應整改意見，依照干部管理權限審批后，將最終確認的“三齡二歷”信息歸入干部人事檔案。制度建設修訂到位，保證責任到人，將極大程度提升管理核查崗位人員的工作態度與認識，把好核查工作的每一道關卡[6-7]。

3.2 規范信息填寫標準

干部人事檔案信息的填寫需要進一步規范，要求檔案管理人員做好相應宣教工作：①學歷填寫：若自身符合學習期間采取全脫產的方式、參加全國統一升學考試、畢業時獲得學歷、學位證書等要求，界定學歷一欄應為全日制學歷；接受成人教育等形式高等教育者，界定學歷一欄為在職學歷。 ②入黨時間填寫：均以預備黨員之日為準。但預備黨員的時間界定略有變動。1977 年8 月12 日—1982 年9 月5 日，入黨時間為上級黨委批準為預備黨員之日；1982 年9 月6 日起至今，入黨時間為黨員支部大會接收為預備黨員之日。 ③參加工作時間填寫：以人事管理部門認定的時間為準，特別是工作經歷有中斷情況的干部，要扣減中斷時間計算參加工作時間。

3.3 嚴控歸檔質量

干部人事檔案審核管理工作中，審核人員需要保持足夠的耐心與細心，針對檔案信息做到逐字逐句檢查。開展審核工作的過程中，做好對干部人事檔案相關信息的核查，重點關注接受繼續教育、人事任免變動、政治面貌改變者，一旦個人狀態發生改變，第一時間進行檔案信息更新，保障干部人事檔案信息全新、無誤。另外，審核人員需加強干部人事檔案材料的搜集工作，年初督促醫院各部門提交年度工資變動表、干部任免審批表、考核登記表等，并將這些信息納入干部人事檔案中，進一步提升檔案的健全性。 最后，審核人員需重視檔案缺件的補充與過程監督，針對干部人事檔案中身份、任免審批、入黨審批等重要情報缺失者，予以相應宣教，并給出補充途徑的意見與建議，始終將嚴控歸檔質量作為干部人事檔案“三齡二歷”審核工作開展的首要前提[8]。

3.4 做好答疑工作

審核勢必會發現一些檔案問題，而檢出問題的干部主體，對審核結果一般會存在疑問或異議。 如何解答此類干部人群的疑惑，避免異議上升為爭議與暴力事件，就需要審核人員做好相應的答疑工作。對因“三齡二歷”問題審核結果有異議的上訪對象，首先需要向其解釋“三齡二歷”五大指標的審核標準，并出示錯誤依據。若依舊存在質疑者，立即將人事檔案移交責任鑒定小組，進行最終的權威評估，避免審核人員隨意濫用職權，侵犯檔案所有人切身權益的問題出現。 針對審核結果無誤者，按照規定予以即刻更改、材料補充等后續檔案管理工作，并通知、進一步權威解釋問題原因。 針對審核結果有誤者，依照相關法律制度追究審核人員責任，予以相應懲處，并根據二次權威審核結果，執行新的檔案糾錯管理決定[9]。

3.5 規范檔案使用

公立醫院在著手干部任免、職稱評聘、人員交流調動等人事管理工作時，首先需要對干部人事檔案進行審核，尤其關注“三齡二歷”信息是否準確，無誤則執行相關手續辦理，有誤則中止辦理，并將情況及時與有關部門匯報。考慮到干部人事檔案信息并非是一成不變的，在干部的個人狀態發生改變時，需及時提交檔案管理部門相關材料，人事檔案管理部門需對更新材料進行仔細的真偽鑒定，預防如假冒證書、假冒文憑、假冒職稱等事件的發生，建立一道“難”墻，杜絕那些想要通過更改人事檔案信息謀取私利者的不端念頭，凈化公立醫院干部人事檔案的使用環境[10]。

4 展望

公立醫院干部人事檔案“三齡二歷”的管理，目前部分單位仍舊依托于純人工的管理模式，管理效能低下，且不利于檔案的高效利用。除上文所提及的“三齡二歷”專項管理對策外，檔案管理工作人員也需要以發展的眼光看待本職工作。基于公立醫院干部人事檔案“三齡二歷”的管理現狀，提出以下3 條未來行業發展方向。

4.1 構筑信息化平臺

公立醫院干部人事檔案的管理，需要積極朝信息化的方向發展，構筑良好的信息化平臺，以利于檔案的高效化管理[11]：①將紙質檔案向電子檔案的方向過渡，有利于信息的保存，存儲于云端的檔案信息將匯總為大數據，只要運維得當、備份合理，檔案信息基本不會出現丟失問題，有利于干部人事檔案信息的永久儲存[12]。 ②信息化管理將提升基層辦事人員的工作效能，使得檔案的存儲與調用更加快捷高效，優化辦事人員的工作效能，讓信息多運轉，讓人員少跑腿[13]。 ③由于干部人事檔案信息化管理平臺的智能性，將使檔案的調取與利用更加方便，有效深度挖掘干部人事檔案的應用價值，提升檔案利用率[14]。

4.2 轉變檔案管理人員工作形態

干部的人事檔案管理要朝著信息化的方向發展，管理要朝著便捷化的方向發展，簡化平臺使用流程就變得極為重要。 不論是在純人工管理模式的過渡期，還是在半人工半自動化的管理模式過渡期，關于干部人事檔案的調取與存檔，均應該形成系統的指導體系，方便人員依照體系標準進行檔案的存儲與調用。期間通過整合人工智能模塊，對相關人員的檔案使用行為進行審核，逐漸將檔案管理人員由以往的高強度檔案審核工作需求中剝離，釋放檔案管理人員的職業壓力，并合理支配檔案管理人員的時間成本，將其分散至信息化平臺的運維、信息平臺使用宣教及人事檔案的服務窗口中去，提升大數據時代下，醫院檔案管理工作的多元化服務性，將以往的“為檔案服務”責任轉交給平臺，自身肩負起“為群眾服務”的責任，提升各科室部門對檔案管理部門的服務滿意度[15-16]。

4.3 關注信息安全

信息安全一直是大數據時代下，檔案管理的核心工作之一。醫院方面需要與外界權威信息安全管理團隊合作，構筑與信息化平臺相配套的信息安全防火墻，并將侵入性操作實時預防與監控優先級設為最高，避免干部人事檔案重要信息，尤其“三齡二歷”信息被篡改、竊取，造成信息安全隱患。對內部檔案調用環節的信息安全管理，平臺內部可生成檔案操作歷史記錄，檔案的改動將留下歷史痕跡，有助于檔案管理人員在歸檔審核時進行全程追溯化管理，避免“三齡二歷”等基本信息被違規篡改[17-18]。

5 小結

公立醫院干部人事檔案管理現狀仍舊不明朗，檔案信息失準現象仍舊無法徹底根治。一方面是受利益的驅策，造假主體鋌而走險；另一方面，也反映出公立醫院在干部人事檔案的審核方面還存在缺陷，“三齡二歷”方面尤為突出，故意造假與無意造假現象并存。 要解決公立醫院這一干部人事檔案審核現狀中暴露出的不足，還需要檔案管理部門主導，建立健全審核制度，并規范檔案信息的填寫標準，嚴格管控干部人事檔案的歸檔質量；針對審核結果有爭議者做好答疑工作， 規范檔案的使用。未來還需不斷探索檔案管理的信息化建設。只有不斷在管理中回顧不足，探討經驗，提出應對之策并付諸實踐，公立醫院干部人事檔案的整體管理水平才會得到長足進步。