中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

鄧 洪

（惠州市廣播電視大學(xué)，廣東 惠州 516001）

學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生具有重大的意義。學(xué)籍檔案不僅記錄了學(xué)生在校整個(gè)過(guò)程中的日常生活、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等各方面的表現(xiàn)，還對(duì)學(xué)生的表現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)價(jià)。當(dāng)前，很多中職學(xué)校在學(xué)生的學(xué)籍檔案管理存在信息化水平低、管理員素養(yǎng)不高、規(guī)范不夠等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了這些中等職業(yè)學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的管理?；诖耍疚某浞址治隽宋覈?guó)中職學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案管理方法上的不足，在理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，論述如何優(yōu)化學(xué)生的學(xué)籍檔案管理。

1 信息技術(shù)發(fā)展背景下中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀和前景

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及其他信息科技不斷發(fā)展的大背景下，越來(lái)越多的高校也將這些技術(shù)引入學(xué)生的學(xué)籍檔案管理中，不斷完善高校的學(xué)籍管理制度。但是，與高校相比，中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理制度比較滯后，起步晚、人才匱乏影響中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理制度的完善和管理方法的落后[1]。尤其是隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)技術(shù)重視程度越來(lái)越高，中國(guó)職業(yè)教育獲得快速發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校數(shù)量劇增，這也就導(dǎo)致中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理更加復(fù)雜。例如，一些中職學(xué)校的學(xué)生成績(jī)?yōu)槿斯や浫耄坏╀浫脲e(cuò)誤就會(huì)影響學(xué)生錄取資格審批，給學(xué)生的學(xué)籍檔案管理造成困難。

2 中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理中的不足

2.1 學(xué)籍檔案管理規(guī)范不夠

學(xué)生的學(xué)籍檔案信息具有全面性、完整性特征，信息搜集需要進(jìn)行系統(tǒng)性規(guī)劃，即每個(gè)學(xué)生的個(gè)人文件包括哪些信息條目，哪些信息需要客觀錄入，哪些信息需要進(jìn)行評(píng)估，都要提前做好規(guī)劃，避免出現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案信息不完善的情況。很多學(xué)校在學(xué)生信息搜集時(shí)，只關(guān)注學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲，忽視了學(xué)生的德育發(fā)展?fàn)顩r；或者對(duì)需要進(jìn)行真實(shí)性評(píng)估的內(nèi)容被相關(guān)人員忽略。同時(shí)，學(xué)生學(xué)籍檔案管理制度和流程需要具有標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性。很多學(xué)校存在整理學(xué)生學(xué)籍檔案信息時(shí)，對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)信息不能進(jìn)行統(tǒng)一分類存儲(chǔ)，容易造成數(shù)據(jù)和文件的丟失，這些都會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化造成嚴(yán)重的影響。

2.2 學(xué)籍檔案管理員個(gè)人素養(yǎng)不足

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力對(duì)中等職業(yè)學(xué)院的學(xué)籍檔案管理至關(guān)重要。理論知識(shí)不斷進(jìn)步、技術(shù)設(shè)備不斷更新，帶動(dòng)學(xué)籍檔案管理制度不斷創(chuàng)新、管理方法多樣化，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力提出了更高的要求。但是，根據(jù)相關(guān)研究，大多數(shù)中職學(xué)校的檔案管理團(tuán)隊(duì)中普遍缺少理論和技術(shù)兼?zhèn)涞木C合型人才，這就導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理缺乏系統(tǒng)性思維，制約了管理制度的創(chuàng)新[2]。同時(shí)，大多數(shù)學(xué)籍檔案管理人員存在理論基礎(chǔ)薄弱且信息化技術(shù)落后的問(wèn)題，如果不能對(duì)這些人員進(jìn)行系統(tǒng)化的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)，將會(huì)影響工作效率和創(chuàng)新發(fā)展。

2.3 學(xué)籍檔案管理信息化程度不高

隨著我國(guó)信息化水平的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，尤其是將各類信息技術(shù)集成為相關(guān)管理系統(tǒng)已經(jīng)充分應(yīng)用到各行業(yè)的人財(cái)事務(wù)的管理中。但是，大多數(shù)中職學(xué)校信息化水平較為落后，影響了學(xué)生學(xué)籍檔案的全流程管理。首先，有些學(xué)校在學(xué)籍檔案管理信息化推進(jìn)過(guò)程中缺乏專業(yè)能力和專業(yè)指導(dǎo)，導(dǎo)致信息技術(shù)只應(yīng)用于淺層管理，缺乏整體規(guī)劃和管理體系。其次，一些學(xué)校缺少具有信息技術(shù)水平的專業(yè)檔案管理人員，他們普遍存在技術(shù)水平不高和信息化意識(shí)落后的問(wèn)題，導(dǎo)致不能最大化發(fā)揮學(xué)籍檔案設(shè)備及相關(guān)軟件、系統(tǒng)的功能，阻礙了探索最適合本學(xué)院學(xué)生學(xué)籍檔案信息化管理的最佳方法。

3 中職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理策略優(yōu)化

3.1 對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

如今，中等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案管理存在方法標(biāo)準(zhǔn)水平較低的情況，所以，每所中等職業(yè)學(xué)校都需要建設(shè)學(xué)籍檔案規(guī)范化管理機(jī)制。首先，在中等職業(yè)院校中，提高檔案管理人員對(duì)學(xué)籍檔案管理的必要性的認(rèn)知能力和科學(xué)研究的意識(shí)，以便于更好地進(jìn)行學(xué)籍檔案管理體系化的建構(gòu)。其次，中等職業(yè)院校需要明確學(xué)生學(xué)籍檔案的信息收集范圍，完善檔案資料收集和保存制度，制定學(xué)生學(xué)籍檔案的借閱規(guī)劃，保證學(xué)生的學(xué)籍檔案的管理工作的規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)[3]。最后，中等職業(yè)院校需要建立和明確學(xué)生學(xué)籍檔案的追蹤機(jī)制，并建立檔案管理的責(zé)任人制度及審批規(guī)則。為了保證學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容的有效性和真實(shí)性，以及檔案管理的公平性，學(xué)校需要針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行積極地溝通和審查工作。

3.2 對(duì)學(xué)籍檔案管理員進(jìn)行體系化培訓(xùn)

現(xiàn)階段，中等職業(yè)院校普遍存在學(xué)籍檔案管理人員的專業(yè)能力不足的問(wèn)題。每個(gè)中等職業(yè)學(xué)校都需要建設(shè)一支具有理論知識(shí)和技術(shù)素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，并建立體系化培訓(xùn)制度，充分發(fā)揮校內(nèi)培訓(xùn)和校外學(xué)習(xí)的作用，提高管理人員的綜合技術(shù)水平。一方面，中等職業(yè)院校需要緊跟學(xué)籍檔案管理方法的創(chuàng)新和發(fā)展趨勢(shì)，充分利用自身的教育資源，對(duì)學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，為提高培訓(xùn)效果需要建立系統(tǒng)化的考核和評(píng)價(jià)機(jī)制，并將培訓(xùn)出的綜合型人才匹配到學(xué)籍檔案管理體系改進(jìn)的最佳崗位中[4]。另一方面，除了學(xué)校內(nèi)部的培訓(xùn)外，中等職業(yè)學(xué)校還需要關(guān)注行業(yè)前沿信息，幫助管理人員獲得更多的指導(dǎo)和意識(shí)進(jìn)步，還需要提供更多的技術(shù)和知識(shí)的外部培訓(xùn)機(jī)會(huì)。同時(shí)，在對(duì)對(duì)學(xué)籍檔案管理員進(jìn)行體系化培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，還需要在人才隊(duì)伍建設(shè)、培訓(xùn)工作過(guò)程中充分發(fā)揮人員溝通的作用，將方法人性化這一發(fā)展趨勢(shì)準(zhǔn)確應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理工作中去。

3.3 對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行平臺(tái)化管理

當(dāng)前，中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)籍檔案管理水平落后于高校，普遍存在信息化管理水平不足的問(wèn)題。中等職業(yè)學(xué)校的學(xué)生學(xué)籍管理信息化需要從根本上建設(shè)，著手規(guī)劃建立信息化管理平臺(tái)，有助于改變傳統(tǒng)的管理工作落后的問(wèn)題。每個(gè)中等職業(yè)學(xué)校需要根據(jù)自身的需要和學(xué)生學(xué)籍檔案的多樣性開(kāi)發(fā)適合自己學(xué)校的同一的數(shù)據(jù)化管理平臺(tái)，對(duì)當(dāng)前的學(xué)籍檔案進(jìn)行整合和完善，并設(shè)置適用于當(dāng)前階段的管理功能和權(quán)限。通過(guò)學(xué)籍檔案的信息化管理平臺(tái)提高統(tǒng)一管理能力和工作效率。同時(shí)，中等職業(yè)學(xué)校還需要做好學(xué)籍檔案管理信息化發(fā)展趨勢(shì)的學(xué)習(xí)和研究工作，確保數(shù)字化管理平臺(tái)的平穩(wěn)運(yùn)行和不斷迭代升級(jí)。

4 結(jié)束語(yǔ)

中等職業(yè)學(xué)校在學(xué)生的學(xué)籍檔案管理上，需要在自身對(duì)學(xué)籍檔案管理需求的基礎(chǔ)上，不斷提升理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和新技術(shù)的應(yīng)用，不斷探索新的學(xué)籍檔案管理方法，提升學(xué)籍檔案管理水平。人才是學(xué)籍檔案管理的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)化平臺(tái)和管理體系是學(xué)籍檔案管理不斷創(chuàng)新、升級(jí)的基本保障。中等職業(yè)學(xué)院在學(xué)籍檔案管理方式探索和學(xué)習(xí)的過(guò)程中，需要充分發(fā)揮綜合型人才的作用，才能更好地提升學(xué)籍檔案管理水平，并將新的技術(shù)和方法更好地應(yīng)用在自己的學(xué)校中。