關于疾控中心檔案管理中存在的問題及應對措施分析

曹愛華

摘 要：在疾控中心發展的過程中，檔案作為重要的依據和資源逐漸受到管理者的重視。通過深化檔案管理，能夠提升疾控中心的軟實力。同時，完整詳盡的疾控中心檔案也能夠體現疾控中心發展過程中形成的文化底蘊和技術能力，為增強疾控中心的防控水平提供借鑒。且通過提高疾控中心檔案的管理水平能夠推動疾控中心的可持續發展。就當下疾控中心檔案規范管理工作而言，管理效果并不理想，規范化、精細化、信息化均不完善，作為檔案管理人員應當創新傳統的疾控中心檔案規范管理方式，提高疾控中心檔案管理質量。同時，疾控中心檔案管理作為疾控中心管理工作過程中重要的組成部分，應當隨著我國醫療改革不斷創新，通過信息化技術的充分應用，從而提高疾控中心檔案管理工作效率，強化疾控中心檔案管理工作的開展效果。基于此，本文就疾控中心檔案管理的相關策略進行探討。

關鍵詞：疾控中心;檔案管理;存在問題;應對措施

檔案管理作為疾控中心發展核心環節，能夠推動我國防控事業的可持續發展，因此工作人員應當注重加強檔案管理工作能力，改革創新工作理念和方法，通過將互聯網+與疾控中心檔案管理工作的充分結合，使檔案管理工作更加規范化、精細化、數據化，從而提高疾控中心檔案管理的整體水平，實現檔案與疾控中心管理的同步發展，為推動疾控中心發展建設作出貢獻。

一、疾控中心檔案管理中存在的問題分析

1.缺乏專業的人才

當下，絕大部分疾控中心檔案規范管理工作并沒有設置專業專職的工作人員，通常是由其他崗位人員兼職進行檔案管理。然而通過調查，我們發現很多兼職人員并沒有進行專門性的疾控中心檔案培訓，使得他們在從事疾控中心檔案管理時不能夠滿足疾控中心檔案規范管理對于專業性的需求，造成疾控中心檔案管理存在歸檔不符合實際，要求不規范，更甚至引起檔案缺失等嚴重問題的發生。

2.缺乏完善的管理制度

絕大多數疾控中心沒有制定規范完善的規章制度，導致工作人員在進行疾控中心檔案規范管理的過程中，由于缺乏與之相對應的制度執行規范以及操作標準依據，這也使得工作人員在進行疾控中心檔案規范管理的過程中存在執行力不足的情況，不能夠對疾控中心檔案進行及時的整理以及收集，對最終的歸檔工作造成影響。除此之外，目前還并沒有針對疾控中心檔案規范管理制定與之相對應的法律法規，這也使得疾控中心檔案規范管理工作在具體實際執行的過程中缺乏法律法規指導，并不能夠將法律法規作為最終的執行規范，不能夠確保疾控中心檔案規范管理工作最終的工作質量以及效率水平。

3.管理工作未能有效與現代化技術接軌

當下盡管信息技術和大數據應用已經被廣泛的運用于各行各業之中，然而，就疾控中心的檔案管理工作來說，還沒有完全發揮計算機技術應有的作用，在實際應用的過程中也還存在很多問題。首先，疾控中心檔案在將信息技術應用于其中的過程中，僅僅是將管理技術局限于單線方面，通過采用單機操作的模式來滿足疾控中心檔案信息管理的需求，并沒有考慮檔案的在線利用和數據互動方面要求，使得檔案消息在傳遞和利用的過程中存在一定的滯后性，進而嚴重影響了信息化管理的時效性。在當下疾控中心檔案規范管理工作的過程中，雖然信息化技術已經在管理過程中得到了較為廣泛的應用，但是由于應用深度還有待提升，與之相對應的管理技術也有待豐富，一些疾控中心檔案甚至仍然采用傳統的管理模式，這也導致疾控中心檔案規范管理信息化水平不高，在疾控中心檔案規范管理工作推進的過程中往往會出現由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了疾控中心檔案工作的合理開展。其次，在將信息技術應用于疾控中心檔案規范管理的過程中，由于信息技術的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發布以及信息管理，不會運用信息技術使檔案發揮銜接和關聯疾控中心各部門及各類服務對象的紐帶作用，這些都會直接影響疾控中心檔案信息化管理工作的質量和效率。同時，在信息化管理的過程中工作人員的素質水平也會直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術，未進行系統化的培訓考核，因此也不了解各種先進的信息化管理方法，嚴重影響了檔案工作整體的信息化管理效率。

4.缺乏先進的基礎設備

當下，無論是社會公眾還是政府人員都十分注重公共衛生事業，尤其是在新冠肺炎蔓延的背景之下，公眾更加關注公共衛生事業的發展，因此，疾控中心承擔的社會責任也越來越重。當下信息技術的應用以及疾控中心檔案數量的增多，導致疾控中心的設施逐漸跟不上變化節奏，最終影響了檔案管理人員的工作，導致在檔案信息收集整理的過程中出現問題，進一步影響了疾控中心檔案的開發和利用。

二、優化疾控中心檔案管理的策略分析

1.強化對人才的引入及培養

為了促進疾控中心檔案信息化管理的開展，應當加強高素質人才建設，打造一支具有高效率的信息化管理團隊，應當提高工作人員的綜合素養，并且對各個行業的業務現狀進行了解，且具有較高的計算機知識，只有這樣才能夠做好檔案信息化的管理工作，滿足信息化建設的需求。因此，對于工作人員而言，應當具備豐富的檔案管理知識以及實踐經驗，同時應當加強對于信息化管理的定向學習以及社科知識了解。在新醫改背景下的疾控中心檔案工作越來越重要，這就需要不斷增強專業人員的檔案編研和挖掘能力。專業人員首先要具備豐富和提升檔案內涵、形式和趣味的能力。在挖掘和編研檔案的過程中，要提高檔案管理的專業認知，打破傳統局限理念，杜絕檔案內容的枯燥性和單一性，盡力將疾控中心的文化建設、人才培養、管理理念、業務發展、技術能力、職業風尚等等方面內容融合到疾控中心檔案管理之中去。還要在形式上豐富疾控中心檔案館藏內容，包括文件、圖片、影像資料、實物、材料等內容。這些都能夠充分反映疾控中心的建設情況，為疾控中心拓寬檔案服務空間，讓疾控中心發展更具有特色。同時，還要提高檔案挖掘能力，豐富取得有效檔案的方法途徑。通過走訪疾控中心離退休干部職工，通過聽講故事、看照片、讀文件、研究老物件兒等方式，仔細研判認真提取，豐富疾控中心檔案內容。還應當通過開展檔案專項展覽活動，來吸引社會的關注，獲取有效信息。在不斷提高檔案挖掘和編研能力的同時，讓工作的開展更加具有文化屬性和韻味，以促進疾控中心建設。在互聯網時代檔案管理信息化趨勢也逐漸明朗，為了提高檔案管理工作水平，應當注重工作人員有關網絡知識的培養，使得工作人員能夠掌握信息化的知識和技能，并且引進一些管理軟件，最終實現檔案的網絡化管理。

2.完善檔案管理制度

在疾控中心檔案管理的過程中，一定要提高工作人員信息安全意識，通過在實踐中不斷完善檔案管理制度，從而充分發揮檔案管理的作用。首先作為管理人員應當意識到檔案管理工作的重要性，并且樹立高度的責任意識以及保密意識，并且在日常生活中體現這種意識。其次，為了確保檔案管理工作的安全性，應當完善檔案收集、移交以及查閱的制度，確保制度的科學性以及可行性。在開展檔案管理的過程中將制度真正的落實并且按照規范工作。再者也應當建立追責制度，使得權責分明，無論是檔案的形成還是查閱，一旦出了問題都可以追究到人，這樣才能夠提高疾控中心檔案管理的效率，最后在檔案管理的過程中，應當嚴格執行五不查以及四不借的制度，提高檔案管理的整體水平，確保檔案安全。管理人員應當根據形成的檔案材料展開排序和分類，并且進行加工裝訂，使得檔案材料能夠直接反映疾控中心的人員調動情況并且制定相應的目錄，以便工作人員查閱在確保檔案安全性的同時提高檔案管理工作的整體效率。建章立制才能更好的推動一項事業的發展。由于疾控中心檔案具有一定的復雜性和延續性，因此對于疾控中心檔案規范化管理工作的要求也在不斷的提高。在新醫改背景下疾控中心檔案發展一定要遵循規章制度，所以建立和完善一整套檔案管理制度的工作迫在眉睫。尤其是當今信息技術的快速發展壯大，疾控中心又處在一個醫患信息交流的制高點，而疾控中心檔案又能直接體現出疾控中心的發展歷程、文化底蘊、醫療水平等有價值的信息，因此，只有盡快制定和規范合理的檔案信息化管理制度，能夠確保互聯網時代疾控中心檔案規范管理工作的有效開展，因此想要在互聯網時代背景之下更好地推進互聯網時代背景下疾控中心檔案信息化管理，應當制定一個科學有效的管理制度，從而保證各項工作的順利推進。

3.提升檔案管理的信息化水平

搭建平臺才能更加有效的實現檔案資源共享。十八大以來，國家提出“創新、發展、協調、綠色、開放、共享”的發展理念，這五大理念同樣適用于新醫改背景下疾控中心檔案管理工作。為了推動疾控中心檔案管理工作的信息化建設，確保檔案的有效挖掘、利用，從而達到資源共享的最大化，應當對當下疾控中心檔案資源進行統籌規劃，構建一個規范的信息化平臺，將信息化的管理模式應用于其中，幫助疾控中心更好的開展檔案信息對內對外的溝通和交流，最終實現資源共享。一是促進對內交流。由于當下部分疾控中心的檔案信息化管理不完善、不成熟，導致各部門之間的在相關工作中溝通不暢，一定程度降低了工作效率，因此檔案信息平臺的建設和運用，能夠使疾控中心各個部門更快的獲取價值信息，對檔案進行精準利用，從而提高疾控中心檔案規范管理的效率;二是增強對外交流。在信息平臺建設過程中，嵌入一個獨立于內部系統之外的交流程序，通過對疾控中心檔案資料進行信息化管理分類之后再進行共享，這樣能夠讓社會上對疾控中心檔案有需求的服務對象直接通過線上檢索所需內容，更快更準的了解疾控中心的發展歷程和技術力量，從而提高疾控中心檔案管理工作的有效性，也有助于提升疾控中心的社會美譽度。三是建立資源共享激勵制度。作為疾控中心檔案規范管理部門也應當建立與相對應的激勵制度，鼓勵和引導工作人員對疾控中心檔案信息進行共享，提高資源的利用效率，從而創造更多的疾控中心檔案價值，同時也應當加大對于資料的審核力度，對于資料的來源以及名稱等信息進行標注，方便工作人員進行查詢以及整理。

4.加大對基礎設備的資金投入

在疾控中心檔案管理的過程中除了應當加大對于工作人員的管理加強信息化建設，除此之外，也應當對檔案管理過程中應用的基礎設備以及軟件展開更新，在購買和檢查設施的過程中必不可少的需要大量資金的投入，同時通過加強設施建設也能夠從根本上提高疾控中心檔案的安全性，通過運用計算機以及相關的網絡設備也能夠確保疾控中心檔案管理工作的性能優良，絕不可能由于設施以及軟件方面的問題進而影響了檔案管理的整體工作進程。對于檔案的資料也應當選用電子檔案的方式進行存儲，與此同時，工作人員也可以提高自身的專業技能，做好防火墻工作，通過加強對于檔案數據的加密工作，從而最大程度地確保疾控中心檔案管理的保密性以及安全性。

5.樹立科學的管理觀念

在社會不斷發展的背景之下，疾控中心管理者應當始終緊跟時代發展的步伐，樹立科學的疾控中心檔案規范管理觀念，只有這樣才能夠推動疾控中心檔案的可持續發展，使得疾控中心檔案規范管理滿足社會實踐發展的需求。作為疾控中心管理者應當充分注重疾控中心檔案規范管理這一工作，明確疾控中心檔案規范管理的職責以及目標，通過落實各項工作制度，嚴格規范管理工作的執行，充分發揮自身的職責，并將疾控中心檔案規范管理的最終效果與工作人員的獎懲制度相掛鉤，充分激發工作人員的積極性，最終保證疾控中心檔案規范管理的實際效用，完成疾控中心檔案規范管理目標。同時，管理者還要充分認識到疾控中心檔案信息化建設水平的提高對于推動管理工作的有序開展有著十分重要的意義。可以結合疾控中心實際情況，建立與之相對應的管理系統，例如通過構建局域網絡等信息平臺，實現各部門之間的信息資源共享，這也方便工作人員對信息數據進行更新，通過建立與之相對應的數據庫以及電子疾控中心檔案在提高工作效率的同時也能夠推動疾控中心檔案管理的可持續發展。

6.提升檔案工作參與度

為了能夠不斷增強疾控中心工作與檔案工作間的聯系，就需要不斷提高工作人員參與檔案管理工作的積極性。也就表明，疾控中心在開展相應的信息化管理的過程中，需要引導工作人員在檔案信息化管理平臺上傳遞一些正能量的有價值的檔案信息，讓工作人員能夠通過互聯網參與到檔案管理工作過程中，增強他們對疾控中心管理和價值檔案的認知觀，以此促進工作的不斷創新。當然，在實際檔案管理工作開展的過程中，檔案管理人員需要對信息進行審核，及時對有效信息進行檔案確立，并且將其分類收錄到檔案之中。這也能讓工作人員產生強烈的主人翁精神，增強疾控中心管理的凝聚性。與此同時，疾控中心文化建設的理論基礎也會變得更加牢固。

結束語

綜上所述，在疾控中心發展的過程中，檔案管理工作作為重點內容，能夠對疾病防控過程中產生的數據進行收集，同時也能夠推動疾控中心檔案管理工作的改革和完善。提高疾控中心檔案規范管理的工作效率不僅僅能夠確保管理工作的水平，也能夠推動我國疾控事業的現代化發展。在疾控中心檔案管理的過程中仍然存在很多不足，針對該類現象工作人員應當展開處理，通過建立合理的管理機制，創新管理模式，加強信息化管理，投入資金，強化人才培養，從而提高疾控中心檔案管理的水平，推動疾控中心可持續發展。所以，筆者提出了疾控中心檔案管理的完善策略，希望能夠為之后的檔案管理工作打下堅實的基礎。

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（作者單位：臨沂市疾病預防控制中心）