如何加強醫療衛生檔案的管理見解

孟秀環

（山東省鄆城縣衛生健康局，山東 菏澤 274700）

醫療衛生檔案記載了醫院各項活動的具體內容，是一項長期的、復雜的工作，它可以有效提升醫院的綜合實力，但相較于其他部門，醫療衛生檔案管理不受重視，缺少政策、資金支持，無法發揮自身的積極作用[1]。針對這種情況，本文進行了深入分析，希望為醫療衛生檔案管理制度的完善提供理論參考。

1 醫療衛生檔案的作用

1）為醫院的各項決策提供依據。醫療衛生檔案保存了醫院經營發展過程中的第一手資料，能幫助決策層了解醫院的整體概況，實現科學決策，促進醫院可持續發展。決策層可以根據原始資料分析經典案例，吸取經驗和教訓，論證關乎醫院未來的重大決策，及時調整相關規劃，規避發展中的風險，全面提升醫院的綜合競爭力。

2）有助于培養專業人才。醫療衛生檔案中詳細記載了醫務人員的個人情況，如，學歷、獎懲、理論成果、職稱等，相關部門可以快速了解某個人員的履歷，科學配置人力資源，明確發展方向，發揮專業人才的價值，同時，醫療衛生檔案記錄了某些疾病的治療過程，可以為醫務人員的繼續學習提供資料，幫助他們取得研究成果。

3）有利于醫院文化建設。醫療衛生檔案是醫院文化的見證，它包含了許多先進人物的事跡材料、共同認可的價值觀、行為規范等，這對于醫院文化的傳承與發展起著至關重要的作用。通過發掘醫療衛生檔案的內在價值，確定醫院文化建設的各項規劃，以此營造積極向上的社會形象，既增加了經濟效益，也可以建立良好的醫患關系，促進醫院的健康發展。

2 現階段醫療衛生檔案管理存在的問題

1）對醫療衛生檔案管理的重視程度不夠。部分管理層并未意識到檔案管理的重要性，對醫療衛生檔案管理的重視程度不足，這也影響了其他部門的認知，特別是在信息收集方面，某些醫務人員不愿積極配合檔案管理人員的工作，檔案的完整性和真實性存在問題，增加了工作難度和工作量，這導致醫療衛生檔案管理長期保持在較低水平，影響了醫院的高質量發展，如，部分醫院過度追求經濟效益。

2）基礎設施建設不完善。醫院對其他部門政策、資金支持力度較大，對醫療衛生檔案管理的投入較少，既沒有專門的辦公地點，也缺少必要的機器設備和工作人員，這在某種程度上挫傷了檔案管理人員的工作積極性，消極怠工現象較為嚴重，檔案信息的利用率較低。在信息化背景下，部分醫院依舊采用傳統的管理模式，檔案資料大多為紙質文件，未實現數字化管理，存在信息遺漏、錯誤等問題，影響了醫院的日常工作。

3）檔案管理人員的專業素質不足。一些醫院的管理層認為檔案管理工作只是簡單的收納整理，降低了招聘標準，醫療衛生檔案管理部門的工作人員大多是從其他部門調任的，沒有掌握基本的知識，缺乏工作責任心，不愿積極主動學習檔案管理的知識、技能，降低了整體的工作效率。部分工作人員有繼續學習的意愿，但由于工作繁忙，沒有足夠的精力和時間進行學習，且專業培訓的名額少、限制條件多，沒有機會了解先進知識，無法有效應對日益復雜的檔案管理 工作。

4）檔案管理制度不健全。有的醫院并沒有根據實際情況進行制度建設，而是直接照搬照套其他企業、醫院的檔案管理制度，存在較多的制度漏洞，如，分工不明、獎懲制度不完善等，造成了人力、物力資源的浪費，同時，部分醫院并沒有統一檔案管理的標準，各部門有不同的檔案管理方法，這增加了檔案管理的難度，文件資料遺失等問題較為突出。

3 加強醫療衛生檔案管理的措施

1）轉變觀念 加強制度建設。醫院管理層需要主動學習國家的文件政策、了解市場需求，減少傳統管理理念的束縛，轉變思維，明確檔案管理工作的重要性與必要性，以醫院實際情況為基礎，邀請專業團隊建立健全醫療衛生檔案管理制度，明確檔案管理的各項標準及獎懲措施，為檔案管理工作的開展提供制度保障，并在實踐過程中及時彌補制度漏洞。管理層要帶頭遵守相關規章制度，做出正面表率，加強醫院內部的宣傳，幫助中下層員工了解檔案管理工作的積極作用，自覺配合檔案管理人員的各項工作，對于不配合的員工，按照制度作出處罰。

2）增強信息化意識。醫院要給予專項政策、資金支持，加強基礎設施建設，如，建立專業的工作場所、購進計算機打印機等辦公設備等，為醫療衛生檔案管理工作創造良好的條件。積極引入信息化技術，實現數字化管理，自主研發或購買檔案管理軟件，建立檔案信息化管理系統，構建數據庫，便于工作人員搜集、整理、分析檔案信息，提高數據真實性和信息利用率，對于涉及醫院機密的重要信息，可以通過設置密碼等方法限制瀏覽人數，保證數據安全。值得注意的是，紙質檔案有不易篡改的特點，安全性較高，在信息化建設中，不能完全否定紙質檔案的作用，可以利用紙質檔案保存患者隱私、學術機密等信息，減少因黑客入侵、強磁干擾造成的數據丟失，降低檔案管理的風險。

3）建設高素質人才隊伍。在醫療衛生檔案管理工作中，管理人員的個人能力在某種程度上直接決定著工作質量，因此，醫院管理層要重視人才培養，加強專業人才隊伍的建設。與檔案管理人員進行面對面交流，了解個人情況，并通過測試評估綜合能力，淘汰不符合標準的人員，然后將個人特點與職位需求匹配，科學配置人力資源，幫助工作人員實現自我價值，以此激發他們的工作積極性和責任意識，增強認同感和歸屬感，減少不必要的人才流失；根據醫院的工作需求，定期不定期開展檔案管理培訓工作，邀請相關企業、專家進行公開演講，注意增加培訓名額并加強監管，避免培訓工作流于形式，讓檔案管理人員了解新知識、新技能，提升專業素質，培訓結束后進行統一考核，對于達標的員工，進行公開表揚并給予現金獎勵，形成良好的競爭氛圍，幫助他們樹立終身學習意識，增強工作能力；與其他醫院加強交流合作，開展檔案管理經驗分享大會，積累工作經驗，吸取教訓，拓展個人視野，推動工作創新。

4）加強監督管理。醫院可以在內部選拔一批高素質、高能力的醫務人員巡查組，進一步完善監督制度，倒逼檔案管理人員工作質量的提升。根據崗位設置不同的標準，幫助工作人員明確工作職責，出現問題后，追究相關責任人；確定醫療衛生檔案管理的目標，然后分解為階段性任務，不定期巡查，了解工作任務的完成情況，對表現較好的人員，給予獎勵，對于未按時完成的工作人員，限期整改，以此提高檔案管理工作的效率。

4 結束語

本文簡單闡述了醫療衛生檔案的作用和現階段醫療衛生檔案管理工作存在的問題，從轉變觀念，加強制度建設、增強信息化意識、建設高素質人才隊伍和加強監督管理四方面提出改進措施，通過這些措施，可以最大化體現醫療衛生檔案的價值，提高醫院的經營管理 能力[2-3]。