論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑

李 斌

（濮陽醫學高等專科學校，河南 濮陽 457000）

1 前言

我們得接受教育情況、成長過程中的表現以及一些經歷，這些人事檔案對我們的求職經歷有著很大的影響。可以作為用人單位對我們的綜合考量的材料，尤其需要結合時代的發展，分析高校人事檔案管理，找出適合高校人事檔案的發展路徑，探索出具體的人事檔案管理辦法。不僅如此，目前人事檔案管理的過程中出現了一些新的問題，人才的流動性較大，人才和檔案較為分離，并且人事檔案管理制度不夠健全，標準很難統一。除此之外，我們更加需要加大對人事檔案管理工作中的重視。

2 目前高校人事檔案管理面臨的阻礙

目前高校人事檔案在管理過程中面臨較大的阻礙，需要結合高校人事檔案目前管理的具體情況，進行深入分析：

2.1 檔案分離現象較為明顯

許多人才在畢業就業后所選擇的城市可能與本科所在學校的城市有所不同，存在普遍的“人檔分離”現象。其次，沒有建立體系化的管理方式解決普遍存在的“人檔分離”問題，缺乏采用特定的組織人事檔案的辦理程序。不僅如此，尤其是一些高學歷、高職稱的人才流動采用一些特批的方式，造成的人事關系較為混亂的現象。除此之外，人才流動越來越頻繁，同時管理越來越側重于形式，造成檔案在管理過程中往往只重視收集材料、卻不重視檔案的管理和利用，無法適應檔案電子化管理的需要。

2.2 檔案管理模式不完善

目前我國的檔案管理模式仍然沒有及時地轉變，對多年收集的材料沒有能夠及時收集和整理，造成歸檔資料不夠完善，導致一些高校的高學歷人才，缺少一些年度考核資料、學位材料等工作資料。其次，在檔案管理的過程中，沒有建立體系化的管理模式，一旦檔案管理人員變動對多年收集的材料，也不能夠及時整理檔案材料就會殘缺、漏損。不僅如此，在檔案保存的過程中往往采用被動的寄送方式，常常出現移送不到位的情況，缺乏監管檔案收集和保存。除此之外，檔案管理人員的綜合素養不夠高，缺乏專業的教育培訓。

2.3 檔案管理信息化程度不夠高

目前數據庫建設的不足，缺乏一些個人信息，沒有一套完善的黨務檔案管理系統。其次，檔案的管理水平跟不上時代的發展，管理方法陳舊，缺乏創新意識，不夠現代化。還有許多材料歸檔缺少目錄，檔案信息處理方式比較落后。此外，沒有系統地處理信息資源共享，阻礙了個人工作的開展。在個人檔案的管理信息的變化進度上，各部門都已經實現了網絡化管理，也不缺乏辦公的硬件設施和先進的系統，但仍然沒有轉變檔案管理方式。

2.4 缺乏建立檔案管理規范

目前管理檔案的材料缺乏制定一些統一的標準和統一的管理規范，也給立卷歸檔帶來許多麻煩。檔案的管理材料沒有采用公開的專業化標準用紙，尤其這些檔案材料在管理的過程沒有采用相應的檔案材料用紙。其次，難以順應人事發展的改革需要，造成人事檔案管理資源利用率較低，管理效率低下。不僅如此，尤其是一些檔案管理的過程中會造成檔案材料的內容裝訂超出裝訂線，給立卷歸檔又帶來了更多的麻煩，沒有加強規范，尤其是檔案歸檔管理不夠統一。除此之外，如果不按照統一的規范檔案材料，會影響到檔案保存的原始性，也會造成大量的紙張浪費。

2.5 高校對畢業生的檔案意識培訓不夠

高校在即將離校的畢業生流動后的檔案意識培訓不夠，很多畢業生畢業后沒有認識到檔案隨轉的必要性，畢業后尤其是用人單位不要求管理其人事檔案的單位，對檔案的存放及管理沒有意識，很多學生畢業很多年后需要進入行政事業單位時才知道需要尋找自己的人事檔案，導致這部分畢業生在進入單位后的工齡、保險接續、薪級晉升方面遇到很多麻煩，嚴重的導正很多年的工齡都無法認定，畢業多年還要從試用期開始計算，對學生的職業生涯影響嚴重。

3 擺脫高校人事檔案管理阻礙的建議

針對上述高校人事檔案管理過程中面臨的阻礙，筆者參考了一些文獻資料并且總結了高校人事檔案管理的經驗，決定提出以下建議：

3.1 有序管理的人事檔案

許多人才在畢業就業后所選擇的城市可能與本科所在學校的城市有所不同，需要建立有序的人事檔案管理模式，并且建立體系化的管理方式解決普遍存在的“人檔分離”問題，需要采用特定的組織人事檔案的辦理程序。不僅如此，避免一些高學歷、高職稱的人才流動采用一些特批的方式，減少人事關系較為混亂的現象。除此之外，人才流動越來越頻繁需要避免管理越來越側重于形式，避免檔案在管理過程中往往只重視收集材料、卻不重視檔案的管理和利用，適應檔案電子化管理的需要。

3.2 需要完善檔案管理模式

目前我國的檔案管理模式需要及時地轉變，對多年收集的材料及時收集和整理，尤其需要歸檔資料，特別是一些高校的高學歷人才，一些年度考核資料、學位材料等工作資料。其次，在檔案管理的過程中，需要建立體系化的管理模式，一旦檔案管理人員變動對多年收集的材料，也需要及時整理檔案材料避免殘缺、漏損。不僅如此，在檔案保存的過程中需要轉變被動的寄送方式，避免出現移送不到位的情況，需要監管檔案收集和保存。除此之外，提高檔案管理人員的綜合素養，需要專業的教育培訓。

3.3 提高檔案管理的信息化程度

目前需要建立檔案數據庫，豐富一些個人信息，建立一套完善的黨務檔案管理系統。其次，檔案的管理水平需要適應時代發展，轉變管理方式，提高創新意識。還有許多材料歸檔需要目錄，轉變檔案信息處理方式。此外，需要系統地處理信息資源共享，促進個人工作的開展。在個人檔案的管理信息的變化進度上，各部門都已經實現了網絡化管理，也不乏辦公的硬件設施和先進的系統，但仍需要轉變檔案管理方式。

3.4 加強畢業生的檔案管理意識

在高校大學生的職業生涯規劃課中，尤其是畢業班的學生著力培養學生的檔案管理意識、人才流動意識、職業規劃意識，告訴學生們檔案隨轉的必要性和重要性，讓學生在一生的職業生涯中，不因為檔案的原因影響自己的前途和命運，加強職業生涯規劃任課老師的培訓，把國家、省、市有關人才流動、人才評價、檔案管理的新文件、新規定按期傳達。加強學籍檔案室的管理人員的責任意識，按時按期將畢業生的檔案隨轉到當地人才交流中心，將人才流動中的人事代理、工齡核算、薪級晉升等有關規定發放到畢業生手中，讓學生在職業規劃中檔案管理事項中少走彎路。

3.5 需要建立檔案管理規范

目前管理檔案的材料需要制定一些統一的標準和統一的管理規范，避免給立卷歸檔帶來許多麻煩。檔案的管理材料需要采用公開的專業化標準用紙，尤其這些檔案材料在管理的過程需要采用相應的檔案材料用紙。其次，可以順應人事發展的改革需要，提高人事檔案管理資源利用率，提高管理效率。不僅如此，尤其是一些檔案管理的過程中會造成檔案材料的內容裝訂超出裝訂線，給立卷歸檔又帶來了更多的麻煩，需要加強規范，尤其是檔案歸檔管理需要統一。除此之外，避免出現不按照統一的規范檔案材料影響到檔案保存的原始性的現象，減少大量的紙張浪費。

4 .結束語

我們需要保證人才資源充分合理利用更好地推動，人才資源的發展，減少人才資源的浪費。其次，我們也越來越需要加大對人事檔案管理工作的重視，并且需要建立完善的人事檔案管理制度，建立起新的資源庫并且保證檔案的完整和真實性。不僅如此，也需要通過一些信息技術的手段，提高人事檔案的信息化管理程度。除此之外，尤其需要通過借助信息化技術和互聯網科技技術，推動新的人事檔案管理工作模式的發展。對于一些企業招聘人才具有重要的意義，能夠推動人事檔案信息化工作。