推進(jìn)檔案信息化管理工作的思考

鄭 藝

（黑龍江省有色金屬地質(zhì)勘查703隊(duì)，黑龍江 哈爾濱 150300）

目前我們處于信息快速發(fā)展的新形勢(shì)下，信息成為各行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵所在。檔案作為信息集合體，在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。隨著檔案作用的不斷凸顯出來(lái)，各單位也越來(lái)越認(rèn)識(shí)到檔案信息資源的重要性，并對(duì)檔案給予了高度重視。為了提高檔案信息的利用率，全面推進(jìn)檔案管理信息化。這就需要在實(shí)際工作中要做好檔案信息收集工作，并對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，更發(fā)的發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值，為檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 檔案信息化建設(shè)工作中存在的問(wèn)題

1.1 信息的分散性問(wèn)題

近年來(lái)各單位檔案信息化建設(shè)進(jìn)程加快，但信息冗余問(wèn)題一直存在，這主要是由于各單位檔案信息系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，單位各部門(mén)之間信息沒(méi)有實(shí)現(xiàn)有效共享，在信息資源無(wú)法互通的情況下，檔案過(guò)于分散，而且存在信息重復(fù)的問(wèn)題，不僅會(huì)對(duì)檔案管理人員正確判斷檔案信息帶來(lái)不利影響，而且還會(huì)阻礙檔案信息化管理的有序推進(jìn)。

1.2 信息異構(gòu)性問(wèn)題

一些單位在檔案信息向數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)移過(guò)程中易出現(xiàn)信息異構(gòu)問(wèn)題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息來(lái)源方面的差異。而且檔案信息不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也易使一些文件屬性出現(xiàn)問(wèn)題，甚至一些電子檔案存在特殊文件形式，出現(xiàn)信息無(wú)法兼容的問(wèn)題，這必然會(huì)導(dǎo)致檔案信息結(jié)構(gòu)復(fù)雜化，增加了檔案信息處理的難度，還會(huì)造成資源浪費(fèi)，使檔案信息化管理工作效率受到影響。另外，異構(gòu)化問(wèn)題也會(huì)增加檔案數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存壓力和信息系統(tǒng)維護(hù)壓力，使檔案管理人員工作量增加。

1.3 檔案信息化建設(shè)的滯后性

在單位檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，宜借助于先進(jìn)技術(shù)手段完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，為檔案信息化工作的有序推進(jìn)提供重要的保障，同時(shí)也能夠快速查詢(xún)到具體的檔案信息。目前相較于各單位信息化建設(shè)而言，檔案信息化建設(shè)存在一定的滯后性，這與重視度不足有直接關(guān)系，具體體現(xiàn)在實(shí)際工作中不僅歸檔不及時(shí)，而且檔案信息還存在缺失問(wèn)題，檔案信息管理系統(tǒng)中錄入的檔案信息缺乏完整性，這必然會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的有序開(kāi)展帶來(lái)較大的影響。

2 檔案信息化管理工作的推進(jìn)策略

2.1 重視檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，無(wú)論是軟件還是硬件不完善都無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)。因此在實(shí)際工作中，各單位需要加大資金把風(fēng)入，重視軟硬件設(shè)備和設(shè)施的引入，為檔案信息化建設(shè)配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)還要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，完成檔案信息的準(zhǔn)確和完整錄入，并針對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息實(shí)施分類(lèi)管理，為檔案信息查詢(xún)和利用提供更多的便利。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度體系

檔案信息化管理工作推進(jìn)過(guò)程中，為了確保各項(xiàng)工作能夠有章可循，需要強(qiáng)化制度建設(shè)。充分地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和約束作用，使檔案工作有序開(kāi)展，為檔案信息化管理的規(guī)范性和安全性提供重要保障。檔案管理部門(mén)還需要對(duì)檔案信息化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面掌握，明確存在的問(wèn)題，并制定切實(shí)可行的措施進(jìn)行處理。而且在實(shí)際工作中，檔案管理人員要具備先進(jìn)理念和創(chuàng)新意識(shí)，并能夠相互配合，全面提高檔案信息化管理的水平。部分單位在規(guī)范檔案管理流程的基礎(chǔ)上，還要制定科學(xué)合理的檔案信息化管理制度，為檔案信息化管理模式的推進(jìn)提供制度保障。通過(guò)與信息化管理流程相結(jié)合，制定科學(xué)合理的考核機(jī)制，定期對(duì)檔案管理人員實(shí)施考核，可以在考核內(nèi)容中有效地融入檔案管理內(nèi)容及信息化操作流程，規(guī)范檔案信息管理的具體操作，調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性。另外，還要針對(duì)檔案管理人員制定責(zé)任管理制度，明確崗位工作內(nèi)容、責(zé)任和權(quán)力，并將具體責(zé)任落實(shí)到人，促進(jìn)檔案信息化管理工作的有序推進(jìn)。

2.3 建立檔案信息管理系統(tǒng)

對(duì)于檔案信息化管理工作而言，檔案信息管理系統(tǒng)是最為重要的體現(xiàn)，并借助于檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，同時(shí)也可以將其作為對(duì)外提供服務(wù)的公眾平臺(tái)，全面提高檔案服務(wù)工作的效率和質(zhì)量。針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)，還可以利用信息技術(shù)設(shè)置具體的權(quán)限，限定檔案信息管理系統(tǒng)的使用權(quán)限。同時(shí)還要指派專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員針對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，及時(shí)做好系統(tǒng)的更新升級(jí)，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的集中和統(tǒng)一管理，要重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有效的整合檔案信息資源，并針對(duì)檔案信息實(shí)施分類(lèi)管理，為檔案信息檢索和利用打下良好的基礎(chǔ)。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享

基于信息化時(shí)代背景下，檔案工作實(shí)施過(guò)程中，不僅要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念和創(chuàng)新檔案管理模式，還需要為檔案信息化建設(shè)配備完善的信息管理機(jī)制，加快推進(jìn)檔案信息共享的步伐。在實(shí)際工作中，需要強(qiáng)化對(duì)檔案信息收集和整理工作的重視，為檔案信息的利用打下良好的基礎(chǔ)。并借助于先進(jìn)技術(shù)手段來(lái)構(gòu)建檔案信息共享平臺(tái)，為單位內(nèi)部查詢(xún)和利用檔案信息提供更多的便利性。而且借助于檔案信息共享平臺(tái)，各部門(mén)也能夠掌握檔案的具體情況，避免檔案信息重復(fù)上傳，也有利于規(guī)避檔案信息重疊問(wèn)題。

2.5 加強(qiáng)檔案信息安全管理

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性和共享性也增加了檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此在檔案信息化管理推進(jìn)過(guò)程中，需要對(duì)檔案信息安全加以重視。積極構(gòu)建檔案信息安全管理體系，并制定具體的安全防護(hù)措施，合理應(yīng)用先進(jìn)的安全防范技術(shù)，有效地防范黑客和病毒的侵襲，保證檔案信息的安全。在信息安全管理工作中，還要定期更新和維護(hù)檔案信息安全系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運(yùn)行，為檔案信息化管理工作的穩(wěn)步推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化管理已成為當(dāng)前檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，在檔案信息化推進(jìn)過(guò)程中，需要靈活運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)手段，并采取切實(shí)可行的措施全面提高檔案信息化管理水平，促進(jìn)檔案信息價(jià)值的發(fā)揮，充分地發(fā)揮出檔案信息資源的重要效能，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供重要的信息支持。