試論辦公室文書檔案管理存在的主要問題及對(duì)策

白紀(jì)梅

（南充市烈士陵園服務(wù)中心，四川 南充 637000）

文書檔案主要指的是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體等在開展行政管理事務(wù)活動(dòng)中形成的，采用通用的文字記錄下來的資料，其內(nèi)容包含了指示、決定、命令、請(qǐng)示、通知、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議記錄、簡報(bào)、計(jì)劃總結(jié)等。縱觀當(dāng)前，很多單位的辦公室文書檔案管理水平比較落后，在很大程度上阻礙了該工作的科學(xué)有效開展，影響到檔案材料的保密性與完整性，因此我們有必要對(duì)辦公室文書檔案管理工作展開深入研究，不斷探索有效的管理措施。

1 辦公室文書檔案管理的重要性分析

文書檔案主要指的是通過文字的手段，對(duì)個(gè)人或者組織的行為等詳細(xì)記錄形成的資料，也是各個(gè)單位及部位、其他組織等對(duì)各種事務(wù)予以處理不可或缺的一項(xiàng)憑證。對(duì)事業(yè)單位而言，文書檔案的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，辦公室文書檔案能夠?yàn)楹罄m(xù)的工作奠定基礎(chǔ)。各個(gè)單位在日常管理中會(huì)形成大量的文件以及原始記錄，做好這些記錄的管理，能夠?yàn)閱挝缓罄m(xù)工作的管理打好基礎(chǔ)。第二，有助于提高檔案工作的效率。辦公室文書檔案能夠?yàn)閱挝黄渌芾砘顒?dòng)提供參考，檔案的收集與整理作為檔案管理的重要內(nèi)容，有助于提高單位日常管理活動(dòng)的效率。第三，能夠幫助單位作出更科學(xué)的決策。辦公室文書檔案詳實(shí)地記錄了單位發(fā)展進(jìn)程，能夠?yàn)槠湮幕ぷ鞯於ɑA(chǔ)上，并且領(lǐng)導(dǎo)層通過分析檔案，還能結(jié)合單位近期發(fā)展趨勢做出各項(xiàng)決策，從而提升了各項(xiàng)決策的科學(xué)性，有利于單位穩(wěn)定發(fā)展[1]。

2 辦公室文書檔案管理存在的主要問題分析

2.1 檔案管理工作重視不夠

現(xiàn)階段對(duì)辦公室文書檔案管理工作在思想層面上的重視度還有待提升，很多單位將其當(dāng)成為一般的辦公室工作來對(duì)待，一些檔案管理人員覺得只需要保證辦公室文書檔案材料不存在遺漏或損失即可，一些從事檔案管理工作的人員片面地認(rèn)為檔案管理不外乎對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、分類、保存等等，因此在工作中責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，這顯然影響了檔案管理水平的提升。

2.2 辦公室文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較差

因?yàn)椴糠謾n案管理工作人員尚未真正認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理工作的重要意義，加之檔案管理相關(guān)部門也并未組織開展好對(duì)管理工作人員的宣傳教育活動(dòng)，很多管理人員不具備較高的專業(yè)水平，缺乏較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，不能夠認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作在單位中的重要性。但是縱觀當(dāng)前單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，從事管理的人員大多是兼職或者后勤人員，嚴(yán)重缺乏檔案相關(guān)專業(yè)的人員，從整體上看無論是文化程度還是專業(yè)水平普遍較低。并且伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的新技術(shù)、新設(shè)備被應(yīng)用在單位檔案管理中，但是現(xiàn)有的檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力偏弱，檔案管理依然滯留在傳統(tǒng)的資料收集與整理上，不利于提升檔案管理的質(zhì)量與效率。

2.3 辦公室文書檔案管理機(jī)制不健全

然當(dāng)前很多單位逐漸意識(shí)到單位辦公室文書檔案的重要性，但是關(guān)于單位辦公室文書檔案方面依然缺乏健全的管理制度與規(guī)則：例如：當(dāng)前很少有單位針對(duì)檔案管理部門及個(gè)人制定相應(yīng)的制度規(guī)定其具體的職責(zé)，也缺乏明確的制度規(guī)定其他部門及員工應(yīng)當(dāng)積極配合檔案管理工作，伴隨著單位辦公室文書檔案收集任務(wù)的不斷增加，因?yàn)闄n案管理制度不完善，引起文書檔案在收集與整理方面無序，常常發(fā)生重要信息丟失的現(xiàn)象，影響了文書檔案的完整性，影響了檔案利用價(jià)值的發(fā)揮。

2.4 檔案管理信息化程度有待提高

伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為人們生產(chǎn)與生活中不可或缺的一部分，而各個(gè)單位也應(yīng)該加快自身信息化建設(shè)進(jìn)程，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，提升單位辦公室文書檔案信息化程度。但是就當(dāng)前各個(gè)單位來看，當(dāng)前辦公室文書檔案信息化程度有待提高，歸納起來，主要體現(xiàn)在：第一，關(guān)于文書檔案管理所需的設(shè)備與設(shè)施老舊、老化，不能確保檔案得到科學(xué)規(guī)范的管理。在實(shí)際的管理工作中并未積極應(yīng)用現(xiàn)代管理技術(shù)方法，難以確保各類辦公室文書檔案材料得以充分保護(hù)。例如：相片等紙質(zhì)檔案材料必須要在相應(yīng)的溫濕度環(huán)境中予以保存，避免其出現(xiàn)霉變、褪色等問題，而錄音、錄像等材料也必須要在標(biāo)準(zhǔn)的庫房內(nèi)予以保存。第二，辦公室文書檔案管理軟件引入不到位等問題，依然滯留在傳統(tǒng)的人工收集、整理的方式上，從而制約了檔案管理信息化程度，降低了檔案管理水平的提高[2]。因此提升單位辦公室文書檔案的管理水平，還需要進(jìn)一步提升對(duì)檔案管理設(shè)施的資金投入，完善相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施，促進(jìn)辦公室文書檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提高。

3 科學(xué)高效開展好辦公室文書檔案管理工作的對(duì)策

3.1 深化辦公室文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

辦公室文書檔案是十分重要的檔案資源，在單位日常工作發(fā)揮重要作用，所以應(yīng)當(dāng)從思想認(rèn)識(shí)上對(duì)辦公室文書檔案工作有清晰地了解，針對(duì)目前存在的突出問題盡快處理，確保辦公室文書檔案管理工作的科學(xué)高效開展。對(duì)從事辦公室文書檔案管理工作人員來說，必須要盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，促進(jìn)責(zé)任意識(shí)的不斷提高，主動(dòng)承擔(dān)起自身責(zé)任，提高工作積極性，從辦公室文書檔案管理工作的全過程著手，確保辦公室文書檔案的安全與完整。

3.2 培養(yǎng)專業(yè)的辦公室文書檔案管理人員

單位應(yīng)當(dāng)定期組織辦公室文書檔案管理部門及工作者進(jìn)行培訓(xùn)教育活動(dòng)，選拔優(yōu)秀的檔案人員參與，豐富其管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)專業(yè)管理能力的提升。等待這部分人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)結(jié)束后還可以讓其到其他單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，抑或是積極與地方高校溝通聯(lián)系，采取定期授課的辦法來促進(jìn)辦公室文書檔案管理人員綜合素質(zhì)能力的培養(yǎng)和提高。與此同時(shí)，檔案管理人員必須要嚴(yán)格根據(jù)辦公室文書檔案形成的規(guī)律和實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，要靈活應(yīng)用自身知識(shí)技能組織好檔案編研工作，提升辦公室文書檔案的開發(fā)利用效率。

3.3 完善辦公室文書檔案管理的機(jī)制

各個(gè)單位在建立文書檔案相關(guān)制度時(shí)，首先應(yīng)該遵循科學(xué)性與和合理性的原則，即要結(jié)合各單位的日常業(yè)務(wù)特征，結(jié)合單位辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀，確保檔案管理制度的可行性與科學(xué)性；其次，構(gòu)建的檔案制度應(yīng)當(dāng)簡明且實(shí)用，保證制定出制度的可操作性，避免其淪為空文，將制度的指導(dǎo)作用與規(guī)范作用充分發(fā)揮出來。最后，確保制度的嚴(yán)肅性與約束力，要想將制度的作用充分發(fā)揮出來，那么就應(yīng)當(dāng)保障其具有約束力，無論都單位領(lǐng)導(dǎo)還是員工均能發(fā)揮出約束作用，積極獎(jiǎng)勵(lì)作出重要貢獻(xiàn)和重大成績的人員，懲罰存在重大過錯(cuò)的人員，確保制度的落實(shí)，提升制度的執(zhí)行力[3]。

3.4 提升辦公室文書檔案管理的信息化水平

信息技術(shù)的誕生與廣泛使用極大地提升了人們生產(chǎn)與生活的信息化水平，特別是伴隨著無紙化辦公的推出與實(shí)施，各種現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用、多媒體文件的制作等等進(jìn)一步提升了現(xiàn)代企業(yè)的工作效率與工作質(zhì)量，這便需要單位在采取有效的措施提升辦公室文書檔案信息化水平。首先，單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入。開展好辦公室文書檔案管理工作必須依靠充足的資金支持，例如說在辦公室文書檔案收集工作中，檔案管理工作人員需要大范圍進(jìn)行收集，這樣才能夠確保辦公室文書檔案的完整性，才能夠保證辦公室文書檔案能夠全面，而此項(xiàng)工作必須要充足的經(jīng)費(fèi)予以支撐。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步增加對(duì)辦公室文書檔案管理工作的資金支持，而基于檔案管理工作所需硬件條件來說，檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，要求配置更加完善的信息化管理設(shè)備，才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)辦公室文書檔案的科學(xué)高效管理。例如說應(yīng)當(dāng)購置計(jì)算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)、去濕、控溫等設(shè)備，而這也需要足夠的資金支持，進(jìn)而保證辦公室文書檔案管理工作的有序開展。然后，單位應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)的先進(jìn)軟件和技術(shù)，踐行科學(xué)理念，不斷進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐；最后，單位應(yīng)當(dāng)憑借辦公室文書檔案信息化建設(shè)，對(duì)辦公室文書檔案材料予以有機(jī)的整合，一方面要積極探尋辦公室文書檔案信息材料的共享機(jī)制，借助信息技術(shù)提升辦公室文書檔案管理的效率，從而實(shí)現(xiàn)各類檔案識(shí)別、分別、傳輸?shù)臏?zhǔn)確性，另一方面單位要積極探尋辦公室文書檔案信息的整合方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的多元化整合[4]。

4 結(jié)語

綜上所述，辦公室文書檔案管理對(duì)其單位的發(fā)展而言發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，但是因?yàn)楦鞣N因素，當(dāng)前個(gè)別單位在辦公室文書檔案管理方面還存在著檔案管理工作重視不夠、辦公室文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平較差、辦公室文書檔案管理機(jī)制不健全、檔案管理信息化程度有待提高的問題，針對(duì)這些問題，必須深入分析原因，然后對(duì)癥入手，采取有效的對(duì)策，全面提升文書檔案的管理水平，充分發(fā)揮出辦公室文書檔案的價(jià)值與作用，保障單位各業(yè)務(wù)順利開展。