高校圖書館館藏紙本文獻信息處置實踐淺析

張冬林，錢素芳，鄧后生

（蘭州大學圖書館，甘肅 蘭州 730000）

高校圖書館是學校的文獻資源收藏中心，承擔著為學校的教學和科研提供文獻資源保障的任務。經過長期的文獻資源收藏、采訪、征集，有一定歷史的高校圖書館，基本形成了一定規模的紙本文獻收藏量。在長期積累下，巨量圖書占據了有限的館舍面積；一些低流通率、過時、破損、低價值的文獻極大的影響讀者借閱；還使得圖書館館藏空間不足，致使新購圖書無法及時上架。如此，圖書館藏書剔舊工作是一項適應時代發展、與時俱進的必須工作，是圖書資源建設、圖書館設施文化建設的重要環節之一。

1 文獻信息處置的概念

在現行收藏管理理念和國有資產財務管理下，“剔舊”并不能完全涵蓋剔舊、剔除、剔復及圖書移架的后續處置等概念。筆者檢索業界科研成果發現，武漢大學信息學院黃如花團隊對”我國公共圖書館文獻信息處置制度研究“研究成果中關于公共圖書館“館藏文獻信息處置”的概念涵蓋面較全，他們認為館藏文獻信息處置是妥善保存館藏文獻信息、充分發揮館藏文獻信息價值的前提下，根據社會發展需要，遵循一定的原則與標準，對需要處置的館藏文獻信息進行產權轉移或注銷的行為[1]。借用到高校圖書館剔舊工作來講，界定僅包含對館藏文獻進行剔除和剔除后的文獻信息進行妥善處理之意。高校圖書館對圖書的”剔“是包含兩個方面的，一是”剔舊“，就是從現有藏借閱一體的大書庫移架到二線書庫或者儲備閉架書庫；二是”剔除“，徹底的從圖書館流通狀態中除去，并從國有資產管理中清除財產信息，圖書基本上處于“死書”狀態。基于圖書剔舊工作流程的多方考慮，筆者認為，概念可以進一步補充為：“圖書館在妥善保存館藏文獻信息、充分發揮館藏文獻信息價值的前提下，根據學校學科、科研發展需要，遵循一定的原則與標準，對需要處置的館藏文獻信息進行剔舊、剔除、剔復和產權轉移或注銷的一系列行為”。

2 蘭州大學圖書館文獻信息處置情況

2.1 蘭州大學圖書館文獻收藏概況

蘭州大學圖書館經歷110 年的艱苦創業和不斷積累，按照“保障教學科研、保證重點、保持特色、協調發展”的原則，逐步形成了文獻總量豐富、類型完備、布局合理、特色明顯、保障協同的文獻資源體系。截至目前，擁有紙質文獻360 余萬冊（件），涵蓋理、工、農、文、史、經、哲、法、教育、管、醫等十一個學科門類。館藏文獻在文史古籍及民族性、地域性強的圖書收藏較為完備。另有電子圖書60 多萬冊及125 個中外文數據庫、視頻資源、網上包庫資源等。蘭州大學有兩個校區館，疫情期間文獻信息處置的工作在城關校區圖書館藏借閱一體的大流通書庫四層樓進行。經過資源建設部和技術部數據對接，綜合考慮到上架困難，圖書時限較久，內容老化、影響讀者借閱，尤其是疫情情況下圖書館員正常上班而不服務到館讀者的形勢下，館領導最終決定對蘭州大學城關校區圖書館大開架書庫進行文獻資源處置工作。

2.2 蘭州大學圖書館疫情期間文獻信息處置基本情況

剔舊工作的基本規則是以2010 年為時間節點，2010 年以前的理工類、法律類、經濟類圖書不留復本的全部移架；語言、文化科教、社會科學、軍事通過技術部調取近十年來零借閱圖書名錄不留復本的全部移架；移架圖書的典藏狀態從圖書館管理系統中全部修改到儲備書庫1；這些年文科重點建設的類目，考慮到體系的完整性，不予剔舊。但是這部分架位也是最滿的，根本無法上新書。故此，為了減少工作量和便于管理，將三樓大套叢書下架到剔舊后相對寬松的一樓，三樓進行全層倒架梳理。蘭州大學圖書館2017 年開始使用RFID 自助借還服務，為便于讀者后期查檢，所有移架圖書都需進行架位二次定位。在具體的工作過程中，因為甘肅省疫情程度較低，2020 年4 月起圖書館正式對讀者服務，這樣人手又進行了分離，一部分人負責正常的開館流通服務工作，一部分人員繼續剔舊、倒架、整理工作。歷經2020 年春季學期，移架工作全部結束，共下架14 萬余冊；四層全倒架或者微倒架工作全部完成；移架圖書二次定位完成一層。

2.3 蘭州大學圖書館文獻新處置產生的影響

大流通書庫移架十幾萬冊圖書后，書架滿架情況得到了有效緩解，新書、借閱圖書上架方便，此次對品相過差的圖書基本上是一刀切的下架處置，架面上的圖書以2010 年以后的圖書為主，書庫形象得到了有效提升；但是短快節奏下的移架工作，對于后續的工作帶來了很大的壓力，下架圖書過多，原定的儲備書庫1 不能及時上架，影響了一小部分師生對這些圖書的借閱；剔舊過程中沒有分析榆中校區和城關校區圖書館相關圖書的復本收藏情況，沒有針對因內容老化、品相極差的圖書及時剔除處置，導致后期工序稍有重復；因使用頻率而造成的圖書品相過差剔舊的數據沒有提取數據報表，這項工作其實對文獻資源建設部補藏大有裨益。

2.4 蘭州大學圖書館文獻信息處置工作的反思

長久以來，囿于工作量大、人力不足、牽扯面廣等顧慮，文獻資源處置工作總是處于被動忽視的狀態中。應該制定明確的剔舊規章制度，使其成為季度、年度的常態性工作；基本的工作章程、工作流程、文獻資源處置小組領導下的科學性管理必不可少。

2.4.1 剔舊工作應制定常態性文獻信息處置規則

在新時代下，紙本圖書剔舊原則和標準也在不斷深化和拓展。以前常用的方法外觀剔舊、滯架剔舊、文獻半衰期剔舊、灰色聚類剔舊等方法依然是判斷剔舊與否的基本考慮；除了這些常規剔舊方法外，利用各種新思想、新技術、建模、算法形成的圖書剔舊工作的科學討論在業界也多有累積。比如：聶飛霞利用利用Apriori 關聯規則算法對圖書館管理系統中日常產生的數據進行建模運算及分析，科學的指導圖書剔舊工作[2]。郝建軍則運用管理學中的PDCA 循環來分析圖書館圖書剔舊工作，規范剔舊過程[3]。還有張明基于圖書盤點的智能剔舊系統的研究[4]和馬棟平基于物聯網技術的智能圖書剔舊系統研究[5]都是借助信息時代新技術提出的圖書剔舊的方法，在具體的操作中可以借取他山之石攻克難關。

在堅持文獻的科學價值、學術價值、資料價值、使用價值為指導下，具體業務在實踐中可以：

1）成立館領導帶隊的各涉及部門的文獻剔舊小組。

2）文獻小組和校內專家、師生評議后形成一個可持續的、客觀的、專業的、可操作的文獻信息處置制度。

3）借鑒各高校圖書館多年的剔舊經驗，按照圖書的內容時效、外形品相、借閱情況、年限界定、數據庫保障情況及學科建設需求制定適合本校圖書館文獻信息處置章程。

4）協調好學校相關管理部門的國有資產報廢手續。

2.4.2 剔舊工作要做好館內各部門之間的聯系和協調

蘭州大學圖書館自1997 年開始現編目管理細則以來，關于傳記的管理細則在編目工作和書庫管理中出現了困擾：傳記類圖書一直按照被傳人用羅馬數字加以區分種數，一些特別名人的傳記太多，既造成了編目老師編目過程中系統檢索和跟號困難，更造成了書庫工作人員排架困難，讀者更是無法理解索書號；以周恩來傳記為例，本館收藏的種類已達116 種，以第48 種索書號表現形式為例：K827.7/37XXXXVIII，書標過長，排架困難，讀者難以理解。可以考慮改為種次號后跟被傳人姓名首字母加阿拉伯數字；其次，為便于從時限上快速判斷圖書的出版年代，在圖書加工過程中在書脊上貼圖書的出版時間。

2.4.3 剔舊工作需要微調館藏資源建設政策

傳統的資源建設工作是在館藏政策的指導之下，按照年度采購經費及學科基本分配方案和圖書價格等多項考慮采購、收藏。大多數情況下是采訪人員在海量信息中人工選出合適的文獻資源，長期的采訪政策和工作經驗對資源選擇上影響較大。首先，除了精準而有效的選取常規必藏類科目外，對于一些閱眾不明朗的圖書，應借助大數據平臺，在資源建設周期內分析讀者需求數據，針對性的購買，使資源建設更加科學、客觀和準確。其次，自2014 年以來，高校圖書館的紙電采購比變化很大，蘭州大學圖書館目前購買的中外文電子數據庫125個；除非處于捆綁采購和師生指定需求，部分圖書應該考慮紙電取其一的采購模式；第三，對于已經在館藏建設中比較制式的收藏范圍，從長期的收藏借閱效果上查看，比如論文集和港澳臺圖書，從這次剔舊工作來看，大多都借閱為零，那么這類圖書的收藏政策就要有所調整。

2.4.4 堅持紙本文獻的“穩定狀態和零增長理論”原則

藏借閱一體的大流通服務應給予讀者舒適的空間，開架書庫的藏書量應保持在一個穩定的狀態，也稱之為“零增長”狀態。早在20 世紀70 年代業界就提出“藏書零增長理論”（Theory of collection zero-growth）,即藏書發展穩定狀態理論，這是1975年英國的阿金森提出的。其中心思想就是圖書館不要無限制地增加圖書的數量，應當在發展到一定規模時控制其增長速度，在入藏新書的同時相應地處理相當的舊書，從而使藏書的增長接近于零，使藏書發展保持相對平衡和穩定，故也稱“零增長理論”。該理論對館藏的精選、剔除和資源共享起到了積極的推動作用[6]。根據這一理論，在實際工作中就要形成每年的圖書入藏應該形成一個新書入開架書庫-時限書入儲備書庫-死書入密集書庫的良性循環流程。為此，根據每年新書入各閱覽室數量確定當年相關閱覽室需要剔舊的數量；并按照剔舊規則有序逐架地毯式搜查；做好系統內館藏調整情況的處置；同時和二線書庫做好溝通，二線書庫也要針對幾乎已成滯架的圖書進行書架剔除、管理系統剔除和國有資產清除申報工作，并完成物理位置轉移，以保證剔舊圖書可及時上架。徹底剔除的圖書可以報廢、轉贈、甚至場館允許的情況下密集放置并做好情形揭示。多校區圖書館情況下還要考慮基本復本的保留情況，不可兩邊一刀切的清架。

2.4.5 文獻信息處置完畢，應該撰寫當年度總結報告

總結報告應具有文獻信息處置的完整細節：當年文獻信息處置的原則；梳理文獻信息的收藏物理空間范圍和工作重點；工作起止時間和參與的相關人員；計劃處置數量和實際處置數量及原因；借閱率較高造成的品相殘缺而剔除的需補藏文獻數據；連續出版物出現的中斷冊名；富有收藏特色的套書中的缺藏情況（這些信息可以幫助資源建設部及時補藏相關圖書）；文獻剔舊后的去向；圖書管理系統剔除后文獻的去向（轉贈或廢舊處理）及財產賬面處置情況；文獻處置工作中發現的問題及改進建議。

此外，圖書館信息資源管理系統的文獻信息大數據提取要有保證。當紙本文獻的處置工作理順、常態化后，可考慮推行到中外文圖書報刊、音像制品、縮微制品、數字資源等不同載體的文獻信息，形成符合相應文獻類型特點的文獻信息處置章程。

3 結語

新時代新技術，圖書館文獻信息處置工作必須建立一套行之有效的管理制度和工作流程。文獻信息處置是現代化圖書館資源建設過程中的館內二次建設和二次典藏調整；書庫文獻信息處置工作需要“時時勤拂拭，勿使惹滯架”。常態化的文獻信息處置工作，既優化了藏書結構、釋放了藏書和閱覽空間，又加速了讀者文獻的查閱，使圖書館文獻資源建設和典藏工作在動態中健康發展，提高了圖書館的服務效率和服務質量。