科技檔案工作的重要性

竹 丹

（四川省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局成都水文地質(zhì)工程地質(zhì)中心，四川 成都 610081）

1 科技檔案工作的重要性分析

1.1 科技檔案是科學(xué)技術(shù)存在的基本形式和基本條件

隨著歷史的發(fā)展，人們越來越認(rèn)識到科學(xué)技術(shù)是人類認(rèn)識世界、改造世界的強(qiáng)大武器，是推動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的巨大杠桿。人們在科技、生產(chǎn)活動中不斷地形成新思想，取得成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，獲得這樣或那樣的科技成果。所有這一切，首先是以科技檔案的形式記載和存儲下來，這就客觀地賦予科技檔案以科技儲備的功能。沒有科技檔案，科學(xué)技術(shù)就不能獨(dú)立存在。當(dāng)然，科技情報、科技圖書、科技資料也是科學(xué)技術(shù)存在的重要形式和條件，但它們都產(chǎn)生于本單位科技活動過程之后，或從外單位搜集而來，是在科技檔案的基礎(chǔ)上加工整理而成，是科技活動的第二手材料，是科技檔案的“衍生物”，是科學(xué)技術(shù)傳承的“二傳手”。沒有科技檔案它們就成了無源之水，無本之木。在各種類型的科技文獻(xiàn)中，直接記錄和存儲科學(xué)技術(shù)原生信息的唯有科技檔案。所以從本源性、原始性、直接性上講，科技檔案是科學(xué)技術(shù)存在的最重要的基本形式和基本條件。科技檔案產(chǎn)生于科技活動又服務(wù)于科技活動，是科技活動的“伴生物”和“副產(chǎn)品”。

1.2 科技檔案是科技發(fā)展的重要條件

科學(xué)的發(fā)展具有很強(qiáng)的連續(xù)性和繼承性。有的項目和課題需要研究幾年、幾十年，甚至幾百年的時間，需要幾代人的共同努力才能完成。正因如此，科技檔案才在科技發(fā)展中占有不可忽視的重要地位。首先科技檔案直接記錄了以往科技、生產(chǎn)活動的經(jīng)驗、教訓(xùn)和成果，具有原生性、真實性和珍貴性，這就決定了其在科技發(fā)展中具有科技情報、圖書、資料難以替代的重要作用。其次科技檔案是人們在科技生產(chǎn)活動中，承前啟后，繼往開來的重要條件。利用完整準(zhǔn)確的科技檔案，可以了解和掌握過去工作的情況，啟發(fā)思路，開闊視野，少走彎路，避免低層次開發(fā)和重復(fù)性勞動，提高科技、生產(chǎn)活動的效率，促進(jìn)科技和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1.3 科技檔案是科技與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的重要媒介

科學(xué)技術(shù)要真正成為第一生產(chǎn)力，必須與經(jīng)濟(jì)建設(shè)緊密結(jié)合，進(jìn)入企業(yè)，進(jìn)入市場，成為產(chǎn)品和商品，實現(xiàn)科技成果的轉(zhuǎn)化。而為產(chǎn)品和商品，實現(xiàn)科技成果的轉(zhuǎn)化。而這種結(jié)合和轉(zhuǎn)化，在許多情況下是通過檔案和科技檔案工作來實現(xiàn)的。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，利用科技檔案有助于進(jìn)行科學(xué)決策，合理安排人力、物力、財力，提高科研、設(shè)計水平和產(chǎn)品質(zhì)量，促進(jìn)產(chǎn)品的更新?lián)Q代，加速挖潛革新改造，提高經(jīng)濟(jì)效益。隨著科技體制、經(jīng)濟(jì)體制改革的深化，科研部門與企業(yè)掛鉤，或企業(yè)自辦科研機(jī)構(gòu)，一項高新技術(shù)從開發(fā)到應(yīng)用，周期越來越級短。一旦開發(fā)成功，往往是直接利用科技檔案進(jìn)行推廣應(yīng)用，因此，可以說科技檔案是科技與經(jīng)濟(jì)結(jié)合的重要媒介。

2 科技檔案管理的創(chuàng)新路徑探究

2.1 提高科技檔案的系統(tǒng)性和完整性

全面地搜集檔案信息資料是做好科技檔案管理的基礎(chǔ)。這樣后續(xù)歸類整理才可以更為順利地進(jìn)行。保證科技檔案的系統(tǒng)性和完整性具體應(yīng)該做的工作如下所述。一是單位領(lǐng)導(dǎo)重視。單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，其他工作人員將會更加地關(guān)注檔案管理工作。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)需要從思想意識上重視檔案管理工作，并支持檔案搜集管理工作，才能促進(jìn)檔案的搜集管理工作高效發(fā)展。二是增強(qiáng)檔案意識。由于科技檔案管理人員引導(dǎo)著具體的檔案管理工作，需要增強(qiáng)檔案管理意識，根據(jù)檔案管理制度與規(guī)范，合理地開展檔案搜集工作。而科技人員乃是科技檔案的創(chuàng)造者，其在科技研究過程中要做好研究資料的記錄工作。三是科研項目組人員是科技檔案的創(chuàng)造者同時是科技檔案的使用者。為提高科技檔案的應(yīng)用水平，科技檔案管理人員要積極地與科研項目組人員做好溝通與交流，了解他們對檔案管理的需求，進(jìn)而根據(jù)放他們的需求規(guī)范管理流程和歸納檔案資料清單，從而保證檔案管理工作的適用性以及搜集資料工作的全面性。

2.2 做好資料整理

科技資料之間具有相互聯(lián)系的關(guān)系。如果打破資料之間的聯(lián)系性，就會破壞資料的完整性。因此，有必要根據(jù)資料聯(lián)系做好歸納整理工作，為科技檔案資料查閱者的提供便利。科技檔案資料的載體與書寫材料的耐久性影響著保存時間，因此科技檔案工作者需要事前檢查載體與書寫材料的耐久性。若是耐久性不強(qiáng)，就需要謄抄科技檔案資料。為提高科技檔案的應(yīng)用價值，就需要認(rèn)真地分析性資料是否具備真實性特點(diǎn)。與此同時，檢查科技文件資料的規(guī)范、系統(tǒng)、齊全、完整，如卷內(nèi)文件的排序等也是十分必要的。若是不符合相關(guān)規(guī)范要求，就需要及時地整改科技文件資料。

2.3 及時移交歸檔

1）歸檔的基本要特征歸檔的文件材料需具備完整性、真實性的特征；歸檔的文件材料需具備層次性的特征，符合事物發(fā)展以及文件資料形成規(guī)律；歸檔的文件材料需具備規(guī)范性的特征，比如文件資料的字跡、材質(zhì)、圖樣的清晰度等要符合相關(guān)規(guī)范。

2）歸檔范圍記述本單位科研活動，并所記錄的內(nèi)容具有重要參考價值的資料在歸檔的范圍之內(nèi)。其中，圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像等資料的具體表現(xiàn)形式也是考察其是否符合歸檔范圍的重要參考事項。

3）歸檔時間對于研發(fā)時間相對短的科研項目，在完成項目工作之后就需要按照檔案管理要求開展檔案的整理與立卷工作。通過科技檔案管理部門審核后，就可以對這些科研項目進(jìn)行歸檔工作了。對于研發(fā)時間相對長的科研項目，科技檔案管理人員則需要科研項目人員進(jìn)行協(xié)商，分階段地做好歸檔工作，保證歸檔工作效率。在項目完成或者在取得階段性成果后30日內(nèi)，就可以進(jìn)行檔案的移交工作了。如果科技檔案管理人員發(fā)展所接受的檔案與實際歸檔要求不相時，就需要按照相關(guān)的規(guī)范要求重新加工整理檔案，進(jìn)而保障歸檔工作的質(zhì)量。作為一名科技檔案管理者，不僅需要指揮實際的檔案管理工作，而且需要切實地走進(jìn)科研工作之中，研究科研工作的性質(zhì)特點(diǎn)，進(jìn)而根據(jù)實際情況開展歸檔工作。

4）加強(qiáng)歸檔管理工作尤其重要的是科技檔案管理人員需要為科研項目組發(fā)放檔案歸檔工作規(guī)范手冊，以此確保他們按照相關(guān)規(guī)范要求合理地推進(jìn)歸檔工作。與此同時，科技檔案管理人員還要做好科技文件材料的收集、整理、歸檔等工作。由于部分項目組不太清楚歸檔范圍以及具體歸檔的步驟，有必要引導(dǎo)他們完成檔案的歸類、排序、組卷、裝訂等工作，降低歸檔問題的發(fā)生頻次。與檔案的驗收與鑒定相關(guān)資料收集的工作對提高科技檔案歸檔水平具有重要的意義。因此，要關(guān)注相關(guān)資料收集工作，并把控歸檔細(xì)節(jié)，強(qiáng)化歸檔質(zhì)量。

3 結(jié)語

通過對全文的總結(jié)可以得知，如今科技檔案管理的重要性越來越突出，必須引起相關(guān)工作人員的高度重視，積極探索有效的檔案管理策略，做好科技檔案管理工作，促進(jìn)科技成果的有效傳播，發(fā)揮出科技檔案的有效價值和服務(wù)功能，推動我國經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定發(fā)展。