探討新形勢下基層檔案管理

車福林

（山東省青島市嶗山區(qū)金家?guī)X街道辦事處，山東 青島 266061）

檔案管理是基層單位日常工作中的重要內(nèi)容，關(guān)系著基層民眾及基層發(fā)展的各個方面，要求基層單位加快建立以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理模式，創(chuàng)新新形勢下檔案管理工作思維，全面提升工作效率和質(zhì)量。

1 新形勢下基層檔案管理工作內(nèi)容及重要性

1.1 工作內(nèi)容

因為基層單位工作復(fù)雜，檔案管理人員日常工作內(nèi)容主要包括各種文件的收集、重要資料的歸檔、不同類型檔案的歸納和整理，所以基層單位檔案資料數(shù)量龐大，檔案管理人員工作任務(wù)繁重，檔案歸類難度較大。

1.2 重要性

基層單位檔案管理工作，是維持基層單位正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵部門，在社會新形勢背景下，檔案管理工作人員需要具備一定的創(chuàng)新思維和管理意識，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，對檔案信息進行云端備份，便于相關(guān)人員利用移動終端進行信息查閱，方便基層民眾信息公開，在保證基層單位檔案信息完整性和真實性的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)便民利民的基層服務(wù)和管理目標(biāo)。

2 基層檔案管理工作現(xiàn)狀

基層單位進行檔案管理工作期間，受多種因素影響，導(dǎo)致基層部門檔案信息混亂，管理工作難以開展，主要表現(xiàn)在以下三個方面：第一，基層單位檔案管理信息化程度較低，相關(guān)制度和檔案管理組織形式不完善；第二，基層檔案管理信息化系統(tǒng)及其管理模式僵化，限制現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的普及和推廣；第三，基層單位檔案管理人員對新形勢認知不足，對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用能力有限，影響檔案管理效果。為此，基層單位在開展檔案管理工作期間，要加快落實和完善相應(yīng)的管理制度，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，推動建立信息化檔案管理機制，全面提升檔案管理效率和質(zhì)量[1]。

3 新形勢下開展基層檔案管理工作的具體措施

3.1 完善基層檔案管理制度

1）實行標(biāo)準(zhǔn)化管理。新形勢下，基層單位檔案管理工作順利開展，要以基層檔案管理相關(guān)制度為核心，首要任務(wù)是要建立健全的基層檔案管理制度，明確管理人員工作目標(biāo)，根據(jù)基層單位或街道辦事處檔案管理工作的實際狀況，結(jié)合檔案管理法律法規(guī)的具體要求，制定完善的管理制度，為檔案管理人員提供參考依據(jù)。地方政府及其相關(guān)管理部門，要加強基層檔案管理法規(guī)建設(shè)，圍繞基層單位內(nèi)部組織形式展開分析，綜合考慮當(dāng)前基層檔案管理工作的弊端和不足，制定有針對性的法律法規(guī)，實現(xiàn)檔案管理法在基層單位的全覆蓋，堅持依法管檔的工作理念，全面提升基層單位歸檔工作質(zhì)量。基層單位相關(guān)部門要根據(jù)實際情況，對基層檔案管理制度進行優(yōu)化調(diào)整，結(jié)合基層單位檔案管理工作的具體要求，綜合分析檔案管理工作內(nèi)容及組織形式，提高基層單位檔案管理效率。

2）創(chuàng)新管理監(jiān)督機制。基層單位檔案管理部門工作過程中，首要任務(wù)是要加快管理監(jiān)督機制的創(chuàng)新，在原有檔案管理制度的基礎(chǔ)上，增設(shè)相應(yīng)的監(jiān)督條例，采用現(xiàn)代化管理和監(jiān)督技術(shù)，對檔案管理人員工作內(nèi)容、流程及結(jié)果進行綜合分析和調(diào)查，有效約束和規(guī)范相關(guān)人員工作行為，全面提升檔案管理效果，同時，基層單位要對檔案管理部門工作進行定期考核，嚴格落實相關(guān)制度及管理條例，保證基層單位檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性。

3.2 建立信息化檔案管理模式

1）數(shù)據(jù)庫建設(shè)。社會新形勢背景下，要求基層單位檔案管理人員綜合利用現(xiàn)代化管理手段以及信息化技術(shù)，對基層檔案資料進行集中管理，加快建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，將紙面檔案信息通過大數(shù)據(jù)技術(shù)轉(zhuǎn)換為文檔形式，利用檔案數(shù)據(jù)信息庫，對相關(guān)檔案實行數(shù)據(jù)化儲存，優(yōu)化檔案信息采集、歸納、管理、查閱等環(huán)節(jié)，有效提升基層單位檔案管理效率。一方面，基層單位建立檔案數(shù)據(jù)信息庫，利用大數(shù)據(jù)對檔案信息進行采集和錄入，通過第三方網(wǎng)絡(luò)平臺或軟件完成檔案數(shù)據(jù)的共享，期間，檔案管理人員要保證檔案的真實性和準(zhǔn)確性，確保數(shù)據(jù)庫運行環(huán)境安全，提升檔案數(shù)據(jù)庫對檔案信息的管理效果；另一方面，基層單位檔案管理人員利用數(shù)據(jù)庫完成對檔案信息的分類整理工作，對檔案信息進行精細化分類，將不同條目信息通過編碼的形式呈現(xiàn)出來，形成檔案資源目錄索引，便于日后對檔案信息的檢索和查閱。

2）管理系統(tǒng)建設(shè)。信息時代的來臨，為基層單位檔案管理工作提供極大便利，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，在單位內(nèi)部開展檔案信息管理建設(shè)工作，加快形成以數(shù)字化為核心的現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，要求管理人員提高現(xiàn)代科技的使用效率，利用現(xiàn)代技術(shù)進行電子信息采集，提高基層文件歸檔效果，降低管理人員出現(xiàn)人為失誤的概率，同時，采用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮系統(tǒng)在檔案監(jiān)督和安全管理等方面的優(yōu)勢，防止檔案數(shù)據(jù)信息的泄漏和丟失[2]。

3）信息化建設(shè)。為保證檔案管理工作有序開展，基層單位利用現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，綜合運用多種網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺，加強單位內(nèi)部檔案管理工作的信息化建設(shè)。一方面，網(wǎng)絡(luò)平臺和相關(guān)軟件的使用，基本實現(xiàn)自動化數(shù)據(jù)采集和整理工作，提高檔案信息和數(shù)據(jù)的處理能力，保證檔案資料的完整；另一方面，推進檔案信息公開與共享進程，完成對保密信息和公開信息的分類，提高檔案管理工作效率，同時能夠收獲較好的管理效果，加快社會信息的流動與共享。

3.3 打造專業(yè)檔案管理團隊

1）深化管理意識。基層單位檔案管理工作效率和質(zhì)量與管理人員管理能力和專業(yè)水平息息相關(guān)，要求相關(guān)管理人員加強自身專業(yè)能力建設(shè)，樹立信息化檔案管理觀念，逐步深化和落實以現(xiàn)代技術(shù)為核心的檔案管理體系。一方面，基層檔案管理工作人員需要在信息化檔案系統(tǒng)的指導(dǎo)下，對檔案管理工作進行深入分析，形成現(xiàn)代化檔案管理意識，推動檔案管理工作的實際進程；另一方面，工作人員要盡快熟悉并利用科學(xué)技術(shù)和檔案管理設(shè)備，提高大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的應(yīng)用效率和效果，進而提升基層單位檔案管理工作的信息化水平。

2）加強人員培訓(xùn)。基層單位要針對當(dāng)前檔案管理工作開展的實際狀況，加強對管理人員專業(yè)能力的考核與培訓(xùn)，加大專業(yè)人才培訓(xùn)的資金投入，積極開展思想政治教育以及檔案管理知識培訓(xùn)活動，確保檔案管理人員具備強大的專業(yè)知識儲備，強化工作人員現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用效果，同時，基層單位要制定獎勵激勵機制，通過知識競賽、項目比拼等活動，全面調(diào)動和激發(fā)管理人員工作熱情和信心，提高基層檔案管理工作效果。

4 結(jié)束語

綜上所述，新形勢背景下，基層單位開展檔案管理工作期間，要加強基層單位內(nèi)部頂層設(shè)計，建立健全檔案管理與監(jiān)督制度，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為導(dǎo)向，打造綜合性較強的信息化檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化基層檔案管理工作格局，提高管理效率和質(zhì)量，推動實現(xiàn)檔案信息的公開與共享。