新時(shí)期事業(yè)單位法人登記檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

齊 梅

（中共隴西縣委機(jī)構(gòu)編制委員會(huì)辦公室，甘肅 定西 748100）

事業(yè)單位管理工作開(kāi)展要重視登記檔案管理，當(dāng)前我國(guó)現(xiàn)單位登記檔案部門(mén)在管理工作開(kāi)展上存在明顯的問(wèn)題存在。這不利于檔案資料的高效利用，還會(huì)造成整個(gè)事業(yè)單位的健康發(fā)展受到嚴(yán)重影響。因此，為了保證事業(yè)單位在今后的發(fā)展道路上有良好的發(fā)展空間，就必須重視事業(yè)單位的登記檔案管理工作。以下主要圍繞著事業(yè)單位法人登記檔案管理概念展開(kāi)簡(jiǎn)單的分析與探討。

1 事業(yè)單位法人登記檔案管理的概念

我國(guó)不同類別的事業(yè)單位已經(jīng)多達(dá)幾十萬(wàn)個(gè)，事業(yè)單位的類型較多，各個(gè)單位的情況也具有復(fù)雜性，經(jīng)費(fèi)來(lái)源渠道多變，國(guó)家需要通過(guò)編制對(duì)各類事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、職務(wù)分配、布局等進(jìn)行科學(xué)安排，其中事業(yè)單位登記大管理就是一項(xiàng)極為關(guān)鍵的管理方式。事業(yè)單位法人登記檔案管理時(shí)根據(jù)登記年齡，根據(jù)事業(yè)單位的歷史規(guī)律和相應(yīng)法規(guī)，我國(guó)各個(gè)事業(yè)單位都要按照其職務(wù)范圍完成重新核定，審核各個(gè)事業(yè)單位的固定資產(chǎn)、機(jī)構(gòu)編制、營(yíng)業(yè)登記情況等，確保每個(gè)單位能夠承擔(dān)相應(yīng)的民事責(zé)任，保障企事業(yè)單位具有法人的資格[1]。

2 確保事業(yè)單位法人登記檔案管理工作開(kāi)展的條件

第一，專人管理檔案，事業(yè)單位法人登記檔案管理建成后，應(yīng)該派遣專門(mén)的工作人員進(jìn)行大管理工作，這是事業(yè)單位法人登記管理檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展的重要前提之一。第二，建立健全事業(yè)單位的法人登記管理檔案，重視保管借閱登記和移交工作的開(kāi)展，嚴(yán)格根據(jù)借閱手續(xù)完成檔案的管理工作，還要加強(qiáng)檔案的防火、防潮管理。第三，及時(shí)補(bǔ)充檔案資料，不斷優(yōu)化完善管理方式，當(dāng)材料有所增加時(shí)，應(yīng)該及時(shí)對(duì)增加的材料進(jìn)行登記與歸檔，以不斷優(yōu)化和改進(jìn)事業(yè)單位法人登記檔案管理制度與方法，有效提升事業(yè)單位法人登記檔案管理的利用效率。第四，確保檔案管理所需要的物質(zhì)條件，保證事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的開(kāi)展需要一定的物質(zhì)條件。比如，為了保障檔案管理的安全性，根據(jù)其需求性安排特定的檔案場(chǎng)所，完成檔案管理，若有條件得還可以設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，然后根據(jù)但數(shù)量配備相應(yīng)的檔案柜以及其他設(shè)備[2]。

3 事業(yè)單位法人登記檔案管理的意義

第一，由于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位也在不斷變革，事業(yè)單位向著社會(huì)化的方向前進(jìn)。登記管理檔案能夠如實(shí)反映登記管理活動(dòng)的具體情況，這對(duì)事業(yè)單位管理工作的開(kāi)展具有重要的參考價(jià)值和利用價(jià)值，登記檔案機(jī)關(guān)根據(jù)查閱檔案信息能對(duì)事業(yè)單位的具體社會(huì)情況進(jìn)行全面了解并及時(shí)整改管理措施，保障登記管理職能。第二，國(guó)家規(guī)定了事業(yè)單位的法人登記行政許可，管理機(jī)關(guān)的執(zhí)法職能也在國(guó)家規(guī)定中有相應(yīng)的要求，但管理工作會(huì)對(duì)事業(yè)單位的注銷(xiāo)、設(shè)立、變更等各項(xiàng)單位活動(dòng)做到準(zhǔn)確登記，還會(huì)對(duì)單位各個(gè)部門(mén)所發(fā)生的違紀(jì)現(xiàn)象進(jìn)行查處，并將其作為有效依據(jù)，也會(huì)在事業(yè)單位涉及法律事務(wù)時(shí)作為憑證[3]。第三，事業(yè)單位法人登記管理檔案作為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的重要構(gòu)成成分，更是我國(guó)國(guó)家檔案的主要來(lái)源之一，根據(jù)登記管理制度完善事業(yè)單位法人登記管理檔案工作，這不但能夠健全檔案信息的管理工作開(kāi)展，還能夠?yàn)闅v史發(fā)展存放寶貴的資料。第四，事業(yè)單位是我國(guó)市場(chǎng)的主體，它在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中扮演至關(guān)重要的角色，管理檔案會(huì)真實(shí)記錄信息，包括事業(yè)單位的資金流向、業(yè)務(wù)范圍和分支機(jī)構(gòu)的相關(guān)材料，可以給各方面提供有用的信息服務(wù)保障經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展。

4 事業(yè)單位法人登記檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

第一，檔案材料分類簡(jiǎn)單，導(dǎo)致但沒(méi)有發(fā)揮其價(jià)值，目前，事業(yè)單位的登記檔案資料只有少數(shù)的事業(yè)單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽署的登記書(shū)以及其他的證明材料，而并沒(méi)有與該事業(yè)單位有關(guān)的功能性質(zhì)、發(fā)展規(guī)劃等的可行性論證材料并不健全，而且在檔案管理工作中多以人工操作為主，將表冊(cè)發(fā)給事業(yè)單位通過(guò)填表完成信息收集，填表人的綜合素質(zhì)并不能保持在同樣的高度，因此致使單位信息的準(zhǔn)確性無(wú)法保障。第二，檔案材料出現(xiàn)雷同，多數(shù)事業(yè)單位的檔案內(nèi)容大有雷同之處，風(fēng)格一致、內(nèi)容空洞、毫無(wú)特色。這跟事業(yè)單位的種類繁多、分工明確的特點(diǎn)不相符。因此無(wú)法從檔案材料中獲得有價(jià)值的信息；第三，檔案管理不規(guī)范，由于投入到檔案建設(shè)方面的資金有限，許多編制部門(mén)都沒(méi)有獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，而是只在辦公室中加設(shè)一個(gè)柜子用于存放檔案，這根本無(wú)法做到防蟲(chóng)、防水、防潮，就更不用提派遣專門(mén)的檔案管理員進(jìn)行相關(guān)工作了[4]。

5 優(yōu)化事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的方法

1）加強(qiáng)事業(yè)單位法人登記檔案管理意識(shí)，重視優(yōu)化各項(xiàng)制度和設(shè)施。第一，重視宣傳工作的開(kāi)展，讓更多的人對(duì)事業(yè)單位登記檔案管理工作開(kāi)展的重要性有充分了解，同時(shí)還能強(qiáng)化事業(yè)單位登記管理檔案工作開(kāi)展的有效性；第二，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要重視本單位的檔案管理意識(shí)提高，讓事業(yè)單位法人登記檔案管理成為符合事業(yè)單位機(jī)構(gòu)發(fā)展和改革的管理體系，按照事業(yè)單位法人登記檔案管理的特點(diǎn)，將其歸檔的制度與細(xì)則落實(shí)，保障工作分類，確保檔案工作開(kāi)展的可操作性強(qiáng)，保障檔案資料的完整性，及時(shí)將資料歸檔。在接收材料時(shí)，也要對(duì)材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，仔細(xì)驗(yàn)收，當(dāng)材料不符合規(guī)范時(shí)應(yīng)立即令其整改，通過(guò)電子掃描或是錄像等形式將事業(yè)單位法人登記檔案信息掃描成電子版本，利用計(jì)算機(jī)完成存儲(chǔ)，然后通過(guò)相關(guān)軟件對(duì)其錄入檔案進(jìn)行編號(hào)和排序，完善檢索目錄。此外，還要將事業(yè)單位法人登記管理納入個(gè)人崗位責(zé)任制的管理目標(biāo)中，將它和其他工作一起作為檢查督導(dǎo)考核評(píng)比的依據(jù)。最后，要保障檔案室工作開(kāi)展所需的費(fèi)用和用房要求，重點(diǎn)解決檔案室的基本工作保障[5]。

2）建立健全事業(yè)單位法人登記檔案收集整理、保管、利用的制度。事業(yè)單位法人登記檔案管理與和受審理核查準(zhǔn)發(fā)布公告的許多方面都會(huì)產(chǎn)生關(guān)聯(lián)，這也對(duì)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作開(kāi)展有重要聯(lián)系。因此，要根據(jù)檔案法中的相關(guān)規(guī)定確保事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的開(kāi)展如實(shí)做好，事業(yè)單位法人登記管理檔案的保密工作，在檔案管理工作中，將借閱室、庫(kù)房、辦公室與整理室分為四個(gè)區(qū)域進(jìn)行，無(wú)關(guān)人員不能隨意出入檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)也應(yīng)禁止存放無(wú)關(guān)物品，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙，違者予以重罰，不斷優(yōu)化提高檔案管理方式，加強(qiáng)檔案保密工作的開(kāi)展，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)保護(hù)好檔案的個(gè)人信息，防止有人通過(guò)檔案材料進(jìn)行徇私舞弊，若出現(xiàn)該情況應(yīng)該根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)肅處理，按照《檔案法》與《保密法》這兩個(gè)法律法規(guī)中的相關(guān)條例，對(duì)違反法律條例的個(gè)人或團(tuán)體進(jìn)行依法處理。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新時(shí)期內(nèi)，為了加強(qiáng)事業(yè)單位法人登記檔案管理工作的順利進(jìn)行，管理人員應(yīng)該不斷拓寬思路，以提高領(lǐng)導(dǎo)干部責(zé)任意識(shí)為基準(zhǔn)，加強(qiáng)技術(shù)建設(shè)，嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行檔案整理，推動(dòng)信息化建設(shè)，以加強(qiáng)管理檔案信息，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。