基層事業單位如何開展好檔案收集工作

祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

檔案收集工作是積累檔案的一種手段，是檔案業務工作的起點，是一個單位實現檔案集中統一管理的一項具體措施。檔案收集的齊全與否，直接影響到檔案資源的存儲，檔案收集工作質量的高低，會直接影響檔案的開發與利用工作質量，尤其是直接影響到檔案的經濟效益和社會效益，必須引起基層單位的足夠重視。

1 加強檔案材料收集整理的重要性分析

1）為開展檔案工作奠定基礎，在開展教學、行政管理等工作的過程中會產生大量的文件資料，且具有一定的保存價值。通過對檔案材料整理的方式對資料進行統一歸檔，由專人集中整理，做好電子檔案、照片、材料的收集、積累、保管、整理立卷與歸檔工作，并在實際歸檔的過程中嚴格按照相關的程序進行操作，完成檔案資料的收集與整理，并將分類好的材料進行統一保管。由此可知檔案材料收集整理的工作較為突出，是開展檔案工作的基礎與前期，為此要充分認識到檔案材料收集整理的重要性，保證后續檔案管理工作的有序進行。

2）提升檔案管理工作質量，學院工作較為多樣，檔案數據來源廣泛，如果不對其進行及時整理將會降低檔案管理質量。學院兼職檔案員應提升自身的責任意識，保證檔案材料收集整理的及時性，體現檔案材料的完整性，以此為其他工作的開展提供理論依據。在收集整理檔案資料的過程中，如果收集整理不及時，當出現支離破碎的資料文件時將不能反映出事業單位運行的具體情況，一定程度上將會阻礙工作的順利開展。為此，通過加強檔案材料收集整理的方式真實還原各項工作，從整體上提升檔案材料管理質量。

2 基層事業單位如何開展好檔案收集工作

2.1 利用辦公自動化系統進行資料收集

在信息化背景下，辦公自動化系統已經成為企事業單位運營中不可或缺的組成部分，通過辦公自動化系統的應用，能夠更好地提升文書檔案管理效率，削減檔案收集和歸檔的復雜性。鑒于此，檔案管理人員要對辦公自動化系統熟練操作和掌握，設置辦公自動化系統的賬戶權限，以便在系統中對上級要求和批示的文件進行查看。文書檔案管理人員如果完成相關辦理事項，一定要及時向相關部門進行材料收集，不可存在拖后或者延誤，以避免文書檔案資料信息出現缺失或者不全，影響收集和歸檔效果。另外，工作人員還應做好文書檔案的編研工作，加強編制專題的應用效率，幫助管理人員更好地進行工作開展，促使部門及其相關工作人員明確文書檔案收集和歸檔的重要性，保證文書檔案管理工作的有序開展，促進企事業單位的進一步發展。

2.2 要做好檔案整理

凡是列入歸檔的檔案，要有完整的移交手續，按照檔案歸檔細則，做好登記、分類、立卷、完善、加工整理，確保檔案來源、時間、內容等有歷史關聯，保管期限劃分準確，排列編目系統。做好檔案保管工作。檔案室建設是檔案保管的基礎，應配備合格的檔案室及檔案裝具；應有適宜的溫濕度控制和調節，同時要有防火、防盜、防塵、防潮、防曬、防蟲、防有害生物、防電磁輻射等有效措施。還應提高檔案保護意識，配備專業的檔案保護人員，采用科學技術手段對檔案進行有效的復制、修復，以延長檔案壽命。

2.3 豐富檔案材料收集整理方式

當前檔案材料收集整理方式具有多樣性，在此環節中要將常規收集法、過程控制法、零星臨時收集法、主動工作投入法等有效地結合在一起。第一，常規收集法。這種方式應用較為普遍，學院在開展工作的過程總會產生檔案資料，在對這些檔案資料進行歸檔的過程中要求產生單位對其進行集中整理并匯總，并交由檔案管理部門。在制定收集歸檔方式的過程中可以設置兼職檔案員，并分別安置在不同的部門，對歸檔的范圍以及程序進行規范。第二，過程控制法。主要是對文件材料的質量進行控制，包括書寫材料、電子材料以及印刷材料執行進行全面的檢查，并在歸檔的過程中及時糾正存在偏差的問題，以此保證檔案材料歸檔的準確性。第三，零星臨時收集法。主要針對的是在檔案材料收集整理過程中存在遺漏的情況，如對校慶等活動所產生的資料文件進行收集，或者是對突發性活動資料文件的收集。第四，主動工作投入法。主要是指學校的檔案部門積極發揮自身的優勢，主動開展不同形式的服務，為教學科研、行政等工作的開展提供便利，以此保證檔案材料收集整理的有效性，提升收集整理效果。

2.4 及時更新檔案收集工作觀念

構建信息系統，提升收集管理效率。辦公室檔案收集整理的復雜性和嚴謹性一直以來都特別受關注，而滿足日常檔案管理要求的重要做法就是引入先進的技術手段，運用檔案管理信息系統收集整理各方面的檔案信息，加大對信息的安全和完整性保護力度。辦公室構建檔案管理信息系統的過程中，需要著重做好以下幾項工作：一是對檔案信息管理系統建設的硬件和軟件進行優化建設，為系統的開發和運轉奠定基礎。辦公室先要對以往的硬件設備進行更新換代，淘汰掉與檔案信息化管理要求不相符的設施設備，同時還需要引入新的硬件設備與設施，確保硬件系統的有效運轉，保證檔案管理信息系統的建設。在軟件系統的開發工作當中，需要充分考慮辦公室檔案收集整理的職能與單位發展的要求，保證軟件開發與工作要求一致，并做好軟件系統的定時更新與優化。在這一環節要重點做好安全建設，開發防火墻、安全保密等技術，維護系統運轉，防止信息泄露。二是對檔案工作人員進行信息化素養培訓，指導檔案工作人員積極學習有關的信息知識和技術手段，掌握文件分類、查找等操作方法，同時建立起良好的責任意識，維護系統的穩定運轉規范，完成各項操作。為適應信息技術發展、檔案內容與形式變革和人們信息需求變化的要求，檔案工作者應該及時更新檔案原有的認識，樹立“大檔案觀”。所謂“大檔案觀”，即是將一切具有保存價值的文件視為檔案。而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。將這些歸檔材料收集齊全完整，并經系統整理形成檔案，能科學地、系統地為單位各項工作服務。

3 結語

檔案收集工作的開展對于各單位來說有著重要的作用，事業單位檔案收集工作中涉及復雜的檔案資源，為了保證檔案收集工作的效果，應對檔案收集工作進行全面的改善，提升檔案收集管理水平。可在檔案工作中建立完善的檔案管理制度，采用信息化技術進行檔案收集，加強對檔案收集質量的控制，全面開展檔案的安全管理工作，提升檔案人員的技術能力，使檔案收集工作滿足實際的需求。