剖析如何做好實物檔案的收集與管理

文璀燦 曹麗娟

（1.株洲市自然資源和規劃局，湖南 株洲 412000；2.湖南省株洲市煙草專賣局（公司），湖南 株洲 412000）

實物檔案是人們在進行生產生活過程中逐漸形成的記錄，其對國家發展和社會進步具有一定的積極意義。但是隨著現代化技術的高速發展，記錄信息的方式也在不斷產生變化，而且人們的生產生活中活動變得更加頻繁，可進行記錄的信息量呈大幅度增加趨勢，而如何在龐大的實物檔案中挑選出具有重要價值的檔案已經成為實物檔案收集和管理中高度重視的問題。應用實物能夠體現出生產生活的具體情況，具有十分寶貴的文化價值，同時還能準確體現出團體與個人的真實信息，由此可見積極探索如何做好實物檔案的收集與管理的有效措施是十分有必要的。

1 實物檔案管理工作的現狀分析

1）實物檔案歸檔意識較為薄弱。在開展實物檔案的收集與管理的工作時，依據實物檔案收集的速度和質量的實際情況可知，其他檔案的收集速度和質量遠遠高于實物檔案，大部分人對實物檔案的重要性并沒有進行詳細的了解，甚至還有很多人壓根不知道有實物檔案的存在。也就沒有建立實物檔案的歸檔意識，進而容易造成具有保存價值的實物檔案并沒有及時將其進行歸檔，其中有些已進行歸檔的實物檔案也沒有做好維護保養工作，導致這些歸檔的實物檔案存儲過程中產生了一定的損害。這些問題若是不及時采取措施進行有效解決，則會對現階段的實物檔案管理帶來一系列的麻煩，無法有效促進實物檔案的收集和管理工作的規律化、標準化建設。同時很多單位實物檔案管理相關制定規定也不夠完善，信息渠道的傳遞和交流尚且還不夠通暢，容易導致實物檔案歸檔出現延時的問題，甚至連實物檔案的收集范圍和門類都不夠齊全，更無法有效保障實物檔案的完整性。

2）實物檔案的價值體現存在不足。一般而言人們對實物檔案的存在意義并不是很了解，在開展實物檔案的收集和管理的工作時，因為這種原因的問題則會導致實際管理效果并沒有達到預期的目標。而且當實物檔案管理工作在進行的過程中，關于實物檔案進行管理的部門相對較為集中（如檔案室、辦公室、機要室），容易導致大部分部門以及員工壓根不知道有實物檔案保管部門的存在。所造成的結果則是實物檔案的利用率遠遠低于其他檔案的利用率，進而則無法充分發揮出現實物檔案的應用價值。

3）實物檔案的保管條件無法滿足實際需求。實物檔案與電子檔案之間存在的最大區別，在于保管實物檔案的時候需要提供充足的庫房空間，而電子檔案對庫房容量的需求并不是很大，如此便導致了在實際的實物檔案管理工作中需要充分考慮到檔案保管庫房物理空間的問題，在保存實物檔案的時候容易出現庫房容量與實際需求不符合的問題。加上實物在體積、尺寸和形狀等方面存在較大的差異，這給實物檔案的保管工作帶來了一定的挑戰和困難，若是將收藏的實物檔案堆放在一起的話，難免會因為磕磕碰碰地對實物檔案造成一定程度上的損害。另外由于實物檔案的保存空間有限，所以在進行收集的過程中容易出現一些問題，例如怎樣選擇保存價值更高的實物檔案進行收藏等，但是大部分檔案工作人員對實物檔案的核心概念缺乏有效的認知，未能充分發揮出檔案材料的真實歷史價值，在利用實物檔案材料的時候也沒有充分體現出其具備的利用價值。

2 做好實物檔案的收集和管理的有效措施

1）增強檔案工作者的業務能力和綜合素質。檔案管理工作人員在檔案管理工作中占據了重要的主體地位，也是促進檔案管理工作有序開展的主體，檔案工作者自身的業務能力和綜合素質對檔案管理工作的整體成效有著直接性的影響。作為檔案管理工作者需要清楚意識到實物檔案的重要性，并且還需要強化自身的歸檔意識，還需要具備過硬的工作能力和工作責任感，不斷學習和掌握豐富的檔案相關歷史文化知識，使其在開展檔案管理工作時能夠明確檔案的重要價值，這對于檔案管理具有十分重要的意義。由于大部分人對檔案管理的重視度和關注度普遍不高，也沒有建立正確的歸檔意識，為了有效確保整體檔案管理的質量，作為檔案管理人員需要不斷提高自身的業務素質，并強化自身的檔案保護意識，嚴格按照相關制度和規定開展檔案管理工作，尤其需要保障檔案管理工作的有序高效開展，才能真正保證實物檔案的收集和管理工作的實際質量。

2）加強檔案信息開發利用和拓展收集范圍。首先隨著實物檔案建設的不斷前進和發展，舉辦檔案展覽已經成為非常普遍的手段，在舉辦實物檔案的展覽活動的過程中，不僅有效體現出實物檔案的重要作用，還能明確發揮實物檔案的重要宣傳職能。尤其與傳統紙質檔案的查閱利用職能進行相比存在較大的區別，同時還可以有效滿足參館者現場參觀了解真實歷史的實際需求，由此可以提高實物檔案的檔案信息的利用率。因此加強檔案信息開發利用是有效發揮其應用價值的重要舉措，其中可以采取科學合理的措施積極拓展實物檔案的收集范圍，在進行實物檔案的收集過程中需要充分考慮到檔案的質量和數量是否符合相關標準要求，一般可將實物檔案分為五種類型：第一，本單位的集體或個人在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；第二，公務活動中獲贈的紀念品； 第三，上級領導知名人士的題詞字畫等；第四，本單位自形成以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品；第五，其它有保存價值的實物。在收集這些實物檔案的過程中需要對這些實物檔案的具體價值以及保存意義進行精準的鑒別，對具體代表性的實物檔案給予高度關注，使收藏和保存的檔案能夠全面體現出單位的發展歷史以及在發展過程中獲取的優秀成果。如此才能使真正具有保存意義和重要價值的實物檔案體現出良好的應用價值，并且還能深入挖掘出高質量的檔案信息資源，從而有助于提高實物檔案的收集和管理工作質量。

3）合理設立實物檔案室。首先需要根據實物檔案管理的需求條件進行詳細的分析和掌握，根據所掌握的具體情況提供相匹配的檔案保管條件，對于尺寸、體積和大小不一的檔案需要專門建立相應的檔案管理裝置，在經濟條件允許的情況下可以根據實物檔案的實際保管需求設立專門的展覽室，其中可以突出具有榮譽價值的實物檔案，如獎杯、獎牌等這些實物檔案可以對其進行合理的宣傳，不僅使員工能夠清楚知道單位在發展過程中所獲取的榮譽，還能增強員工的責任感和榮譽感，進而有利于全體員工的團結凝聚力。另外在進行檔案管理的時候需要確保檔案管理工作的切實到位，事先需要對《檔案法》實物檔案的具體內容進行學習和掌握，如此才能更好地做好《檔案法》的宣傳工作，使人們能夠意識到實物檔案管理的重要性和必要性。由于有些部門更傾向于各自保存具有保存意義的實物檔案，不愿意將其移交給專門的檔案管理部門，容易導致實物檔案的歸檔出現延時性的問題，甚至還會造成實物檔案的遺失和損害。對于這種情況作為檔案管理人員需要對不愿意配合的部門進行溝通或及時向上級部門匯報，確保實物檔案能夠做到及時歸檔和完整收集，以此確保實物檔案的完整性和安全性。

3 結語

綜上所言，在開展實物檔案的保管工作時，為了解決其保管條件與實際需求不符合的問題，以及確保實物檔案的完整性，設立專門的實物檔案室是必然的要求，同時還需要提高檔案管理者的綜合素質和業務能力，并加強檔案信息開發利用，通過采取一系列的措施不斷提高各單位實物檔案的收集與管理的工作水平，從而有效促進我國檔案管理工作的健康發展。