新時期做好檔案管理工作的思考

趙延紅

（內蒙古赤峰市紅山區衛生健康綜合行政執法局，內蒙古 赤峰 024000）

1 新時期做好檔案管理工作的現實意義

1.1 有利于機關衛生許可工作與公文處理工作

加強衛生許可檔案與公文檔案管理，對衛生許可工作與公文處理中產生的信息資源進行歸納和整理，既體現了強化單位內部管理的需要，又能夠為將來衛生許可工作與公文處理提供指引，改進工作中存在的不足和缺陷，使之科學化、規范化和程序化。除此之外，衛生許可檔案與公文檔案具有重要的憑證價值。后期檔案需求主體需要查閱相關憑證以及單位需要利用公文檔案進行政策法規研究、重大決策論證時，衛生許可工作與公文處理工作中形成的相關檔案資源可以作為重要的信息參考以及憑證依據。

1.2 有利于減少衛生許可檔案與公文檔案的管理成本

加強衛生許可檔案與公文檔案管理工作，統籌人力、物力以及財力，能夠幫助單位緊密圍繞單位中心工作，立足服務單位發展，觀大勢、謀大事，實現檔案管理工作與業務工作同頻共振，贏得其他部門對檔案管理工作的認可，更好地節約檔案管理成本。一方面，通過加強領導，完善衛生許可檔案與公文檔案管理制度，將會進一步提升衛生許可檔案與公文檔案管理工作的規范性，確保流程精簡，避免檔案資源重復處理和加工，確保工作部署全面嚴格落實、上級要求及時準確傳達、專業管理逐步統一規范。另一方面，探索將信息技術融入到衛生許可檔案與公文檔案管理工作中，能夠縮減不必要的工作環節，實現智能化管理目標，節約人力資源成本。

2 新時期檔案管理工作中常見的不足

2.1 衛生許可檔案與公文檔案管理不規范

一方面，立卷歸檔方面，部分單位沒有明確立卷歸檔的范圍，許多衛生許可文件、政策法規文件、公文資料沒有歸入到衛生許可檔案與公文檔案中，影響衛生許可檔案與公文檔案的完整性。同時，立卷歸檔的時限不明，相關業務人員沒有及時移送相應的資料給檔案管理人員，導致信息資料閑置、損毀、丟失。另一方面，衛生許可檔案與公文檔案的歸檔格式、要求不明確，歸檔質量參差不齊，許多檔案資料的編目、編碼、整理質量較低。二是軟硬件設施不完善，衛生許可檔案與公文檔案管理的難度大。部分單位沒有配備高速掃描儀、裝訂一體機、大型復印打印機、微縮相機、高性能計算機等硬件設施[1]。三是場地空間有限，檔案資料存放過于密集，不利于檢索。此外，部分單位在檔案室場地嚴重不足的情況下，為節省空間，檔案隨意擺放的問題突出。

2.2 衛生許可檔案與公文檔案信息化管理工作滯后

一是紙質類衛生許可檔案與公文檔案的數字化進程緩慢。之所以出現這種現象，一方面是部分單位人力資源不足，難以快速對紙質類衛生許可檔案與公文檔案進行數字化轉化，不利于后期數據庫建設；另一方面是部分單位考核指標不完善，沒有突出檔案數字化在考核中的作用，整體缺乏重視[2]。二是部分單位沒有配備高效的檔案管理系統，難以滿足檔案信息化管理的基本要求。典型表現在，檔案管理系統無法滿足電子類檔案在收集、整理、鑒定、編目、統計、保管、檢索、編輯、研究、利用等方面的需求。

2.3 專業人才隊伍建設不科學

一是人才引進工作滯后，沒有結合衛生許可檔案與公文檔案管理的需求來引進圖書管理學、檔案管理學等領域的人才，甚至存在大量的兼職人員，無法保障檔案管理質量。二是部分單位在招聘過程中招聘不具備經驗的檔案管理人員，不利于衛生許可檔案與公文檔案管理工作專業化。三是檔案管理人員的培訓內容單一、培訓方式不科 學[3]。一方面，沒有充分從衛生許可、公文處理、檔案利用、檔案信息化建設等角度進行培訓，培訓工作單一問題突出。另一方面，沒有做好崗前培訓、崗中培訓工作，舉辦論壇、講座的次數不多，檔案管理人員難以借鑒其他單位、單位的經驗。

3 新時期做好檔案管理工作的對策

3.1 充分重視，切實提升檔案管理的規范性

一方面，要從制度上明確立卷歸檔的范圍。單位應堅持問題導向、目標導向、效能導向，結合衛生許可工作與公文處理工作實際，將業務工作中產生的相關信息資源進行歸檔整理。同時，要明確歸檔的時限和責任，督促業務人員及時移送信息資料，并明確資料移交的責任，促進整體管理工作逐步走上制度化、規范化、標準化軌道。另一方面，要明確衛生許可檔案與公文檔案的歸檔格式、要求，確保紙張、編號、編頁碼等流程規范化。二是要完善軟硬件設施，結合衛生許可檔案與公文檔案管理需求，有針對性地采購高速掃描儀、裝訂一體機、大型復印打印機、微縮相機等硬件設施，優化管理環境，真正推動檔案管理工作更上一層樓。三是要結合當前季度、年度衛生許可檔案與公文檔案數量的增長趨勢，及時對失效檔案進行清退、銷毀，并適當擴大檔案管理空間，優化檔案保管的規則。

3.2 推動檔案信息化建設，實現現代化管理目標

一是要快速推進紙質類衛生許可檔案與公文檔案的數字化進程。為此，既可以通過業務外包，也可以通過招聘專職人員等方式對存量檔案與增量檔案進行數字化轉化，并錄入到相應的數據庫中。此外，要進一步在原有專項管理、全面指導的基礎上，結合檔案信息化工作趨勢，將檔案數字化轉化工作列入考核項目，并開展逐月評比打分，引導相關人員提高重視程度，提升工作效能。二是要完善檔案管理系統，進一步深化與軟硬件供應商的聯系，將工作精力轉向“統籌規劃，協調服務”等層面，確保系統的功能能夠滿足檔案管理需求。

3.3 堅持人才專業化，打造人才堡壘

一是要加快人才引進，避免衛生許可檔案與公文檔案管理人員“超負荷”運行。單位應明確檔案管理分工，提升人員與人員之間的配合度。對于確需要招聘兼職人員的，應當盡量安排兼職人員從事輔助性工作，充分保障檔案管理質量。二是要進一步引進具備圖書管理、檔案管理經驗、信息化建設經驗的人才，減少培訓成本，提升隊伍質量。三是要瞄準崗位專職化、人員專業化、管理自主化目標，做好人才培訓工作。單位應重點強化檔案管理人員對檔案管理制度、檔案管理法規、檔案管理信息化技術的了解和應用。同時，要加快與外部單位的合作，舉辦相應的交流論壇，借鑒其他單位在衛生許可檔案與公文檔案管理中的先進經驗。

4 結束語

衛生許可檔案與公文檔案記錄歷史，承載文化，創造價值，是單位的寶貴財富。在單位發展史上，衛生許可檔案與公文檔案發揮了重要的作用，必須予以充分肯定。要做好檔案管理工作，一是要充分重視，切實提升檔案管理的規范性；二是要推動檔案信息化建設，實現現代化管理目標；三是要堅持人才專業化，打造人才堡壘。相信隨著單位不斷發展，檔案的歷史、經濟、文化價值將愈發彰顯，檔案工作者作為的空間也會愈發廣大。