加強房產檔案規范化管理的措施

李星翰

（吉林省琿春市房屋產權管理中心，吉林 琿春 133300）

隨著人們對于房地產行業越來越多地重視，對產權產籍檔案管理工作提出了新的要求和標準，也促使檔案管理工作逐漸朝著系統化與規范化的方向快速發展，加強房產檔案規范化管理推動房產檔案發展不僅是此行業的需要，更是社會發展所需，需要我們一起為之不懈的努力。

1 房屋產權檔案管理工作中存在的問題

1）檔案收集與整合手段單一化。隨著社會經濟的高速發展，極大地促進了房地產行業的迅速發展，相關經濟活動也逐漸變得活躍，隨著其規模不斷擴大，也使得產權產籍檔案材料大幅度增加，這些相關材料作為房屋產權的重要組成部分，其重要性不言而喻，必須進行妥善保存，當前，在實際工作當中，由于產權產籍檔案數量不斷增多，更改次數也顯著增加，對于檔案管理工作人員而言，其工作量也大幅度增加，在很多情況下，沒有過多的時間與精力去完成當前的檔案管理工作，其次，收集與整合手段單一化，一般情況下主要是遵循傳統檔案統計與管理工作形式進行管理與執行，導致工作效率較低，工作人員無法及時將相關產權產籍資料進行存檔，不利于檔案的高效化管理。

2）接收制度有待進一步完善。通常情況下，房屋產權產籍檔案材料涉及的內容較多，類型也比較多樣化，使得其自身存在一定的特點，并且是以權屬登記檔案為核心重點，其中還包括拆遷、測量交易以及相關糾紛等資料文件。一般都是由房產管理部門進行專門的保存與管理。當前，由于多方面因素的影響，我國檔案接收制度漏洞非常突出，隨著房地產產權產籍檔案實施之后，大部分的檔案主要是由之前的管理職能單位進行存檔保管，且缺乏完善系統化的檔案管理 制度。

2 房屋產權產籍檔案管理規范化建設的具體措施

1）充分利用互聯網平臺開展日常管理業務。隨著房地產行業的快速發展，房屋產權產籍管理工作內容大幅度增加，也使得管理工作日益復雜化，傳統電腦管理系統較為落后，已經無法有效滿足當前的實際需求，導致整體工作效率不高，隨著建筑物的不斷增多，現有的航測圖登記已經不能達到標準要求。因此，必須充分利用互聯網系統，加強房屋產權產籍日常業務的管理與保存，嚴格審核與管理每一個流程，對房產材料加強管理，不斷地創新與優化管理系統，不斷提高其工作效率和質量，使其最大限度上滿足實際的工作需求。現代化互聯網系統管理平臺可應用于房產證辦理環節，通過合理的流程為用戶提供更多的便捷，使得用戶能夠進行簡單高效的操作，同時也能夠有效避免出現錯誤和漏洞的情況，為申請以及辦理工作的有效開展節約大量的時間。系統能夠保障用戶輸入的快捷性，使得整個工作流程，從開始登記到辦理都可以在網絡上完成，操作流程簡單，功能全面。從而有效替代傳統的系統以及數據庫，建立以房屋產權產籍管理為核心的數據庫管理系統，有效改善人工操作的不足和漏洞，促進了信息化的應用與發展。逐步實現以信息化、數字化技術為核心的房產檔案管理體系。

2）嚴格把控服務環節。為了有效解決與改善當前房屋產權產籍管理工作現狀與存在的問題，使其逐漸朝著信息化與現代化的方向發展，首先需要做的便是做好相關基礎性服務工作，在拓展相關業務建設過程中，要積極擴展服務內容，使流程逐漸科學合理化，進一步推進責任制的落實，完善相關服務工作內容，持續提供優質服務，更好地解決群眾問題，并且仔細篩選群眾意見與反饋，及時采取必要的應對措施，可設置投訴意見箱或者電話，對相關投訴內容及時回復。

3）加強房屋產權產籍檔案電子化管理。面對日益復雜化的房地產市場，變化非常迅速，產權產籍檔案資料的數量也在逐年攀升，因此，檔案存放工作量不斷增大，查找次數也顯著增加，再者，大多數的檔案幾乎都是紙質形式的，在保存管理、查詢等過程中相對不變，尤其是對檔案管理的成本也大幅度增加，查詢工作量大幅度上升，人們獲取信息的難度增加，其次，許多數據資源不能實現共享。無法對于一些比較陳舊的檔案進行及時查詢，如果沒有進行妥善保管，很可能會造成檔案被嚴重損壞的情況，所以，加快實現房屋產權產籍檔案電子化管理與發展有著重要的意義。

4）完善檔案管理相關制度法規。檔案管理工作自身具有一定的特殊性，且管理工作量較大，工作內容繁瑣，因此，必須建立與完善相應的法律法規，創造良好的環境，為檔案管理工作提供基礎保障。當前，不管是檔案管理部門或者是個體之間或多或少都會存在諸多法律難題。所以，相關部門必須針對實際情況，進一步完善相關制度體系，通過科學合理的法律規范手段對檔案進行收集與保管，并對相關工作人員進行一定的監督與管理。這也是保障檔案管理工作有序開展的重要手段之一，相關部門應當嚴格按照相關法律法規對檔案加強管理。管理部門應當不斷強化組織每一個工作人員的檔案管理意識，全面熟悉和掌握本職工作需要負責的檔案材料，組織相關工作人員定期學習培訓。針對當前房地產檔案資料管理工作的實際需求，建立與完善檔案資料管理工作計劃與相關制度體系，從而進一步推動房地產檔案的合理穩步發展，最大限度上保障房地產檔案管理工作做到有章 可循。

5）嚴格把控房地產產權產籍檔案歸檔工作。房地產產權產籍檔案涉及諸多單位和個體，所以，做好檔案歸檔工作是極為重要的，同時也面臨著不小的挑戰，房地產產權產籍檔案和一般的文書檔案之間有著很大的不同，無法按照普通文書格式進行，必須針對房地產檔案的具體特征進行歸檔工作。（1）歸檔范圍。只要是記錄房地產的發生、確認以及整個發展變化情況的，以文字、圖樣、聲像等形式為主的材料都是屬于房地產產權產籍材料歸檔保管范圍，文件材料主要包括房屋平面圖、登記申請表、房屋所有權以及房屋許可證、相關合同、證明、協議、申請、司法文書等相關材料。（2）案卷整理。房地產產權產籍檔案通常情況下屬于動態化管理的，所以，在整理相關案卷過程中，應當注重其內容、形式、時間等方面的聯系，在文件材料歸檔時，要將整件、附件、圖樣說明等組合在一起，不能將其分開。不同單位以及不同所有權人的文件材料是不能放在一起的。

3 結語

隨著房地產行業的迅速發展，市場環境日益復雜化，房屋產權產籍管理工作也面臨著極大地挑戰，因此，檔案管理規范化建設迫在眉睫，已經逐漸成為當前房地產市場管理工作中極為重要的核心內容之一，與人民群眾的自身利益息息相關，任務艱巨，因此，一定要針對當前存在的問題，積極采取必要的措施進行調整與優化，通過各方努力，從而進一步推動房地產檔案管理工作的健康可持續發展。