實現“一網通查”服務民生需求

張步東

近年來，常州市檔案系統積極踐行以人民為中心的發展思想，堅守“謀人民之需”的施政導向，深入開展“弘揚時代新風、文明行業在行動”優質服務窗口建設活動，做細做實“四優四心四一樣”服務承諾，在服務中將心比心、急人所急，有多名查檔群眾在達成訴求后專程再次登門表示感謝。面對數字化大變革，投身“最多跑一次”改革，創新創業，守護和利用好檔案資源，是檔案人應盡的責任。

一、順勢而為，打通民生檔案供給“關鍵點”

檔案機構歷經改革的陣痛，同時也面臨重新出發的機遇。順勢而為、奮發進取，在困境中謀發展，努力探索新形勢下檔案館發展新路徑，是檔案人應有的姿態。

1.民生檔案利用服務成熱點、有難點

民生檔案是指國家機構、社會組織從事社會管理活動中涉及民生范疇的直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的歷史記錄。為了改變檔案資源條塊分割的現狀，在服務長三角一體化中更好地發揮檔案部門的作用，實現檔案在線服務提檔升級，2018年常州市各級國家綜合檔案館主動融入長三角一體化發展國家戰略，借助上海、江蘇、浙江、安徽“三省一市”檔案部門簽訂《開展民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協議》之機，開通使用了長三角“異地查檔、便民服務”平臺。通過做實做好民生檔案異地查檔服務工作，檔案部門為民服務水平得到進一步提升，受到查檔群眾的一致好評。

在民生檔案遠程利用中，盡管進行了一定的探索，取得了一些進展，但存在問題仍很突出：一是遠程利用平臺缺失，服務效率有待進一步提高，現場窗口接待利用仍是主要形式，占95%以上；二是跨館出證操作僅限于電話、傳真、郵遞等通信手段，不便捷；三是民生檔案資源分散、數量較大，歸集、管理、利用均非常困難。

2.民生檔案數量大、利用頻繁

常州市檔案館現有3個查檔窗口、4名工作人員，目前承擔著市館70余萬卷檔案查閱利用工作。近年來，民生檔案利用率逐年上升，近3年年均查檔接待12000多人次，年均提供檔案利用9000多份、30000余頁。民生檔案在服務社會管理、為公眾解決問題和維護權益等方面發揮了積極的作用。但民生檔案分布廣、形成單位多，因不同職能部門形成的檔案特性不同，民生檔案的保管部門、利用條件與手續要求也不盡一致，由此經常會出現群眾辦事情、查檔案“不知上哪里查檔”“查一份檔案跑多次”等問題。

為了較好地解決這些問題，進一步提升檔案公共服務能力，讓群眾查閱檔案走對路、進對門，切實為社會公眾查檔提供便利，2018年常州市檔案館在充分調研的基礎上，探索打破民生檔案資源條塊分割、分散保管、各自為政的模式，根據《國家基本專業檔案目錄》（第一、二批）內容，對60多種保存在各涉民單位的民生檔案，內容包括常州市各級綜合檔案館、專業檔案館（檔案室）中涉及民生的幾十種館藏檔案，也包括戶籍、公證、不動產、公積金、民事訴訟、人才托管、破產關閉企業等諸多涉民單位保管的民生檔案進行調查摸底，詳細編制了《全市民生檔案分布及查閱指南》。該指南主要分為館藏和館外民生檔案兩部分，內容包括民生檔案名稱、形成單位、保管單位、起止時間、檔案內容、查閱方法、查閱地點、咨詢電話等八個方面，為民生查檔提供“快、全、準”的便捷途徑，讓老百姓知道自己需要的檔案保存在哪里、怎樣查閱，初步解決了人民群眾為查檔不知何往、四處奔波的問題。

3.民生檔案利用形式手段多樣、服務創新空間大

三年來，常州市檔案館主動圍繞加強檔案工作治理體系和治理能力現代化建設，完成《全市民生檔案分布及查閱指南》編制，逐步建成民生檔案共享資源庫，并通過簽訂異地合作協議實現跨省、市異地檔案查詢服務的基礎上，先后為外省（市）近百名群眾提供了便捷服務。但是新型冠狀病毒肺炎疫情發生以后，為做好防控工作，市及各轄市（區）兩級檔案館隨即發布了閉館通知，鑒于查檔手段落后，只能用傳統的電話、傳真、郵遞等方式開展服務，這種情況給人民群眾造成了一定的不便。

于是，如何實現檔案工作公共服務、社會治理從被動應對向主動對接轉變，從側重管理向管理與服務并重轉變，從傳統手段向數字化智能化轉變，從單純依靠黨委政府向各單位共建共治共享轉變，為人民群眾提供便捷、高效的檔案利用服務，牽好“一網通查”牛鼻子、聚焦“一件事一次辦”，綜合推進利用服務流程再造，積極探索老百姓可以在全市任何一個綜合檔案館、一個鄉鎮（街道）便民服務中心等場所“就近、網上、掌上”查閱利用所需民生檔案，就提上了議事日程。檔案部門開始思考常州民生檔案“一網通查”共建共享利用平臺建設路徑，進而推進與全市各級綜合檔案館查檔服務平臺的對接，為打造具有鮮明常州特色的一體化公共服務平臺貢獻檔案力量。

二、真抓實干，推動民生檔案利用服務“點對點”

要以需求為導向，不斷創新服務方式，讓檔案資源、數據“活起來”“用起來”“跑起來”，明確提升民生檔案利用服務水平的現實路徑，讓人民群眾在查檔利用中體驗到更多的獲得感、幸福感。

1.形勢有要求

2020年以來，常州市委、市政府出臺了《關于推進“三個走在前列、一個積極探索”的實施意見》，要求全市各級各部門進一步弘揚“勇爭一流、恥為二手”的常州精神，用實干回答“全面小康之后發展路子怎么走”的重大命題。檔案部門就是要用實干來回答在“全面小康之后發展路子怎么走”的實踐中，怎樣進一步發揮檔案資源的作用、如何更好地貢獻檔案力量。江蘇省檔案館也提出了在全省檔案系統開展“爭第一、創唯一、樹品牌”活動的要求。

民生檔案工作是關注民生、保障民生、改善民生的基礎性工作之一。堅持以民生檔案數據聯網共享工作為依托，運用現代化技術做好民生檔案利用服務工作任重而道遠。探索常州民生檔案“一網通查”查閱利用平臺建設，是推動新時代檔案館工作發展的新理念和新目標、提升檔案館公共服務能力、助推政務服務“一網通辦”“最多跑一次”改革的有益嘗試。

“走向依法管理、走向開放、走向現代化”的“三個走向”是新時代檔案工作發展的“總開關”“指南針”，貫徹好“三個走向”事關新時代檔案事業的發展壯大。毫無疑問，服務民生是機構改革后檔案館工作“走向開放”的重點工作，是推動檔案館工作新起點再出發的重要引擎，因此，檔案館工作要主動融入國家發展大勢，圍繞為人民群眾服務，奮力開拓檔案事業發展的新格局、新氣象。

“走向現代化”描繪了檔案館工作的發展藍圖。“數字政府”建設是實現國家治理體系和治理能力現代化的戰略支撐，“智慧檔案”建設是“數字政府”建設的組成部分。建設“智慧檔案”，要充分發揮電子檔案數據的國家戰略性基礎資源作用，以“讓信息多跑路、百姓少跑腿，服務零距離，群眾好辦事”為目標，以民生檔案資源利用服務共建共享為抓手，最終實現查檔利用科學化、社會治理精準化、公共服務高效化。

2.現實有需求

為進一步建設覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用平臺，更好更快地實現民生檔案服務民生的價值所在，常州市人社局、市檔案館合力開展民生檔案遠程服務平臺共建共享項目，力求在全市范圍內實現全市企業退休職工“就近查檔、一網通查”，開啟民生檔案利用服務新模式。

2020年5月份疫情一經好轉，人社、檔案兩部門通力合作，幾次互動，達成共識，共同啟動了項目的實施。項目領導及相關技術人員先后兩次前往浙江嘉興、南京玄武區等地進行專題調研，學習、考察民生檔案服務平臺建設的相關經驗。

截至2020年5月，嘉興全市各級檔案利用服務窗口共為4.19萬人次提供了在線調檔查檔服務。2019年，該市民生檔案在線查檔量占到當年度服務總量的60%以上，查檔出證平均時間壓減到10分鐘以內，跨市縣異地查檔出證平均時間壓減到15分鐘以內。在新冠肺炎防疫期間，“一網通查”“轉網續查”“一站取檔”的“不見面”服務，更是有效防止了疫情擴散，同時有效發揮了群眾查檔辦事“零跑腿”的貢獻力。

為讓百姓少跑腿，南京市玄武區2020 年開通運行省內首家民生檔案遠程自助查詢系統“玄e檔”，轄區居民辦理戶口遷移、房產過戶等手續，均需用到的婚姻、獨生子女、再生育等方面的檔案，只需在終端前完成選擇查檔類型、身份證登記、人臉采集、材料采集、提交這5個步驟，后臺工作人員審核后即可將加蓋公章的檔案傳回查詢終端，居民第一時間就能在終端上免費打印。以前需要三四天完成的檔案查詢，現在最多不超過20分鐘。“玄e檔”目前已在玄武區政務中心、民政婚姻登記處以及7個街道辦事處開通。除了率先開放的婚姻檔案、獨生子女檔案和再生育檔案以外，玄武區檔案館后續還將開放知青檔案、招工檔案、下放檔案、收養檔案。

在認真消化學習考察情況的基礎上，結合實際情況，形成了常州市項目實施方案，項目規劃及意見分三階段實施，由市檔案館、市人社局共同研究制定設計方案、制定實施計劃、搭建利用平臺。堅持試點先行、逐步推進的原則，通過試點，總結經驗，進一步完善工作流程和機制。經過招標、開發和優化，該項目于2020年12月底正式開通試運行。

試點階段完成后，按照就近查詢、全市通查、多級聯動、便民利民的要求和系統更健全、使用更便捷的目標，在全市各級綜合檔案館、鄉鎮（街道）的便民服務中心逐步進行推廣，力爭在2021年6月底前建成覆蓋全市的“一網通查”民生檔案遠程服務體系。

該平臺在試點推進階段擬開放的查詢范圍，主要是市檔案館館藏企業退休職工審批檔案和市檔案館代管的企業退休職工人事檔案，屆時全市企業退休職工將真正實現在家門口“一網通查”。后期全面推廣階段將進一步依托市政務一體化服務平臺，把民生檔案利用服務范圍逐步拓展到婚姻、退役軍人、知青、建房等其他類型檔案。

三、未雨綢繆，織牢百姓用檔“安全網”

堅持貫徹國家安全觀，以檔案安全可控利用作為檔案利用服務工作的出發點和生命線，增強憂患意識，大膽設想、小心求證，防患于未然，健全完善常州民生檔案“一網通查”自助查閱利用平臺建設的安全路徑。下一步可以從以下幾方面入手：

一是強化安全意識。進行軟件模塊設計開發，嚴格采用實名認證，利用人臉識別系統、身份證讀卡器、人證對應、電子章加蓋、定向推送等保護個人檔案隱私技術手段，讓數字檔案信息資源穿上“安全服”， 妥善應對檔案利用服務中可能出現的重大安全風險。

查檔群眾使用常州民生檔案“一網通查”查閱利用平臺，首先將身份證放在讀卡器上讀取人像、姓名、身份證號碼等身份信息，然后通過攝像頭現場采集頭像和系統數據進行人證比對，確保人證合一，最后通過查檔系統自動檢索與身份信息相關的檔案并打印加蓋電子印章的檔案證明。另外，對于提供信息不全的查檔者，工作人員可現場通過各級政務服務中心指定的專人賬號密碼進入查檔平臺，代為查閱打印。

該查檔平臺的開發可借鑒社會保障號系統、高鐵車站安檢的人證比對系統、賓館住宿登記系統采用的核心技術。如果這一自助查閱利用平臺開發成功，并借助政務系統已有網絡，逐步連通市—市轄區—鄉鎮（街道），有望真正做到群眾查檔“最多跑一次、最好跑零次”，實現檔案館與各級政務服務中心、便民服務中心共建共享全市民生檔案信息資源，為群眾提供“一站式”的民生檔案查詢利用服務，為具有常州特色的全市政務服務“一網通查、一門全查”建設落到實處貢獻檔案力量。

二是強化宣傳力度。及時總結利用事例，大力宣傳民生檔案服務利用工作，充分利用電視、報紙、雜志及檔案信息網等宣傳媒體，進一步加大民生檔案利用服務涉及范圍、作用等的宣傳力度，廣而告之，提高全社會對民生檔案遠程利用服務平臺的社會知曉度，為民生檔案工作的深入開展創造良好的思想和社會環境。

三是強化業務指導。組織編寫操作指南，積極會同政務管理部門適時舉辦鎮（街道）窗口工作人員參加的民生檔案遠程利用操作培訓活動，對如何使用民生檔案遠程利用操作系統作細致、全面的培訓，詳細說明需要注意的事項，并通過讓各窗口工作人員加入“操作微信群”、實時發送查檔申請，來增加對該系統的操作熟練程度，提高實際操作能力，整體提升窗口工作人員的民生檔案利用意識及技能，并以此擴大市民對“就近查檔，跨館出證”的知曉率。同時，積極爭取民政、國土、退役軍人事務管理等涉民部門的支持和合作，引導其以民生需求為導向，明確歸檔范圍，指導進行歸檔，積極提供利用。

四是強化制度保障。民生檔案涉及面廣，形成主體多而復雜，分散保存于多個部門，群眾查閱利用很不方便，探索在檔案系統內部與涉及民生檔案服務部門之間，推進“常州市民生檔案‘一網通查、即時出證制度改革”，制定《常州市民生檔案遠程利用服務聯建職責》，出臺《常州市民生檔案“一網通查、即時出證”制度改革意見》，積極推動民生檔案松散化服務向規范化、常態化服務延伸。