基于合同管理的財務信息系統構建

梅日龍

(浙江嘉科新能源科技有限公司，浙江 嘉興 314000)

新技術發展驅動下，促使會計工作全面改革，實現會計信息化的轉變。合同管理為符合新時代、新技術的要求，也隨之面臨技術變革，受云會計、大數據技術及“互聯網+”技術的影響，傳統合同管理的也開始信息化轉變[1]。具體需要基于合同管理構建一套完善的財務信息管理系統，該系統的構建充分發揮出了大數據技術及云計算技術所具備的優勢特點，來對合同實施信息化管理。合同管理信息化系統在功能上要求能夠實現對整個項目的全周期、全流程覆蓋，在流程操作上可實現對合同從簽訂、管理、履約至查詢追蹤的全程控制，促使企業合同管理具備智能化、信息化特性。基于合同管理的財務信息系統構建，不但能夠切實提升企業合同管理的效率及質量，還將在此基礎上有效防控對合同管理過程中可能產生的財務風險。

一、當前企業合同管理現狀

1.合同管理效率不高，協同溝通功能不全

當企業行為生效時，為切實保證企業本身權益，通常企業會在合同發起部門基礎上，組建多種不同性質的管理類部門，由此針對企業行為當中，具備獨特表現形式的合同內容進行利弊分析及修訂，期望能夠在企業持續發展當中，有效控制及不斷降低相應風險。然而在實際執行當中，因為企業單方面設立多樣化的部門，所承擔的主體責任也差異明顯，且各部門相互間處于平行管理狀態，由此直接造成多個部門間對合同條款內容認識差異也越來越明顯。最終很有可能致使合同內容評審久評不下的情況，從而引發合同發起部門不斷督促的情況出現，最終導致項目不了了之。從本質而言，企業設立管理部門目的在于風險控制，保障企業穩步發展，但由于缺乏行之有效的管理舉措及溝通模式，反而成為企業經營發展的阻礙。為此，就必須建立相應的管理系統來達成各部門的協同溝通，由此才能提升合同管理效能。

2.合同信息內容管理滯后，信息數據歸集困難

多數企業在合同管理中，進行數據信息歸集分析時，至今仍然采用常規的Word、Excel等辦公軟件來進行數據統計及處理。然而在實際的合同信息數據歸集管理當中，通常因為不同部門對相關數據信息內容的需求及數據內容格式的要求不一致、采集歸集形式不統一等，導致企業合同發起部門在具體合同執行當中，難以和上級管理部門最終達成統一的信息數據采集模式，最終引發多種統計臺賬及數據格式并存，不但直接影響企業信息化的整體管理，同時對管理者及時有效獲取信息造成直接影響[2]。最主要的是將因此加劇企業不同部門關于合同管理的工作壓力，增大企業的內部辦公成本。

3.合同管理對財務信息反饋不足、風險預警落后

當前多數企業采用的合同管理體系，難以及時有效的將合同與財務信息達成有機整合。在實際操作當中，通常合同發起部門需將合同的執行進度借助票據、首付款及財務情況進行交流溝通。然而企業合同管理和財務管理缺乏系統支撐，并且財務信息本身也難以借助合同系統直接反饋于合同發起部門，再加上系統本身獨立性及人員的分散性，直接導致系統交流難以達成理論層面的互動。并且在相應的合同簽訂、評審及執行當中，多數管理部門本身難以發揮相應監管職責，通常在風險產生時，管理部門才作出相應反應，表現出明顯的風險預警落后。

二、基于合同管理的財務信息系統構建

1.系統功能概述

構建合同管理的財務信息系統，重點在于強化對合同的科學管理，在執行上需對多類型合同簽訂條件、合同執行的經濟范圍、所需嚴格遵循的條件等加以明確，同時還需明晰如何有效監督合同執行等內容。而在系統功能上，則需將合同管理中的管理程序、制度及人員權限納入其中，同時還需考慮系統功能的交互性，需將合同的細化內容、線上審核、線下審批、合同執行進度、進度推進及到期提醒、歸檔及臺賬信息等，由此形成一套全項目、全流程、全周期覆蓋的系統(如圖1)。

圖1 基于合同管理的企業財務信息系統功能圖

2.系統運行流程(附流程圖)

結合以上合同管理財務信息系統的功能描述，對于該系統的操作運行流程，設定為合同簽訂階段、合同管理階段、合同履約階段、查詢跟蹤系統幾個方面(如圖2)。這套流程在實際應用當中，需要事先對原有合同管理方式及流程實施優化改善，然后由此融入到該系統當中。在系統最終搭建完成后，需要實施多次測試與評估，并結合測評結果來進行程序優化，由此才能真正達成全項目、全流程及全周期的合同財務信息管理系統。

圖2 基于合同管理的財務信息系統流程

(1)合同簽訂階段

由企業合同發起部門進行立項申請，由此對合同合作部門實施資信調查，并對受約方展開談判。在最終合同內容通過談判確定后，由合同管理部門擬定合同文本，并將各種要素導入合同管理系統當中，再由企業內多個部門(法律、紀委、財務管理、技術主管等多部門)審批合同內容條款的合法、合規及可執行性，在最終審核完畢后，由系統生成最終的審查表格。審查表格填寫完畢，交由各個部門共同審核確認簽字實施復核，復核工作主要是圍繞合同的簽訂主體、內容、履約方式、期限、應盡職責及義務展開論證，最終通過系統自動出具復核表，由此即可認定合同通過審核，可進行合同簽訂，然后進入合同管理階段。

(2)合同管理階段

合同簽訂后，需做好對合同的管理工作，在管理當中系統也將自動進行識別，并生成相應的臺賬記錄，這一操作只需合同管理工作人員在后臺點擊錄入即可完成。合同的錄入包含多方面信息，如雙方基本資料、簽訂的金額、約定的時間、款項收支賬號、質押金等。然后將合同文本以電子掃描形式上傳系統，并由系統設定待辦工作模塊，設置自動履約提醒等內容操作，然后進入合同履約階段。

(3)合同履約階段

在合同履約階段當中，合同管理系統提醒功能模塊將自動設定合同期限前十天進行提醒，由經辦人按時辦理相應的履約程序，由此促使合同履約盡快達成，從而更早的完成收付款事項。在款項收支上，可由系統出具催款通知書、收付款合同計劃執行表等，在自行打印后嚴格依照流程進行辦理。將收付款表格以向上申請的形式直接上傳至財務部門，然后在財務部門收取申請表后，借助合同管理系統的審核功能展開財務審核，并執行合同收付款操作，由此合同管理系統也將同步收付款事項進度，最終進入查詢跟蹤階段。

(4)查詢跟蹤階段

基于合同管理的財務信息系統，具備完善的數據信息查詢功能，能夠在相應權限之下隨時實現跟蹤查詢合同履約情況及進度情況，并且還可在此基礎上針對合同執行的效果進行統計分析，并對進度滯后的情況做好提前預警。如果在合同執行當中出現金額超出合同簽訂金額的情況，則系統將自動識別并要求合同變更，后續提前相關方面簽訂相應的補充合同。補充合同的流程和正常合同一致，但須在系統當中選取合同補錄功能。后續一系列操作執行完成后，由相關人員實施合同歸檔處理，歸檔后所有流程即處理完畢。

三、基于合同管理的財務信息系統實用價值

1.提升合同管理效率

合同簽訂完后，各個部門都將由此納入到合同執行的全生命周期當中，一旦項目本身的執行周期過長，相應的操作流程也繁雜異常，則勢必將由此產生大量的信息數據。而通過財務信息合同管理系統來處理此類實現則變得更加便捷，對于信息數據的統計、分析及處理更加高效，必將極大的提升合同管理的整體效率水平。即便是在合同管理過程中，突發異常狀況，可以通過系統權限的設置來及時獲取相應的信息，并經過系統核算分析及時制定及給出可視化的處理決策[3]。比如合同管理人員可通過所具備的管理權限，并借助財務云平臺移動客戶端或智能移動APP來實現相關信息的獲取，并且還可結合合同的細化分類來展開細化查詢，生成相應的合同報告，促使合同管理更為便捷、有效。

2.切實提升合同管理水平

基于合同管理的財務信息系統構建，真正實現了合同管理的信息化轉變。如今系統操作模式下，合同管理人員的操作趨于規范化，促使合同管理的水平直線攀升。比如在具體的合同執行當中，可通過系統設置明確的到期提醒功能，在合同管理履約期限即將到達的前十天，自動對相關合同管理人員進行提醒，在進行提醒的內容上，涵蓋到期時間、需支付金額等。還可針對合同管理的關鍵點及重要事項實施預警，從而輔助財務人員進行財務規劃，強化財務分析和決策提供重要支撐[4]。借助合同管理系統，合同的相關信息也將依托網絡途徑來獲得實時反饋，這樣不但能夠切實增強對合同的實時管理，從而有效拓展合同信息渠道的拓展，從而切實保障合同信息內容的真實有效性；由此，也能夠給企業的商務談判及財務預算提供非常詳細的信息支撐。

3.實現合同全生命周期管理

在合同管理系統構建前，常規的合同管理模式難以達成對所簽合同的統一監控及管理，也無法及時反饋合同執行信息，因此合同管理及所指定的合同管理制度幾乎都形同虛設。而構建合同管理系統后，真正實現了對合同實施全生命周期管理的自動化管理模式，在內容上涵蓋了合同簽訂、審核、審批、臺賬錄入、合同執行、監督、查詢及統計分析、歸檔處理等多個環節，真正實現了對合同的全面、規范化管理。

4.構建了高效權限控制體系

基于合同管理的財務信息系統，在功能效用上相比一些傳統的合同管理，其主要差異在于功能模塊的控制權限方面。促使合同管理人員的操作方式由以往紙質形式向著信息化的系統管理轉變。需注意的是，盡管權限控制體系較為完善，但是在實際操作當中，需充分考慮相關政策的操作性及可執行性，由此來嚴格控制每位系統使用人員管理權限。比如相關操作人員肩負不同職責時，需為此類人員設置不同的權限，這種權限分化的方式將極大的降低和控制合同管理可能產生的風險。最后，在設置合同管理權限中，需促使管理人員角色信息、操作權限、功能模塊等多方面互為結合，并且也需對未獲得權限的管理模塊實施強化管控，所有未經授權的人員無權訪問，由此才能充分保障合同的保密性。

四、基于合同管理的財務信息系統功能優化思路

1.搭建大數據資信數據庫，實現簽約對象資信全面分析

依托大數據技術搭建資信數據庫很有必要，比如可在合同前期簽訂的調查階段，通過大數據技術來進行數據采集，直接從云平臺、互聯網層面采集充分的合同調查對象資信數據，內容上涵蓋對方的基本資料、項目情況、相關合同及資金統計、執行進度、款項收支執行進度、合同狀態以及金額統計數據等，最主要的是針對合同簽約對象的財務年報、稅務信息、業務情況等數據，由此實現對合同簽約對象的調查更為全面、科學及準確。與此同時，還可采用大數據技術來收集簽約對象的資質、信譽及綜合能力等實施評估，分析其競爭力及潛在風險，并采取準確的信用級別來對簽訂對象實施準確的等級劃分，這樣才能夠在合同簽訂當中，提供充分的決策支撐，最終有效的規避合同簽訂風險[5]。

2.增設合同起草及初審功能，搭建合同風險數據庫

在合同管理系統當中增設合同內容起草功能，由此可采取多種方式達成信息內容的錄入。首先是標準合同形式錄入。操作者只需要選取相應的合同類型后，再進行合同關鍵要素填寫即可生成所需的合同文檔內容。其次是框架式的合同錄入。可以將一些常規使用較為頻繁的合同文檔，依照某種固定的框架進行列示，由此從數據庫當中提取可供備選的款項，然后在此基礎上可直接選取框架及合同細化條款來生成最終的合同內容。最后，為了有效預防合同內容的填寫不夠完整和規范，有必要增設合同草稿階段的審批流程，這一操作可由系統自動進行數據庫及合同樣本的檢索來完成，由此能夠極大地規范合同文本、輔助相關人員實現對合同內容的完善和補充，大大縮減審核時間成本。

3.實施合同的全過程數據分析利用，切實強化風險防控

針對合同的數據分析利用非常重要，屬于歸檔管理分析的范疇。因此就可以借助網絡信息技術來達成合同文檔的電子、信息化管理，具體可將合同文本及相應的文檔材料轉變為文字、圖像及電子文件形式存儲于云平臺中，由此完善數據庫，給大數據分析提供充分的結構化、非結構數據支撐。并且，在深度分析合同管理數據過程中，可充分借助網絡爬蟲、Web信息采集及ETL信息處理等技術從網絡平臺收集多維度下的信息數據集，再借助數據分類管理的形式進行數據類型的精準劃分。通過此種方式，能夠實現對合同全過程數據分析和利用，進而全面掌控合同風險要素，給合同管理的風險防控提供重要的決策支持。

五、結語

為便于企業更好地實施合同管理，通過新技術的運用構建基于合同管理的財務信息系統很有必要。通過該系統的運用，能夠極大的優化對合同管理的內部控制，促使全生命周期自動化管理的實現，極大的解決了合同管理低效問題，切實增強了企業合同管理的質量與財務風控管控能力，因此值得應用和推廣。