如何加強企業檔案管理信息化建設分析

臧大青

（招遠市房產物業管理有限公司，山東 招遠 265400）

1 引言

在企業信息系統中，檔案信息是一個非常重要的組成部分，對檔案信息的科學管理具有決定性的意義。由于管理水平落后、信息化建設中長期規劃不到位、安全保障不到位、人員素質不高、信息化水平低等問題，給企業發展帶來不利影響，必須采取有針對性的措施，提高信息化建設質量。因此，我們需要改進企業檔案管理，而檔案信息管理是一種很好的管理方法。一方面，管理信息可以幫助企業擺脫孤立和縱向開放。信息的管理可以很好地幫助公司實現從單純存儲和使用檔案信息資源到獲取和開發信息資源的轉變，更有利于信息資源的合理配置。另一方面，充分開發和利用檔案中有價值的信息，更好地讓檔案服務部門為公司提供社會服務。

近年來，隨著信息技術的不斷發展，信息管理在各行各業得到了廣泛的應用和發展，并取得了良好的效果。在全球范圍內，產業信息化已成為一種發展趨勢。企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地，保證自身健康穩定的發展，就必須跟上時代的發展潮流。實現企業檔案管理信息化，運用信息存儲、數據庫技術等先進科學技術，為企業收集、分析公司內部文件，通過網絡信息平臺為企業發布信息。這樣就提高了企業的整體效率，從而達到提高企業經濟效益，更好地服務社會的目的。

2 企業檔案管理中所出現的問題

1）信息化意識淡薄。企業文檔信息管理是企業的一個重要環節，但它是許多企業文檔管理中的一個重要環節。高層領導沒有意識到文件信息管理的積極作用。知識文檔管理將是一筆巨大的資金，并不能給公司帶來效益。公司長遠發展的角度正確對待企業檔案信息管理。公司在檔案管理信息化方面投入較大，缺乏檔案信息管理設備。同時，很多企業不接受企業檔案管理人員的培訓和聘用，導致這些員工缺乏綜合實力和經驗，無法妥善處理和開展企業檔案信息管理工作。這樣，企業檔案信息管理在促進公司發展中的積極作用就不能得到充分發揮。

2）檔案管理人員素質不高，管理水平落后。由于企業對檔案管理的發展重視不夠，專業人才配置不到位，許多檔案管理人員的專業素質和基本素質不足。然而，在競爭日益激烈的今天，人才素質是企業取勝的重要條件。檔案管理人員質量控制不嚴，培訓活動安排不當，將使企業面臨嚴重的人力資源瓶頸。這無疑是實現檔案管理信息化建設的巨大障礙。另外，企業檔案管理的專業網絡系統和信息平臺建設還不完善，檔案管理軟件的先進引進，使得信息管理的方法相對落后，員工更多地依靠手工方式進行信息的查找和提取，將嚴重浪費人力物力。另外，在文件處理過程中，缺乏專業的文件分類步驟，許多文件存儲在數據庫中，目錄數量不準確，標題是標準化的，文件的完整性不足以確保將所有類型的文件放在一個文件中，導致文件丟失等嚴重后果。

3）電子檔案鑒定責任不清。電子檔案評價是通過評價內容來判斷檔案的價值。檔案評價是企業檔案管理的一項艱巨任務。為了識別電子文件，相關部門需要通力合作，這需要時間和精力。然而，由于電子檔案管理不成熟，鑒定責任不明確，企業無法實施電子檔案鑒定，一直處于停滯狀態。在這種情況下，對文檔身份驗證的需求不斷增加，使得管理更加困難。此外，“制度是一切的基礎。沒有制度，就無法管理”，一些部門還沒有建立起完整的檔案管理制度。雖然有些公司已經建立了相關的制度，但是他們對這些制度的實施并不確定。因此，在檔案工作中，檔案不完整，沒有及時檢查檔案是否真實有效，造成檔案工作嚴重滯后。

3 加強企業檔案管理信息化建設的策略途徑

1）轉變意識，做好企業檔案信息化管理的建設工作。公司高層領導和管理者要清醒認識企業檔案信息管理的重要作用，認識到企業檔案管理信息化是時代發展的產物，是企業信息化產業化的新要求。公司要想更好地發展，不被市場淘汰，就要加強企業檔案信息管理建設，提高企業檔案信息管理意識，更好地利用信息平臺，開發檔案信息，為企業創造價值。實現企業檔案信息資源共享。定期對企業高層管理人員和領導進行培訓，不斷提高對企業檔案管理信息的認識，將直接影響到企業檔案信息管理的建設和發展。高層次人才企業要正確認識文檔信息管理對促進企業發展、提高企業經濟效益的積極作用，正確認識文檔信息管理的重要性和難點，積極倡導和鼓勵職工加強這項工作，加大資金投入。管理檔案信息，更新先進的電子設備，重視檔案管理員的學習，定期開展培訓活動，不斷提高員工的檔案信息管理意識。

2）提高檔案管理人員信息化專業素質和水平,提高檔案使用效率。為了實現管理的信息化和智能化，首先需要對檔案分類進行修改。在檔案管理信息化建設過程中，計算機是一個值得擁有的核心工具，但計算機的作用離不開人的操作和控制，這就要求檔案管理人員提高信息技術操作技能。企業應組織系統的檔案管理信息化建設培訓，幫助員工接觸行業的專業理論知識和前沿技術，加快信息化建設的步伐。工作人員首先要厘清不同檔案之間的區別，并加以整合，形成科學的檔案體系。只有在做好檔案分類的基礎上，才能進一步提高檔案的使用價值，幫助企業在人力資源配置和內部一體化管理上取得成效。

3）保證檔案信息的安全性和完整性。企業檔案信息價值的前提是信息安全。文件信息管理系統的主要性能是硬件安全、軟件安全和信息發布安全。首先，企業應在文件管理室、軟硬件上開發一套安全系統管理系統，并通過建立安全系統來保護計算機系統的安全。其次，在選擇檔案信息管理系統時，要嚴格遵循標準，不減少投入，降低選擇標準；第三，信息網絡的管理平臺應僅限于公司內部使用，數據庫應保密；第四，公司內部檔案館對不同的信息資源進行了不同層次的保護。

4 結語

綜上所述，探討企業檔案管理信息化建設具有重要意義。企業檔案管理信息化建設是一項綜合性強的系統工程。企業應從戰略發展的角度考慮檔案信息化建設。企業檔案管理是企業信息化管理的重要組成部分。只有做好這一部分，才能提高公司的經濟效益。因此，企業應重視企業檔案信息的管理，加強對企業檔案信息的研究。充分發揮檔案信息管理在促進公司發展中的積極作用，實現公司健康穩定發展。建立和充分利用這樣一個管理信息系統，不僅要引起公司領導的高度重視，而且要記錄管理者更新觀念，用科學發展觀探索檔案收集和利用的客觀規律，充分利用現代信息技術。充分發揮人才優勢，全方位推進企業檔案信息化建設，整合企業內部力量，實現多領域有效開發利用。