內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位采購工作研究

吳霞

摘 要：通過加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)資金的合理利用，降低采購活動(dòng)中的濫用和浪費(fèi)等行為，使財(cái)政資金的使用效率得到提高。通過對行政事業(yè)單位采購工作中的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，提出行政事業(yè)單位應(yīng)通過樹立起較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識、建立起完善的預(yù)算編制程序、優(yōu)化采購崗位設(shè)置，強(qiáng)化采購過程控制，并強(qiáng)化行政事業(yè)單位采購監(jiān)督等方面入手，使行政事業(yè)單位采購工作能步入規(guī)范、有序發(fā)展軌道。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;采購工作;內(nèi)部控制

隨著政府采購制度改革的逐步深入，各地行政單位積極落實(shí)各項(xiàng)簡政放權(quán)的改革方針，同時(shí)要求加強(qiáng)行政事業(yè)單位強(qiáng)化內(nèi)部控制制度建設(shè)工作。一般而言，行政事業(yè)單位采購是指國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等依據(jù)相關(guān)法律規(guī)定利用財(cái)政性資金采購目錄中規(guī)定的物品，確保采購行為得到規(guī)范，也能對財(cái)政支出進(jìn)行監(jiān)督與管理，使采購成本得到控制，提高政府資金利用效率，關(guān)系到政府部門工作運(yùn)行，也牽涉到群眾的公共利益，為各項(xiàng)工作的開展提供保障。在全球一體化背景之下，建立與推行行政事業(yè)單位采購將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。

一、行政事業(yè)單位采購工作的潛在風(fēng)險(xiǎn)分析

目前，在行政事業(yè)單位采購工作中存在著一些問題，引致一定的風(fēng)險(xiǎn)，不利于行政事業(yè)單位采購工作的有序開展。這些風(fēng)險(xiǎn)集中體現(xiàn)在三個(gè)方面：

第一，采購主體多樣化，重復(fù)采購問題嚴(yán)重，存在采購行為不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)。目前，大多數(shù)行政事業(yè)單位是根據(jù)采購相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，契合本單位實(shí)際需求來進(jìn)行采購制度制定和開展采購工作。但是，由于不同部門在采購物品的類型及數(shù)額層面存在顯著差異，且采購行為有的是由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)，而有的單位則由資產(chǎn)部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致主體存在多樣化的問題。這種情況下，不利于對采購行為進(jìn)行準(zhǔn)確的調(diào)控，容易出現(xiàn)采購不規(guī)范或重復(fù)采購等問題。

第二，采購預(yù)算工作不到位，導(dǎo)致采購過程潛存風(fēng)險(xiǎn)。采購預(yù)算工作是行政事業(yè)單位采購工的重要內(nèi)容，需要切換采購過程的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行參考和確定。但是，由于行政事業(yè)單位采購工作中存在一定的復(fù)雜性，且管理權(quán)限也存在分散性。這種情況下導(dǎo)致了采購油酸工作無法短時(shí)間內(nèi)契合實(shí)際的做出相應(yīng)的反映，而這會(huì)造成采購過程中出現(xiàn)一些潛存的風(fēng)險(xiǎn)。

第三，行政事業(yè)單位采購工作人員風(fēng)險(xiǎn)意識不強(qiáng)。行政事業(yè)單位采購工作是面臨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，例如采購質(zhì)量不高、尋租腐敗問題嚴(yán)重，造成了資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，對這些情況進(jìn)行分析與總結(jié)，很大程度上是由于行政事業(yè)單位采購風(fēng)險(xiǎn)意識淡薄引起的。

二、行政事業(yè)單位采購內(nèi)控的優(yōu)化策略

通過對行政事業(yè)單位采購工作中的潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，提出行政事業(yè)單位行政采購內(nèi)部控制的優(yōu)化策略，使行政事業(yè)單位采購工作能步入規(guī)范、有序發(fā)展軌道。具體如下：

（一）強(qiáng)化政府采購風(fēng)險(xiǎn)意識，明確內(nèi)部控制的重要性

要識別可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，對如何規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)制定有效策略，使采購工作能有序開展，避免由風(fēng)險(xiǎn)因素而引發(fā)經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，行政單位要對采購流程進(jìn)行調(diào)整，找到風(fēng)險(xiǎn)頻發(fā)環(huán)節(jié)，提前做好防范，扎實(shí)推進(jìn)采購工作的開展，確保整個(gè)環(huán)節(jié)的公平、公正、公開，這是實(shí)現(xiàn)政府職能的前提。在樹立起較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識的前提下，才能更好地推進(jìn)行政事業(yè)單位采購工作內(nèi)部控制制度建設(shè)。

（二）完善的預(yù)算編制程序，確保采購行為的有效進(jìn)行

行政事業(yè)單位都要明確采購要求，根據(jù)部門工作開展的實(shí)際情況編制部門預(yù)算。在整個(gè)采購流程之中，采購預(yù)算的編制處于開端位置，后續(xù)采購工作能否有序進(jìn)行，與預(yù)算編制是否合理存在著必然聯(lián)系。因此，行政事業(yè)單位要提高采購預(yù)算的合理性、科學(xué)性，對所有的采購項(xiàng)目展開市場調(diào)研，對每一種物資的市場價(jià)格心中有數(shù)，把預(yù)算控制到合理范圍之內(nèi)，使采購效率能進(jìn)一步提高。在執(zhí)行采購預(yù)算時(shí)，要對每一筆預(yù)算支出進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，完整而細(xì)致地對支出情況進(jìn)行記錄，相關(guān)責(zé)任人、經(jīng)手人都要簽字確認(rèn)，為后續(xù)審查做好準(zhǔn)備，為后期制定更為周密的采購預(yù)算積累經(jīng)驗(yàn)。

（三）優(yōu)化行政事業(yè)單位崗位設(shè)置，增強(qiáng)相關(guān)崗位的獨(dú)立性

行政事業(yè)單位在開展采購過程中，出于防控風(fēng)險(xiǎn)、提高采購資金利用率、維護(hù)社會(huì)利益與國家利益的目的，要設(shè)立專門的辦公室，有些單位人員數(shù)量比較少，則要指定某一科室負(fù)責(zé)對采購的管理與監(jiān)督。在設(shè)置采購工作崗位時(shí)，要符合不相容崗位分離的規(guī)定，增強(qiáng)合同簽訂、內(nèi)部控制、物資驗(yàn)收等各項(xiàng)工作的獨(dú)立性。

行政事業(yè)單位在對采購進(jìn)行管理時(shí)，要采取內(nèi)部多部門監(jiān)督與外部廣泛監(jiān)督相結(jié)合的方式，使采購中出現(xiàn)的問題得到制止與改善。在執(zhí)行采購過程中，最基本的條件就是要打造一支自上而下的高素質(zhì)采購隊(duì)伍，這就需要組織采購人員培訓(xùn)活動(dòng)，不僅要了解行政事業(yè)單位采購特征，還要深入學(xué)習(xí)《政府采購法》，及時(shí)安排采購人員參加崗位考試，成績不合格者不得上崗。每一次培訓(xùn)活動(dòng)的組織，都要從專業(yè)領(lǐng)域聘請高水平的專家學(xué)者擔(dān)任講師，以理論與實(shí)際相結(jié)合的方法進(jìn)行授課，增強(qiáng)理論學(xué)習(xí)的生動(dòng)形象性，使基層采購人員能實(shí)實(shí)在在地掌握必要的技能，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識，使他們的工作能力得到提升，更好地為大局提供服務(wù)。

（四）加強(qiáng)采購過程控制，提升采購工作的規(guī)范性

《政府采購法》對采購工作的流程、崗位設(shè)置、采購原則、基本方法等做出了細(xì)致規(guī)定，但現(xiàn)有的法律制度只是構(gòu)建了基本框架，采購各個(gè)環(huán)節(jié)并沒有銜接到一起，運(yùn)作效率不高，還需要對這一基本框架進(jìn)行擴(kuò)充、細(xì)化，使所有的法律規(guī)定都能落到實(shí)處。當(dāng)前，由于具體的實(shí)施條例沒有正式出臺，要求各個(gè)地區(qū)根據(jù)具體情況對采購過程進(jìn)行控制，要具體做好如下幾方面的工作：第一，對項(xiàng)目實(shí)施方案進(jìn)行規(guī)范、調(diào)整，以物資需求為導(dǎo)向編制采購明細(xì)表，在市場調(diào)研的基礎(chǔ)上制定多套采購方案，做出合理選擇;第二，編制完善的采購預(yù)算，提高預(yù)算評審工作的有效性。要準(zhǔn)確把握市場發(fā)展動(dòng)向，對各種需要采購物品的價(jià)格進(jìn)行合理估計(jì)，得出總金額之后交給第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行評審，把預(yù)算控制到合理范圍之內(nèi);第三，對采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收，并要保證驗(yàn)收工作能全面覆蓋所有采購的工程、物料等，不得出現(xiàn)任何遺漏;第四，對采購過程進(jìn)行審計(jì)，增強(qiáng)行政管理權(quán)威性，提高監(jiān)督效果。

（五）強(qiáng)化對行政事業(yè)單位采購工作的監(jiān)督

對行政事業(yè)單位采購進(jìn)行監(jiān)督，包括兩方面的內(nèi)容，一是合規(guī)性監(jiān)督，二是有效性監(jiān)督。前者就是對采購項(xiàng)目、方法、流程等進(jìn)行監(jiān)督，判斷其是否符合法律制度的規(guī)定，其目的就是為了增強(qiáng)行政事業(yè)單位采購資金的安全性，不得出現(xiàn)任何違規(guī)現(xiàn)象;后者就是要在合規(guī)性監(jiān)督的基礎(chǔ)上提高監(jiān)督層次，關(guān)注政府資金的使用是否高效、科學(xué)，判斷采購項(xiàng)目是否合乎實(shí)際，采購流程是否有序順暢，能否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)等。為此，要做好三點(diǎn)：一要加大監(jiān)管力度，完善監(jiān)督機(jī)制，明確采購工作中的潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定合理的防范措施。各單位要構(gòu)建專門的行政事業(yè)單位采購監(jiān)督隊(duì)伍，明確監(jiān)督權(quán)責(zé)，把監(jiān)管職責(zé)細(xì)化到個(gè)人，確保能起到有效監(jiān)督作用。二要拓寬政府預(yù)算管理的范疇，把與采購有關(guān)的預(yù)算編制、物資驗(yàn)收等方面的內(nèi)容囊括其中。采購以公開招標(biāo)的形式完成，采購人員不得參與評標(biāo)工作，提高此項(xiàng)工作的公平競爭性。三要加強(qiáng)內(nèi)外監(jiān)督，以網(wǎng)上政務(wù)公開的方式進(jìn)行監(jiān)督，把采購信息及時(shí)上傳到官方網(wǎng)站，使公眾能及時(shí)了解到相關(guān)工作的進(jìn)展情況，方便公眾查閱與監(jiān)督，也可以開通電話熱線，通過各種新媒體形式進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)重復(fù)采購、無序采購行為的發(fā)生，在全社會(huì)的監(jiān)督下提高采購工作的規(guī)范性。

三、結(jié)語

總之，通過加強(qiáng)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)資金的合理利用，降低采購活動(dòng)中的濫用和浪費(fèi)等行為，使財(cái)政資金的使用效率得到提高。因此，行政事業(yè)單位必須要樹立起較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識、建立起完善的預(yù)算編制程序、優(yōu)化采購崗位設(shè)置，強(qiáng)化采購過程控制，并強(qiáng)化行政事業(yè)單位采購監(jiān)督等方面入手，有效地預(yù)防和解決行政事業(yè)單位采購工作中面臨的風(fēng)險(xiǎn)，確保行政事業(yè)單位采購工作的正常、有序開展。

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