中小企業(yè)財務(wù)信息化初期建設(shè)研究

王景輝

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展與完善，中小企業(yè)在國民經(jīng)濟中的地位和作用已經(jīng)變得越發(fā)重要和不可忽視，并逐步成為國民經(jīng)濟健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)和社會穩(wěn)定的保證。對于中小企業(yè)而言，隨著其規(guī)模和數(shù)量的不斷擴大，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已經(jīng)很難滿足企業(yè)日益發(fā)展的需要，財務(wù)信息化建設(shè)作為一種新型的管理手段已成為中小企業(yè)財務(wù)管理的必然趨勢。實施財務(wù)信息化是企業(yè)降低成本提高效率以及增強市場競爭力的重要途徑和手段。然而在當(dāng)前形勢下，國內(nèi)很多中小企業(yè)普遍存在財務(wù)信息化過程中人才匱乏、資金不足、領(lǐng)導(dǎo)干部觀念陳舊等諸多問題，嚴重制約了中小企業(yè)的發(fā)展。基于以上情況，本文以中小企業(yè)——A公司的初步財務(wù)信息化建設(shè)為例，對A公司實施財務(wù)信息化過程中發(fā)現(xiàn)的問題展開重點分析，提出中小企業(yè)在財務(wù)信息化建設(shè)方案中應(yīng)注意的問題及解決對策，希望可以有效提升中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)水平，為促進企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。并在此基礎(chǔ)上提出一些建設(shè)性的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);財務(wù)信息化;建設(shè)研究

一、相關(guān)概念

（一）中小企業(yè)的界定

2011年6月18日，工業(yè)和信息化部、國家統(tǒng)計局國家發(fā)展和改革委員會、財政部研究制定出我國中小企業(yè)劃分標準，并聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于印發(fā)中小企業(yè)劃型標準規(guī)定的通知》工信部聯(lián)企業(yè)〔2011〕300號，通知將中小企業(yè)劃分為中型、小型、微型三種類型，具體標準根據(jù)企業(yè)從業(yè)人員、營業(yè)收入、資產(chǎn)總額等指標，結(jié)合行業(yè)特點制定。

（二）財務(wù)信息化

將財務(wù)信息作為管理信息資源，運用以計算機網(wǎng)絡(luò)和通訊為主的信息技術(shù)，進行獲取、加工、傳遞、存儲、應(yīng)用等處理，建立計算機技術(shù)與會計高度融合的開放的現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)，為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。即采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對傳統(tǒng)財務(wù)模型進行重構(gòu)，并在重構(gòu)的現(xiàn)代會計基礎(chǔ)上建立技術(shù)與財務(wù)高度融合的現(xiàn)代財務(wù)信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)“提供決策有用信息”的財務(wù)目標。

二、中小企業(yè)信息化建設(shè)的特點：

（一）管理者對財務(wù)信息化的認識不足

雖然信息化已經(jīng)深入各行業(yè)及不同領(lǐng)域，但因中小企業(yè)發(fā)展時間尚短，仍有大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)未對財務(wù)信息化給予足夠關(guān)注，并且受到傳統(tǒng)思維模式影響，對財務(wù)信息化的認識僅僅停留在購買一個財務(wù)軟件的觀念中，對其作用認識不到位，更沒有意識到財務(wù)信息化建設(shè)及管理對企業(yè)發(fā)展起到的至關(guān)重要的作用，不能給財務(wù)信息化建設(shè)提供足夠支持，僅停留在口頭重視的層面，從而影響企業(yè)效率和管理水平的提升。

（二）缺乏具有專業(yè)技術(shù)的員工

隨著市場競爭的不斷加劇，專業(yè)化的人才在給企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益的同時，逐漸成為企業(yè)的核心競爭力，然而對于眾多中小企業(yè)來說，節(jié)約成本尤其是節(jié)約人力資源成本卻最能讓其看到直觀的經(jīng)濟利益，在這種大背景下，財務(wù)信息化工作便變成了由財務(wù)人員主導(dǎo)下進行，而財務(wù)人員受時代發(fā)展和教育方式的限制及“會計越老越吃香”等主觀意識的影響，難以適應(yīng)以計算機技術(shù)為基礎(chǔ)的財務(wù)信息化處理模式，即使進行了財務(wù)信息化建設(shè)，也會由于員工專業(yè)技術(shù)水平低等問題的存在，使操作中的失誤時常發(fā)生，經(jīng)營管理效率難以得到提升。

（三）缺乏能夠進行財務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

隨著時代的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進步，單機版的財務(wù)軟件及內(nèi)部局域網(wǎng)的連接，已經(jīng)不能滿足企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)和發(fā)展的要求，財務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施是一個單位信息系統(tǒng)建設(shè)、運行的基礎(chǔ)，其穩(wěn)定性、可靠運行的能力將直接影響上層信息系統(tǒng)的使用。而對于專業(yè)化設(shè)備的建設(shè)和維護等又是一項系統(tǒng)的工程，因而我們在對中小企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)方案選擇時，我們盡量依托現(xiàn)有設(shè)備或采用云技術(shù)等多個企業(yè)共用一套專業(yè)設(shè)備，從而兼顧成本與效率之間的一個平衡。

（四）缺乏能夠支撐大規(guī)模財務(wù)信息化建設(shè)的資金

如上所述，財務(wù)信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，周期長、實施困難大，風(fēng)險高，并且需要投入大量的資金進行維護的工作，而相當(dāng)一部分中小企業(yè)受其發(fā)展階段及外部環(huán)境的制約，本身就面臨著極大的生存壓力，企業(yè)自有資金少，且在融資方面非常困難，實施財務(wù)信息化建設(shè)往往“有心無力”。我們?nèi)绾文芾幂^小的投入獲取更強大的功能，是中小企業(yè)在其財務(wù)信息化建設(shè)過程中需要考慮的問題。

（五）財務(wù)信息系統(tǒng)需要個性化訂制

在社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展過程中，中小企業(yè)往往以“市場信息反饋速度快”、“決策流程時間短”、“經(jīng)營靈活”等相對競爭優(yōu)勢在激烈的市場競爭中能夠爭得一席之地，正所謂船小好調(diào)頭，在這種情況下，公司的財務(wù)信息化建設(shè)僅僅依靠某些軟件公司的提供的標準化服務(wù)很難滿足企業(yè)的需求，中小企業(yè)更需要在財務(wù)信息化建設(shè)過程中針對資金的業(yè)務(wù)流程、經(jīng)營特點等要素單獨開發(fā)屬于自己的財務(wù)信息系統(tǒng)。

（六）財務(wù)信息系統(tǒng)的可擴展性要求高

企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)終究是為企業(yè)經(jīng)營管理提供服務(wù)，隨著企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展重點的不同，對財務(wù)信息化系統(tǒng)的要求也不同，所以財務(wù)信息系統(tǒng)需要隨時更新，若每次更新都需要重新開發(fā)一套適合的系統(tǒng)從資金及成本的角度考慮也不太現(xiàn)實，因此中小企業(yè)要建立一套可擴展性極高的信息化系統(tǒng)以應(yīng)對未來不斷變化的經(jīng)營管理需要。

三、A企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)

（一）A企業(yè)的基本情況

1、企業(yè)簡介

A企業(yè)成立于1990年，是一家以提供展覽、會議及其相關(guān)服務(wù)為主的現(xiàn)代服務(wù)企業(yè)，企業(yè)自成立以來，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢、利用行業(yè)資源、服務(wù)行業(yè)發(fā)展、滿足企業(yè)需求，在海內(nèi)外創(chuàng)辦并組織了多個具有行業(yè)影響力的展覽及會議，主要領(lǐng)域包括：石油化工、農(nóng)用化學(xué)品、膠粘劑與密封劑、特種化學(xué)品等，為企業(yè)搭建了國際化的展示交流和貿(mào)易合作平臺。企業(yè)目前年營業(yè)額逾1.5億，且年增長額保持在10%左右。企業(yè)擁有員工為55人，其中財務(wù)人員僅有4人，財務(wù)工作負擔(dān)較重，企業(yè)僅有單機版標準化的財務(wù)軟件及內(nèi)部局域網(wǎng)作為財務(wù)信息化的管理工具，企業(yè)管理層已經(jīng)意識到進行財務(wù)信息化建設(shè)更新?lián)Q代的緊迫性。

2、A企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展概況

A企業(yè)目前擁有專職財務(wù)人員4人，在企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)過程中經(jīng)歷了2個發(fā)展階段，第一階段為2010年初，當(dāng)時財務(wù)專職人員僅有3人，隨著公司業(yè)務(wù)的擴展，傳統(tǒng)的手工記賬模式已經(jīng)使財務(wù)工作不堪重負，這樣在財務(wù)部門的見一下，公司及時購置了一套財務(wù)核算軟件，來代替手工記賬的操作流程，大大縮減了財務(wù)部門的工作量，也基本滿足了業(yè)務(wù)增長對財務(wù)核算工作的要求。然而隨著公司業(yè)務(wù)范圍的不斷擴張，業(yè)務(wù)部門的管理需求對財務(wù)工作提出了跟高的要求，因公司業(yè)務(wù)特點屬于對公客戶眾多，不同展會的客戶從幾十個到幾千個不等，對客戶資料的更新、財務(wù)數(shù)據(jù)反饋的及時性要求（如是每個客戶否開票、是否收款、是否已經(jīng)尾款結(jié)算），僅僅一個財務(wù)軟件已經(jīng)無法同時滿足業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的需求。這樣A企業(yè)第二階段的信息化建設(shè)從2016年始在業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)下展開，在沒有長遠規(guī)劃的前提下，A企業(yè)在財務(wù)軟件中單獨開發(fā)應(yīng)收款模塊（即項目管理模塊），用以記錄客戶資料、財務(wù)數(shù)據(jù)等，并同時將數(shù)據(jù)推送至總賬系統(tǒng)生成相關(guān)憑證，業(yè)務(wù)部門員工可登陸財務(wù)軟件查詢相關(guān)資料，這樣業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的相關(guān)需求基本得到解決。但僅僅3年時間，第二次的信息化建設(shè)問題凸顯，因該軟件為了滿足業(yè)務(wù)部門需求，設(shè)置了大量輔助核算和權(quán)限層級，反應(yīng)到總賬系統(tǒng)中就是很多科目重復(fù)但輔助核算明細不同的憑證，在維持原業(yè)務(wù)量的基礎(chǔ)上尚可滿足兩個部門需求，但隨著公司業(yè)務(wù)的不斷增長，該軟件強化了項目管理功能卻弱化了財務(wù)核算功能的弊端顯現(xiàn)，財務(wù)核算的工作量成倍增長，在財務(wù)專職人員增加到4人時，仍使財務(wù)核算及相關(guān)工作處于飽和狀態(tài)。這樣使得公司領(lǐng)導(dǎo)意識到必須重新開發(fā)一套功能更全面，拓展性更強的私有化定制軟件，并著手進行建設(shè)。

（二）A企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)方案選擇的基本程序

1、確定牽頭部門，組建實施小組

公司領(lǐng)導(dǎo)首先開會研究，在公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃的指引下確立了以財務(wù)部牽頭，其他各業(yè)務(wù)部室配合的總體方針，再由4個業(yè)務(wù)部室分別抽調(diào)預(yù)計使用信息化系統(tǒng)的人員，與財務(wù)部全體人員一起組成項目實施小組，通過不定期開會討論，使小組成員對財務(wù)信息化建設(shè)有個初步概念，并以各自部門的需求為基礎(chǔ)提出建設(shè)意見，為財務(wù)信息化建設(shè)順利實施做出應(yīng)有的貢獻。

2、確定財務(wù)信息化建設(shè)的目標和需求

由于前兩個階段公司信息化建設(shè)不盡如人意，公司領(lǐng)導(dǎo)希望能在保證財務(wù)核算效率的基礎(chǔ)上開發(fā)一套可擴展性強，并針對公司業(yè)務(wù)特點將項目數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)、稅務(wù)數(shù)據(jù)三模塊可實時進行數(shù)據(jù)交換的高效財務(wù)信息化系統(tǒng)，同時該系統(tǒng)可進行一定統(tǒng)計分析和財務(wù)決策并兼顧成本效益。

通過開會討論，小組成員一致同意將應(yīng)收系統(tǒng)（即項目管理模塊）從財務(wù)軟件系統(tǒng)中移出，作為財務(wù)管理的一個子系統(tǒng)單獨進行開發(fā)和完善，增加其項目管理和財務(wù)管理的功能需求，再與財務(wù)軟件和稅控軟件分別關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)和項目數(shù)據(jù)實時共享，提高項目信息反饋速度，增強財務(wù)決策信息的及時性，具體如圖1：

（三）A企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)方案類型的選擇

1、直接購買一套ERP管理系統(tǒng)：ERP是企業(yè)資源計劃的簡稱，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，通過一些先進管理思想和方法，對企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源進行整合，通過標準化的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)操作流程，把企業(yè)的人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應(yīng)的物流、信息流、資金流進行緊密集成，最終實現(xiàn)資源優(yōu)化配置和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的目的，為企業(yè)各級管理人員提供一個有效、科學(xué)的決策管理平臺。

ERP是一套強大的管理軟件，更是一種管理思想理念，但絕不是企業(yè)萬能的救世主，它只可以對企業(yè)一部分的控制目標進行量化并不是所有，折舊需要信息手段與傳統(tǒng)手段的協(xié)調(diào)配合才能全面有效的內(nèi)控。另外隨著企業(yè)的規(guī)模和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)是不斷變化的，這就要求對ERP系統(tǒng)進行及時更新，也無疑增加企業(yè)的開支，這些對于中小企業(yè)而言無疑是一筆巨大的成本。

2、委托軟件公司進行開發(fā)：對于中小企業(yè)而言，受到專業(yè)人員、資金、業(yè)務(wù)量等相關(guān)條件的限制，一般來講沒有條件也沒必要自己開發(fā)建設(shè)。由軟件公司對企業(yè)進行設(shè)計和網(wǎng)絡(luò)體系構(gòu)建，提供軟件開發(fā)服務(wù)，并幫助企業(yè)進行安裝和維護是也是一個不錯的選擇。這種方案的優(yōu)點在于，由于財務(wù)軟件開發(fā)公司是針對一個企業(yè)所進行的服務(wù)，很好的避免了第一種方案的缺點，在共性與個性上找到了很好的融合點，并且去掉冗長的對企業(yè)實際作用不大的模塊，軟件的安全性也大大提高，并且有專人負責(zé)安裝，維護，升級業(yè)務(wù)，免去了企業(yè)的后顧之憂。

（四）A企業(yè)財務(wù)信息化建設(shè)過程

經(jīng)過前期充分討論，經(jīng)企業(yè)管理層決議，決定按照以下三個階段進行財務(wù)信息化建設(shè)：

1、初期討論及整體架構(gòu)設(shè)計階段

A公司項目實施小組及部分熟悉及分管業(yè)務(wù)部門的管理層，與軟件開發(fā)專業(yè)人員進行多次討論，將企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)及業(yè)務(wù)流程與專業(yè)技術(shù)人員進行詳細講解，著重強調(diào)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點是客戶眾多且絕大多數(shù)面對ToC端客戶，對發(fā)票開具的工作量比較大而且絕大多數(shù)為專用發(fā)票，客戶信息維護是比較突出的問題。上次信息化建設(shè)目標不夠明確，對以財務(wù)為重點進行功能設(shè)施還是以業(yè)務(wù)為核心進行模塊設(shè)計的各種職能定位比較模糊，造成弱化財務(wù)核算功能，并隨著業(yè)務(wù)量的增大業(yè)務(wù)信息的及時性也并不能達到要求。最好是將業(yè)務(wù)部門相關(guān)需求從原賬務(wù)系統(tǒng)模塊中遷移，作為財務(wù)系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)單獨滿足業(yè)務(wù)部門需求，并與稅控系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)接口進行串聯(lián)，實現(xiàn)各個模塊之間的數(shù)據(jù)即時傳輸，同時滿足財務(wù)和業(yè)務(wù)的需求。

技術(shù)人員了解了企業(yè)業(yè)務(wù)流程和各部門的需求后，進行了如上圖所示的初步方案設(shè)計，技術(shù)人員認為，子系統(tǒng)即項目管理模塊的開發(fā)比較容易實現(xiàn)，并能在該模塊中即時實現(xiàn)信息錄入、編輯、篩選及維護等功能，與財務(wù)管理模塊和稅控系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口開發(fā)也并不困難，主要是項目管理系統(tǒng)與財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互傳輸及原財務(wù)軟件中的客戶信息數(shù)據(jù)遷移存在較大難度，因上次信息化建設(shè)已將應(yīng)收款模塊內(nèi)置在財務(wù)管理軟件中，且為實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門需求已在財務(wù)軟件中對所有客戶信息進行錄入并定期維護，且設(shè)置大量輔助核算實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門對項目數(shù)據(jù)的簡化獲取，若在此次信息化建設(shè)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互傳輸，兩個模塊中的數(shù)據(jù)口徑需一致方能實現(xiàn)。這樣需要重現(xiàn)建立一套賬務(wù)系統(tǒng)，并統(tǒng)一各模塊數(shù)據(jù)口徑，方能實現(xiàn)數(shù)據(jù)相互傳輸。

2、上線調(diào)試，兩套賬務(wù)系統(tǒng)并行

軟件公司技術(shù)人員將設(shè)計好的系統(tǒng)進行專業(yè)化開發(fā)，并將開發(fā)完畢的信息化系統(tǒng)向企業(yè)管理層和員工進行了細致全面的展示，基本可以實現(xiàn)之前提出的各種功能需求。由于系統(tǒng)剛剛上線，各部門在應(yīng)用該系統(tǒng)過程中均需要對人員配置做出相應(yīng)調(diào)整，為防止試運行過程中出現(xiàn)問題，給公司業(yè)務(wù)造成不必要的麻煩，公司領(lǐng)導(dǎo)決定或新系統(tǒng)和老系統(tǒng)同時并行，期限三個月，以盡快適應(yīng)新系統(tǒng)的操作方式和流程，并抓緊完成相關(guān)數(shù)據(jù)遷移及數(shù)據(jù)核對工作。

3、新系統(tǒng)全面運行階段。

經(jīng)過3個月的試運行與調(diào)試，A企業(yè)的信息化建設(shè)卓有成效，并形成以財務(wù)管理系統(tǒng)為主，項目管理系統(tǒng)、稅控系統(tǒng)為輔的財務(wù)信息化系統(tǒng)，公司業(yè)務(wù)以項目管理系統(tǒng)為發(fā)起點，即由財務(wù)人員將每日收款信息導(dǎo)入項目管理系統(tǒng)，再由業(yè)務(wù)人員進行項目歸類確認和客戶信息維護，業(yè)務(wù)人員進行項目歸類后，先由財務(wù)人員將收款信息推送至財務(wù)管理系統(tǒng)進行批量制單，再由業(yè)務(wù)人員將相關(guān)信息推送至稅控系統(tǒng)，完成自動開具發(fā)票，稅控系統(tǒng)開票完成后將相關(guān)信息回傳至項目管理系統(tǒng)，方便業(yè)務(wù)人員查詢開票信息，同時由財務(wù)人員將開票信息核對后推送至財務(wù)軟件管理系統(tǒng)完成批量制單。三個模塊既相互獨立有可實現(xiàn)信息實時共享，大大提高了工作效率。

四、結(jié)束語

企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)重視財務(wù)的信息化建設(shè)，中小企業(yè)尤為如此，中小企業(yè)在財務(wù)信息化建設(shè)過程中有很多劣勢：管理層認識不足、資金短缺、專業(yè)人才匱乏，這變相對中小企業(yè)提出更高的要求，不僅要從長遠規(guī)劃，更應(yīng)兼顧成本效益原則，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的情況和目標，通過人力、財力、物力的投入，提高企業(yè)財務(wù)信息化水平，開發(fā)或定制適合自己業(yè)務(wù)模式的財務(wù)信息化系統(tǒng)，確保企業(yè)在現(xiàn)代化市場環(huán)境發(fā)展中能夠占領(lǐng)一席之地，增強企業(yè)競爭力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]董雪.工業(yè)企業(yè)財務(wù)管理信息化的問題與應(yīng)對措施[J].財會學(xué)習(xí).2018.193（19）.

[2]王若冰.財務(wù)管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點研究[J].企業(yè)改革與管理.2017（10）.

[3]周雨涵.我國企業(yè)財務(wù)管理信息化協(xié)同模式研究[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊.2017（33）.