事業單位人事檔案管理水平的提升策略

胡雙鳳

（長沙市疾病預防控制中心 人事教育科，湖南 長沙 410004）

在新時代的社會背景下，我國經濟體制已經逐步邁進知識經濟，不管是在社會背景還是市場背景的角度來看，高水平員工已經是一個企業可持續發展的核心關鍵。因此人事檔案管理也成為事業單位發展的重要基礎。無論是從宏觀還是微觀的角度來看，人事檔案管理工作都是事業單位的核心關鍵并且發揮著不可或缺的作用。但是在當下的人事檔案管理工作中，管理制度的缺乏和管理人員素質較差等一些問題直接影響檔案管理質量，不利于單位發展。總而言之，提升人事檔案管理水平是當下事業單位亟待解決的問題。

1 人事檔案的特征

人事管理過程中形成的檔案就叫人事檔案，一般用來記錄和反映個人經歷、德才能績、工作表現，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格以及其他各種形式的歷史記錄。其記錄主要反映個人基本情況的原始記錄，具有現實性、動態性、真實性、機密性等特點。其人事檔案與個人的薪資待遇、組織關系、社會勞動保障等也有著密切的關系，也具有一定的法律效益，對于個人在事業單位中的發展非常重要。并且人事檔案也是人才信息的重要載體和主要來源，對人事檔案進行有效的管理、收集、整理、保管對事業單位來說具有重大意義。

2 人事檔案管理工作的現狀以及存在的問題

2.1 人事檔案管理體制不夠完善

目前人事檔案管理效果不客觀的原因是因為事業單位對人事檔案管理還沒有一個正確的認識。沒有考慮到人事檔案管理的重要性和必要性。由于對人事檔案管理意識淡薄，長期以來很大一部分工作人員甚至領導都對人事檔案管理會產生理解偏差，存在認知上的誤區，最終導致人事檔案管理工作存在滯后性和敷衍性。總之，我國當前部分事業單位對人事檔案管理沒有建立起一套完整的機制和體系，因此檔案管理工作和考核評價相互脫離問題十分嚴重，且沒能更高效的發揮人事檔案管理職能。

2.2 人事檔案整理不夠規范化

事業單位中的人事檔案管理內容比較繁瑣和機械，并且具有一定的連續性和復雜性。這無疑對人事檔案管理工作人員的能力以及素質都有一定要求。但是，現階段因為事業單位員工急劇增加，人事檔案管理員工太少，無法根據檔案管理工作需求合理分配人力資源。雖然部分單位會調動其他部門的員工來臨時頂替或者聘用兼職來完成檔案管理工作，解決人員不足的問題，但是因為管理人員沒有專業規范的能力從而折損了工作效率。具體表現在整理、收集、以及歸檔等各個方面出現差錯，導致人事檔案管理工作不規范、文件丟失受損，給事業單位造成嚴重影響。

2.3 人事檔案管理方式需要推陳出新

隨著電子信息的快速發展，人事檔案管理的方式也需要革故鼎新。傳統的管理方式已經過時，以前人事檔案為紙質版本的檔案，而且有固定的檔案儲存室，但是在后期整理應用過程中，紙質檔案的管理模式暴露了太多問題。比如紙質檔案容易破損、卷角、易丟，而且在裝訂剪裁的時候需要花費大量的人力資源和物力、財力資源去防火防潮等。其次，在紙質檔案長期保存過程中，還有一個重要的問題就是紙張容易泛黃和堆積大量的灰土，對檔案的利用率會產生一定的影響。但如果換成現代的電子信息管理模式就會杜絕此類問題的發生，對人事檔案管理方式進行優化升級。也正是因為信息化時代的發展，才會對人事檔案管理水平提供了莫大幫助。所以，改變人事檔案管理方式毋庸置疑十分重要。

3 提升事業單位人事檔案管理水平的建議

3.1 提升管理人員的管理責任

如果想要提高人事檔案管理工作的效率，最關鍵的就是需要讓事業單位的人事檔案管理人員加強個人責任意識，提高對人事檔案管理的重要性。只有把檔案管理工作放在第一位置，才能讓事業單位的工作人員重視人事檔案管理工作，明確自身工作職責，進而更加精準的分析出工作中產生的問題，快速的解決工作中遇到的問題。因此，事業單位必須要認識到檔案管理工作的重要性、理解管理工作在單位可持續發展中的作用及影響。除了上述措施之外，事業單位還需要把檔案管理工作規劃到最重要的工作部分，應用到實際工作中去。比如管理工作議程，只有重視人事檔案管理工作，才能構造優秀的檔案管理工作環境，才能確保人事檔案管理工作的有效性、時效性。

3.2 完善人事檔案管理機制

眾所周知“無規矩不成方圓”想要營造一個科學、有效的人事檔案管理機制，是提升檔案管理水平的根本。一個完整的制度不僅僅可以保障工作有效開展，也可以為人事檔案管理工作的開展提供一些依據，讓人事檔案管理工作邁向規整化、制度化。但人事檔案管理制度也必須依據各自單位的實際情況來擬定，要根據單位的特點來完善管理機制。可以設置一些獎罰來激勵員工的工作積極性。如果按時且優秀的完成任務要求，單位可以對該管理人員進行獎勵，如在管理中因為個人因素造成了不可彌補的錯誤，則需要對該員工進行懲罰。以此激發員工的工作熱情，提高員工的積極度。

3.3 加強人事管理團隊的綜合素質

管理人員的綜合素質很大一部分程度上決定了人事檔案管理水平和管理工作的質量與效率。所以事業單位需要特別注意管理人員的專業素養。有了專業人士的管理才是有效地開展人事檔案管理的工作基礎。由此可見事業單位有必要對人事檔案管理人員定期開展專業綜合素質培訓。不只是專業的技能培訓，還要對管理人員思想、態度進行信息化嚴謹化的培訓。此外，還可以定期安排一些課程考核，讓管理人員按時完成并提交測試。這樣可以高效幫助事業單位培養出一批具有專業素養和高素質的綜合性人才。另外，事業單位也可以從外聘請一些業務能力極強的優秀人才對本單位的員工進行培訓。這樣一來，整個事業單位的人事檔案管理素質會有極大進步，為事業單位的發展奠定良好基礎。

4 結語

綜上所述，事業單位在我國的社會發展中占據著十分重要的地位，是社會進步的重要標志。人事檔案管理工作作為事業單位可持續發展的基礎，各單位需要結合各自單位的特點和特殊情況，找出本單位當下人事檔案管理中的不足，及時制定出一套屬于本單位的人事檔案信息化管理的建設，解決認識檔案管理發展中的問題，為事業單位長期發展提供良好的基礎。