信息化檔案管理安全防范策略探究

馮 冰

（廣州市園林建筑工程公司，廣東 廣州 510170）

企業檔案管理工作關系到企業財務及業務工作的開展，保障檔案信息安全可靠是檔案管理人員的基本工作要求。隨著企業信息化建設的深入推進，信息化管理系統的引入使得傳統人工的檔案管理模式有了明顯好轉，電子檔案技術的推廣應用更是大大降低了企業在檔案存儲管理方面的投入。在信息環境下信息安全問題不容忽視，通過配置安全系統和加大外部網絡安全防范處理，在軟件與硬件設施的全面建設下檔案信息化管理工作才能得到進一步推廣應用。

1 信息化檔案管理存在的安全隱患分析

1.1 基礎設施建設不足

信息化檔案管理是現代企業發展的重要內容，但由于不同企業的建設規模大小不一，在信息化設備建設配置上存在較大差異，從而導致信息化管理的開展推進情況有所不同。并且有的企業為了追求利潤和效率，只是引入了先進的信息化管理設備而在對應崗位工作人員的選拔培訓上未能同步進行，需要工作人員在自身崗位中自主進行摸索和學習才能進一步適應信息化管理系統功能?；A設施建設不足的問題存在使得信息化檔案管理工作難以正常開展，檔案管理人員的錯誤操作或對信息技術功能應用不夠熟練而對檔案部門工作產生較大的威脅。企業經營管理者應重視信息化基礎設施建設，保障信息化功能能夠正常應用。

1.2 檔案管理與其他管理工作存在脫節

信息化管理模式下數字化、文檔化的管理方式將取代傳統人工管理，企業各項業務工作間的銜接配合也將是通過信息交互的方式來實現。新的管理模式將大大提高企業的生產經營效率，改善過去人工管理流程環節多、過程復雜的問題。對于檔案管理工作而言，信息化管理模式的引入也將使傳統的檔案管理模式發生一定改變，紙質檔案被電子化檔案所替代既節約了檔案存儲空間，也提高了檔案信息的管理效率。但由于檔案管理工作與企業其他管理工作在機制上存在一定差異，檔案管理與其他管理工作難以協同開展，信息資源不能互通將會限制信息化檔案管理工作的開展，甚至還會為企業管理工作造成一定的阻礙。

1.3 檔案管理人員工作觀念難以及時轉變

檔案管理工作對工作人員的專業能力要求較低，工作內容相對簡單，在傳統的檔案管理工作中管理人員只需要做好對檔案信息的核驗、保管存儲、調取即可。而隨著信息化檔案管理的推進下，檔案管理工作方式發生的一定改變，檔案管理要求也變得更加嚴格，保障檔案信息傳遞過程及檔案保管的安全性成為檔案管理人員新的工作要求。但由于檔案管理人員的管理觀念未能得到徹底轉變，仍然停留在過去按計劃和規定開展工作的觀念中，并不能重視電子檔案信息泄漏或惡意更改問題，更難在檔案管理過程中主動對檔案信息安全問題作出防范處理。檔案管理人員落后的工作觀念將無法滿足信息化檔案管理工作的開展要求。

2 信息化檔案管理安全防范策略

2.1 加大信息化管理投入

現代企業在構建信息化管理系統時不能單一局限在管理設備和管理人才配置上，更需要加大信息化管理投入，通過合理開展定期維護檢修、工作人員管理培訓、管理設備更新等來確保信息化管理系統高效運行。對于信息化檔案管理而言需要企業從硬件資源和軟件資源兩個方面同時入手將能促進檔案管理工作高效開展。在硬件資源方面需要根據企業檔案管理工作需求去配置打印機、計算機、掃描儀等，基礎的硬件設施能夠滿足檔案管理工作要求，而在信息化檔案管理安全性方面則需要通過配置防火墻設備、專有網絡等方式，避免企業內部信息出現泄漏的情況。軟件資源則是要求檔案管理人員加快紙質檔案及資料向電子化檔案的轉移，企業應在內部做好對信息化檔案管理的推廣宣傳，讓企業員工能夠有效配合檔案管理人員的工作，主動遞交個人的電子化檔案及補交相關證明文件的電子資料。另一方面，信息化檔案管理軟件資源方面的需求還應體現在檔案管理工作規章制度方面的建立上，通過制定完善的檔案管理制度對管理人員工作進行約束和規范從而減少因管理人員自身因素所造成的檔案管理安全問題 出現。

2.2 從安全技術出發做好檔案信息的安全防范

信息化檔案管理工作安全開展還應落實到安全技術手段上。隨著信息技術的不斷成熟與發展，安全防護技術也隨之得到提升。企業在配置檔案管理安全技術時應根據自身規模和經營特點出發，提高檔案管理安全性的同時又能保障企業經營工作能夠有序開展。一方面可以對電子檔案數據庫進行訪問加密處理，這一安全技術下檔案數據庫只能由企業內部員工或具有特定身份認證的人員才可訪問，同時也可以通過訪問權限與調用更改權限的設置來防止員工自由更改檔案信息的情況，進一步提高檔案管理的安全性。另一方面，也可以通過備份技術定期對檔案數據庫中的數據信息進行轉移，通過磁盤陣列備份、雙機熱備份、異地熱備份等方式能夠有效降低數據備份轉移的安全風險。此外，還應在企業信息網絡連接上設置安全鎖，在多層防護手段下將能避免黑客或不法分子突破防火墻直接進入數據庫竊取檔案 信息。

2.3 積極開展檔案管理人員的培訓活動

信息化檔案管理安全問題大多是因為檔案管理人員錯誤操作或對信息技術功能認知不足而導致，積極開展檔案管理人員的培訓活動轉變檔案管理人員的工作觀念，提高其業務素質能力這樣才能有助于檔案管理工作規范安全進行。在培訓活動中應將信息化管理特點向檔案管理人員進行充分說明，并結合在實際工作中的應用案例使檔案管理人員能夠快速掌握信息化管理設備的應用功能。進一步的在培訓課程中也應加大對檔案管理人員工作意識的教育，提高檔案管理人員在工作中的主動性與積極性，使其在工作崗位中能夠勇于探索積極實踐，在自身轉移素質的發揮下使檔案管理問題得到及時處理。此外，在培訓活動中還應組織檔案管理人員進行工作經驗分享交流，在檔案管理人員相互之間的交流和學習中將能實現檔案管理隊伍整體素質水平的提升。

3 總結

綜上所述，信息化檔案管理工作的深入推進能夠為企業管理工作及業務工作開展提供有力支持。面對信息化檔案管理中存在基礎設施建設不足、管理工作溝通銜接不足、管理人員工作觀念落后等安全隱患問題需要引起企業經營管理者高度重視，通過加大在信息化管理中的投入、實施推廣先進的安全技術手段及積極開展管理人員的業務培訓將能有效規避安全隱患。