新時期做好檔案管理工作的思考

趙延紅

（內(nèi)蒙古赤峰市紅山區(qū)衛(wèi)生健康綜合行政執(zhí)法局，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

1 新時期做好檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于機(jī)關(guān)衛(wèi)生許可工作與公文處理工作

加強(qiáng)衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理，對衛(wèi)生許可工作與公文處理中產(chǎn)生的信息資源進(jìn)行歸納和整理，既體現(xiàn)了強(qiáng)化單位內(nèi)部管理的需要，又能夠?yàn)閷硇l(wèi)生許可工作與公文處理提供指引，改進(jìn)工作中存在的不足和缺陷，使之科學(xué)化、規(guī)范化和程序化。除此之外，衛(wèi)生許可檔案與公文檔案具有重要的憑證價值。后期檔案需求主體需要查閱相關(guān)憑證以及單位需要利用公文檔案進(jìn)行政策法規(guī)研究、重大決策論證時，衛(wèi)生許可工作與公文處理工作中形成的相關(guān)檔案資源可以作為重要的信息參考以及憑證依據(jù)。

1.2 有利于減少衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的管理成本

加強(qiáng)衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理工作，統(tǒng)籌人力、物力以及財力，能夠幫助單位緊密圍繞單位中心工作，立足服務(wù)單位發(fā)展，觀大勢、謀大事，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與業(yè)務(wù)工作同頻共振，贏得其他部門對檔案管理工作的認(rèn)可，更好地節(jié)約檔案管理成本。一方面，通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，完善衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理制度，將會進(jìn)一步提升衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理工作的規(guī)范性，確保流程精簡，避免檔案資源重復(fù)處理和加工，確保工作部署全面嚴(yán)格落實(shí)、上級要求及時準(zhǔn)確傳達(dá)、專業(yè)管理逐步統(tǒng)一規(guī)范。另一方面，探索將信息技術(shù)融入到衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理工作中，能夠縮減不必要的工作環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)智能化管理目標(biāo)，節(jié)約人力資源成本。

2 新時期檔案管理工作中常見的不足

2.1 衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理不規(guī)范

一方面，立卷歸檔方面，部分單位沒有明確立卷歸檔的范圍，許多衛(wèi)生許可文件、政策法規(guī)文件、公文資料沒有歸入到衛(wèi)生許可檔案與公文檔案中，影響衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的完整性。同時，立卷歸檔的時限不明，相關(guān)業(yè)務(wù)人員沒有及時移送相應(yīng)的資料給檔案管理人員，導(dǎo)致信息資料閑置、損毀、丟失。另一方面，衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的歸檔格式、要求不明確，歸檔質(zhì)量參差不齊，許多檔案資料的編目、編碼、整理質(zhì)量較低。二是軟硬件設(shè)施不完善，衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理的難度大。部分單位沒有配備高速掃描儀、裝訂一體機(jī)、大型復(fù)印打印機(jī)、微縮相機(jī)、高性能計算機(jī)等硬件設(shè)施[1]。三是場地空間有限，檔案資料存放過于密集，不利于檢索。此外，部分單位在檔案室場地嚴(yán)重不足的情況下，為節(jié)省空間，檔案隨意擺放的問題突出。

2.2 衛(wèi)生許可檔案與公文檔案信息化管理工作滯后

一是紙質(zhì)類衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，一方面是部分單位人力資源不足，難以快速對紙質(zhì)類衛(wèi)生許可檔案與公文檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，不利于后期數(shù)據(jù)庫建設(shè)；另一方面是部分單位考核指標(biāo)不完善，沒有突出檔案數(shù)字化在考核中的作用，整體缺乏重視[2]。二是部分單位沒有配備高效的檔案管理系統(tǒng)，難以滿足檔案信息化管理的基本要求。典型表現(xiàn)在，檔案管理系統(tǒng)無法滿足電子類檔案在收集、整理、鑒定、編目、統(tǒng)計、保管、檢索、編輯、研究、利用等方面的需求。

2.3 專業(yè)人才隊伍建設(shè)不科學(xué)

一是人才引進(jìn)工作滯后，沒有結(jié)合衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理的需求來引進(jìn)圖書管理學(xué)、檔案管理學(xué)等領(lǐng)域的人才，甚至存在大量的兼職人員，無法保障檔案管理質(zhì)量。二是部分單位在招聘過程中招聘不具備經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，不利于衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理工作專業(yè)化。三是檔案管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容單一、培訓(xùn)方式不科 學(xué)[3]。一方面，沒有充分從衛(wèi)生許可、公文處理、檔案利用、檔案信息化建設(shè)等角度進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)工作單一問題突出。另一方面，沒有做好崗前培訓(xùn)、崗中培訓(xùn)工作，舉辦論壇、講座的次數(shù)不多，檔案管理人員難以借鑒其他單位、單位的經(jīng)驗(yàn)。

3 新時期做好檔案管理工作的對策

3.1 充分重視，切實(shí)提升檔案管理的規(guī)范性

一方面，要從制度上明確立卷歸檔的范圍。單位應(yīng)堅持問題導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向、效能導(dǎo)向，結(jié)合衛(wèi)生許可工作與公文處理工作實(shí)際，將業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的相關(guān)信息資源進(jìn)行歸檔整理。同時，要明確歸檔的時限和責(zé)任，督促業(yè)務(wù)人員及時移送信息資料，并明確資料移交的責(zé)任，促進(jìn)整體管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化軌道。另一方面，要明確衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的歸檔格式、要求，確保紙張、編號、編頁碼等流程規(guī)范化。二是要完善軟硬件設(shè)施，結(jié)合衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理需求，有針對性地采購高速掃描儀、裝訂一體機(jī)、大型復(fù)印打印機(jī)、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，優(yōu)化管理環(huán)境，真正推動檔案管理工作更上一層樓。三是要結(jié)合當(dāng)前季度、年度衛(wèi)生許可檔案與公文檔案數(shù)量的增長趨勢，及時對失效檔案進(jìn)行清退、銷毀，并適當(dāng)擴(kuò)大檔案管理空間，優(yōu)化檔案保管的規(guī)則。

3.2 推動檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)

一是要快速推進(jìn)紙質(zhì)類衛(wèi)生許可檔案與公文檔案的數(shù)字化進(jìn)程。為此，既可以通過業(yè)務(wù)外包，也可以通過招聘專職人員等方式對存量檔案與增量檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并錄入到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。此外，要進(jìn)一步在原有專項(xiàng)管理、全面指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案信息化工作趨勢，將檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作列入考核項(xiàng)目，并開展逐月評比打分，引導(dǎo)相關(guān)人員提高重視程度，提升工作效能。二是要完善檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步深化與軟硬件供應(yīng)商的聯(lián)系，將工作精力轉(zhuǎn)向“統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)服務(wù)”等層面，確保系統(tǒng)的功能能夠滿足檔案管理需求。

3.3 堅持人才專業(yè)化，打造人才堡壘

一是要加快人才引進(jìn)，避免衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理人員“超負(fù)荷”運(yùn)行。單位應(yīng)明確檔案管理分工，提升人員與人員之間的配合度。對于確需要招聘兼職人員的，應(yīng)當(dāng)盡量安排兼職人員從事輔助性工作，充分保障檔案管理質(zhì)量。二是要進(jìn)一步引進(jìn)具備圖書管理、檔案管理經(jīng)驗(yàn)、信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)的人才，減少培訓(xùn)成本，提升隊伍質(zhì)量。三是要瞄準(zhǔn)崗位專職化、人員專業(yè)化、管理自主化目標(biāo)，做好人才培訓(xùn)工作。單位應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理制度、檔案管理法規(guī)、檔案管理信息化技術(shù)的了解和應(yīng)用。同時，要加快與外部單位的合作，舉辦相應(yīng)的交流論壇，借鑒其他單位在衛(wèi)生許可檔案與公文檔案管理中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

4 結(jié)束語

衛(wèi)生許可檔案與公文檔案記錄歷史，承載文化，創(chuàng)造價值，是單位的寶貴財富。在單位發(fā)展史上，衛(wèi)生許可檔案與公文檔案發(fā)揮了重要的作用，必須予以充分肯定。要做好檔案管理工作，一是要充分重視，切實(shí)提升檔案管理的規(guī)范性；二是要推動檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)；三是要堅持人才專業(yè)化，打造人才堡壘。相信隨著單位不斷發(fā)展，檔案的歷史、經(jīng)濟(jì)、文化價值將愈發(fā)彰顯，檔案工作者作為的空間也會愈發(fā)廣大。