退休人員檔案移交工作思考

李紅 孫虹

摘? 要：本文以安陽鋼鐵集團有限責任公司退休工人檔案移交工作為研究對象，梳理了退休工人檔案移交工作的基本情況，提出制定工作方案、規(guī)范加工、統(tǒng)一細化數(shù)字化標準、建立退休人員管理平臺和實現(xiàn)人事檔案移交途徑的多元化等措施解決退休人員檔案和檔案管理工作中的問題。

關(guān)鍵詞：退休人員檔案;檔案移交;人事檔案;檔案管理;安陽鋼鐵

Abstract： This paper takes the Archives transfer of retired workers in Anyang Iron and Steel Group Co.， Ltd.as the research object， combs the basic situation of transfer of retired worker Archives， the formulation of the proposed scheme， the refinement digital processing， unified standard， establish retired personnel management platform and realize the diversity of personnel Archives over to the work transfer way and other measures to solve problems in retiree Archives and the Archival management work.

Keywords： Retiree Archives; Transfer of Archives; Personnel Archive; Archives management; Anyang iron and steel

1 案例概述

為進一步推進國有企業(yè)退休人員社會化管理，2017年，河南省省屬安陽鋼鐵集團有限責任公司（以下簡稱“安鋼”）實行退休人員移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和社區(qū)實行社會化管理，安鋼此項工作共涉及退休人員2萬余人，在企業(yè)所在地——安陽市殷都區(qū)委、區(qū)政府的主動協(xié)調(diào)、市檔案局指導監(jiān)督下，安鋼順利整體向殷都區(qū)檔案館移交了15000余份退休人員人事檔案。

2019年，為減輕企業(yè)負擔，進一步推進國企改革進程，按照河南省國企改革要求，國有企業(yè)退休人員社會化管理工作涉及退休人員人事檔案移交，需開展退休人員人事檔案規(guī)范整理和數(shù)字化工作，此次安鋼2019年退休人員達979人。

從2017年21434人紙質(zhì)檔案移交到2019年979人的紙質(zhì)檔案和電子檔案雙載體移交，安鋼面臨從紙質(zhì)人事檔案的收集、分類、整理、裝訂到實現(xiàn)數(shù)字化檔案的可應用性、安全性、便捷性轉(zhuǎn)型。

為適應轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案為民服務的神圣職責，進一步推進安鋼的檔案工作踏上依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的歷史征程，這次退休人員檔案移交工作中做了深度思考和有益嘗試，取得了較好的效果。

2 實施背景

2016年9月，國務院提出加快剝離國有企業(yè)辦社會職能和解決歷史遺留問題工作方案（〔2016〕19號）。將本應由社會化經(jīng)營主體或公共機構(gòu)承辦的各種社會服務職能或向社會化經(jīng)營主體，或向地方公共機構(gòu)移交。其目的是促進國有企業(yè)輕裝上陣、公平參與競爭，集中資源做強主業(yè)，這是深化國有企業(yè)改革的重大措施之一。其中對國有企業(yè)退休人員實行社會化管理，是給國有企業(yè)減負，同時又確保退休人員享受公平的社會福利的一項重要舉措，退休人員人事檔案的移交是實現(xiàn)社會化管理的重點環(huán)節(jié)。

3 創(chuàng)新做法

3.1 深度調(diào)研，分析問題和經(jīng)驗

3.1.1 人事檔案中最常見的問題。人事檔案中最常見的問題包括姓名信息不一致、“年齡、工齡、黨齡”“三齡”信息不一致以及材料缺失情況普遍等方面。

3.1.2 人事檔案管理工作中存在的主要問題。管理人員素質(zhì)參差不齊。部分檔案管理人員因工作事項種類過多，責任心不強，未將新增檔案材料按要求整理歸檔，造成檔案材料積壓缺失，嚴重影響了后期人事檔案數(shù)據(jù)采集工作的進行。

人事檔案管理制度不健全。人事檔案管理的歸檔、借閱等制度的不完善，用嚴格的制度、規(guī)范的流程約束日常管理不到位，例如，檔案材料移交手續(xù)、借閱手續(xù)不完善，出現(xiàn)問題相互扯皮，甚至造成關(guān)鍵材料的丟失等現(xiàn)象。

3.1.3 安鋼在完善人事檔案管理上的積極做法。近年來，安鋼針對人事檔案工作中存在的問題采取系列措施，包括建立健全機制，完善制度等。特別是在收集補充人事檔案資料上注意重要事件節(jié)點，不斷補充職工履職生涯信息材料，及時將《干部任免審批表》《職稱評審表》《河南省企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險參保人員退休（退職）表》等重要材料裝入人事檔案中并按照規(guī)范進行整理。

同時，根據(jù)安鋼建廠以來留存的各類與個人相關(guān)的資料按類整理，編寫目錄，相互佐證，如建立上世紀七十年代以來的技校、職高分配介紹信名冊等。

3.2 理清思路，制定工作方案

2017年的退休人員檔案移交，涉及人數(shù)多，存在的遺留問題復雜，安鋼采取了整體向企業(yè)所在地——安陽市殷都區(qū)檔案館移交的工作思路，整體移交人事檔案的同時，為殷都區(qū)檔案館提供檔案庫房，有效緩解了區(qū)級檔案館館庫面積不足的瓶頸問題。

針對退休人員的檔案移交，及時與殷都區(qū)委、區(qū)政府、區(qū)檔案局（館）主動對接，共同確定檔案整理、數(shù)字化加工、檔案裝具等業(yè)務標準，將規(guī)矩、標準立在專項工作開展之前，保障檔案整理、數(shù)字化加工一步到位，避免返工，從而規(guī)避了整理過程中對人事檔案材料造成二次損毀。

3.3 規(guī)范加工，充分利用成果

2020年在以往總結(jié)往年人事檔案整理和移交的經(jīng)驗基礎上，為了更規(guī)范系統(tǒng)整理退休人員人事檔案，滿足雙載體移交要求，安鋼大膽嘗試與具有正規(guī)資質(zhì)的第三方檔案服務公司簽訂委托協(xié)議并簽訂《企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化加工服務實施及保密工作方案》。在檔案數(shù)字化進程中，按照相關(guān)要求建立與檔案材料一一對應的電子目錄，對應目錄建立數(shù)據(jù)，糾正了一人或一類一個數(shù)據(jù)的做法，規(guī)避在檔案利用中可能出現(xiàn)的失泄密情況。

注重保存退休人員人事檔案數(shù)字化成果，在單位人力資源管理平臺，構(gòu)建退休人員數(shù)據(jù)庫，可進行年齡結(jié)構(gòu)查詢，學歷查詢，職稱查詢，社保數(shù)據(jù)查詢等等，為日常工作提供了極大的信息資源和龐大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析及應用，提高了退休人員的歸屬感，增強了干部職工的主人翁精神。

4 下一步工作建議：

4.1 全市統(tǒng)一細化檔案整理、數(shù)字化標準。河南省下發(fā)了《國有企業(yè)退休人員人事檔案規(guī)范化整理和數(shù)字化工作實施細則》，建議市級檔案部門進一步細化，制定人事檔案整理和數(shù)字化操作指南。

4.2 全市建立退休人員管理平臺。從2017年紙質(zhì)人事檔案的移交，到今天人事檔案的雙載體移交，從安全保管到安全保管+有效利用，人事檔案的數(shù)字化加工為這個“+”提供了數(shù)據(jù)支撐，同時也對電子數(shù)據(jù)存儲、電子數(shù)據(jù)保護以及電子數(shù)據(jù)利用提出新的課題。

安鋼在企業(yè)內(nèi)部做了有益的嘗試，推而廣之，全市可著手“區(qū)塊鏈+人事檔案管理”研究，探索可中心管控、可授權(quán)加工、可控性共享等適合人事檔案管理要求的新模式，在推進退休人員管理平臺建設進程中，不斷提高人機交互的流暢度，逐步實現(xiàn)技術(shù)的更迭與服務品質(zhì)的提升。從而推進檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源開發(fā)、人才隊伍建設和社會治理等方面的服務性功能。

4.3 人事檔案移交途徑的多元化。國有企業(yè)退休人員檔案雙載體移交、退休人員管理平臺成功搭建后，紙質(zhì)檔案的移交流向可以多元化：館庫面積、保管條件成熟的縣區(qū)可以適當多接收紙質(zhì)檔案，企業(yè)也可以按照所在地整體移交等。政府能提供更多元化的社會服務職能，企業(yè)可以選擇適合的、低成本的、方便快捷的途徑，將退休人員社會化管理常態(tài)化，真正發(fā)揮國有企業(yè)輕裝上陣干主業(yè)作用。

（作者單位：李紅，安陽市檔案館;孫虹，安陽鋼鐵集團有限責任公司 來稿日期：2020-12-20）