對醫院文書檔案收集與歸檔工作管理的分析

盧芳芳

（河池市第一人民醫院，廣西 河池 546300）

文書檔案是記錄醫院發展的重要載體，包含的內容十分廣泛，涵蓋了醫院在醫療管理，行政管理，黨、群建設以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字材料，包括紙質和電子文件材料。是醫院日常管理工作的記錄。想要進一步提升醫院文書檔案收集與歸檔工作的質量，需要保證文書檔案的真實性和完整性，對充分發揮檔案為領導決策提供參考依據，為醫院建設服務有積極作用。

1 醫院文書檔案收集與歸檔工作概述

1）文書檔案收集和歸檔的含義。文書檔案作為重要的文字資源在醫院管理中發揮重要參考作用的材料，檔案管理人員需要嚴格按照醫院的相關規定，將分散在不同科室、部門的檔案資料集中起來，并對其進行分類整理使之有序化。這是提升檔案管理規范化發展的必要手段。2）文書檔案收集和歸檔的范圍。歸檔范圍就是醫院歸檔文件的整理范圍，主要包括這幾方面：（1）能夠充分反映醫院行政管理活動的資料；（2）由上級主管部門下發的文件和資料；（3）發布性文件：主要包括各種通知、公示等；（4）內部使用文件：該檔案具有一定機密屬性，主要包括醫院內部會議記錄、年度總結、規章制度等；（5）記載性文件：包括醫院發展歷程等；（6）證明性文件：例如介紹信、黨組織關系轉移存根等。3）文書檔案收集和歸檔的重要性。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人監管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。文書檔案收集和歸檔工作是完善檔案管理工作的必要手段，能夠為醫院管理工作順利開展打下基礎，該工作涵蓋的范圍廣泛，涉及醫院運營的方方面面，也詳細記錄了醫院發展過程中的重大事件，能夠為管理者制定關鍵決策提供必要參考依據。在醫療體制深化改革的背景下，文書檔案已經成為醫院行政管理的重要組成部分，是豐富醫院文化的重要載體。

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在：

2 醫院文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

1）檔案管理不夠規范。就目前情況來看，很多醫院在發展過程中更注重業務活動和醫療服務質量的提升，忽略了文書檔案的重要性，在該工作方面的資金和人力資源投入較少，對文書檔案收集與歸檔的規范化發展帶來阻礙。部分醫院并未指定專業人士進行管理，而是由其他行政部門員工兼職，這些員工對文書檔案收集與歸檔工作的認識程度不高，不具備專業化的工作技巧，難以充分發揮檔案管理工作的價值和作用。2）檔案管理人員素質不高。目前從事醫院檔案管理的人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少。一般醫院比較重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育；對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，許多檔案管理人員的管理水平停留在管理經驗傳授上，缺乏系統的檔案知識培訓，難以適應新形勢下的檔案事業發展。3）文書檔案收集不全面。文書檔案包含的內容十分廣泛，對醫院發展具有重要參考價值，如果資料收集不夠全面，就會讓該工作無從開展。造成文書檔案收集不全面的主要原因在于，沒有針對性的篩選出有價值的檔案信息，很多檔案散落在醫院各個科室和部門，影響該工作的整體性。

3 醫院加強文書檔案收集與歸檔工作的策略

1）完善醫院文書檔案管理體系.文書檔案對醫院各項工作的順利開展都有重要促進作用，尤其是對于大型綜合類醫院而言，文書檔案管理工作的規范化發展，不僅能夠有效解決醫患糾紛，還能夠提升醫院內部管理效率。醫院領導人員和基層檔案管理人員都需要充分意識到文書檔案工作的重要性，不管是在人力資源還是資金方面，都應該向文書檔案管理工作有所傾斜，創造更好的工作環境。除此之外，還需要在醫院內部做好宣傳工作，這有助于工作人員意識到文書檔案的價值，具體可以從這幾方面開展：（1）強化宣傳力度，創新宣傳形式，提升宣傳效果，逐漸引導工作人員樹立正確的工作理念；（2）擴大文書檔案宣傳范圍。醫院領導、基層員工都需要參與其中，加強信息技術的應用，使傳統人工管理朝著信息化、現代化的方向發展；要根據醫院實際發展情況，定期對文書檔案管理工作開展情況進行檢查和考核，及時發現該工作存在的問題并采取針對性地解決措施，提升文書檔案管理的整體效果；（3）大力宣傳文書檔案管理的意義，強化人員對該工作重要性的認識，為檔案收集與歸檔的順利開展提供保障；（4）構建激勵機制，全面強化檔案管理人員工作積極性，營造良好的工作氛圍。2）提升檔案管理人員綜合素質.想要進一步強化文書檔案收集與歸檔工作質量，提升工作效率，醫院領導者需要定期開展教育培訓活動，提升文書檔案工作人員的專業能力。具體可以從這幾方面進行：[診療工作文件屬于病歷檔案，建議不要這點，可以從加強《檔案法》學習培訓方面論述，比如《檔案法》第十四條就有規定“應當歸檔的材料，按照國家有關規定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據為己有。”“國家規定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”]，加強《檔案法》的學習培訓，提高檔案人員依法收集管理檔案的能力。（2）醫院需要出臺相關政策，大力引進專業人才，提升招聘門檻，擇優錄取工作經驗豐富、個人能力強的員工；（3）定期進行培訓，讓檔案管理人員了解文書檔案收集的范圍以及歸檔的標準，提升工作效率；（4）在對檔案管理人員培訓的過程中，不僅需要提升其專業方面的能力，還要培養責任意識和保密意識，確保文書檔案的安全性和完整性。由于文書檔案具有一定特殊性，在系統化培訓下，檔案管理人員要具備法律意識、責任意識，以大局為重，不得泄露檔案中的有關內容。3）創新文書檔案收集與歸檔方法.當前醫院文書檔案收集與歸檔工作的主動性不強，方法較為單一，在醫療體制深化改革的背景下，傳統文書檔案管理方式難以讓醫院順應時代發展趨勢，必須要調整工作方式。在檔案收集和歸檔工作中，要進一步提升發現問題和解決問題的能力，一旦出現問題立刻制定解決對策。要制定績效考核體系、激勵政策，全面激發文書檔案管理人員工作積極性和主動性，檔案管理部門要和其他部門之間進行交流，對文書檔案收集與歸檔工作進行統籌安排，提升檔案管理水平。除此之外，醫院還需要在文書檔案管理工作方面投入更多資金和人力資源，完善硬件設施，合理應用信息技術、互聯網技術，設置專門的文書檔案管理機房，定期對計算機進行維護和保養，推動文書檔案管理工作朝著信息化、電子化的方向發展，為文書檔案收集與歸檔工作順利進行創造良好條件。4）嚴格按照規范進行.在醫院文書檔案收集與歸檔工作進行的過程中，需要遵循以下幾方面原則：（1）規范性原則：不管是收集還是歸檔，都需要嚴格按照醫院檔案管理規章制度進行，包括檔案的編碼、裝訂、紙張大小選擇，都需要做到科學規范；（2）真實性：要確保檔案信息的真實性，對檔案內容進行審核和鑒別；（3）安全性：做好保密工作，避免檔案泄露。

4 結語

總而言之，文書檔案收集與歸檔工作是醫院管理工作的重要組成部分，在該工作開展的過程中，有關人員要充分意識到文書檔案的重要性，創新工作方法，轉變思想理念，合理應用先進技術，本著規范性、真實性、安全性的原則，全面強化醫院文書檔案管理工作水平。