基于檔案管理工作的實踐與認識研討

徐國斌

（通榆縣人力資源和社會保障局，吉林 白城 137200）

隨著整個社會的迅猛發展，社會運作模式有了翻天覆地的變化，各行各業都不再局限于對勞動模式的探索，而是開始追求在管理模式上的創新升級。然而檔案管理工作作為各單位發展的一項重要內容，更多時候容易被大眾所忽視。新形勢下要想發揮檔案管理工作的突出作用，就需要其向著科學化、規范化的道路發展，積極革除當前存在的發展弊病，從而更好地促進單位發展、社會進步。

1 檔案管理工作概述

1）檔案的定義。檔案是指人們在完成各項工作中形成的，具有留存價值的，通過各種形式和各種載體表現出來的一種歷史記錄。它一是可以作為領導進行工作決策的重要依據；二是可以作為對工作進行查實考證的客觀憑證；三是可以作為科學研究、基礎設施建設的可靠參考資料[1]。

2）檔案管理工作的內容。檔案管理工作包括對分散零落的檔案進行收集；對各種雜亂的檔案進行系統整理；對優質的檔案進行價值鑒定；對珍貴檔案和孤本檔案進行嚴密保管；將大量的檔案進行編目和檔案檢索；對檔案的統計；進行檔案的編輯和研究；為使用者提供檔案利用這八個環節。

3）檔案管理工作的功能。做好檔案管理工作，一方面可以提高檔案管理人員的專業水平，強化其歷史責任感和使命感；另一方面可以為本單位的經營發展提供正確指引，客觀直接地展示出經營狀態，從而在發展過程中趨利避害，制定正確的發展戰略，優化資源的配置使用，提升本單位的競爭力和綜合實力，實現其發展藍圖，進一步為社會發展作出突出貢獻。

2 當前檔案管理工作存在的問題

1）對檔案管理工作的重視程度不足。（1）部門重視程度不足。當前檔案管理工作得不到充分發展升級的一個重要原因就是部分單位對其重視程度不足，對于日常的檔案管理工作沒有合理的規劃，也沒有對檔案管理工作進行有效的監督。對于檔案管理工作中出現的問題不能夠進行及時的問責和解決。導致檔案管理工作無法在根本上取得有效發展。（2）檔案管理工作人員重視程度不足。部分檔案管理工作的從業者內心對該工作的認識程度不夠深刻，在工作中態度不夠端正，進而在工作中極易犯錯，如將檔案錯誤歸類、交叉重復、重要頁丟失等情況時有發生[2]。這也會使檔案管理工作陷入改革升級瓶頸，缺乏工作熱情的工作狀態往往無法創造出良好的工作效果。

2）檔案管理機制不完善。當前的檔案管理工作缺乏一個行之有效的管理機制，一方面各部門的協調能力還較差，這種零溝通的狀態使得部門之間無法實現資源的開放共享，部分工作人員只能依靠過往的工作經驗完成工作；另一方面工作人員的工作任務安排不合理，任務量嚴重失衡，使部分工作人員的工作壓力過大，從而導致工作效率低下。

3）對檔案管理工作的投入力度不夠。（1）資金投入不足。政府部門和本單位對檔案管理工作的資金投入有限，使得檔案管理建設無法落到實處，一些優質的檔案管理方案無法得到實踐。長此以往，檔案管理工作人員的積極性備受打擊，進而無法為檔案管理工作的升級進步作出貢獻。（2）設備投入不足。一些單位的檔案室過于陳舊老化，不注重對室溫和干濕度的調節，沒有對灰塵進行及時的清理，電子存儲設備也沒有得到定期的維護檢修，導致部分檔案因此而損毀。有些單位甚至沒有配備檔案管理所需的專門的計算機、抽濕機、掃描儀等，只在檢查時將設備移動至檔案室，而日常工作中卻沒有相應配置。（3）人員投入不足。檔案管理工作是一項專業性極強的工作，但部分單位的檔案管理人員卻對檔案管理工作了解甚少，一些實習生被迫以不熟練的專業能力去獨立完整管理工作，而且還常常出現人手緊缺的狀況，由此抽調來的工作人員在工作態度和工作能力上都明顯無法勝任該項工作，導致管理工作的質量和進度都無法達標。（4）檔案管理模式陳舊。雖然當前社會科技飛速發展，各種先進科學手段層出不窮，但檔案管理工作在管理模式上還偏向于傳統的管理模式，人工對大量的檔案進行整理分類一方面速度較慢，另一方面也易出錯，造成檔案的缺失損壞。如果出現返工現象還要浪費大量的時間精力。不注重對科學技術的應用會使得檔案管理工作無法與時代接軌，影響檔案的管理效率和利用率。

3 優化升級檔案管理工作的措施

1）提高相關部門及人員的重視程度。有關單位領導應重視起檔案管理工作，從思想上認識到檔案管理工作的重要意義所在，從根本上改善其對檔案管理工作的偏見，進而引導相關工作人員正確認識自己的工作職責，端正工作態度，提高自己的使命感和責任感。這樣在面對檔案管理工作中出現的問題時才能更好更快地解決處理，使各項工作開展得更為順利。

2）完善檔案管理工作的保障制度。應建立健全檔案管理工作的相關法規制度，以強有力的手段保障管理工作的有序進行。一是可以設立相關責任人制度，任命一個專職的領導者，明確檔案管理工作的權責，起到一個統領的作用，來協調各部門進行積極地配合溝通，實現各項資源的共享互通，在檔案出現問題時也能夠及時找到責任人，保證管理工作的流暢高效。此外，地方單位也可以根據自身實際建立特色法規，使法規能夠與時俱進，更加及時的服務于管理工作，使管理工作能夠順應時代潮流，做到因時制宜、因地制宜。

3）加大對檔案管理工作的投入力度。（1）加大設備投入。檔案室應達到庫房、辦公室、閱覽室的“三分開”的標準，避免空間不足而進行的頻繁搬遷。室內一是要注重通風，保持干燥，避免檔案受潮；二是要定期殺蟲，避免昆蟲對檔案造成的破壞；三是要注意溫度調節，做好遮陽工作，避免陽光對檔案造成的破壞。設備上一是要保證基礎設備的充足，避免出現數量過多無處存放的情況；二是要加強對設備的定期維護，及時修理或是更換異常設備，尤其是電子設備，要注意備份，以避免因設備損壞而對檔案造成無法彌補的損失[3]。（2）加強人員培訓。單位應做好檔案管理人員的培訓工作，切實提高管理人員的專業能力，比如可以通過定期講座、不定期考核抽查等形式，加強工作人員的自主學習能力和業務水平。在人手不足時，也應主動聘請具有專業能力的相關人員進行管理工作，保證管理工作的順利進行。

4）創新檔案管理工作模式。當前數字化和智能化已經滲透到社會發展的方方面面，檔案管理工作也應告別傳統的繁瑣模式，借用大數據進行電子管理歸檔，將新技術與管理工作有效結合起來，從而節約資源，提高工作效率。比如在檢索時可運用二維碼檢索、智能檢索等新技術，節省檢索成本。

4 結束語

檔案管理工作在社會發展中的作用越來越得到凸顯，尤其是管理工作與數字化的有效結合，使得檔案數據能夠有效地為單位發展提供支撐和方向。只要提高對檔案管理工作的重視程度，加大對其的投入力度，以制度手段有效約束其發展亂象，以創新模式打破傳統檔案管理工作的種種束縛，相信檔案管理工作一定能夠更好地服務于社會 發展。