辦公自動化系統是企業提升管理的必要手段

陳青

摘 要：隨著信息技術的迅猛發展，辦公自動化系統被越來越多的企業作為信息化建設的必要組成部分。辦公自動化系統的應用使工作效率和質量得到了很大的改善和提升，確實是企業提升管理的必要手段。

關鍵詞：企業管理;協同辦公;資源共享

一、引言

二十一世紀，全球步入信息化時代，面對激烈的競爭，信息化建設已成為企業謀求生存和發展的必然選擇。辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA）是一種將現代化辦公和計算機技術結合起來的新型辦公模式。它利用計算機網絡技術把各種現代化辦公設備連接起來，實現對傳統辦公中部分手動或重復性業務活動的替代，不但有利于我們優化現有的管理組織結構，還可以在提高工作效率的基礎上增強群體協同辦公能力，實現資源共享。近年來，隨著信息技術的迅猛發展，辦公自動化系統應用于企業管理工作的優勢日益突出，被越來越多的企業作為信息化建設的必要組成部分。

本人作為一名財務工作者，曾參與公司信息產業部完成集團公司辦公自動化系統中財務管理模塊的系統架構、操作流程及相關單據的設計工作。根據該系統在整個集團公司使用前后的情況，從財務工作的角度，對它是企業提升管理的必要手段這一觀點進行簡要的闡述。

二、集團企業日常審批業務及相關工作中存在的問題

（1）集團下屬各子公司因規模、業務不盡相同，所使用的制度、規定存在差異，導致審核流程、標準不統一，審批層級和權限也各不相同，不利于進行集團財務管控;

（2）許多業務、事項審批環節多、涉及面廣，容易由于人為因素耗時長、效率低，導致處理不及時，造成不必要的損失;

（3）涉及工程、項目類的支付審核，其所附說明資料厚重且一般要求提供原件，簽批過程中稍有不慎便會造成遺失，不利于歸檔管理;

（4）各公司用于簽批的報銷、支付申請單樣式各異，大小不一，不方便財務統一管理;

（5）各公司的財務信息及資料一般是通過微信、QQ或外部郵箱來實現共享和傳遞，存在安全隱患;

鑒于上述問題，在公司決定推進信息化建設的工作部署中，通過對辦公自動化系統的了解，要改變企業現狀，實現高效、統一地現代化管理，推行辦公自動化系統勢在必行。自2018年11月辦公自動化系統投入使用后，對提升集團公司的管理工作，取得了非常好的效果。

三、辦公自動化系統在提升企業管理中發揮的重要作用

（一）有利于優化管理組織結構，完善、統一公司的制度和規定

為實現集團公司建立一個統一、整合的工作平臺、實施自動化辦公的目的，在辦公自動化系統投建的前期調研階段，通過對集團及下屬各公司現有的組織架構和現行的制度及規定進行梳理，結合內控的要求和實際工作的需要，對各公司的組織結構做了進一步優化，明確了每個系統操作人員的職責和分工，對各項管理制度和辦法進行歸納、總結、修改、完善，形成一套在集團公司范圍內統一執行的制度和規定。

（二）有利于規范操作流程，統一使用單據的種類及格式

通過對各部門、各公司的業務進行梳理、分類和歸納，結合制度、規定，明確審批環節，確定審批流程，設計相應的審批操作程序，確保各項業務的處理在集團公司范圍內執行規范、統一的操作流程;結合業務的具體內容，統一規定申請單據的種類，根據業務審批流程設計單據格式，確保按要求完成整個單據的填列就完成了業務處理。

（三）有利于提高辦公效率，增加群體協同辦公能力。

切斯特菲爾德說過：效率是做好工作的靈魂。辦公自動化系統操作起來簡便、易行且高效：即使是跨部門、跨組織的報銷業務也只須通過簡單地選擇或判斷，就能解決成本、費用的歸屬問題;其他業務只須通過點選功能按鈕，再加上簡單的文字表明意見，便能輕松完成處理;每一項業務的辦理都提供了相應的流程圖，通過程序設計將制度或規定從生硬的文字表達轉化為簡單的圖表操作，流程走向條理清楚，易于理解，讓所有操作者按職責平等地參與進來，分工明確，增加群體協同辦公能力，且便于申請人實時跟進業務處理情況，若發現問題可及時與相關操作者進行溝通、對接，提升反應速度;審核時需要查驗的附件均通過上傳以電子文檔形式存放在附件欄處，只須雙擊文件名稱便可直接打開審閱，且電子文件在系統上可同時向多人發送，縮短了逐個傳閱的時間周期，而系統的條件檢索功能為操作人員快速查找文件和資料提供極大的便利，節省以往為查找紙質文檔而花費的時間，大大提高辦公效率。

辦公自動化系統的應用打破時間和空間的限制，支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公，方便操作人員隨時隨地查看文件、信息，及時完成日常的工作處理。從此，為了簽批在領導辦公室門外蹲守的日子一去不復返。

（四）有利于構建內部通訊交互平臺，實現資源共享，防止信息外泄

辦公自動化系統帶有電子郵箱，與其他常用的電子郵箱一樣，能夠快速地完成郵件的接收、閱讀、回復和發送，且郵件具有短信提醒功能。通過系統的通訊組件，公司的組織架構一目了然，為操作人員準確地實現跨部門、跨組織地溝通提供了方便，還能夠實時地跟蹤對方收閱郵件的情況。

辦公自動化系統中的公用文檔、公共信息和通知公告等功能模塊是各部門、各公司間交流和共享信息資源的平臺，各類文件和信息只需完成發文業務處理就能實現公開發布。所有操作人員均可通過系統平臺及時了解公司的最新信息，有利于各部門、各公司之間的溝通與合作。系統還會自動根據信息內容進行分類顯示和管理，方便操作人員隨時查閱，實現資源信息共享。

由于辦公自動化系統只有集團公司所屬員工才能進入操作，與外網隔絕，因此既不會出現外網郵箱中垃圾郵件的騷擾，也不會發生公司內部信息不慎上載到外網的情況，有效防止了內部信息外泄。

（五）有利于節能降耗，降低企業運行成本

相對于過去紙質文檔的審閱方式，辦公自動化系統的應用使各個環節的操作人員可以直接在系統上閱讀、審批和修訂電子文檔，并保留相關的操作痕跡，解決了過去因反復修改文件、重復打印而造成紙張浪費的問題，真正實現了無紙化辦公，有效降低了打印機等設備的日常耗費，節約了辦公成本。與傳統的辦公管理相比，辦公自動化系統的應用優化了企業的組織結構、提高了工作效率，為企業節省了人工成本及相關費用的支出。

（六）增強監控能力，提高行政管理水平

辦公自動化系統的應用使企業的辦公管理按照設定的程序運行，有效降低人工干擾，確保了信息傳遞的可靠性和準確性;使企業的辦公過程更公開、透明，便于實時、有效地監督各公司、各部門、各個操作員的業務辦理情況，并具有催辦、督辦和自動提醒的功能，既有效防止了延誤業務辦理時間的情況，又有利于系統管理員進行全局監控，及時發現問題，協調解決。此外，經過系統處理的業務都留有操作的痕跡，具有可追溯性，方便日后的查閱和管理。

四、結束語

財務部作為企業的核心職能部門，因為使用了辦公自動化系統讓每個財務人員連同涉及流程的相關工作群體處理業務的工作效率得到了極大地提高、溝通能力有了很大地改善，有效地降低了部門的辦公費用。不再出現因為審批時間過長而耽誤款項支付的情況，也不會再發生因為附件不全沒法及時裝訂而影響財務歸檔和審計檢查的現象。從此， 財務部的工作效率和質量得到了很大的改善和提升，相信其他職能部門和各子公司也“感同身受”。由此可見，辦公自動化系統確實是企業提升管理的必要手段。

辦公自動化系統是信息技術推廣應用過程中的產物，是為現代化辦公而生的。它在應用過程中發揮的作用無一不顯現出信息技術被廣泛應用于企業管理后，對后者帶來的巨大變革和影響。同時也預示著它必將取代傳統辦公管理模式，成為企業實現現代化管理的必然選擇。就像有了電以后，電燈就取代了油燈和蠟燭一樣。作為企業，在信息時代的背景下，為謀求生存和發展，推進信息化建設、實現現代化管理是必走之路。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準，所以說辦公自動化系統是企業提升管理的必要手段。

參考文獻：

[1]王公儒，樊果主編.智能管理系統工程實用技術[M].中國鐵道出版社，2012.09.

[2]辦公自動化（OA）系統在企業中的應用，萬方.