新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

宋荔兒

（國投湄洲灣港口有限公司，福建 莆田 351153）

檔案管理對于企業的發展有著極其重要的影響，隨著社會發展，人們對于管理工作的關注日益密切，檔案管理作為各中小企業管理工作中極其重要的一部分，關系到整個企業的發展，并且隨著社會信息化發展程度的不斷推進，檔案管理工作的性質以及工作方式都發生了顯著變化，電子檔案也逐漸應用于各企事業單位的管理之中，實現電子檔案信息化管理不但能夠顯著提升檔案管理水平，還能夠提高檔案管理人員的工作效率與工作質量，為實現持續發展的目標提供有效 保障。

1 當前電子檔案管理工作中存在的問題

1.1 電子檔案制度化管理目標沒有實現

隨著社會的發展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術為支撐的檔案管理已經融入到各個領域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質量。就當前電子檔案管理工作而言，工作內容比較繁瑣，并且對于工作質量的要求非常高，所以對于相關管理人員的要求也就比較嚴苛，即使長時間進行重復性工作，也無法完全避免任何錯誤的出現。除此之外，因為單位領導缺乏遠見，即使檔案管理模式發生改變，也依舊遵循傳統的檔案管理模式進行工作，不愿意并且沒有能力對檔案管理模式進行創新改革，導致一些規范、先進的管理模式沒有被引入，電子檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約企業的發展。

1.2 電子檔案管理隊伍綜合素質較低

檔案管理人員直接參與到電子檔案管理工作之中，群體的素質將會對電子檔案管理的質量與效率造成直接的影響，從當前整體發展形勢而言，目前我國從事檔案管理工作的人員素質普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，甚至只能夠進行普通的紙質檔案管理，無法為新形勢下電子檔案的管理提供更多的幫助，導致電子檔案管理的效果無法得到全面發揮，并且還會對電子檔案管理造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節奏比較慢，長期以來大部分管理人員容易形成不好的工作習慣，不會主動發現問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態度是導致電子檔案管理工作效率始終無法得到明顯提升的關鍵原因。

1.3 電子檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時需要保持極高的注意力，即使是電子檔案管理的難度也是比較大的，尤其是隨著工作節奏的加快，檔案的產出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上增大了檔案管理工作的難度。傳統紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，雖然電子檔案能夠節省這一部分時間，但是檔案的收集、錄入過程也需要花費大量的人力，并且由于目前電子檔案的應用范圍還不夠廣泛，大多數企業在電子檔案的應用方面還處于摸索階段，部門之間無法實現檔案資源的互聯互通，檔案信息無法共享，導致檔案的價值無法完全發揮，這也是電子檔案管理的一個重要因素。

2 新形勢下加強電子檔案管理工作對策

2.1 建立健全電子檔案管理制度

將數字信息化技術融入到檔案管理工作之中，加強員工對于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實信息化管理理念。根據當前企業對于下一階段的發展規劃，制訂一套與企業當前發展相一致的檔案管理方案，深化企業改革。就目前檔案管理工作中出現的一系列問題，進行科學、系統、全面的分析，在人事檔案調取、查閱的時候，需要嚴格按照相關制度進行。建立健全檔案管理制度，能夠有效減少電子檔案數據遺漏、丟失等問題的出現概率，確保相關檔案的準確性。除此之外，單位需要每隔一段時間就對電子檔案管理網絡系統進行安全維護，避免出現由于病毒植入或是被黑客惡意襲擊導致文檔丟失的情況，尤其是對于安全性要求比較高的電子檔案文件可以通過設置多層加密或是刻制成加密光盤的方式對其進行保密處理，確保電子檔案的完整性與安全性。

2.2 加強電子檔案管理隊伍建設

檔案管理工作具有極高的機密性，并且工作內容比較乏味，長期以往工作人員將會喪失耐心，因此在選擇檔案管理人員時，首要標準就是要具有強烈的責任心，能夠堅守崗位。隨著電子檔案應用的越來越廣泛，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對檔案管理人員隊伍進行優化調整，提高整個管理隊伍的人員素質，雖然現在已經有大部分企業都引入了電子檔案，但由于管理隊伍的素質參差不齊，無法熟練掌握計算機技術，導致電子檔案的效果無法得到全面發揮，所以檔案管理隊伍更需要引入計算機方面的人才，并且定期組織進行培訓，提升檔案管理隊伍的整體計算機水平，從而使電子檔案管理的工作效率得到進一步提升。

2.3 建立網絡檔案管理

在檔案數字信息化的管理過程中一定要尤其重要網絡人格化檔案管理工作的創建，借助網絡計算機實現計算機管理網絡的實施和建立，對局域網進行合理引用，并將各個部門作為主要依據，展開相關的整理工作，從而推動企業整體的發展。隨著社會科技信息的進步，企業想要得到發展，不被時代淘汰，就要緊隨時代潮流，與時代接軌，借助信息技術實現電子檔案優化管理，提升檔案的使用率。網絡信息檔案管理工作的建立和開展，不但可以更好地促進企業電子檔案管理工作效率與工作質量的提升，還能夠借助其與時俱進的時代氣息，更好地滿足當前新形勢下對電子檔案管理工作的要求。

3 結束語

總而言之，全面推動電子檔案管理在企業檔案管理中的應用，實現檔案價值的充分利用，實現檔案管理規范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統檔案管理弊端，還能夠確保電子檔案管理的準確性，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，并且還能夠借助電子檔案優化企業人力資源配置，實現檔案價值的充分利用，最終提升企業的社會競爭力。