推進檔案信息化管理工作的思考

鄭 藝

（黑龍江省有色金屬地質勘查703隊，黑龍江 哈爾濱 150300）

目前我們處于信息快速發展的新形勢下，信息成為各行業發展的關鍵所在。檔案作為信息集合體，在社會發展過程中發揮著越來越重要的作用。隨著檔案作用的不斷凸顯出來，各單位也越來越認識到檔案信息資源的重要性，并對檔案給予了高度重視。為了提高檔案信息的利用率，全面推進檔案管理信息化。這就需要在實際工作中要做好檔案信息收集工作，并對檔案管理方式進行優化調整，更發的發揮出檔案的重要價值，為檔案信息共享的實現打下堅實的基礎。

1 檔案信息化建設工作中存在的問題

1.1 信息的分散性問題

近年來各單位檔案信息化建設進程加快，但信息冗余問題一直存在，這主要是由于各單位檔案信息系統建設過程中，單位各部門之間信息沒有實現有效共享，在信息資源無法互通的情況下，檔案過于分散，而且存在信息重復的問題，不僅會對檔案管理人員正確判斷檔案信息帶來不利影響，而且還會阻礙檔案信息化管理的有序推進。

1.2 信息異構性問題

一些單位在檔案信息向數據庫轉移過程中易出現信息異構問題，導致數據信息來源方面的差異。而且檔案信息不同數據結構也易使一些文件屬性出現問題，甚至一些電子檔案存在特殊文件形式，出現信息無法兼容的問題，這必然會導致檔案信息結構復雜化，增加了檔案信息處理的難度，還會造成資源浪費，使檔案信息化管理工作效率受到影響。另外，異構化問題也會增加檔案數據庫儲存壓力和信息系統維護壓力，使檔案管理人員工作量增加。

1.3 檔案信息化建設的滯后性

在單位檔案信息化建設過程中，宜借助于先進技術手段完成紙質檔案的數字化轉化，為檔案信息化工作的有序推進提供重要的保障，同時也能夠快速查詢到具體的檔案信息。目前相較于各單位信息化建設而言，檔案信息化建設存在一定的滯后性，這與重視度不足有直接關系，具體體現在實際工作中不僅歸檔不及時，而且檔案信息還存在缺失問題，檔案信息管理系統中錄入的檔案信息缺乏完整性，這必然會對檔案信息化建設工作的有序開展帶來較大的影響。

2 檔案信息化管理工作的推進策略

2.1 重視檔案信息化管理基礎設施建設

檔案信息化管理的實現離不開完善的基礎設施，無論是軟件還是硬件不完善都無法實現檔案信息化管理的目標。因此在實際工作中，各單位需要加大資金把風入，重視軟硬件設備和設施的引入，為檔案信息化建設配備完善的基礎設施。同時還要強化對檔案管理人員信息技術的培訓，建立健全檔案信息管理系統，完成檔案信息的準確和完整錄入，并針對系統中的檔案信息實施分類管理，為檔案信息查詢和利用提供更多的便利。

2.2 構建完善的檔案信息化管理制度體系

檔案信息化管理工作推進過程中，為了確保各項工作能夠有章可循，需要強化制度建設。充分地發揮制度的指導和約束作用，使檔案工作有序開展，為檔案信息化管理的規范性和安全性提供重要保障。檔案管理部門還需要對檔案信息化建設的整個過程進行全面掌握，明確存在的問題，并制定切實可行的措施進行處理。而且在實際工作中，檔案管理人員要具備先進理念和創新意識，并能夠相互配合，全面提高檔案信息化管理的水平。部分單位在規范檔案管理流程的基礎上，還要制定科學合理的檔案信息化管理制度，為檔案信息化管理模式的推進提供制度保障。通過與信息化管理流程相結合，制定科學合理的考核機制，定期對檔案管理人員實施考核，可以在考核內容中有效地融入檔案管理內容及信息化操作流程，規范檔案信息管理的具體操作，調動檔案管理人員工作的積極性。另外，還要針對檔案管理人員制定責任管理制度，明確崗位工作內容、責任和權力，并將具體責任落實到人，促進檔案信息化管理工作的有序推進。

2.3 建立檔案信息管理系統

對于檔案信息化管理工作而言，檔案信息管理系統是最為重要的體現，并借助于檔案信息管理系統實現對檔案信息的集中和統一管理，同時也可以將其作為對外提供服務的公眾平臺，全面提高檔案服務工作的效率和質量。針對檔案信息管理系統，還可以利用信息技術設置具體的權限，限定檔案信息管理系統的使用權限。同時還要指派專業技術人員針對檔案信息管理系統進行定期維護，及時做好系統的更新升級，保證系統運行的穩定性和安全性。為了實現對檔案信息的集中和統一管理，要重視檔案數據庫建設，有效的整合檔案信息資源，并針對檔案信息實施分類管理，為檔案信息檢索和利用打下良好的基礎。

2.4 實現檔案信息的有效共享

基于信息化時代背景下，檔案工作實施過程中，不僅要積極轉變檔案管理理念和創新檔案管理模式，還需要為檔案信息化建設配備完善的信息管理機制，加快推進檔案信息共享的步伐。在實際工作中，需要強化對檔案信息收集和整理工作的重視，為檔案信息的利用打下良好的基礎。并借助于先進技術手段來構建檔案信息共享平臺，為單位內部查詢和利用檔案信息提供更多的便利性。而且借助于檔案信息共享平臺，各部門也能夠掌握檔案的具體情況，避免檔案信息重復上傳，也有利于規避檔案信息重疊問題。

2.5 加強檔案信息安全管理

基于網絡環境下，網絡的開放性和共享性也增加了檔案信息的安全風險。因此在檔案信息化管理推進過程中，需要對檔案信息安全加以重視。積極構建檔案信息安全管理體系，并制定具體的安全防護措施，合理應用先進的安全防范技術，有效地防范黑客和病毒的侵襲，保證檔案信息的安全。在信息安全管理工作中，還要定期更新和維護檔案信息安全系統，保證系統的安全、穩定運行，為檔案信息化管理工作的穩步推進打下堅實的基礎。

3 結束語

檔案信息化管理已成為當前檔案管理工作的必然發展趨勢，在檔案信息化推進過程中，需要靈活運用各種先進技術手段，并采取切實可行的措施全面提高檔案信息化管理水平，促進檔案信息價值的發揮，充分地發揮出檔案信息資源的重要效能，為社會和經濟的發展提供重要的信息支持。